电子文件及电子档案管理规范.ppt

建设电子文件与电子档案管理规范 CJJ T117 2007 一 标准知识 1 标准 的定义 标准是对一定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定 它以科学 技术和实践经验的综合成果为基础 以获得最佳秩序 促进最佳社会效益为目的 经有关方面协商一致 由主管机构批准 以特定形式发布 作为共同遵守的准则和依据 2 标准级别 国家标准行业标准地方标准企业标准 1 国家标准 强制性国家标准的代号为 GB GB5XXXX XXXX标准发布年号标准顺序号强制性标准代号推荐性国家标准的代号为 GB T 2 行业标准 强制性标准城镇建设工程行业标准CJJXX XXXX标准发布年号标准顺序号行业强制性标准代号建筑工程行业标准JGJXX XXXX 推荐性标准 行业标准代号后加 T 城镇建设工程行业标准CJJ TXX XXXX建筑工程行业标准JGJ TXX XXXX档案DA T1 2000 3 地方标准 推荐性标准 地方标准代号后加 T 湖北省地方标准湖北省建筑工程施工文件管理规范DB42 T503 2008 二 规范编制 1 时代背景 信息化建设电子政务建设建设系统信息化建设 2 编制过程 三 规范内容 一总则1 制定规范的目的2 适用范围对象 从事城乡规划 建设及其管理活动的部门与机构范围 建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件工作 归档和管理 3 应执行的有关标准 规范 CAD电子文件光盘存储 归档与档案管理要求第一部分 电子文件归档与档案管理 GB T17678 1 建设工程文件归档整理规范 GB T50328 2001 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 城建档案著录规范 GB T50323 2001 城建档案分类大纲 城建档案密级与保管期限表 二术语 1 电子文件类建设电子文件建设系统业务管理电子文件建设工程电子文件2 档案类电子档案建设电子档案在线式归档离线式归档 3 电子文件品质类真实性完整性有效性元数据4 其他固化迁移与转换建设电子文件归档与管理系统 电子档案 就一般理解而言 是指作为 档案 而被档案部门接收和保存的电子文件 归档后就为电子档案 具体来说就是 电子档案是指国家机关 社会组织和个人在社会活动中 通过使用现代化设备所形设备成的 有一定保存价值的 且能被相关设备所识别和信息再现的各种类型的电子代码序列 就目前而言 电子档案 还未有权威文献的定义 电子档案 电子档案的特殊属性 内容与载体的可分离性对计算机系统的依赖性快捷性 共享性 高密度性不稳定性及不安全性 是 数字城建档案馆 建设的重要组成部分 本系统针对建设工程电子文件多种来源 统一归档渠道 实现了对建设工程电子文件的前端控制和全程管理 实现建设工程电子档案的收集 管理和利用 为建成符合法律要求的建设工程电子文件真实性保障体系奠定基础 依据建设工程电子文件生命周期与文件运动规律 遵循电子文件管理的原则 以 建设工程电子文件元数据标准 为基础 确保建设工程电子文件在各个管理阶段的真实性 完整性 准确性 有效性与安全性 实现建设工程电子文件与档案的一体化 建设工程电子文件归档与管理系统 特点 完全依据 城市建设档案著录规范 GB T50323 2001 建设工程文件归档整理规范 GB T50328 2001 建设电子文件与电子档案管理规范 CJJ T117 2007 建设安装施工技术资料统一用表 等标准规范进行系统设计 结合城建档案馆及建设施工等单位的实际业务需求 支持建设工程电子文件的全程管理 在电子文件的全生命期内 确保建设工程电子文件的真实性 完整性与长期可读性 一体化地实现建设工程电子文件的孕育 形成 收集 积累 整理 归档 利用与档案移交的全部功能 完全遵循城建档案工程竣工档案验收整理指南 整理 立卷 归档 实现实体档案与电子文件同步归档 支持建设 施工 监理等单位之间技术资料的数据交换功能 支持数字签名 电子签章功能 支持建设工程电子文件的封装移交功能 三基本规定 1 对整体工作的要求建立电子档案管理制度2 各有关单位的职责电子文件形成单位档案部门工程建设单位勘察 设计 施工 监理及测量等单位城建档案管理机构 3 电子文件 纸质文件或缩微品4 建立建设电子文件归档与管理系统5 保证真实性 完整性 有效性和安全性的措施规定6 前端控制 全过程管理与监控7 及时提出建设电子文件归档的技术性指导意见 四代码标识 格式与载体 1 稿本代码 2 类别代码 四代码标识 格式与载体 3 各类电子文件的通用格式 4 载体 一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等 五收集与积累 1 收集积累范围 城市建设档案管理规定 90号部令 建设工程文件归档整理规范 GB T50328 2001 2 收集积累要求 1 形成单位 2 稿本 3 记录过程 项目 案卷 文件 更改记录 4 软件 5 内容完整 3 收集积累程序 1 程序 登记初步鉴定著录存储 2 工具建设电子文件归档与管理系统 3 电子文件的命名 1 工程项目文件夹 2 案卷文件夹 序号 案卷名称 001南京大学邵逸夫馆工程立项文件002南京大学邵逸夫馆招投标文件南京大学003南京大学邵逸夫馆开工审批及财邵逸夫馆务文件004南京大学邵逸夫馆工程监理文件005 3 文件命名 序号 文件名 001云锦美地建设工程规划许可证申请表002南京市规划许局建设项目审批书003云锦美地建筑物配建停车设施设计意见004关于同意云锦美地 101 110幢 施工设计的消防审核意见005关于结合新建云锦美地小区修建防空地下室的批复 六整理 鉴定与归档 1 整理谁做什么时间原则方法与依据 2 鉴定全过程内容鉴定者依据 3 归档时间要求方式 4 检验单位 形成单位 接收单位检查内容5 汇总 七验收与移交 1 建设系统业务管理电子档案的移交1 移交时间 定期2 移交方式 在线 离线2 建设工程电子档案的验收与移交1 验收2 双套 关键3 停 缓建4 改 扩