物业公司物资管理制度.doc

物资管理制度为提高公司的基础管理工作水平，进一步规范物资和成品流通、保管和控制程序，维护公司资产的安全完整，加速资金周转，特制定本制度：第一章 现金管理制度一、现金收入的管理各部门的零星收入款项在500元（含）以下的，由客服财务人员收取，收款必须开具盖有物业公司财务章的收据。收款不开收据的视同贪污行为，处以100%的罚款。收款额满500元的经济事项，需填写北京古燕宏卫物业管理有限公司收入登记表，并持本表到财务入账，交款完毕后将财务开具的盖有物业公司财务章的收据交由交款人，将有财务经手人签字的北京古燕宏卫物业管理有限公司收入登记表报物业客服财务人员登记入账。北京古燕宏卫物业管理有限公司收入登记表经济事项交款人房号交款人姓名物业经手人公司财务经手人客服财务签收年 月 日 二、现金借支的管理1、现金借支主要用于特殊用途的临时性暂借款，包括差旅费借款、零星购物借款及其他临时性借款2、借款程序（1）差旅费借款：需借支差旅费时，应填写差旅费请款单，注明预借金额；经各级主管审查、审核、签批；到客服财务人员处领款，客服财务人员以差旅费请款单作为借款依据；（2）零星购物借款：由采购部门填写请购单，经各级主管审查、审核、签批；到客服财务人员处领款，客服财务人员以请购单作为借款依据；一般零星购物借款限额为1000元；（3）其他临时性借款：一般不予借给，特殊情况经批准可借给；有借款尚未还清者，一律不准再借。借款人填写借款单，注明用途；经各级主管签批。到客服财务人员处以请款单作为借款还款依据。3、借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用；否则，应按情节轻重追究责任。三、现金报销支出的管理1、现金报销需填制支出凭单，物业公司所有人员必须根据合法、完整的原始凭证，按规定粘贴、填制报销支出凭单，由部门经理、审核人员、总经理审核签字后交财务核报。2、原始凭证的基本要求1）原始凭证内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人的姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位的名称；经营业务的内容、数量、单位和金额。2）从外单位取得的原始凭证，必须符合国家票证管理办法，并盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的签名或盖章。3）凡填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证，必须有入库单或验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位的收款证明。4）经有关部门批准的经济业务，应当将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准部门、日期、批准人及“原件存档”字样；如果批准文件涉及两项报账内容，可将原件附其中一份报账单据，另一份注明原件在“报账中”字样。 3、原始凭证粘贴的具体规定：1）在空白报销单上将原始报账凭证按小票在下，大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。2）将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。四、费用报账的管理1、费用开支后，应凭报销单办理报账手续；有借支的，必须先清理借支。2、根据合同开支的各项费用，报账时，应详细注明合同号。3、根据报告开支的各项费用，报账时，应附已批示的报告原件。5、购置办公用品、低耗品、物料、水电卫生设施等物资必须办理入库手续，报账时附入库单或直接由领用人在原始凭证上签字证明。6、粘贴好的支出凭单应在每周二上午交由客服财务人员，由客服财务人员负责找领导签批。第二章 库房管理制度一、库房日常管理1、库房保管员必须合理设置各类物资和产品的明细账簿和台账。原材料仓库必须根据实际情况和各类原材料的性质、用途、类型分明别类建立相应的明细账、卡片；客服财务人员与库房保管员所建账簿及顺序编号必须互相统一，相互一致。合格品、逾期品、失效品、料废、退回电机、返修电机应分别建账反映。2、做好各类物料和产品的日常核查工作，仓库保管员必须对各类库存物资定期进行检查盘点，并做到账、物、卡三者一致。 3、各物品使用部门必须根椐使用计划及库房库存情况合理确定采购数量，并严格控制各类物资的库存量；仓库保管员必须定期进行各类存货的分类整理，对存放期限较长，逾期失效等不良存货，要按周编制报表，报送物业公司领导及财务人员，物业经理对本单位的各类不良存货每周必须提出处理意见，责成相关部门及时加以处理。二、入库管理1、物料进仓时，库房管理员必须凭送货单、检验合格单办理入库手续；如属回用物资应凭回用单办理入库手续，拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见发票不见实物或边办理入库边办理出库的现象。2、入库时，库房管理员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，如发现物资数量、质量、单据等不齐全时，不得办理入库手续。未经办理入库手续的物资一律作待检物资处理放在待检区域内，经检验不合格的物资一律退回，放在暂放区域，同时必须在短期内通知经办人员负责处理。3、一切原材料的购入都必须用增植税专用发票方可入库报销，无税票的，其材料价格必须下浮到能补足扣税额为止。同时要注意审查发票的正确性和有效性。4、入库材料在未收到相应发票前，仓管员必须建立货到票未到材料明细账，在票到之后及时报客服财务人员登记入账。 5、入库单的填开必须正确完整，供应单位名称应填写全称并与发票单位一致，如属票到抵冲的，应在备注栏中注明原入库时间。入库单上必须有保管员及经手人签字，三、出库管理 1、物料出库时必须办理出库手续，并做到限额领料，领料人员凭部门主管签字的领料单向仓库领料，领料员和仓管员应核对物品的名称、规格、数量、质量状况，核对正确后，经领料人、发料人签字，仓管员登记入卡、入账。2、仓管员在每周末要与物业财务人员做好物料进出的核对衔接工作， 并正确及时报送规定的各类报表，收付存报表、材料耗用汇总表、三个月以上积压物资报表，并确保其正确无误。四、物料盘点管理1、 每月25日前，仓库管理员与客服财务人员应对仓库内物品进行逐一盘点。2、 根据盘点结果，填写库存物品盘点表。3 、仓库管理员应将库存物品明细账的余额和盘点表上的实物余额进行核对：a）经核对无误的，仓库管理员应根据当月发生的入库单及出库单，编制库存物品进、耗、存表，同时编制下月采购计划； b）如经核对有误： 实物多于账面余额的，报财务会计进行账务处理； 如实物少于账面余额的，原则上视具体情况依据公司相关规程处理。4 、仓库管理员应在28日前将当月物品盘点表、采购计划表报送客服财务人员处。库房管理标准作业流程1.0目的1.1本流程规范库房管理工作，确保对库房物品进行安全、高效、有序的管理。2.0适用范围2.1本规程适用于物业公司库房管理工作。3.0职责3.1公司采购员负责物品的采购工作。3.2库房管理员负责物品验收、入仓、领用手续的办理和库存物品的保管。3.3物业公司客服财务人员负责物品的核算。3.4物业公司客服主管负责库房管理工作的监督。4.0管理工作要点4.1库存物品的限额标准4.1.1日常消耗物料的库存限额： a) 一般为每月平均消耗量的1.2倍； b）特殊情况另行处理。4.1.2常备的零件物品的库存限额：a）一般为每月平均消耗量的1.5倍；b）特殊情况另行处理。4.2 物品采购的申请4.2.1库房管理员原则上应在每月28日前根据库房实际库存量，编制下月物品采购计划。4.2.2当库房物品低于规定的库存限额时，应及时填制所需物品的采购计划。4.2.3库房中无储存的零星、应急物品由使用部门负责人填制采购计划。4.2.4库房管理员应在每月28日前将采购计划交物业公司客服部。4.2.5物业公司经理依据下列内容审核： a）仓库实际库存量； b）当月实际消耗量；c）库存物品的限额标准； d）下月预计消耗量；4.3物品的验收程序4.3.1物品验证的要求： a）每次采购物品单位数量少于10个的，要求100抽样验证； b）每次采购物品单位数量多于10个的，要求10-50验证；c）采购物品必须具备合格证，特别对批量购买的物品必须要验证物品的合格证，物品合格证由库管员保存； d）对目测无法验证的物品，必须使用相关工具协助验证； e）物品的规格、数量等必须与采购计划单上的内容相符； f）库管员应将常用物品的说明书、使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交物业客服保存、备查。4.4物品的入仓程序4.4.1物品的入仓程序： a）采购员原则上应在物品采购回来的当日，将物品送交仓库验收，特殊情况不能在当日入仓的，应报物业经理批准后另行处理； b）如采购员通知物品供应商送货上门，采购员应陪同供应商一起到库房验货； c）库房管理员应对符合购买计划的物品进行验收； d）经验收合格的物品，库房管理员应开具入库单，登记库房物品明细账，并将物品分类存放；e）库房管理员应根据当天的物品验收单，及时登记物品明细账；4.4.3设备工具的入仓程序： a）新采购的工具按物品的入仓程序执行； b）以旧换新的设备工具入仓程序： 经办人应凭其所在部门主管签名确认的工具借领单到仓库办理旧工具入仓手续； 库房管理员经检查无误后予以办理入仓手续，发给新工具，同时在使用工具登记卡上由经办人签名确认； c）退还的设备工具入仓程序： 库房管理员根据使用人的工具登记卡上的项目，逐项清点退还工具； 库房管理员对退还的工具进行验收； 库房管理员应在工具登记卡上登记，并由使用人所在部门负责人签名确认后存档。d）借用工具入仓程序： 工具借用人在工具送还仓库前必须把工具清理干净； 库房管理员根据设备工具的领用记录，进行验收； 库房管理员应及时在工具登记卡上登记。4.5库房物品的存放管理4.5.1 物品存放仓库的自然条件： a）有通风设备； b）光线充足；c）面积宽敞。4.5.2库房物品的存放分类：a）易燃、易爆与挥发性强的物品；b）吸水性强、容易发潮、发霉和生锈的物品；c）常用工具、材料和配件等；d）易碎、易损物品；4.5.3 物品存放仓库的区域划分：a）合格物品存放区；b）不合格物品存放区；c）待检物品存放区。d) 处理物品存放区4.5.4 仓库区域划分的方法：a）在货架上标识并隔离；b）划线挂标牌。4.5.5 仓库物品的存放要求：a）易燃、易爆与挥发性强的物品应单独设置仓库存放，存放时应注意：周围无明火、远离热源；摆放在地下；配备灭火器；保持包装完好；库房结构坚固，门窗封闭牢固；库房门内开。b）吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品存放时：用经过防水处理的货架放置； 放在干燥的地上或货架上； 配备防潮通风设施。c）常用工具、材料和配件等：不规则物品，用盒或袋装好后摆放；规则的物品整齐的摆放在货架或地上；体积较大、体重较轻的可靠墙上放或挂在墙上。d）易碎易损的物品：体积较小或瓶装物品，放置货架的底层、整齐的摆放在地上；体积较大的，应靠墙立放，放置上方不悬挂物品；放置位置有胶垫。4.6库房物品的领用管理4.6.1 物品领用程序：a）物品领用人应凭其所在部门主管签字确认的领料单到库房办理材料领用手续；b）库房管理员根据领料单上所列品种，逐一发放； c）库房管理员根据领料单内容登记仓库物料发放明细登记；d）库房管理员以10天为一期，将领料单汇总后交物业财务人员核对，并进行相关的账务登记。4.6.2工具的领用管理：a）工具使用人应凭其所在部门主管确认的领料单到库房领用工具；b）库房管理员应根据使用人工具领用卡的记录，核对原卡上的领用工具是否有重复现象： 如经核对，已有领用记录，但没有报废或其他处理记录，库房管理员应拒绝发放； 如经核对没有该工具的领用记录，将工具发放给领用人后，并在工具领用卡上登记。c）库房管理员以10天为一期，将领料单汇总后交物业财务人员核对，并进行相关的账务登记。4.6.3 借用工具的领用程序： a）凡因工作需要借用工具的人员，应凭其所在部门主管签名确认的工具借领单，到库房办理工具借用手续； b）库房管理员根据工具借领单，与库房建立的借用工具登记卡核对无误后发放；c）库房管理员对借用的工具应根据规定的归还期限督促借用人按时归还。4.7库房物品报废的管理4.7.1报废的标准：a）物品到有效期；b）客观原因造成物品工具已无使用价值的；c）按其他有关规定需报废。 4.7.2 物品报废的程序：a）报废物品经办人凭其所在部门主管签名确认的物品报废单到库房办理物品报废手续；b）库房库存的物品报废，由库房管理员负责填写物品报废单；c）库房管理员准备好报废物品的有关原始资料：入库时间物品性能介绍；使用时间；使用说明；其他有关资料。d) 物业公司客服主管，应组织相关人员验证；e）报废物品交物业公司经理审批；g）库房管理员根据审批意见，将报废物品的相关财务资料交物业财务人员核对并进行相关的账务处理。4.9记录表格4.9.1 物品报废单4.9.2 工具登记卡4.9.3库存物品进、耗、存表4.9.4 入库单4.9.5领料单4.9.6库存物品盘点表物品报废单 号报废物品名称物品规格购入时间报废数量报废原因处置方式申请人签名： 年 月 日部门负责人意见 年 月 日专业组负责人审批意见： 签名： 年 月 日物业经理审批意见： 签名： 年 月 日工具登记卡序号时间规格经手人领用人工具