启用总账并处理凭证.ppt

第3章会计必备知识之一 启用总账并处理凭证 总账系统是ERP U8的核心模块 对于那些规模不大 业务类型简单的小型企业 仅通过总账就可满足其基本账务处理需求 本章主要内容 总账的基础初始化设置一个账套只需进行一次 后期可根据需要进行调整 主要包括 根据需要调整会计科目 录入期初余额 设置凭证类别等 对凭证进行管理录入 修改 删除 审核 打印凭证等 这是账务处理的基础 属于日常工作 进行外币核算设置外币类型 指定汇率方式 设置外币核算科目以及进行外币业务处理等 3 1账务处理前必要的基础设置 进行账务处理之前 应启用总账系统 并对总账进行初始化设置 这是总账运行的基础 下列针对总账的基础设置是创建每个新账套后都必须进行的 设置总账运行的基本业务参数 如是否需要出纳签字 设置会计科目 对会计科目进行增删修改 设置会计凭证的类别 录入期初余额 对于中途使用财务软件的企业 必须录入期初余额 实务操作1启动企业应用平台 企业应用平台简介企业应用平台是用友ERP U8提供给用户的一个集成工作环境 目的是使企业内 外部各种信息存储于其中 并使企业的各方使用者能够从统一的渠道访问其所需的信息 在早期版本中 企业应用平台被称为企业门户 1 实操准备已创建001账套 并建立了操作员0011 0012 0013 2 实操资料启动企业应用平台 以操作员0011吉燕的身份登录账套001 登录日期2011年1月31日 目的是了解企业应用平台的界面构成和基本操作方法 3 操作步骤 详见老师演示 实务操作2启用总账系统 1 实操准备用友ERP U8提供了多个系统模块供用户选用 通常不会在新建一个账套时就启用所有系统模块 以后处理账套的过程中可根据需要在企业应用平台启用某个系统模块 总账系统对于账务处理是一定要启用的 在启用总账前 应已完成下列操作 已创建001账套 并已成功添加操作员0011 0012 0013 2 实操资料 1 启动企业应用平台 以操作员0011吉燕的身份登录001账套 登录密码123 登录日期2011年1月31日 2 在企业应用平台中启用总账系统 3 操作步骤 详见老师演示 注意 1 只有账套主管才有启用系统模块的权限 并且模块启用日期不得早于账套启用日期 2 不要随便启用不打算立即使用的模块 因为 一旦启用某模块 将会影响最后的总账结账 准备知识设置会计科目的基本原则 会计科目的设置是账务处理的基础 从理论上讲 系统允许用户对会计科目随意进行增加 删除和修改操作 但从实务角度 仍需要遵循一些基本原则 1 会计科目编码格式 企业会计制度下 默认的编码格式为4 2 2 建议不要改变系统预置的会计科目编码格式 否则会影响会计报表生成的正确性 2 一级会计科目 建议不要增加 删除或修改 3 二 三级明细科目 除了个别明细科目 如应交税金科目的明细科目 都能任意增 删 改 4 增设明细的限制 会计科目一经使用 就不方便再增设明细科目 会导致原上级科目的发生额需要重新分配 但允许增加同级科目 若某科目需要设置明细科目 但尚不清楚设置哪些明细科目 可为该科目先设置至少一个明细科目 方便以后增加与该明细科目平行的明细科目 思考 why 实务操作3增加会计科目 1 实操准备一般情况下 如果在建账套时选择了按行业预置会计科目 那么一级科目通常无需增加 但是通常应根据企业需求对某些科目增加明细科目 要求在进行账务处理前已为账套001准备好会计科目级次和名称 2 实操资料 1 为 5502管理费用 增加一个二级明细科目 550201工资 2 为 1002银行存款 增加二级明细科目 100201人民币基本户 3 按照如下的表3 1中内容 增加其他明细科目 3 操作步骤 详见老师演示 操作要点 在 管理费用 下设置了 其他 明细 其编号与前一项明细的编号之前留有空间 以备以后根据需要增加新的明细科目 实务操作4复制会计科目 1 实操准备管理费用和营业费用下的明细科目大都相同 可以将已建好的管理费用明细科目批量复制到营业费用下 从而提高操作效率 复制前 要求已按表3 1将管理费用下的明细科目全部设置完成 2 实操资料通过批量复制的方式 为 5501营业费用 建立与 5502管理费用 完全相同的明细科目 3 操作步骤 详见老师演示 提示 除批量复制外 若需要复制单一的会计科目 可在 会计科目 窗口 先选择该科目 再单击菜单 编辑 复制 根据需要设定科目编码 名称及其他属性 以完成复制操作 实务操作5修改会计科目 1 实操准备会计科目名称可以随时修改 即使已被使用过 而科目的属性则不一定 有一些在使用后也可以修改 如设为 日记账 而另一些则不能 如科目性质 余额方向 思考 why 对会计科目进行修改前 已按前述要求设置好所有的明细科目 2 实操资料 1 改科目名称将 其他应付款 下的明细科目 张总 改为 张一山 2 改属性将 现金 科目设为 日记账 将 银行存款 及其下属明细科目均设定为 日记账 和 银行账 注 只有经过如此设置 才可以查询现金日记账和银行存款日记账 这项设置也可以在以后进行 即使录入凭证时已使用了该科目 3 操作步骤 见教师演示 背景知识 日记账 日记账 亦称序时账簿 是按照经济业务的发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿 设置日记账的目的是为了将经济业务按时间顺序清晰地反映在账簿记录中 日记账可以用来核算和监督某一类型经济业务或全部经济业务的发生或完成情况 其中 用来记录全部经济业务的日记账称为普通日记账 即流水账 用来记录某一类型经济业务的日记账称为特种日记账 如现金日记账 银行存款日记账 日记帐 应当根据办理完毕的收 付款凭证 随时按顺序逐笔登记 最少每天登记一次 实务操作6封存 删除会计科目 1 实操准备暂时不使用的科目可以进行封存 封存的科目在录入凭证时不能选择 当需要时可以随时解除封存 确定不会使用的会计科目可以删除 包括一级科目 建议大家不要删除系统默认提供的一级科目 要求已完成管理费用明细科目的设置 并将其全部复制到了营业费用科目下 2 实操资料 1 将 应交税金 应交增值税 下的9个三级明细 21710101进项税额 至 21710109转出多交增值税 全部封存 假设使用001账套的企业目前为小规模纳税人 应交增值税暂时无须进行明细核算 2 前面经复制生成的 营业费用 的明细科目中 税费 及其下级明细科目是多余的 应全部删除 3 操作步骤 详见老师演示 提示 若某会计科目被使用过 则不能被封存或删除 非末级会计科目不能被封存或删除 实务操作7设置凭证类别 1 实操准备在录入凭证之前 必须要先指定凭证类别 否则无法进行制单 即填制凭证 对于中小企业来说 其财务核算工作量不大 要求不高 不一定要使用 收 付 转 复杂类型的凭证 可选用格式单一的记账凭证以简化会计核算 在设置凭证类别之前 应已成功创建001账套及相关的操作员 2 实操资料将001账套的凭证类别指定为 记账凭证 3 操作步骤 见老师演示 实务操作8录入普通科目期初余额 1 实操准备如果不是企业成立之初就启用账套 则需要录入各会计科目的期初余额 否则无法结账及生成正确的会计报表 使用001账套的火龙商贸公司于2010年10月成立 2011年1月开始使用用友软件建账 因为001账套的启用期为2011年1月1日 所以它的期初余额就是年初余额 期初余额和年初余额的区别每个会计年度的年初余额只有一个 那就是本年度1月1日的余额 也即上年度的年末余额 期初余额与会计期间相联系 一个会计年度中会有多个 如1月份的期初余额即是年初余额 而2月份的期初余额则为1月份的期末余额 如果建账及启用账套的日期在年中 比如3月份 那么两者的关系将会以下列公式体现 3月份的期初余额 年初余额 1 2月增加额 1 2月减少额 在录入期初余额前 要求已成功创建001账套 设置好了会计科目 并已整理好001账套 火龙公司 2011年1月1日各科目的余额 思考 这个余额是年初余额还是期初余额 2 实操资料 1 录入 现金 科目的期初余额2 489 30 2 接着录入 银行存款 科目的期初余额 由于该科目有下级明细科目 所以必须先录入该科目的各明细科目的余额 该科目余额系统自动生成 不能直接对有明细科目的科目录入余额 3 录入 利润分配 这个科目的余额 注意其实际余额方向为借方 表示企业累计亏损 4 最后 按表3 3中所示 逐个录入其他科目的期初余额 其中的合计额均由系统自动生成 无需手工录入 5 改变 本年利润 的科目余额方向 难点 为何要这么做 6 对所录入的期初余额进行试算平衡与对账 表3 3科目期初余额表 背景知识 本年利润 科目和 利润分配 未分配利润 科目的关系 本年利润 账户集中反映了全年累计净利润的实现或亏损的发生情况 可按月计算 也可经批准后按季或年计算 企业年度终了 将 本年利润 科目余额结转到 利润分配 未分配利润 科目 亦即将本年收入和支出相抵后结出的本年实现的净利润 转入 利润分配 科目 借记 本年利润 科目 贷记 利润分配 未分配利润 科目 如为净亏损 作相反会计分录 结转后 本年利润 科目应无余额 背景知识 利润分配 账户的结构对 利润分配 账户 实际分配的利润额记借方 包括 提取法定盈余公积 应付现金股利 转作股本的股利等 利润的增加额记贷方 包括 盈余公积补亏 未分配利润 从 本年利润 科目转入 等 年末 应将 利润分配 账户下其他明细账户的余额转到 未分配利润 明细账户下 3 操作步骤 见老师演示 1 录入期初余额 2 调整科目余额方向 3 试算与对账 思考 意义是什么 操作要点提示 不能对有明细科目的科目直接录入期初余额 这类科目的余额由系统自动根据其明细科目余额合计 何时需要调整科目余额方向 由于001账套为小规模纳税人 增值税不分明细核算 即不分进项税 销项税等 对217101 应交税金 应交增值税 下的明细科目进行了封存 这样做的目的是保留这些明细科目原状方便日后启用 可将应上缴的增值税放在 应交税金 未交增值税 下核算 3 2填制基础凭证 填制 或录入 凭证 也成为制单 是一项经常要进行的工作 它是财务核算的核心工作 是其他财务工作的基础 如果凭证录入有误 账簿 会计报表等则不可能正确地生成 在利用会计软件进行账务处理时 填制凭证的重要性进一步凸显 本节内容实务操作1直接录入凭证实务操作2在录入凭证时增加明细科目实务操作3设置常用摘要实务操作4设置常用凭证实务操作5修改凭证实务操作6删除凭证实务操作7查询凭证实务操作8打印凭证 实务操作1直接录入凭证 1 实操准备录入凭证之前 需要将与公司已发生的一月份业务的相关原始凭证按时间顺序整理完毕 2 实操资料新增两张记账凭证 分别如教材P65中和p67下所示 3 操作步骤见老师演示注意 理解会计分录 实务操作2在录入凭证时增加明细科目 1 实操准备随着新业务的发生 原来设置的明细会计科目可能就会不够用 如果在填制凭证时发现需要增加新的明细科目 可回到基础设置当中新增 也可在制单时实时增加明细科目 2 实操资料录入3张凭证 分别如教材P68中上和p69中上所示 同时为 应收账款 增加一个新的明细科目 113102长江科技公司 3 操作步骤见老师演示注意 理解会计分录 实务操作3设置常用摘要 1 实操准备在日常账务处理中 某会计主体各个月份的许多日常业务具有重复性 如提现 上缴税金 计提及发放工资等 这就意味着时常需要录入相同或类似的摘要 因此可将本会计主体常用的摘要提前做好 等到录入凭证时直接调用 提高账务处理效率 2 实操资料 1 定义常用摘要 按教材p69表3 4定义常用摘要 2 录入教材p69最下方所示凭证 并使用常用摘要 3 操作步骤 见老师演示4 操作要点 录入凭证时 对选入的事先定义好的摘要 可以修改 若定义了其对应的会计科目 选入后也可修改 实务操作4设置常用凭证 1 实操准备一个会计主体的会计业务大都具有一定的连贯性 因而在日常账务处理中 会有许多凭证涉及的会计科目完全或部分相同 比如每月计提折旧 发放工资等 将这些常用凭证存储起来 供填制凭证时直接调用 调用后也可做适当修改 可提高账务处理的效率 在定义常用凭证之前 可以对本企业的若干相对固定的经济业务进行总结 整理一份常用凭证列表以备使用 2 实操资料 1 按照表3 5中所列定义常用凭证 表3 5需要定义的常用凭证 2 通过调用常用凭证生成与表3 6中所列业务相关的凭证 3 操作步骤 见老师演示 4 操作要点定义的常用凭证用到的摘要可参见教材p72表3 6 提高的要求 若没有表3 6自己能否根据表3 5写出每个凭证的摘要 在定义003号凭证时 需即时为 其他应付款 增加一个明细科目 个人负担社保 218102 提示 此实训中会计分录的理解是难点 实务操作5修改凭证 1 实操准备在用友ERP U890中 没有单独的凭证修改界面 若需要修改凭证 可以在凭证填制的窗口进行修改 也可以利用查询凭证功能找到要修改的凭证进行修改 在下述几种情况下 凭证不能修改 出纳已签字 如果设置必须经出内纳签字 凭证已审核 凭证已记账 如果已执行了上述三种操作 需要先撤销此操作才能修改凭证 注意撤销的顺序 撤销凭证记账 撤销凭证审核 撤销出纳签字 2 实操资料修改已录入的1月份记字第6号关于报销差旅费的凭证 修改后正确的会计分录应为 借 管理费用 差旅费3450贷 现金1450其他应收款 小赵2000思考 自己会写出摘要吗 3 操作步骤 见老师演示 实务操作6删除凭证 1 实操准备当某凭证不再需要时 可删除它 与修改凭证一样 只有在没有记账 没有审核 没有出纳签字的情况下才可以删除凭证 2 实操资料为了练习删除操作 可以先录入一张多余的 存现 凭证以备删除 参考分录如下 借 银行存款 人民币基本户2000贷 现金20003 操作步骤 见老师演示 实务操作7查询凭证 1 实操准备在对凭证进行修改时 就已经在 填制凭证 窗口进行过查询凭证操作了 此外 用友还单独提供查询凭证的功能 这种方法更常用 查询到某凭证后 还可直接对其修改 2 实操资料查询001账套2011年1月份凭证摘要中含有 工资 两字的所有凭证 3 操作步骤 见老师演示 3 3进行外币核算 在用友ERP U8中进行外币核算 需要经过下述几个步骤 1 对账套启用了外币核算功能 可在创建账套或修改账套时启用 2 在基础设置中设定了外币类型和汇率方式 3 在会计科目设置时指定了外币核算科目 4 录入凭证时进行外币核算 假设火龙公司是外商投资企业 其实收资本为美元 故涉及到增资的业务需进行外币核算 背景知识 汇率汇率 Exchangerate 外汇利率 外汇汇率 即两种货币之间的对换的比率 亦为一个国家的货币对另一种货币的价值 汇率又是各个国家为了达到其政治目的金融手段 汇率会因为利率 通货膨胀 国家的政治和每个国家的经济等原因而变动 人民币汇率制度是以市场供求为基础 参考一篮子货币进行调节 有管理的浮动汇率制度 人民币升值是相对于其他货币而言的 就是人民币的购买力增强 人民币升值的原因来自中国经济体系内部的动力以及外来的压力 内部影响因素有国际收支 外汇储备状况 物价水平和通货膨胀状况 经济增长状况和利率水平 人民币升值影响积极影响第一 扩大国内消费者对进口产品的需求 人民币升值给国内消费者带来的最明显变化 就是手中的人民币 更值钱 了 国人出国留学或旅游 将会花比以前更少的钱 买进口车或其他进口产品 也会觉得它们比以前便宜了 第二 减轻进口能源和原料的成本负担 如果人民币升值到合理的程度 便可大大减轻我国进口能源和原料的负担 使国内企业降低成本 增强竞争力 第三 利用 倒逼机制 促进我国产业结构调整 改善我国在国际分工中的地位 人民币适当升值 有利于推动出口企业提高技术水平 改进产品档次 从而促进我国的产业结构调整 改善我国在国际分工中的地位 第四 有助于缓和我国和主要贸易伙伴的关系 鉴于我国出口贸易发展的迅猛势头和日益增多的贸易顺差 我国的主要贸易伙伴一再要求人民币升值 人民币适当升值 不仅有助于缓和我国和主要贸易伙伴的关系 减少经贸纠纷 而且能够树立我国作为一个大国的良好国际形象 消极影响第一 将对我国出口企业特别是劳动密集型企业造成冲击 在国际市场上 我国产品尤其是劳动密集型产品的出口价格远低于别国同类产品价格 人民币一旦升值 为维持同样的人民币价格底线 用外币表示的我国出口产品价格将有所提高 这会削弱其价格竞争力 而要使出口产品的外币价格不变 则势必挤压出口企业的利润空间 这不能不对出口企业特别是劳动密集型企业造成冲击 第二 不利于我国引进境外直接投资 人民币升值后 对即将前来中国投资的外商会产生不利影响 因为这会使他们的投资成本上升 在这种情况下 他们可能会将投资转向其他发展中国家 第三 加大国内就业压力 人民币升值对出口企业和境外直接投资的影响 最终将体现在就业上 因为我国出口产品的大部分是劳动密集型产品 出口受阻必然会加大就业压力 外资企业则是提供新增就业岗位最多的部门之一 外资增长放缓 会使国内就业形势更为严峻 第四 影响金融市场的稳定 人民币如果升值 大量境外短期投机资金就会乘机而入 大肆炒作人民币汇率 在中国金融市场发育还很不健全的情况下 这很容易引发金融货币危机 另外 人民币升值会使以美元衡量的银行现有不良资产的实际金额进一步上升 不利于整个银行业的改革和负债结构调整 第五 巨额外汇储备将面临缩水的威胁 目前 中国的外汇储备居世界第一 充足的外汇储备是我国促进国内经济发展 参与对外经济活动的有力保证 一旦人民币升值 巨额外汇储备便面临缩水的威胁 实务操作1启用外币核算 1 实操准备如果一个单位有外币核算 那么必须要在系统管理中创建账套时就指定有外币核算功能 如果在创建账套时没有选定 那么需要通过修改账套进行指定 在启动系统管理修改账套信息之前 首先要退出企业应用平台 2 实操资料查询001账套是否已被设定为可以进行外币核算 如果没有则需要起用外币核算 3 操作步骤见老师演示要点提示 要修改账套信息 只能以账套主管的方式登录系统管理 实务操作2指定汇率方式 1 实操准备有外币核算 则会产生汇率问题 选用不同的外币汇率方式 将会影响到汇兑损益的结转 这里的汇率方式 是指记账时使用的是固定汇率还是浮动汇率 在用友ERP U8中 固定汇率 是指使用月初或年初汇率作为记账汇率 若采用固定汇率 必须在月初事先指定 而 浮动汇率 则是指使用变动汇率 亦即业务发生当日的即时汇率作为记账汇率 若采用某天的即时汇率 必须在当天录入外币凭证前事先指定 2