费用管理制度.doc

浙江XXXX有限公司文件编号费用管理制度（暂行）版次A0页次10/10生效日期2011.5.3费用管理制度第一章 总则第一条 为规范和加强公司内部控制和费用管理，完善公司财务管理制度，明确财务收支标准，本着合理使用节约开支的原则，特制定本制度。第二条 本制度规范的费用包括办公费、差旅费、市内交通费、通讯费、业务接待费、汽车费用、员工餐费及其他费用等，以及生产急需的零星采购支出。第三条 对费用实行总额控制与费用标准相结合的管理原则。第四条 各分、子公司费用开支以成本中心为单位进行汇总考核，各成本中心对本中心开支的费用负有合理控制和节约使用的义务。第五条 费用报销遵循“谁发生谁报销，谁报销的费用由谁负责”的报销原则。第六条 费用的预支和报销应当依照本规定相关程序，报销审批权限依据集团公司规定的权限审批表执行。第七条 对违反本制度相关规定的，由财务部报人力资源部依据集团公司和分、子公司相关制度进行处罚。第八条 本制度适用集团公司内的所有中国境内（不包括港、澳、台地区）分、子公司。第二章 费用报销审批权限及主要费用项目第一条 各公司之部门及员工发生的费用审批按照公司的审批权限表执行。第二条 本制度规定的主要费用项目内容如下表：费用项目费用内容业务接待费公司接待标准范围内发生的接待客人的餐费、住宿费等费用。电话费因业务需要发生的固定电话的长短途话费及月租费。手机费因工作需要而实际发生的手机话费。办公费日常办公支出，如购买计算器、纸笔、印制名片等。差旅费出差的在途车费、住宿费用、出差期间交通费、出差补贴等。汽车费用公司车辆发生的维修保养、保险费、车检费、养路费等。零星采购因生产急需而发生的设备零配件采购费用。其他除上述项目外的其他有关费用。第三章 报销单据的类别及使用第一条 报销单据的类别单据名称使用说明报销单经审核、审批后，由费用申请人从网络系统打印的报销付款凭证。原始单据明细清单由费用申请人按公司规定模板填制的原始单据清单，作为报销单附件。原始单据用于将票据面积小于A4纸1/4面积的报销票据粘贴在1/2的A4纸上，附在报销单后面的原始凭证。借款单用于个人因公务需要，由系统审批后打印的借款凭证。第二条 报销单据的使用1、粘贴报销单据及编号。以已使用作废的1/2的A4纸用作单据粘贴单，票据面积小于A4纸1/4面积的票据必须粘贴。单据以鱼鳞方式排列粘贴在竖放1/2的A4纸上，粘贴时注意不得将票据的报销金额覆盖。将已粘贴和未粘贴的单据按时间顺序统一进行流水编号，并与票据明细清单一一对应。取得的增值税发票抵扣联请不要粘贴，也不需要编号，在递送报销清单时，同时递交财务。2、填制报销单。选择正确的报销单类型，按流水号顺序将单据的相关内容录入到报销系统。按照报销单的内容要求录入填制报销单。3、打印报销单。须经部门权责人审核、审批后的报销单方可打印。4、递送报销单。按流水号顺序排列的原始单据或粘贴单粘贴附在原始单据明细清单后面，再将原始单据明细清单粘贴附在报销单后面，递送到财务指定收单处。5、报销的原始发票要求是正规的税务发票或政府行政专用收据，白条和违章罚款的票据一律不予报销。对办公用品费、汽油费、水电费、汽车修理费等在同等价格和条件的情况下尽量索取增值税发票报账（发票级次：增值税专用发票普通税务发票行政专用收据）。6、不符合规定的报销单据，财务部有权退回，并要求报销人重新整理，凡费用报销单据填列不真实、所附原始单据不合法，财务部有权扣留并按规定上报。第四章 费用报销的要求第一条 所有申请报销的支出严格按公司审批权限表规定，经过完整的审核、批准手续，方可报销。经办人、业务审核、批准、财务审核和复核原则上不能有同一人重复的情况。不准自审、自批自己开支的费用，一律报上一级核批。第二条 所有申请报销的支出必须附有合法、有效的票据来证实支出，发票的内容必须与实际发生的业务支出相符。第三条 员工自行支付、报销自己发生的费用。第四条 对小额的且经常发生的费用，可采用定期报销的方式，如市内交通费用尽量每隔半个月或一个月报销一次。第五条 财务审核人员需对报销金额是否准确、是否符合公司规定的开支标准、各类审批手续是否完备、单据粘贴是否规范、票据是否合法、报销内容是否真实等多方面进行审核。如果有疑问，或发现不应报销的项目，或其他不符合公司规定要求的，应及时反馈原因，并退回报销人更正或补充手续。对符合报销的单据进行审核确认。第六条 出纳员根据报销单已审批完成的报销单据安排付款。出纳员通过电子银行将支付金额转入报销申请人指定收款帐户或用现金支付，付款后及时在系统中完成付款确认。第七条 所有报销的发票自发票开具日期始至发票报销录入时止，时间不得超过90天，否则不予报销。第八条 伪造发票，报销个人因私费用，为个人牟利而涂改发票等行为均属于违反公司纪律的行为。有上述行为的员工将受到警告、罚款或开除等处罚。第五章 差旅费报销规定第一条 定义出差：离开工作所在城市管辖范围即为出差。第二条 出差的申请2.1、员工因工作需要出差均需事前填报出差申请单，经业务审批后，方可出差。不同部门多人同行出差可以统一填写一张出差申请单。2.2、此外，员工出国（包括中国香港、澳门、台湾地区）还必须经分管（副）总裁及以上高管批准。第三条 外埠出差3.1、外埠出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差发生的费用，包括在途交通费、通讯费、出差餐费补贴、住宿费等。3.2、出差期间发生的业务接待费，必须与差旅费同一时间报销（但应该填制不同的报销单，差旅费填写差旅费用报销单，业务接待费填写非差旅费用报销单）。第四条 在途交通费1.1乘火车10小时内可以到达的，原则上不得乘坐飞机和软卧；乘火车6小时内可以到达的，以普通座位票为准，不得乘坐硬卧。未经批准，超标部分个人自理。2.2在途交通费按路途时间、职务级别，在乘坐标准内给予报销，低于所在职别标准的，据实报销。2.3 在途交通费还主要包括：2.3.1 飞机场或车站至宾馆的往返出租车费。2.3.2 机场建设费、保险费等。2.4、出差人员的伙食补贴标准2.4.1公司正、副总监及以上高级管理人员出差享受按实报实销，不发误餐补贴；部长级及以下其他员工实行误餐补贴，按出差误餐的参数给予补助，误餐补贴规定如下：早餐补贴：10；中餐补贴：30；晚餐补贴：302、不予发放出差伙食补贴的情况：2.1因参加各种会议、培训、招聘等交付的费用已包括住宿、伙食、参观、交通费的，或由对方免费提供用餐的；2.2出差期间因业务工作需要，经公司领导批准，已报销接待餐费的；2.3出差期间，得到客户宴请，在客户处已免费用餐的。3、住宿费3.1住宿费按地区标准、职务级别给予报销。超过标准的部分由个人承担，低于标准的，按实际金额报销。3.2同性别两人一同出差应同住一双人标准房间，并按照高阶员工之住宿标准凭发票报销一人住宿费；3.3出差目的地处所免费提供住宿者，不得报销住宿费。4、出差人员趁出差之便，事先经部门负责人或上一级领导批准就近返家省亲的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。不得报销绕道和在家期间的出差伙食补贴、住宿费和市内交通费。5、出差人员因游览、购物或非工作需要而开支的一切费用均由个人自理。第五条 本市出差（公司所在城市管辖区域内）1、本市出差（或办事）仅有市内交通费，无在途交通费、出差伙食补贴、住宿费项目。2、市内交通费按时报销，原则上以公交车为主。第六条 工作外派1、根据公司需要派往外地业务单位工作的人员，其往来的交通费、住宿费、出差伙食补贴，按外埠出差标准执行。2、对外地业务单位能够提供伙食或住宿的，一律由业务单位统一安排，据实际情况由公司与业务单位结算，出差人员不再享受期间的出差伙食补贴及住宿费报销。第七条 国内出差使用交通工具及住宿标准如下： （单位：元/晚、人）项目职位住宿费用限额标准交通工具备注A类城市B类城市C类城市副总裁及以上高管实报实销实报实销实报实销实报实销乘坐飞机原则上为经济舱总监级600元500元350元火车、软硬卧、其他交通工具特殊情况需坐飞机须经分管（副）总裁批准，且只能坐经济舱部长级500元400元300元火车、硬卧、其他交通工具经理、主管级400元300元250元其他员工250元200元150元A类城市：是指北京、上海、深圳、广州、大连、厦门、海口此类城市。B类城市：是指除一级城市外的省会城市、直辖市以及苏州、宁波、无锡等大中型城市。C类城市：是指绍兴、诸暨等县市或州市等小型城市。第八条 境外出差差旅费报销规定1、境外出差指的是中国大陆以外出差，包括中国香港、澳门、台湾地区。2、境外出差机票以经济舱为原则，飞航时间超过5小时以上的，经公司高管批准后可选用公务舱，如在聘用合同中有规定的，依合同规定执行。3、境外出差食宿费用以经济实惠为原则，凭有效单据经审批后实报实销。4、出差在外若有重大支出，需报请公司高管或董事长先行核准后，方可执行，并凭有效单据报销。第九条 境外出差期间，出差人员因工作需要所发生的电话费、电传费，托运文件、样品时发生的运费，应于报销时填写费用报销单据，附有效凭证，据实报销。第十条 出差时间之延期规定1、出差人员出差天数，由其权责主管视实际需要核定，不得任意延期。因公需要延者，应事先以电话请示权责主管并经核准后，补办出差手续并报备人力资源后方可延期。返回后，由权责主管核定追认。2、因患病及因事故阻滞者，附医院诊断证明或天灾事故证明，可报支延期时日的住宿费、伙食补贴。第十一条 差旅费填制及审核要点1、住宿费：出差人员发生住宿费，在取得相应真实发票同时，须取得住宿宾馆、酒店或旅店的电话，并及时填写在住宿发票后面，在填制报销单时，所有住宿费经手人须在住宿发票后面签名确认，对于费用超标或有疑问的，审核人员可依据发票后的电话进行查询取证，符合相关规定给予报销，不符合规定给予退回。2、交通费：发生交通费（包括市内和跨市出差）须取得合法车费发票及火车票、飞机票、船票等。第六章 业务接待费报销规定第一条 定义业务接待费是指在公司接待范围内发生的接待客人的餐费、住宿费等费用。第二条 公司内部业务接待餐费规定各部门因工作需要在公司内部餐厅接待客户或外单位人员的，可向行政部门据实申请餐券用餐。第三条 公司外部业务接待餐费规定1、各部门因工作需要在公司外部接待客户的，须事先填写接待费用申请单，注明来客单位、事由、来客人数、公司陪同人数，经部门负责人审核后，交副总裁级及以上高管批准，方可用餐。用餐标准如下：A、B类城市：每人每餐不得超过100元；C类城市：每人每餐不得超过60元。第四条 出差期间业务接待餐费规定出差期间因业务工作需要临时需接待客人用餐的，可先采用电话形式申请，经分管（副）总裁同意后方可依公司规定的标准用餐，回公司后需由分管（副）总裁补签接待费申请单方可报销餐费。出差期间的接待费须与差旅费同时报销（但应填制不同的报销单，差旅费填写差旅费用报销单，业务接待费填写非差旅费用报销单）。第五条 其他业务接待费规定各部门因公务需要发生其他业务接待费的，如庆典、展会等活动派送的公务礼品等，需以签呈的形式报分管（副）总裁审批。第六条 外来客人住宿安排规定各部门因工作需要安排客人住宿的，由部门填写住宿申请单，经部门负责人审核后，交公司分管部门安排，原则上安排普通标间或单间。第七章 办公电话费及手机话费的管理第一条 公司办公电话使用规定1、公司各部门需配置电话、传真时，由部门提出申请，经部门负责人及人事行政部总监批准后方可办理。2、严格控制办理电话的国内长途电话的直拨功能。部门负责人及以上职位人员的办公室电话可开通国内长途直拨功能。国外长途电话直拨功能开通，由使用人提出申请，部门负责人和分管（副）总裁批准后办理。3、其他人员的办公电话因公确实需要开通国内长途直拨功能的，由使用人提出申请，报经部门负责人和人事行政部总监批准后办理。第二条 手机话费补贴标准1、公司副总裁及以上高管手机话费实报实销，按预缴话费发票报销。2、下列人员凭实际消费的金额的发票在限额内据实报销。如确实因公超过话费限额的，须凭话费清单按工作联络话费据实报销。副总监级以上管理人员500元/月副部长级以上管理人员200元/月副经理级以上管理人员100元/月其他人员以签呈形式申请，经部门负责人和分管（副）总裁及财务副总裁审批3、普通员工出差通讯费，一律按出差天数给予补助，补助标准为每人每天50元。（已有手机话费报销限额的除外）4、司机手机话费补贴限额标准：货车司机：主驾150元/月，副驾50元/月；需经常市外出差小车司机：100元/月；不经常市外出差的司机：50元/月；厂区内驾驶司机：无补贴。具体报销人员限额标准的清单由行政部确定，并报财务审核。报销人员凭实际消费的金额的发票在限额以内据实报销。第三条 享受手机话费补贴的员工，必须保证通讯畅通，正常情况下应24小时开通状态；如发现正常情况下未开启以致工作问题得不到及时解决或发现多次无故关机的，将取消当月手机话费报销资格；第四条 由于岗位变动原因，原享受的手机话费补贴在岗位变动的下月起终止，若新岗位按公司规定亦有补贴则按新岗位标准享受。第八章 汽车费用的管理第一条 汽车费包括油料费、修理费、例行保养费、保险费、停车费、过路过桥费等。第二条 汽车费用统一由公司分管部门负责管理。第三条 公务用车中发生的油料费、停车费、过路过桥费可按实报销，报销单据上应详细注明事由、工期、费用项目、金额等内容。第四条 车辆维修保养费用管理1、一般性的车辆修理及保养应在公司内修配厂维修，确需公司外维修的，由行政选择三家以上较有实力的汽车修配厂进行比价后，确定一至二家作为公司车辆修理的定点厂家（每年应重新确定一次）。公司车辆除出差在外的故障及定点厂家无能力维修外，一律需到定点厂家维修及保养，否则一律不予报销。2、行政部应严格控制车辆修理费，杜绝不正当修理费用的发生。并设专人建立汽车费用台账，该台帐以车牌号为单位，详细登记各车的行车记录，维修保养等开支明细等信息，每月月末将台帐交行政部负责人审核，并报分管（副）总裁审阅。3、维修车辆应由经办人说明故障原因、维修范围、预计维修费用等，填写车辆维修申请表，经公司行政部负责人签字确认后方可送指定单位维修。如遇发动机大修、更换轮胎等维修金额预计超过2000元的，还需要事先经分管（副）总裁批准。无维修申请单的修理费一律不予报销。4、末经申请批准同意而自行进行维修的，或末到公司指定单位维修的，公司不予报销，费用由经办人自己承担。5、车辆维修费由行政部统一负责办理结算报账手续。第六条 公司车辆一律不予报销洗车费，每年每辆车最多允许报蜡二次，超过由驾驶员个人承担。第九章 员工餐费补贴规定第一条 副经理级及以上的管理人员或中级工程师级及以上技术人员，每月伙食补贴金额450元。第二条 普通员工根据有关员工正常考勤情况，公司给予每人每天定额餐费补贴，并按200元每月打入员工的一卡通卡或工资卡中，具体补贴标准由各公司