采购的内部控制.doc

财经管理教学部毕业论文采购的内部控制 摘要：知识经济的到来极大地提高了社会生产力，也给企业带来了无限的发展机会。如何在优胜劣汰的市场竞争中实现企业经营规模的快速扩大和经济效益的高速增长，除了选择风险小、盈利性强的投资项目和采用先进的科学技术外，加强企业的内部控制是关键。而企业的存货内部控制对减少贪污、挪用、盗窃、毁损的不法行为，制止损失和浪费，提高财产物资的利用效率和效果，保证会计信息的真实可靠等方面都具有重要的意义，分析其内容，从而有针对性地提出具体的控制措施。关键词：企业、存货、采购、控制目录正文31.存货的内部控制的涵义与作用32.某企业存货的内部控制现状及问题43.如何加强企业存货内部控制的对策。53.1 设立采购监管部门53.2建立和实施制度化的采购管理程序53.3加强和完善采购的环境管理工作63.4对采购工作进行严格的日常控制。7参考文献：8正文1. 存货的内部控制的涵义与作用存货管理制度是企业内部控制制度的组成部分。内部控制应结合企业的自身条件、单位规模、组织结构、业务性质等。存货内部控制涉及的部门较多，一般会涉及到计划部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门，所以其控制点也多，主要包括计划控制、合同订立、材料验收、付款、审核、账账核对、清理、领料、发料、复核、 分析等多个控制点。根据存货的业务流程，可以分为采购、库管、领用、盘存等多方面，其中采购和领用两个方面是重点。建立完善的存货内部控制应重点抓好采购和领用。存货采购业务的内部控制制度一般应包括以下几个方面：职务分离制度；存货采购的请购单控制制度；订货控制制度；货物验收控制制度；存货核算内部控制；存货内部稽核内部控制；存货内部审计。采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配置的设施之购入活动的总称，是公司成本控制的重点。无论是公司管理者还是财务部门，对采购工作存在的风险都有着非常强的敏感，这不仅因为采购是直接 影响 生产成本的主要因素，而且有着很高的人为欺诈的可能。存货的定义及内容 。存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，以及将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货属于企业的流动资产，具体来讲，包括原材料、在产品、产成品、半成品、商品及包装物、低值易耗品等。存货在商品流通类企业中的重要作用 。存货是企业流动资产重要组成部分之一，是企业生产循环中最重要的一环。存货所涉及的主要业务活动包括发出原材料、生产产品、核算生产成本、核算在产品、储存产成品、发出产成品等，一般会涉及到生产计划部门、仓库、生产部门、销售部门、 会计采购部门。存货作为企业的一项流动资产，其管理利用情况直接关系到企业的资金占用水平、资产运作效率以至生存与发展。企业存货管理的最终目的是提高 经济 效益，它包括存货信息管理、存货决策和存货控制。为了确保资产的安全，这就要求企业必须加强对存货的核算与管理,建立存货管理的岗位责任制，特别是要建立和完善企业存货的内部控制制度，对存货的关键环节进行控制，以确保企业存货的安全、完整，防止各类存货被盗、毁损和流失。建立完善的存货内部控制应重点抓好采购、领用及入库环节。2.某企业存货的内部控制现状及问题以某公司为例， 该公司是一家深圳注册之外资企业， 发展中的中小规模企业，通过了ISO9001认证， 财务部监控公司全盘采购工作。并发现公司的成本管理松弛， 有降低成本的空间。经进一步分析得出， 导致公司成本管理松散的原因， 很大一个方面为采购管理工作的薄弱和不到位， 综合后主要存在以下几方面问题：1、没有专门的职能部门对公司采购活动进行全盘控制。 2、没有有效的采购控制制度对公司采购工作进行规范和约束。3、没有相应的事前控制措施， 即未经批准即可办理采购业务或采购业务发生后办理补批手续。4、采购单价与市场行情不尽相符， 正面评价有议价不力情形， 负面评价有人为欺诈可能。 5、采购员持有大笔公司现金流转， 且未进行清结（其中一人一次借支50万元）采购工程物资， 后来采取多种措施都未有有效的凭据平衡此账， 财务上隐藏着很大的“风险”。6、采购员有跨月或跨数月的采购报账（有的采购单据两三个月后才报账）， 月结供应商送货单据有遗漏或跨月甚至跨两三月入账等。造成存货成本入库不准，采购的物资是否被公司使用还是被个人挪用，不得而知，资金得不到有效监督。 3.如何加强企业存货内部控制的对策。结合该公司的实际情况，并围绕着控制和降低生产经营中必需的成本及防止和减少人为欺诈两个方面。将公司的采购管理作为成本控制的一个专项进行筹划，形成一套系统的运作流程进行贯彻执行。3.1 设立采购监管部门针对没有专门的职能部门对公司所有的采购活动进行控制，作为综合性的管理部门，我认为建立以市场部为核心，审计和财务部配合的管理体系对企业的采购进行全面管理，符合目前企业发展状况。我认为，市场部是综合性的部门职能，涵盖了生产、销售，被赋予企业的生产计划编制，市场前景调研的职能，所以，市场部来控制公司的全盘采购是再合适不过了。作为采购管理工作的开始，首先对市场部在采购管理中扮演的角色进行合适的定位。在其位，谋其职，只有名正了，才能言顺，才能有人信服和认可。公司管理当局在公司组织架构上赋予市场部为公司之采购监控部门的职能，即市场部负责有关采购政策的制订和采购实务的监控工作。3.2建立和实施制度化的采购管理程序 建立和实施制度化的采购管理程序，这是采购管理工作有效进行的根本保证。有法必依，违法必究，这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了，才能在公司中用法治，而不是人治。采购管理程序主要包括以下方面:（1）规定采购条件。明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任，并明确采购主管对下属采购员的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的、不可或缺的，而且是无库存或库存不足以满足需要的。采购物品必须适量，不得超标积压或不可用或根本不需用，采购物品的单价须为询价、比价后合适的单价，而且力求是最低的单价。执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。（2）明确分工。明确采购员的权利和责任，使各采购活动有条不紊并将责任归落到人，必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员，采购人员必须是该种采购的内行者。（3）采购审批权限。所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行，有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜，但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购，但请购单上须注明急购字样并说明理由，请购单由总经理补批。（4）验收职能。任何物品购入后须经仓库专设的验收人员验收，并在送货单上签名作实。验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符，对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。验收无误后，填制材料入库单，连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任，结算凭据必须由采购员签名作实。（5）退货与索赔。为避免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符，采购部门须立即办理退货，无论货物是否退还给了供应商，均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。凡检验结果为不良品的来料检验报告，物管部应分发至采购部门和财务部，以有效追踪，不致有遗漏退货扣款事项的发生。采购约定中必须明确索赔条款，对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其他损失，应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。采购部门不能解决的，公司可以采用不排除以 法律 形式解决的措施，以及时保护公司的利益。3.3加强和完善采购的环境管理工作（1）加强采购的事前管理，建立完善的材料价格信息档案。（2）建立健全的供应商档案。（3）对采购员进行考核、激励和约束，这是防范采购中人为欺诈的有效方法 。 3.4对采购工作进行严格的日常控制。（1）事前批准，并严格按采购审批权限执行。所有采购，必须事前获得批准。未经计划并报审核和批准，不得采购。（2）规定各种采购及时结算。 针对采购员持有大笔公司现金流转且未进行清结的情况， 规定所有采购员经手的现金采购，必须于采购发票日起5日内到财务部报账结算并进行款项清结， 报账程序按财务部报账规定办理。 禁止采购员自行垫支和预付订金，用款时可凭已获批准的采购订单向财务部办理借支， 借支经财务经理审核后送总经理批准。 针对月结供应商货款有跨月或遗漏入账情况，规定月结供应商的送货单经验收入库后， 由采购员分类整理并于翌日10时前送采购管理会计。 月结供应商账单由采购管理会计整理并进行会计处理，月末统一编制应付账款明细表， 并送财务经理审核认可。 为清晰债权债务， 不使支付货款时双方有异议， 每月中旬和下旬， 采购管理会计对每个供应商上个月货款分别编制供应商货款确认表， 经财务经理审核后， 作为结付货款的凭据传达至供应商， 如有不符及时解决， 避免日后纠纷。（3）召开采购管理会议。针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策修改或更新、重大的采购事项等，财务部定期或不定期主持召开采购管理会议，采购管理会议可以固定在每个月月末举行，也可以根据需要临时性地召开，一般由财务经理主持，采购部门参加，有必要时请总经理及相关主管人员参加。各部门可以在会议上提出在采购工作中遇到的自己无法解决或决定的问题，大家通过相互协调相互理解，在达成公司利益目标的轨道上 研究 出可行的解决方案。会议上通过的事项或决定各部门必须切实执行，不得形式化和两面化，对不切实执行的部门，在责令改正的同时，不排除以行政手段追究相应人员责任。作为工作执行和纠正措施的追溯依据，采购管理会议必须有会议记录存档并以文件形式下发各相关部门。 通过以上措施作为公司采购管理工作的准绳和采购工作的执行标准,市场部作为公司所有采购活动的监控部门正式进入采购管理角色.经过两年多的运行,公司的采购工作在公司制度的控制和引导下逐渐走入了规范化的正轨,采购工作基本上按上述设想和思路进行,且基本上解决了公司采购工作中存在的那些问题.通过有关财务指标反应,公司的成本水平比两年前有了明显的下降.通过对采购管理工作的进一步思考和探索,笔者认为,采购管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作,是企业内部控制的关键控制环节之一,具有长期性、持续性、系统性和过程性,不可操之过急,也不可能一步到位,只有持之以恒毫不松懈地进行,才能取得应有的绩效.在财务监控的模式下,一步步培养各采购部门自我约束和自我管理的工作意识和工作风格,是达到公司管理最佳效果的目标之一,也是财务管理希望达到的理想目标之一,而要达到这个层面,良好的公司文化、健全而严密的管理制度和高层管理的全力支持是