审计管理系统应用讲解.ppt

审计管理系统应用讲解 审计部项目管理科2011年1月 根据审计部领导的安排 现将审计管理系统应用情况做以介绍 与各位审计同仁进行业务交流 共同提高管理应用水平 目录 一 集团公司建立管理系统情况二 公司应用管理系统概况三 业务流程简介四 各模块功能的具体应用五 系统运行关于桌面标准化的要求 一 集团公司建立管理系统情况 审计管理系统以审计项目计划管理和审计项目管理为核心 为审计业务人员 管理人员提供全面服务的日常工作平台规范审计文档格式 提高业务数据质量 强化审计信息分析 为管理层制定审计计划 选择审计对象 调整审计重点提供决策支持提供丰富的审计工作助理功能 帮助审计管理层了解审计人员 审计单位及被审计对象的情况 1 1项目背景 前期审计信息化建设集团审计管理系统以易通审计软件作为审计项目实施平台 采集并汇总审计数据 提供丰富的统计报表及分析功能 为管理层决策提供辅助支持 并涵盖审计项目计划和培训计划功能股份审计管理系统以审计项目计划管理系统与审计项目管理系统为工作平台 提供审计文档模板 灵活规范的审计业务流程 以及统计报表与台帐 审计人员管理等功能审计信息化建设方向充分利用审计数据 为管理层决策提供支持有机结合各部分功能 多角度展现审计数据统一规范集团 股份审计业务进一步提升审计效率 1 2系统定位 审计管理系统是中国石油办公管理系统的重要组成部分是审计部门管理人员和业务人员的日常工作平台 1 3项目目标 管理目标建立一个集中的 一致的 可扩展的审计管理业务平台 集成中国石油审计规范 实现管理规范的统一和个性化要求 及时了解项目动态情况 加强对审计项目的整体控制业务目标提供标准的审计文书模板 规范审计信息录入 提高审计信息质量 并提供丰富的报表查询功能 把审计人员从繁琐的非审计工作中解放出来设计目标结合现有集团 股份审计管理系统优势 实现审计业务流程全程可控 同时为审计管理提供决策支持 1 4项目范围 业务范围审计信息分析依据审计业务信息及审计基础数据 通过查询 汇总 统计 分析等功能 为审计管理人员了解审计业务状况和分析决策提供支持审计项目计划管理涵盖审计项目计划的全部生命周期 为审计人员编写 管理审计项目计划提供工作平台审计项目管理涵盖审计项目的全部生命周期 为审计人员实施审计项目 管理审计项目提供工作平台审计工作助理提供审计人员信息 经营实体信息的管理 规范优秀审计项目评选流程 并为审计信息分析提供数据基础实施范围中国石油总部及所属企事业单位及其二级单位 1 5建设原则 严格的安全权限和保密级别灵活 严谨的授权机制遵循相关标准 体现审计工作特点实用性和易用性易于部署实施可用性和可靠性充分利用现有资源与现有或将来的信息系统有机集成 1 6建设历程 二 公司应用管理系统概况 早在2006年 公司审计部主管信息工作领导 业务负责人及业务骨干就参与集团公司审计部对管理系统的前期研讨开发工作 初步形成管理系统框架 并承担了系统的前期测试工作 2007年 公司审计部在油田审计系统内部进行了全员技术培训 并对当年开展项目在正式环境中上线运行 正式推广应用 审计管理系统 二 公司应用管理系统概况 2008年以后 随着实践操作经验的积累 系统的不断完善 根据集团公司的要求 公司审计部安排对当年两级审计部门实施的审计项目要求全部上线运行 管理系统在公司内部得到了全面有效应用 二 公司应用管理系统应用概况 系统统计 两级审计部门三年运行项目 2008年完成项目219项 2009年完成项目412项 2010年完成项目351项 项目统计是公司自审项目 不包括集团公司审计部委托审计项目 二 公司应用管理系统概况 其中 公司一级审计部 中心 完成项目 2008年完成项目117项 2009年完成项目271项 2010年完成项目210项 二 公司应用管理系统概况 系统统计 截至2010年底 应用人员共305人 其中 公司审计部20人 公司审计中心97人 所属单位审计人员188人 全公司审计人员中具有高级专业技术职称85人 占全公司审计人员的27 87 中级专业技术职称158人 占全公司审计人员的51 80 大专以上学历的有299人 占全公司审计人员的98 03 获取国际注册内部审计师 注册会计师 注册工程造价师等执业资格人员80人次 统计数据不包含临时用户 三 业务流程简介 3 1审计业务与流程3 2审计项目计划管理3 3审计项目管理3 4审计信息分析3 5审计工作助理 3 1审计业务与流程 计划分析 项目分析 人员分析 经营实体分析 审计项目计划 审计项目管理 审计信息分析 个人信息维护 经营实体管理 审计培训管理 优秀审计项目评选 审计工作助理 统计报表 审计台账 3 1 1功能架构 3 1 2物理架构 3 2审计项目计划管理 3 3审计项目管理 审计程序分类自审 外委审计 授权审计 交叉审计 委托审计审计项目分类 审计项目管理 审计项目管理的流程阶段审计准备 审前安排 审前调查 审计实施方案 审计通知书 审计实施 现场实施 审计报告初稿 审计终结 审计报告征求意见 审计报告审理 审计处理 跟踪回访 审计项目管理的业务角色审计组组长 主审 审计组成员审理 审理审核 科长 处长 业务角色配置1 一个审计项目的流程管理和运作 人员角色配置是重要环节 一级审计每年承担的审计任务量大 确保审计项目质量是关键 为此 要求在管理系统中运行的主要项目全部使用标准审计程序管理 业务角色配置2 对一级审计的项目 业务角色配置 在审前安排 审前调查 审计实施方案 现场实施 审计报告初稿 审计报告征求意见6个环节 由审计部 审计中心全体审计人员参与主审和组长的权限配置 在审计通知书流程阶段 由审计部项目管理科和主管领导权限审批 在审计报告审理 审计处理和跟踪回访3个环节 由审计部审理科和主管领导权限审批 项目运行流程中角色权限配置不同 相应承担的责任就不同 业务角色配置3 需要指出的是 集团公司要求项目同步上线运行 实际我们在操作上是线下运行 线上补录 存在的问题是流程权限配置成了形式 一级审计有的项目是主审一人把审计处理环节前的工作全部完成 二级审计有的项目也是系统管理员在线录入 这些都不符合流程权限的配置 没有权限人复核的项目 会影响在线录入项目质量 希望在新的年度里 各负其责 共同提高线上项目录入质量 3 5审计工作助理 四 各模块功能的具体应用 4 1审计计划模块4 2审计项目模块4 3审计人员模块4 4经营实体维护4 5统计报表及审计台账4 6审计培训模块4 7优秀审计项目评选模块4 8与其他系统接口 4 1审计计划模块 功能描述审计机构在编制年度建议计划的基础上 形成年度审计项目明细计划和费用预算 制定年度审计项目安排 报送主管领导审批后备案或报上级单位备案 在项目实施过程中 可对项目计划进行增加 修改或撤消审计计划模块分为创建计划审批计划发布计划变更计划撤销计划 编辑建议计划 编辑建议计划明细 注意事项及举例 A项目编制计划示例 4 2审计项目模块 审计项目类型划分自审 外委 交叉 授权 委托 交叉 授权 委托只针对集团公司审计部 审计项目流程划分标准审计程序简化审计程序 启动项目 审计人员对 自审 项目选择 标准项目启动 后 启动审计项目计划 根据实际情况 配置 组长 和 主审 人员 选择是否属于上市业务 选择是否属于境外业务 选择启动时间和被审计单位 内容选择完毕后 启动项目进入审计现场实施阶段 说明 a 该阶段项目名称是计划阶段创建的名称 启动人员可以根据实际情况改变项目名称 但不能改变项目的性质 如计划阶段是经营成果审计 不能改成财务收支审计 b 线上运行只能设置一名组长和一名主审 拆分启动项目 拆分启动项目是针对一个项目计划而开展多个项目而设置 审计人员选择 标准项目启动 中的 拆分启动 系统会出现已启动的项目名称 选择需要拆分的项目 参照正常启动项目即可 说明 a 拆分的项目和被拆分的项目是同一条计划下的两个项目 如计划是工程结算审计 经过拆分启动后 该条计划下可以有若干条关于 单位的工程结算审计项目 b 拆分的项目和被拆分的项目在项目管理中是两个独立运行的项目 内容没有关联 c 拆分启动适用项目类型 财务审计 建设工程审计 内部控制审计 境内外合作项目审计 IT审计和专项审计 4 2 1标准审计程序 标准审计程序按三个阶段十三个环节实施的完整的审计项目业务流程目前实现了三个阶段的十个环节审计准备 审前安排 审前调查 审计实施方案 审计实施 审计通知书 现场实施 审计报告初稿 审计终结 审计报告征求意见 审计报告审理 审计处理 跟踪回访 适用业务财务审计工程审计经济责任内部控制测试专项审计IT审计合同审计境内对外合作审计 标准审计程序 审前安排 A项目的审前安排示例 标准审计程序 审前调查 该阶段审计部门可以根据实际情况在项目启动时选择审前调查或者线下调查 选择线下调查的不用运行审前调查 开展审前调查 为编写审计实施方案提供依据 审前调查是在项目启动阶段选择了 审前调查 后而运行的程序 为可选阶段 审前调查必须明确审前调查的目标 调查人员组成及分工 调查的时间 地点 内容 方法 形成审前调查小结 为编制审计工作方案和审计实施方案打好基础 A项目审前调查示例 标准审计程序 审计方案 审计实施方案是对具体审计项目的审计程序及其时间等所做出的详细安排 是依据项目审计计划制定的 是对项目审计计划的细化 主要包括以下步骤 1 要点编辑2 角色人员3 要点人员4 概述编写 审计方案图1 审计方案图2 审计方案图3 审计方案图4 审计方案编写注意事项 被审单位情况 企业概况 审计实施情况 审计建议和审计评价四个要点属于固定要点 主审在分配要点时必须选择 固定要点必须从模板中批量导入 导入时正确选择项目的性质 其他要点主审根据方案人员分工合理分配要点和时间 注意上传审计方案附件 系统在2010年增加了审计工作方案 主审可以根据实际情况运行 A项目审计方案示例 标准审计程序 审计通知书 审计通知书 是指内部审计机构在实施审计前 通知被审计单位或个人接受审计的书面文件 应根据经过批准后的审计计划编制审计通知书 线上运行通知书阶段 需要添加附件 附件可以是电子稿或扫描件 A项目审计通知书示例 标准审计程序 现场实施 现场实施环节是审计项目在线运行的关键环节 工作量大 涉及人员多 主审和组长需要仔细符合审计人员的工作记录和底稿情况 审计组线下现场结束 报告底稿审理以后 上线运行项目 涉及到对敏感问题的把握问题 对于那些问题上线 哪些问题不上线 由项目主审和主管领导把握 把握不准的事项向审计部领导请示 沟通 A项目现场实施示例 现场实施 审计发现确认原则1 审计人员经常为如何选准适用的底稿类型 如何创建审计工作底稿 如何判断审计发现问题的性质 如何选择对应的审计发现类型等问题所困扰 不仅录入数据错误频出 而且减缓了正常的上线进度 下述方面需要引起注意 现场实施 审计发现确认原则2 1 充分理解审计发现类型判断对项目上线的影响 判断恰当与否 和底稿类型 审计处理类型和审计成果类型均存在关联关系 根据系统推广运用情况看 经常会出现数据录入错误的问题 如因底稿类型错误而无法选择合适的发现类型 因发现类型选错而无法选择合适处理类型及成果类型 由此可见 审计发现类型选错属于源头性的错误 将会在后续的数个环节引发错误或导致项目无法正常推进 现场实施 审计发现确认原则3 2 准确理解审计发现类型的层系关系 系统中 每个审计发现类型 不论层级 都编了序号 根据序号可以判断出指标类型和层级 可以根据审计业务和管理的需要 增加审计发现类型的层级数 目前为五个层级 现场选择时根据已定稿的审计报告 判断 选择恰当的审计发现 现场实施 审计发现确认原则4 3 准确理解审计发现类型与统计报表的关系 除了管理类审计发现外 其他类型一至三级的审计发现 都是审计统计报表中的指标项 这意味着审计人员选用的发现类型最终可能上统计报表 能否上报表 还有前提条件 首先是该发现已列入审计报告 其次是经征求意见审定的报告保留了此发现 第三是做出处理并得到整改反馈后 才能在报表的已处理审计发现问题和审计成果中反映出 现场实施 审计发现确认原则5 4 准确掌握审计发现类型选用方法 上线创建审计发现时 一级 二级的审计发现类型 不能直接选用 如一级 财务核算方面 二级 负债不实 二级 财务管理方面 等 只能选用三级及三级以下的审计发现类型 如系统中已有的发现类型均不适用 随时向审计部反映和咨询 现场实施 审计发现确认原则6 5 准确掌握管理类审计发现的录入和应用方法 管理类审计发现只可选用管理类问题底稿 如选用问题类底稿 填写审计发现时则被要求录入发现金额 而且会与特定的处理类型和成果类型绑定 导致后期因问题无法处理而致使审计项目无法运行 现场实施 审计发现确认原则7 在应用方面 目前系统尚未对管理类审计发现定制报表 对这类问题的汇总统计和分析只能借助审计台账的功能 系统形成审计台账时 能够抽取到审计发现摘要 因此摘要的质量 具体指问题描述和定性是否清晰 是否有问题金额或损失浪费金额 决定了该审计发现是否具备开展审计分析的条件 建议对管理问题摘要描述清晰 明了 接近审计报告描述内容 现场实施 方案修订 审计组在审计实施过程中 如果审计范围 审计目标 审计内容和重点 审计人员等发生变动时 可按规定程序调整审计实施方案 在现场实施阶段 调整审计方案必须在审计工作记录已经全部提交 审计工作底稿全部复核 或记录及底稿全部删除 的情况下才能进行调整 主审应首先调整审计工作要点及要点人员 然后进行人员调整 现场实施 授权修改底稿 对于已经审核通过的工作底稿 如果要修改 需要主审进行授权 当底稿状态改变为 未复核 时 编写人即可进行修改 现场实施 审计意见单 油田2008年 工程投资效益审计意见单示例 标准审计程序 审计处理 审理人员对直接成果处理一定要慎重操作 如内部收缴 内部罚款等事项要核实确认后才能通过 不然影响整体报表数据的真实性 建议审理人员在处理阶段发现错误及时反馈 以便申请项目数据修改 A项目审计处理示例 审计处理图1 审计处理图2 审计处理图3 审计处理图4 审计处理图5 标准审计程序 跟踪回访 跟踪回访包括采纳审计发现 填写统计信息和阶段统计信息三方面内容 a 采纳审计发现内容与 处理审计发现 内容基本相同 进一步完善被审计单位采纳审计建议落实情况 完善审计成果 b 填写统计信息包括提出建议数 审计建议被采纳数 向监察部门移交案件数 向监察部门移交涉案人员数 例外事项纠正数 一般缺陷纠正数 重要缺陷纠正数 实质性漏洞纠正数 重要流程及末级流程 关键控制点 跟踪回访时间 审计组工作日 结算费用 审计机构投入工作日 外部审计人员投入工作日和基建工程投资金额 c 阶段统计信息由系统自动生成 4 2 2简化审计程序 简化审计程序只包含获取被审计事项信息 编写审计工作记录 出具审计意见等少数几个环节的业务流程适用业务工程预算审计工程结算审计工程审计合同签约前审计合同付款前审计物资采购审计坏账核销审计固定资产非正常报废审计股权项目处置审计其他审计业务 简化审计程序 注意事项 所属单位审计部门可以根据本单位业务需求 项目规模 审计人员状况等因素 自行在管理系统选择使用标准审计程序或者简化审计程序 公司建议主要项目使用标准审计程序运行 4 3审计人员模块 功能描述专职审计人员需将个人信息进行详细填写并进行送审 审批通过之后的数据会体现在统计报表中 如在审批通过后需更新内容则需修改后再次送审人员信息包括基本情况人员自然信息通讯录学历和学位表履历表获奖情况登记表职称培训表业绩登记表执业资格登记表著作论文登记表 审计人员 基本情况 审计人员 获奖情况 审计人员 职业资格 审计人员 著作论文 人员信息维护注意事项1 人员信息维护和报表数据紧密相连 主表1和主表4的数据来源于每个人的信息维护 要求专职审计人员信息资料半年维护一次 一年两次 注意 1 信息修改后保存 提交送审 只有审核后的个人资料才算修改成功 2 人员的基本信息为空的时候 不能保存3 人员信息中的字典项排序是从低到高 4 用户必须完成个人信息填写后才能进行正常的业务操作 4 3 2人员信息维护注意事项2 区分临时用户和正常用户的标准 看参审人组织关系是否归本单位 不在本单位的人员参加了项目审计 可以向审计部申请开设临时用户 临时用户需要有中石油或者中油股份的邮箱 临时审计人员进入系统后自动隐藏菜单 隐藏规章制度链接 但可以有任务编辑 有使用时间限制 使用时间到期后可以申请延长 4 4经营实体模块 功能描述系统管理员上报被审计单位后 需在经营实体维护中对该单位进行内容维护 包括单位资产 是否属于经营实体及是否上市等 确保统计报表中数据准确在每个经营实体详细信息页面中 可以查看该经营实体被审计的历史情况 项目情况 根据系统中所授权限进行项目资料的穿透查看建议各系统管理员在年初 审计计划项目没有录入之前 整理经营实体情况 并提交申请对数据进行修改 经营实体管理图示例 4 5统计报表及审计台账 统计报表 审计台帐和信息分析根据各个环节录入的数据自动生成审计项目资料卡片 审计台账和统计报表在信息分析页面中提供多种查询条件 快速定位内容在报表和台帐的汇总信息基础上 提供钻取 穿透 功能 帮助了解细节信息提供13张报表 其中主表4张 附表9张提供10张审计台账 合同辅助审计两张 操作流程 前述的所有环节是为审计报表的自动生成打基础 只有项目完成后 报表数据才能取得 具体操作简单 快捷 下面看具体操作 系统管理员报表流程操作图示 核对报表1 核对报表数据 主要看系统自动生成的报表数据是否真实反映实际业务状态 特别关注内部收缴 内部罚款等项目反映是否真实 如果有不对的数据 穿透查询 最终找到是哪个项目出现错误 总的来说 这时候发现错误 地区公司所有人员都没有权限修改 需要上报集团审计部审批 项目组针对具体项目 从后台程序退回 操作人员重新修改后 再按程序运行即可 原流程处理过的东西都在保留 如果要改 修改就可 不改动 点审核通过就行 核对报表2 这两年报表出现问题较多的地方是 1 个别项目审计发现整改率低要求操作人员在现场实施阶段 慎重判断是生成问题底稿 还是严重问题底稿 或者是管理问题底稿 建议在未来期间确实不能整改的报告问题归类到管理问题 避开问题金额的录入 核对报表3 2 审计提出建议条数和采纳建议条数不匹配如有的项目提了2条建议 采纳了5条建议 或者是提了10条建议 一条建议没采纳 都不符合常理 解决问题途径 从主表1建议数处 穿透查询到项目 查看项目信息卡 找出是哪个项目输错 再针对该项目提出申请数据修改 把项目退到审计处理环节 重新按剩余流程运行即可 4 6审计培训模块 审计培训管理对于集团公司及各单位组织有关审计人员的培训进行管理各单位信息管理员只创建本单位的培训计划 待培训结束后 由创建部门将参与的培训人员及其他信息导入至系统中 参与人员可在自己的个人信息页面中的 培训表 进行查看审计培训调查集团公司在年初向所有审计系统中的专职人员发送调查问卷征集培训需求 在审计人员反馈后 集团审计部可以进行汇总并分析 培训信息图示例 培训信息录入注意事项 信息管理员只填写本级审计部门组织的培训内容 如公司审计部组织的这次培训 由综合科张艳梅科长会把各位的培训信息录入管理系统 不用所属单位信息管理员再录入 年度内各单位自行组织的培训内容可以自行录入 下载模板后 按照模板提示内容一定要录全面 培训人员必须是管理系统里已存在的人员 4 7优秀审计项目评选 优秀审计项目评选2009年和2010年 集团公司对各地区公司年度内已完成项目实现了在线申报优秀审计项目优审环节包括优审启动 优审申报 优审汇总 专家评分等优审结果会自动记录在个人信息的获奖情况登记表中评优专指集团公司评优 公司审计系统尚没有开展线上评优工作 优审计项目评选数量和时间 集团公司网上评优事项规定里对各单位审计项目申报数量和时间有明确说明 各单位申报的审计项目数量应严格控制在年度完成审计项目数量的6 以内 对达不到申报一个项目的单位 可申报一个审计项目 各单位应在每年的3月1日前完成网上申报工作 补录的项目一律不得进行申报 汇总申报 对整体大项目计划来说 产生副组长和多个主审 汇总后的报告达到了项目的报优条件 管理系统在项目评优模块 增加了项目汇总申报功能 按照流程提示操作 对所有系统参审人员按照管理职能 贡献大小排序 提示 项目可以单独申报 也可以汇总申报 只有同一计划下拆分启动过