从采购到应付付款.doc

模拟业务场景：A公司生产部门由于生产工单J需要原材料M，向B公司采购原材料M，B公司发货（对B公司而言，A公司的采购订单是B公司的销售订单）到A公司收货地点，A公司对货物接收、检验、入库，A公司拿到B公司开的发票（对B公司而言是应收发票）后，录一张应付发票，这张应付发票用来匹配采购订单，最后对这张应付发票进行付款。Oracle EBS业务流程：下载 (361.02 KB)2009-5-29 21:07 1. 生产部门跑通过MRP跑出工单J的请购单（简单起见，这里我们在PO模块直接手动录一张请购单） 2. 通过PO模块的自动创建功能来为请购单生成采购订单。 3. 生成采购订单后修改采购订单相关信息，审批 4. 审批结束之后到采购接收处查看、修改接收信息 5. 接收结束后到库存接收事务处理处查看、修改接受入库信息 6. 到AP模块录一张发票，匹配采购订单，审批，创建会计分录 7. AP模块付款，创建会计分录 8. 子模块凭证传送至总账Oracle EBS 11i系统实现：一、EBS实现流程1. EBS用户名、密码 2. 有PO、INV、AP、HRMS职责下载 (73.07 KB)2009-5-29 21:07 1. 登录到系统PO-请购单下载 (43.21 KB)2009-5-29 21:07 提示说不是员工，这是因为当前登录的用户还没有关联HR模块里面的员工（2的图中的Person的地方为空）1. 切换到HR职责下载 (73.52 KB)2009-5-29 21:07 New一个新员工下载 (63 KB)2009-5-29 21:07 然后到用户的地方把该员工关联到用户即可下载 (77.77 KB)2009-5-29 21:07 5、再到PO去创建请购单下载 (57.8 KB)2009-5-29 21:07 没有报错，输入相关信息后保存下载 (69.88 KB)2009-5-29 21:07 此时的请购单状态为Incomplete、点审批：下载 (71.06 KB)2009-5-29 21:07 显示还是没有审批：下载 (60.72 KB)2009-5-29 21:07 6、查看一下系统的请购单审批设定PO-设置-采购-Document Type下载 (58.27 KB)2009-5-29 21:07 下载 (82.36 KB)2009-5-29 21:07 这里可以看到可以自审批、层次审批（另外一种审批是Direct）层次审批：要求审批流程按照审批层次中定义的层次逐层提交审批，直至有审批权限的人为止（审批层次是定义在职位之上的，不同职位定义在审批层次的不同层）；Direct审批是直接交给申请人的主管去审批，这两个在HR模块中定义。再回到刚才的请购单，其价格为10*200 = 2000 ，请购单设置审批为层次审批，当前用户对应的员工没有职位，所以就审批不了刚才的请购单，那么是不是随便加一个职位就可以审批该请购单呢？显然不是，我们只需要审批权限金额上限大于2000即可，我们到审批组里面去看看PO-设置-审批-审批组下载 (52.62 KB)2009-5-29 21:07 可以看到Manager级别审批组就可以审批$25000，所以我们用这个就可以了。通过SQL查询，OU为Vision Operations，审批组包含Manager的职位有哪些：SELECT hou.NAME 业务实体, hao.NAME 组织, pap.NAME 职位, pcf.control_function_name 单据类型, pcg.control_group_name 审批组, ppc.start_date 有效日期自, ppc.end_date 有效日期至 FROM po_position_controls_allppc, po_control_groups_all pcg, po_control_functions pcf, per_all_positions pap, hr_operating_units hou, hr_all_organization_units haoWHERE/*ppc.position_id = 2166 AND */ppc.control_group_id = pcg.control_group_id AND ppc.control_function_id = pcf.control_function_id AND pap.position_id = ppc.position_id AND _id = anization_id AND anization_id = anization_id AND pcg.control_group_name = Manager AND hou.NAME = Vision Operations; 下载 (133.51 KB)2009-5-29 21:07 我们选ACC430.SENIOR ACCOUNTANT，到PO-设置-审批-审批分配中查看该职位的审批组分配情况 OK，找到我们需要的职位和职务了，现在到HR那里去为当前用户所对应的员工添加该职务和职位。ACC400.Accountant、ACC430.SENIOR ACCOUNTANT7、路径：HR-人员-Enter and Maintain 设置OK之后到PO去审批请购单，审批结束后到请购单汇总处查看刚才审批的请购单： 这样请购单就处理完了。8、下面看请购单自动生成采购订单：路径：PO-自动创建 报错，说你不是一个采购员，所以还需要把自己设置成采购员。9、路径：PO-设置-Personnel-Buyer New Buyer： 创建结束之后在去点PO-自动创建10、输入请购单编号后查找 点Automatic输入需要添加到采购订单的信息 11、点Create就创建了一张新的采购订单： Ship-To：发运地点。供应商送货地点，这里就是公司B送过来的原材料应该送到的地点。Bill-To：供应商单据送到的地点，比如说公司B开了发票，应该开到A公司的哪个地方，一般A公司的财务办公室，这个地点就是收单地点。可以看到自动创建的采购订单发运和分配信息 打开Shipments，查看more标签 其中有一个match approval level设定匹配方式：1、采购 2、接收 3、入库 4、发票2-Way过程：1和4。即，采购结束、AP创建发票2步就可以验证、产生会计分录3-Way过程：1、2和4。即，采购、接受、AP创建发票3步才可以验证、产生会计分录4-Way过程：1、2、3和4。即，采购、接受、入库、AP创建发票4步才可以验证、产生会计分录我们这里设置成4-Way，走一遍这个流程。12、审批采购订单 为什么这里直接就审批掉了呢？而前面的请购单却出现没有权限审批，我们看看采购单的审批设置： 当前用户可以审批$25000，所以肯定也可以审批掉这个 可以看到职位ACC430.SENIOR ACCOUNTANT可以审批的单据类型包括了请购单和采购订单。所以这里就直接审批通过了。13、下面我们去做AP发票，看能不能创建会计分录（如果设置成2-Way，是可以创建会计分录的，但是我们设置成了4-Way，所以肯定创建不了会计分录） 输入刚才的采购订单号 输入数量，match 再次查看发票，发现行里面多了一行，这个是刚才匹配采购订单产生的。 14、我们验证这个发票： 发现状态是需要重新验证 查看holds原因可以看到是需要做其他操作的时候才可以验证发票的 绕了一大圈，我们回到采购接收15、PO-Receiving-Receipts 查找之后 勾选后保存，这样接收就结束了。这个时候再去验证发票，同样会验证通过不了。16、下面做接受入库操作：路径：INV-Transactions-Receiving-Receiving Transactions 查找 勾选后保存，这个时候收到的货物就接受入库了。（修正一下：这里的Destination Type选 Inventory，图中有错误。）17、再到AP去验证发票（取消Holds后验证） 然后创建会计分录 查看会计分录：工具-查看会计分录 18、这样，发票的流程就走完了。下面再对这张发票进行付款 选择刚才创建的发票。 保存 19、创建会计分录 查看会计分录 20、再次去查看发票Amount Paid为2000，已经结清： 付款流程走完了。二、下面我们看看整个流程的中的会计科目信息：以下查询需要进行初始化： BEGIN fnd_global.apps_initialize(user_id = USER_ID, resp_id = RESP_ID, resp_appl_id = RESP_APPL_ID);END; 1. 采购接收会计分录Dr：材料采购Cr：应付暂估SQL查询语句如下：SELECT t.trx_type_name, gcc.concatenated_segments, t.accounted_dr, t.accounted_cr, t.currency_code, t.entered_dr, t.entered_crFROM xla_po_ael_sl_v t, gl_code_combinations_kfv gccWHERE t.code_combination_id = gcc.code_combination_id AND t.po_order_number = 1; 1. 接受入库会计分录Dr：原材料Cr：材料采购SQL查询语句如下：SELECT gcc.concatenated_segments, t.transaction_value, t.transaction_type_name, t.subinventory_code, t.transaction_source_type_name, t.accounting_line_typeFROM cst_inv_distribution_v t, gl_code_combinations_kfv gccWHERE gcc.code_combination_id = t.reference_accountAND t.transaction_source_id = 32692 - po_header_id AND anization_id = 5211 AND t.transaction_type_name = PO Receipt; 1. 发票创建会计分录Dr：应付暂估Cr：应付账款SQL查询语句如下：SELECT t.acct_line_type_name, gcc.concatenated_segments, t.accounted_dr, t.accounted_cr, t.entered_dr, t.entered_crFROM xla_ap_inv_ael_sl_v t, gl_code_combinations_kfv gccWHERE t.code_combination_id = gcc.code_combination_idAND trx_hdr_id = 63287; - invoice_id 1. 付款创建会计分录Dr：应付账款Cr：银行SQL查询语句如下：SELECT t.acct_line_type_name, gcc.concatenated_segments, t.accounted_dr, t.accounted_cr, t.entered_