《采购内控管理细则》.doc

体系名称采购管理编 码版 本 号 公司名称 批准人 发布范围 发布文号 发布日期 生效日期 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 1 页 共 22 页 目 录 1目的 2 2适用范围 2 3编制依据 2 4释义 2 5职责分工 2 6集中采购管理 5 7自行采购管理 6 8附则 26 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 2 页 共 22 页 采购内控管理细则 1目的 为了加强酒店采购业务的内部控制 规范采购行为 防范采购过程中的差 错与风险 保证采购在满足日常运营需要的前提下 最大限度地降低采购成本 2适用范围 北京市西苑饭店采购部及相关业务参与部门 3编制依据 3 1 企业内部控制基本规范 2008 财政部 证监会 审计署 银监会 保 监会 3 2 企业内部控制应用指引第 7 号 采购业务 2010 财政部 证监会 审 计署 银监会 保监会 3 3 采购管理制度 2013 首旅酒店集团 4释义 本制度所称采购是指酒店购进用于经营或提供劳务消耗的各种物资 包括 原料及主要材料 辅助材料 修理用备品备件 燃料以及达到固定资产管理标 准的各种设备 以下简称 物资与设备 的行为 有关固定资产的采购管理除应遵循本细则的有关规定外 还应严格执行酒 店 财务内控管理细则 固定资产章节的有关规定 5职责分工 5 1 总经理作为第一责任人 负责全面组织落实 确保采购业务管理的全过程 得到有效控制 5 2 酒店经营 维修所需的一切食品和物品均由采购部统一采购 未经酒店允 许 其他部门不得自行采购 酒店各部门对采购部的工作有监督的义务和提出 建议的权利 各部门对采购部的工作应予以配合 5 3 充分利用首旅集团集中采购平台 实施集中或相对集中采购 提高采购效 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 3 页 共 22 页 率 堵塞管理漏洞 降低成本和费用 5 4 采购管控职责 a 采购部负责采购业务的审核与执行 供应商选择与评价 b 计财部负责结账与付款 c 使用部门提出采购申请 参与供应商评价等 d 验收部门负责样货及采购物资的质量 e 库房负责补仓申请 出入库验收 6集中采购管理 6 1 集中采购模式 本细则所指的集中采购是指首旅集团对所属酒店采购业务实行的统一集团 化管控模式 集团通过集中采购平台 富基系统对采购业务实施中涉及的关键 业务环节 如供应商选择与评估 采购价格管理 合同签订 结算业务进行统 一集中管理 酒店根据采购需求 通过集中采购平台 富基系统向首旅集团提 出采购申请 完成采购业务 6 2 酒店应充分利用首旅集团集中采购平台 按照首旅集团集采工作的具体要 求 实施集中或相对集中采购 以提高采购效率 堵塞管理漏洞 降低成本和 费用 6 3 采购物资的验收由酒店验收部门自行执行 发现问题后及时联系供应商进 行退 换货处理 并将问题反馈给集团集采中心 酒店在具体办理采购付款时 应当严格按照酒店 财务内控管理细则 的相关 审批流程执行 打包付款时 由计财部将款项支付给首旅集团集采中心后 由 首旅集团集采中心按期支付给各供应商 非打包付款时 酒店计财部直接将款 项支付给供应商 7自行采购管理 7 1 采购申请与审批 7 1 1日常采购申请 7 1 1 1采购物品 使用部门均需填具 物资申购单 物品领用汇总表 并 严格按如下程序报批 申请部门 采购部 财务总监 总会计师 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 4 页 共 22 页 总经理 7 1 1 2采购部接到 物资申购单 物品领用汇总表 时须确认如下事项 a 确认所需物品的规格要求 b 与仓库联系 确认所需采购物品是否有存货或有类似物品 如仓库已有 存货或类似物品 应立即与申请部门联系解决 以避免重复采购 c 物资申购单 物品领用汇总表 批准后由采购部门跟进订货 若未 获批准 由采购部将整套 申购单 退还原申请部门 申购部门说明原 因后重新申请 7 1 1 3仓库补充采购 食品库 冷库 物品库及工程库的补充 仓库管理员根 据制定的最低存量要求 确保仓库有足够的常量以配合酒店经营 当某种项目 其存量已降至最低存量时 便需提出补充采购申请 7 1 2紧急采购申请 紧急采购物品或食品原材料 使用部门需填写 物资申购单 并注明 紧 急 且严格按如下程序报批 申请部门 采购部 财务总监 总会计师 总经理 采购部接到 紧急采购申请单 时 应采取下列措施 a 与申请者联系 由申购部门指定专人 与采购部一同购买申请部门所需 产品 b 紧急采购的品种原则不做入库手续 由申购部门直接办理领用手续 7 1 3 厨房每日 鲜活食品 采购申请 a 每日下午由厨师长填写 厨房每日采购单 鲜活领用单 交由餐饮 部总监 厨师长审查后验收整理归集后交采购部直接办理 并安排供应 商于翌日早上送货 b 如遇紧急需要 采购部可以电话与供应商联系送货 但必须填写 厨房 追补采购单 由厨师长及餐饮部总监 经理签字确认 而此类紧急采购 次数及数量不应过多 7 1 4特殊项目采购 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 5 页 共 22 页 酒店更新改造 更换大型设备及资本性支出项目等 应依照酒店 固定资 产投资内控管理细则 执行 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 6 页 共 22 页 7 1 5采购申请流程图 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 7 页 共 22 页 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 8 页 共 22 页 7 2 供应商选择 7 2 1供应商有以下几类选择渠道 a 使用首旅集团集中采购平台推荐的供应商 b 酒店所有员工均可推荐供应商给采购部 c 采购部从现有供应商名录中选择合适的供应商 d 从同行业其他酒店推荐的供应商中择优使用 e 如以上途径无法提供足够数量的供应商 则由业务部门负责通过各种渠 道提供足够数量的供应商推荐给采购部 7 2 2采购部负责整理 汇总推荐供应商名单 汇总时应详细记录推荐供应商 的来源情况 并与现有合格供应商名录中的供应商进行比对 剔除不合格供应 商 并将推荐供应商情况分类转发给各使用部门评定 7 2 3供应商考察 a 考察内容 现场考查 样品鉴定 价格分析 服务质量跟踪记录 供应 商提供的证明文件的有效性 b 采购部组织对初选供应商进行考察 参加考察的人员应根据采购要求 并结合考察内容 对供应商进行评分 c 采购部计算出被考察供应商的综合得分 根据综合得分确定初选合格的 供应商 d 采购部将供应商的考察评分结果提交给相关需求部门评定 经计财部总 监审核 报总会计师审批后 确定最终的合格供应商名单 e 对临时小额采购物品的供应商 由采购员按采购要求评价供应商质量 价格及售后服务并进行选择 f 有毒有害的化学物品在采购时要选择符合食品卫生标准和批准文号的厂 家 7 2 4列入酒店采购产品的合同供应商应满足下列要求 a 在中国境内注册的法人或具有独立承担民事责任能力的组织和个人 b 资信和财务状况良好 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 9 页 共 22 页 c 具有签订和履行合同的能力和信誉 d 提供的产品质量 服务等符合国家行业 环境以及卫生标准 e 提供产品的制造和使用符合国家安全标准 f 提供的产品符合国家法律和行政法规 g 食品须符合国家有关食品安全的相关要求 h 满足酒店对产品的其他特殊要求 7 2 5被选供应商应向酒店采购部提供以下审核准入的文件 a 有效期内的工商营业执照 税务登记证 卫生许可证 检测报告等相关 资质文件的复印件并加盖公司章 原件需要当面核实 b 供应商的情况简介材料 c 食品应提供符合国家食品安全等标准的证明材料或检测报告 d 从事专卖销售和代理销售的供应商 应持有由生产厂家或销售总代理提 供的书面授权书或相关证明文件 e 生产或经营国家有特殊规定的产品 应持有国家颁发的生产许可证或经 营许可证 如 QS 食品生产许可证 添加剂的生产许可证等 f 从事特种行业的供应商 应持有由国家颁发的特种行业许可证 g 酒店采购部要求的其他材料 7 2 6酒店采购部负责对供应商申报的材料进行审核 组织相关部门对供应商 提供的产品样品进行评价和筛选 试用 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 10 页 共 22 页 7 2 7 供应商选择流程图 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 11 页 共 22 页 7 3 供应商评价 7 3 1供应商管理的具体要求 7 3 1 1酒店采购部负责及时协调和处理供应商所提供产品质量 运输 交 付时间等相关问题 监控 依照采购计划和要求确保采购产品满足质量和交付 等的各项要求 7 3 1 2酒店采购部每年对供应商进行一次重新评价 了解供应商的动态 根据变动情况 更正原有文件和资料内容 评价的结果将形成下一年度的 合 格供应商名录 或与供应商签署下一年度的合同或协议 7 3 1 3供应商评价应包括但不限于以下内容 a 业务完成质量情况 b 业务合作过程中的配合与服务情况 c 合同工期的履行情况 d 材料设备的供应情况 e 结算的办理情况 f 售后服务情况 g 其他情况 7 3 1 4酒店使用部门对采购产品或服务提出的投拆 应详细记录 对投诉 的内容 采购部应及时与相关的供应商核实 必要时 对有问题的产品进行现 场检查或取样检验 查明问题原因后 应对供应商提出限期整改或赔偿处理的 要求后反馈给使用部门 7 3 1 5对随行就市的采购产品 酒店采购部要及时予以动态分析 设定议 价目标 考虑有没有价格上涨 下跌因素 与供应商协商后 合理调整价格 7 3 1 6酒店采购部对认真履行合同的供应商 应给予优先续约的权利 对 违约的供应商 应按照合同内的相关条款扣罚其违约金或终止合作 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 12 页 共 22 页 7 3 2供应商评价流程图 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 13 页 共 22 页 7 4 采购询价管理 7 4 1询 比价原则 7 4 1 1比质比价 对于所有采购的物品 必须进行比质比价 依据酒店的 实际情况和使用部门的要求 先比质 后比价 在同等质量的前提下 采用最 优惠的价格 7 4 1 2批量订价 对于采购批量较大的物品 非集中采购项目应尽可能寻 找生产厂家直接采购 并要求以批量优惠价格供应 7 4 1 3比较地区差价 因需要必须从外地采购的物品 事先应与本地同类 物品进行全面的成本比价 包括运输等费用 以确定最合理的价格 在保证使 用的前提下 应尽量选用国产的同质产品 替代价格较高的进口产品 7 4 2价格管理 7 4 2 1对于直购的食品原材料 果蔬 鲜活海产品 每周要根据市场调 研价格 创价信息网上价格及富基网上同类酒店价格综合考虑 确定采购价格 由厨师长在验收单上签字确认 7 4 2 2在执行采购过程中 各部门如对采购价格有异议 由提出异议的部 门将信息及时反馈给采购部 采购经理针对有关问题及时调研并予以解决 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 14 页 共 22 页 7 4 3采购询价管理流程图 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 15 页 共 22 页 7 5 采购合同管理 7 5 1采购合同管理目的 a 增强采购合同的合理性和科学性 为采购执行提供依据 b 规范采购合同的执行 防范采购风险 保证采购活动顺利进行 c 妥善管理酒店的采购合同 7 5 2采购合同是商务性的契约文件 其内容条款应至少包括但不限于以下内 容 a 供 需双方的企业全名 法人代表 电话 传真等基本资料 b 采购物资的名称 型号 规格以及采购数量等采购产品信息 c 质量要求和验收方法以及对不合格产品的处理方式 d 价格条款及交货期限 e 交付方式和交货地点 f 结算付款条款 g 违约责任 h 后续服务保障 7 5 3合同内容审核 a 计财部负责审核酒店 供应商的开户银行及账号信息 b 采购部指派采购员阅读采购合同样本 确保无语言 文字错误 c 酒店律师负责审核采购合同的法律依据 确保采购合同内容符合法律规 定 7 5 4采购合同审批流程应按照酒店 法务内控管理细则 相关规定执行 7 5 5采购合同日常管理 a 采购付款结束后 采购部应将采购合同编号并统一存档 b 采购合同样本以及与供应商谈判过程中的记录等相关资料与采购合同一 同保管 c 如需借阅采购合同 应按照酒店 法务内控管理细则 相关规定办理 借阅手续 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 16 页 共 22 页 7 5 6采购合同管理流程图 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 17 页 共 22 页 7 6 采购验收管理 7 6 1日常采购原则上由验收部人员验收 食品类 专业类物品由申购部门一 同验收 并签字确认 7 6 2收货准备 a 采购验收人员在收到采购部转来的已核准的订货单据后 应按照供应商 名称 货物交货日期分别依序排列 并与交货前安排存放的库位以方便 收货作业 b 对于需要按重量 长度 体积等计量的物资 应使用称重仪器 检测工 具 容器等进行测试验收 不得虚估 7 6 3到货审核 a 货物到货后 根据到货种类 验收人员应会同使用部门依照相关采购单 据核对货物名称 规格并清点数量或过磅 测量重量 并将到货日期及 实收数量填入 验收单 b 验收人员填写 验收单 并签字 c 对于检验合格的货物 验收人员与外包装上注明合格标签后 库房管理 人员负责将合格品入库定位 对于没有对应采购申请的货物 一律不得 签收 d 验收部门验收完毕后 应当对合格的商品编制一式多联 预先编好的验 收单 内容包括供应商名称 收货日期 货物名称 数量和质量以及运 货方名称 原购货订单编号等 作为采购验收的依据 并及时报告采购 和计财部门 7 6 4验收异常 a 验收过程中如发现到货与订购内容不符 或货物有倾覆 破损 变质 受潮等异常情况而且达到一定程度时 验收人员应及时联系采购人员并 通知供应商前来处理 b 供应商确认后 验收人员记录验收异常情况 并送采购部门进行退 换 货处理 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 18 页 共 22 页 c 货物交货数量超过订购量的部分应退回供货商 d 属于自然溢余的 由库房管理人员在收货时注明自然溢余数量 经使用 部门负责人同意后进行收货 并通知采购人员 e 交货数量未达到订购数量时 以要求补足为原则 由验收人员通知采 购部门联络供应商进行处理 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 19 页 共 22 页 7 6 5采购验收管理流程图 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 20 页 共 22 页 7 7 采购退换货管理 7 7 1退货条件 a 对于在收货时即认定该物品不符合申购要求的 不办理入库手续 直接 退回供货商 并由库房收货人员通知采购部门重新购买 b 对于数量上的短缺 采购员应与供应商联系 要求供应商予以补足 或 在价款上予以扣减 c 对于质量上的问题 采购部门应与使用部门及验收部门共同决定退货或 要求供应商给予适当的折扣 d 对于已办理入库手续 并发货到部门的物品 发现不符合申购要求的 应由申购部门 采购员 收货员共同确认其产品质量等 并及时办理退 库 退货手续 货款退回等相关手续 e 采购部应积极与使用部门联系是否可使用代替产品 7 7 2验收人员对于检验不合格的货物 应贴上 不合格 标签 并在 验收 单 上注明不合格原因 经负责人审核后转给采购部门处理并通知请购部门 7 7 3决定办理退货后 采购员编制退货 换货单 并授权物流 货运单位将 货物退回 同时将退货单副本邮寄给供应商 7 7 4折扣事宜 a 采购员因对购货质量不满意而向供应商提出折扣时 需要同供应商谈判 来最终确定 b 折扣金额必须经计财部审核后方能确定 c 折扣金额审批通过后 计财部应及时编制相关凭证并调整应付账款 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 21 页 共 22 页 7 7 5 采购退换货管理流程图 采购管理 XY CG 00 00 01 采购内控管理细则 北京市西苑饭店第 22 页 共 22 页 7 8 结算付款管理 7 8 1酒店应当加强采购付款的管理 完善付款凭证流程 明确付款审核人的 责任和权力 严格审核采购预算 合同 相关单据凭证 审批程序等相关内容 审核无误后按照合同规定及时办理付款 7 8 2 酒店在具体办理采购付款时 应当严格按照酒店 财务内控管理细则 的相关规定执行 7 8 3 计财部门在办理付款业务时 应当