酒店管理软件使用方法说明.doc

酒店管理软件操作说明一、客人入住：首先鼠标移至所需入住的房间号，双击鼠标。此时，跳出一个对话框，如下：（图一） 根据对话框中所显示的内容登记客人的入住信息：姓名、证件类型、号码、性别、实际房价、房租类型、入住类型。前四项是根据客人提供的信息填写；实际房价是根据本宾馆的实际卖出的房价填写；房租类型分为钟点房、全日房、半日房，可根据客人的需求来选择，只需把鼠标移至对应类型的上点击左键一次即可，如客人需入住钟点房您就可以把鼠标移至钟点击一次左边的圈圈，此时的房租类型就变为钟点房类型；入住类型分为一般、自用、团体组，正常的入住为一般型、不收取房价的为自用型、团体入住为团体组入住型，您可以根据实际情况来选择，只需用鼠标点击右边的，此时在下方会出现一般、自用、团体组再根据您的选择点击以下的入住类型。以上七种信息记录为必填型，其它剩余的信息可根据宾馆的需求来选择填写，也可不填。填写完客人的信息后，将鼠标移至左上角“存盘”的工具键上点击左键一次，此时会出现“住店客人房租确定”的对话框，如下：（图二） 这时您就要再次核对一下客人的实际房价是否正确，是正确的就直接点击下方存盘，如果不正确还可以在上面直接点击修改，然后点存盘。至此您的入住信息就全部登记完毕了。注：存盘后如发现登记错误，您可以从头开始操作双击此房间号，跳出对话框，更改填写错误的信息，然后再次存盘。二、押金：1、双击此房间号，出现图一的对话框，点击右上角“押金”一次，出现一个“按金登记”对话框如下：（图三）点击左上角“新增”一次，此时又会出现一个“按金新增”的对话框如下：（图四） （图三） （图四） 在金额一栏中填写押金数额，；后点击左下角“存盘”。再根据宾馆实际情况来选择是否需要打印押金单，之后点击所有对话框中的“关闭”退出对话框。当客人续交押金时还是按照第一次交押金的方法来登记操作2、也可以将鼠标移至此房间号上，点击右键，再用鼠标选择第一行“押金”点击一次。然后再进行操作。注：当存盘后发现押金数额填写错误时可以根据实际来增减数额，如：客人交200元押金，我们登记成300元并已存盘，这时可以按照押金登记方法操作至图四，在金额栏上输入-300元，存盘（打印自选），之后再次直接点击新增，在金额栏上输入200元并再次存盘（打印自选），这样就可以了。三、帐单：1、双击此房间号，出现图一的对话框，点击右上角“帐单”出现一个“客房帐单列表”对话框如下：（图五） 点击左上角“新增”一次，此时又会出现一个“消费新增”的对话框如下：（图六） 这时您可以在消费项目对应的方框中用鼠标双击以下，会出现许多的消费内容供您选择，然后双击您所选择的消费内容，此时您可以根据消费的实际情况更改数量与价格，之后点击右下角“存盘”，这时客人的消费情况就登记上去了，然后点击所有对话框中的“关闭”退出此对话框。2、也可以将鼠标移至此房间号上，点击右键，再用鼠标选择第二行“帐单”点击一次。然后再进行操作。注：当帐单添加错误时，您也可以进行修改。1、如：8102的客人只在宾馆吃了一顿饭并没有打电话，而我们把客人的消费记录中填写成餐费120元、电话费5元，这时我们要把客人打电话的记录删除。首先要用鼠标点击操作至图五“帐单客房列表”对话框，然后，在列表中查找添加错误的消费记录，用鼠标在此行中点击一下，选中此消费记录，之后点击右上角“删除”，并根据软件的提示进行确认删除操作。2、如：8102的客人在宾馆吃了一顿饭120元，而我们填写成了130元多了10元，这时我们首先要用鼠标点击操作至图五“帐单客房列表”对话框，然后再新增一个餐费消费记录，在价格一栏中填写一个“-10”元再存盘即可。另，一定要选择对应的消费内容来更改。如，餐费错了我们就要再添加一个餐费来更改，电话费错了我们就要再添加一个电话费来更改，等等。四、换房：在住客人如提出换一个房间入住时，您可以进行换房操作。首先鼠标移至客人现住的房间号单击右键一次，并从出现的菜单中找出“换房”点击左键一次，此时会出现一个“换房”的对话框如下：（图七） 在“新房号”一栏中填写客人需要入住的新房号，然后点击一下“实际房价”栏，此时您要核对一下实际房价是否正确，可以进行修改，之后点击左下角“存盘”会跳出图二“住店客人房租确定”对话框，这时您要再次核对一下“姓名、实际房价”是否正确，也可以进行修改，最后点击左下角“存盘”再点击跳出的“信息”对话框并点确定即可。五、结帐：所有的宾馆都会要求客人在规定的时间内退房，如超过规定时间退房就会加收半日房租和全日房租。这时我们在结帐时就要注意。例如：正常退房时间为12:00,超过12:00加收半日房租,超过18:00加收全日房租。那我们在操作时应该：在规定时间内退房：首先将鼠标移至该房间号单击右键并从下列菜单中找出“结帐”点击左键一次，此时会出现一个“结帐”的对话框如下：（图八） 上框中所显示的是客人入住时的消费记录，下框所显示的是客人所交的押金记录。我们还可以点击左下方“新帐单”来增减客人的消费记录，点击之后会出现图六“消费新增”的对话框，进行增减操作。如：结帐时发现客人的消费帐单有一项消费金额加多（少）了我们可以在此消费项目上加负（正）的金额来抵充、房间物品损失的赔偿费、税费等在这里都可以添加上。接着您在点击下方的“下一步”这时您可以看到对话框的上方显示这个客人共消费多少、押金多少、应退多少。最后您再按照提示按顺序点击：“下一步”、“打印”、“打印”“关闭”“是”“确定”即可结帐。在12:00和18:00之后退房：首先将鼠标移至该房间号单击右键并从下列菜单中找出“结帐”点击左键一次， 此时会出现一个“加收半日租/钟点房租”或“加收全日租”的对话框如下：（图九） 上面有加收房租的金额（此金额是根据本宾馆实际加收的房租提前设置好的）提示，这时如果您点确定就按照提示加了房租，点取消则不加收。另外，加收房租的金额还可以进行修改，如上面所显示的是80元，老板说按50元来收，这时您就可以把鼠标移至“加收房租”一栏中删除原金额，输入实际的金额50元，在点击确定即可。接下来的操作方法就和前面所介绍的正常结帐操作的步骤是一样的。注：一定要按照实际的加收房租金额填写，再点确定。 如果您点击了确定，房租就加上了。因此，一定要在结帐时才可以点击确定，平时查阅不结帐时千万不要点击确定。六、联单：如果有一个客人同时要开2间或2间以上的房间，这时我们就可以把客人所开的所有房间用联单联到一起，这样当这些房间要结帐时，我们的电脑上就会出现客人所开的所有房间的帐单，并提示您是否要一起结帐。防止我们漏结了某个房间。具体操作方法如下：入住登记：客人来入住时，我们按照正常顺序一间一间登记入住交押金，之后点击软件界面的上方“接待”此时会出现一个“艺智酒店管理系统-前台接待”的对话框。点击此对话框左上方的“联单”这时又会出现“联房”对话框如下：（图十） 上面显示的是客人的入住信息，这时您从入住信息中找到客人所开的所有房间，并用鼠标在每个房间的左边“”点击一次，这时被点击的方框内会打上一个“”所有要联的房间都要点击一下，之后您在点击左下方的“联房”此时又会返回到“艺智酒店管理系统-前台接待”的对话框。您再看一下此时的客人入住信息，凡是被联单的房间序号上都会有同一种颜色的色块。这就表示这些房间已经联在一起了。结帐：当这些房间要进行结帐时，我们只需要点击其中的一个房间号结帐，此时会出现一个“联房”的对话框，如下（图十一）上面会显示所有与这间房联在一起的房号在点击左下角“联房结帐”这时就会出现我们“结帐”的对话框，其中会详细记录所有房间的消费记录与押金，接着您就可以按照前面所说的方法进行结帐操作了。另 ：如果客人结帐时说其中有一间房间要继续入住，剩余的房间都结帐。您可以这样操作，点击某一个房间右键结帐，此时出现的“联房”对话框，您可以从上面所显示的房间号中找出那间继续入住的房间把房号左侧的方框中“”用鼠标点击一下去掉，然后再点击联房结帐这样其他的房间就还可以联房结帐，而这间房继续入住。如果只有两间房间联房在一起，其中一间不结帐，您就不需要再用鼠标点击方框中的“”直接点击下方的“取消”即可。（图十一）七、并单：当客人结帐时提出要将另外2间或2间以上的房间一起结帐时，我们可以进行并单操作，点击客人的房间号右键结帐，此时在出现的“结帐”对话框（图八）的右下角有一个“并单”点击一次，会出现一个“并单”的对话框如（图十二）其中显示的是所有客人的入住信息，您要从中选择客人需要一起结帐的房间，点击右边“选定”下面对应的方框，接着点击左下方的确定，在点击“是”。这时电脑就会退出到软件的界面，被您选中并单的房间就会自动退房转为脏房，而这些退了房的房间消费（图十二）就会全部并入那位结帐客人的房间。（此时这位客人如果还要继续续住，过几天结帐也可以，其他退房的消费仍然保留在他的帐单里。）然后，您再从新点击客人的房间号结帐，此时出现的“结帐”对话框中会有您并单的房间中的消费记录与押金记录，之后您就可以按照之前所说的方法进行结帐操作。 八、转单：当客人提出要把自己的房间消费转到另一间房间一起结帐，或客人同时有2间房要一起结帐，这时，我们可以用转单来操作。点击客人的房间号结帐，此时在出现的“结帐”对话框（图八）的右下角有一个“转单”点击一次，会出现“转单”对话框，如（图十三） 在“房号”框中输入您要转入的房间号，然后点击左下角“确定”再根据提示逐步点击“是”“确定”这时客人自己的房间就会变成脏房，此房的消费记录就会自动转入他所指定的房间，然后您再按照前面的方法对此房间进行结帐操作。九、已结帐单重开：当客人结帐之后发现帐单结错时，我们可以把客人的这个房间重新结帐（此时要在结错的帐单上注明作废）。也就是通过我们的“已结帐单重开”来操作。操作方法如下：首先在软件界面的最上方菜单栏中点击“收银结帐”，再从下方出现的菜单中查找到“已结帐单重开”点击一下，此时会出现一个“已结帐单重开”的对话框，如（图十四）这时，我们在右边“帐单号”的右框中输入我们结错的帐单号的后三位，如帐单号是“00000009”我们只要输入“009”即可。之后点击上方的“查询”此时在下方的记录框中会出现您要重新结帐的房间记录，(您要认真核实一下此记录是否是您要重结的)再点击上方的“恢复”，然后出现一个“询问”的对话框，再点击“是”，接着点击“确定”。至此，您要重开的帐单已经恢复了。将鼠标移至上方的“关闭”点击一下退出“已结帐单重开”的对话框，回到软件的界面。您可以看到界面上您要重新结帐的房间已经恢复成入住房了。这时您再按照结帐的方法重新点击结帐，即可。（如帐单上有错误的消费记录，通过新帐单增减成正确的即可。）合肥艺智酒店管理软件问题解答1 如何联单：点击工具栏接待再点击工具栏联单，出现所有在住的房间号码，勾选所要联单的房号，点击要联房即可；如果联房操作有误，需要取消，可以勾选已经联房的房号，点击消除联房；新入住的房间还可以加入到已经联过的一组房间中去，勾选刚刚需要联房的所有新房间，再勾选已经联过房间的其中一个房间，点击联房即可。2 如何联房结帐：联房的房间一般来说有两种情况，一种就是全部同时退房，这时就点击其中要退的一个房间，点击结帐，这时会出现联房结帐的对话框，点击联房结帐就行了；如果不是同时退房，则点击需要退房的房间结帐，出现联房结帐的对话框，点击取消，再在结帐对话框里，点击转单，转到未退的房间里即可。3 临时帐单的使用：有一种这样的情况，如果客人已经退房，但因为种种原因，没有到总台结帐，需要推迟结帐，这时我就可以用临时帐单这种方式来处理，点击需要做临时帐单处理的房间，点击临时结帐确定即可，这时该房间会自动变为打扫房，当客人来结帐时，我们选择工具栏的收银，再点击右上角的临时帐，选中需要结帐的房间，点击工具栏的结帐即可。4 临时帐单的还原，如果由操作不小心，将其它在住房间转为临时帐单，这时就需要还原，点击工具栏接待，点右上角的临时帐，选中要还原临时帐单，点击工具栏修改，将房号列房号两侧的括号去掉点击存盘即可。5 结帐的房间如何重新打印帐单：点击收银结帐已结帐单查询，填写查询条件，点击查询，选中需要打印的帐单，点击工具栏帐单，再点击打印按钮即可。6 协议单位设定：点击菜单基本资料-签约客户设定，点击新增填写协议单位的基本资料，再双击该条记录，出现分类房租设定，设置该协议单位对应每种房间类型的房租。7 话费取整：客人结帐时，如果电话有小数，需要进行四舍五入操作，点击结帐对话框的“话费取整”即可。8 客人退房，一般中午超过一定时间需要加收半日房租，比如超过中午12点，下午超过一定时间需要加收全日房租，比如超过下午18点，在时间范围内退房，系统也会出现对应的加收房租对话框，可以选择确定或取消，来加收房租，或不加收房租。9 挂帐挂错单位如何处理：如果因为操作失误，挂帐挂错单位，可以通过已结帐单重开方式，重新挂帐即可。夜审操作步骤1在夜审操作之前，认真核对电脑帐单与实际帐单金额是否