业务外包管理制度和流程汇编【含6个管理制度+6条流程】

业务外包管理制度和流程汇编 1 业务外包管理风险与关键环节控制 1.1 业务外包管理风险 企业在开展业务外包活动时，至少应关注图 14 1 所列的可能涉及到的风险。 图 14 1 业务外包管理中存在的风险示意图 1.2 业务外包关键环节控制 企业在实施业务外包内部控制时，应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制，具体如图14 2 所示。 图 14 2 业务 外包管理关键环节示意图 2 职责分工与授权批准 2.1 业务外包管理控制岗位职责 企业在进行业务外包时，会涉及到以下的管理控制部门或岗位，这些部门的岗位职责权限和不相容职责如表 14 1 所示。 表 14 1 业务外包管理控制岗位职责一览表 风险 1 业务外包违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失 风险 2 业务外包未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈行为而导致损失 风险 3 业务外包策略不科学、承包方选 择不合理，可能导致企业核心资产遭受损失 风险 4 业务外包流程为恰当履行或监控不当，可能导致企业外包战略失败或经营效率低下 风险 5 业务外包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄露 风险 6 业务外包会计处不当，可能导致财务报告信息失真 关键环节 1 加强业务外包岗位责任控制，规范授权审核制度和外包业务归口管理制度 关键环节 2 加强外包策略制定和承包方选择的控制，外包策略应科学合理，承包方选择依据应当充分，外包合同协议应灵活规范 关键环节 3 加强外包业务流程的控制，包括对固定资产使 用、外部存货的管理 关键环节 4 按有关规定对外包业务进行会计处理 业务外包管理控制岗位 主要职责 不相容职责 1. 董事会及其审计委员会 审议、审批重大或核心业务外包项目计划书 申请与执行业务外包项目计划 2. 董事长、总裁 审批外包业务流程管理制度 审议非核心业务或涉及金额较少的外包项目计划书 审定最终的承包方 审议、批准外包合同书 审批外包业务付费款项 审议因承包方提供附加产品而产生的额外付费 申请与执行业务外包项目计划 订立外包业务合同书 支付外包业务付费款项 3. 财务总监 审核外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度 审批盘亏盘盈的资产、存货 审批资产、存货的会计处理结果 编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度 执行会计处理 4. 法律顾问 审核外包的法律协议或合同文件 参与外包业务的谈判 解释协议或合同条款，处理相关法律事务 审批外包合同协议 5. 归口管理部门负责人 审核外包业务流程制度，并监督其执行情况 审核经遴选留下的承包方资质，确定 13个承包方 审核外包合同 培训涉及业务外包流程的员工 定期检查和评价外包业务进展情况 主持验收外包业务成果 确认外包业务付费款项 审核外包项目计划书 审批外包合同 审批外包业务流程管理制度 审批外包业务付费款项 拟定外包业务流程管理制度 跟踪监督外包业务流程管理制度的执行情况 6.归口管理部门专员 根据承包方资质标准及遴选办法，审核承包方资质并进行初步遴选 初步 接洽，订立外包合同 提出外包业务的初步检验成果，参与项目的正式验收 确认承包方最终提供的产品（服务）的差异，提出改进意见或建议 协调处理与承包方之间，以及各承包商之间的争议 申请外包业务正常及额外付费款项 审核、审批外包合同 审核、审批外包业务流程管理制度 审核、审批外包业务正常及额外付费款项 7. 职能部门相关负责人 组织下属人员编制外包项目计划书，并进行初步审核 审核外包项目计划书 8.资产管理部门负责人财务部经理 组织编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度 ，并进行审核 审查外包业务承包方对企业固定资产、流动资产、存货的使用情况 定期对承包方库存存货进行检查 组织开展资产、存货的盘点工作 对盘亏盘盈的资产、存货进行会计处理 9. 财务部经理 根据成本收益情况，评估业务外包项目计划 审核外包业务相关的会计处理 审核外包业务付费款项 审核、确认业务外包中的退款及折扣金额 执行会计处理 审批外包业务付费款项 计算业务外包中的退款及折扣金额 10. 财务部会计人员 预测业务外包项目计划成本一收益 对外包过程中涉及企业资产存量、增 量变动进行会计处理 对经过审核、审批的盘亏盘盈资产及存货进行会计处理 计算业务外包中的退款及折扣金额 审核相关会计处理 审核、审批外包业务付费款项 审核业务外包退款及折扣金额 11. 财务部出纳人员 支付合同或协议规定的或经批准的外包业 计算、确认业务外包中的退款及务费用 折扣金额 2.2 业务外包授权审批制度 制度名称 业务外包授权审批制度 受控状态 编 号 执行部门 监督部门 考证部门 第 1 章 总则 第 1 条 为了使企业业务外包活动更加规范、有序，明确 各部门和相关岗位在业务外包管理工作中的授权范围及审批权限，根据国家法律法规及公司章程的规定，特制定本制度。 第 2 条 本制度适用于企业在对采购、设计、加工、销售、营销、物流、资产管理、人力资源、客户服务等业务进行外包时涉及的授权审批事项。 第 2 章 业务外包的授权审批范围及内容 第 3 条 业务外包申请的授权审批 1企业相关部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息。 2相关部门负责人审核计划书。 3董事长、总裁对计划书进行审议。 4采购、设计、物流、人 力资源管理、客户服务等非核心业务，或涉及金额小于 3 000 万元的外包项目，由董事长、总裁办公室审议批准。 5加工、销售、营销、资产管理等核心业务，或涉及金额达 3 000 万元（含）以上的外包项目，由董事长、总裁审核后，提交董事会及其审计委员会审议批准。 第 4 条 外包合同签订的授权审批 1外包业务归口管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴。根据外包业务性质不同，拟定不同形式的合同文本。 2归口管理部门负责人会同法律顾问对合同进行初审。初审通过后，根据合同金额交由不同级别管理层审批。 3合同金额在 300 万元以内的外包协议，由总裁审批。 4合同金额在 300 3 000 万元的外包协议，由董事长审批。 5合同金额在 3 000 万元以上的外包协议，提交董事会或股东（大）会审批。 第 5 条 外包业务费用支付的授权审批 1归口管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款申请进行全面确认，修改或删除不合理部分，计算付款净金额。 2由部门负责人会同法律顾问对付款申请进行审核，并签发支付证书。 3财会人员对支付证书进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由不 同级别管理层审批。 4单次涉及金额在 300 万元以内的申请，由总裁审批； 300 3 000 万元的申请，由董事长审批； 3 000万元以上的申请，由董事会或股东（大）会审批。 5财务部门负责人确认审批程序无误后，由财会人员给予支付。 第 3 章 授权期间与授权调整 第 6 条 总裁及以上级别的被授权人，其授权有效期根据公司章程中规定执行 第 7 条 外包业务归口管理部门的被授权人，其授权有效期自外包项目启动时始至外包项目结束时终。 第 8 条 发生下列情况时，授权机构可调整或撤销原授权。 1受权人发生重大越权行为。 2受权人的行为失当造成重大经营风险或法律责任。 3经营环境、内部机构和管理体制发生重大变化。 4业务外包计划发生重大变化。 5其他情况。 第 4 章 附则 第 9 条 业务外包项目所涉及的授权审批应当在授权范围内进行，不得超越审批权限。 第 10 条 违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和行政处罚。 第 11 条 本制度由总经办负责制定和解释，经总裁审批后执行。 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期 3 外包策略及承包方 选择 3.1 外包业务承包方选择流程 部门 步骤 董事会及审计委员会 签订 合同 外包 申请 开标 评标 其他相关部门 董事长（总裁） 编制外包项目计划书 审议 外包 准备 审议 归口管理部门 招标 阶段 确定归口管理部门 审核 确定承包方资质标准及遴选办法 编制招标合同 发布招标合同 招标报名及资质预审 制定标底 组织开标 评标、讨论定标 发放中标通知书 拟定业务外包合同 签订业务外包合同 审批 审核 审批 审核 拟定合同 签订合同 协助评标 3.2 技术服务外包合同范例 文本名称 技术服务外包合同范例 受控状态 编 号 执行部门 监督部门 考证部门 技术服务外包合同 合同编号： 委托方（以下称甲方）： 服务方（以下称乙方）： 法定代表人： 法定代表人： 地 址： 地 址： 邮政编码： 邮政编码： 联系电话： 联系电话： 甲、乙双方本着互利互惠的原则，就甲方 技术服务问题，经友好协商，根据中华人民共和国合同法有关技术合同的规定及其他相关法律法规的规定，同意就以下条款订立本合同，共同信守执行。 第 1 条 技术服务名称、内容、方式和要求 1 1 甲方需要就 技术项目（全称）委托乙方提供技术服务。 1 2 甲方委托乙方提供的技术服务包括 等方面，具体参见本合同附件技术服务外包具体内容。 1 3 本合同约定的技术服务采用 等方式实现，具体参见本合同附件技术服务方式。 1 4 本合同约定的技术服务应达到标准水平为 。 第 2 条 合同履行期限、地点 2 1 甲方协作事项应在 日内完成；乙方应在本合同生效后 日内完成技术服务项目。 2 2 合同履行地点根据服务方式不同，可在甲、乙方所在地，亦可约定双方同意的其他地点。 第 3 条 甲方的主要义务 3 1 为了使乙方顺利开展服务工作，在合同生效 日后甲方向乙方提供有关技术 背景及有关技术数据、原始设计文件、样品材料等资料。 3 2 甲方向乙方提供工作场所及必要的工作条件，包括交通、食宿（标准）等。 3 3 甲方根据乙方要求及时补充说明有关情况，追加、修补有关资料、数据。 3 4 向乙方支付约定的技术服务费用，费用金额及付款方式详见本合同第五条。 3 5 其他 。 第 4 条 乙方的主要义务 4 1 认真制订和实施技术服务的计划，按合同预定期限交付技术服务项目成果。 4 2 乙方在按 照甲方要求提供技术服务过程中，应严格遵守所在地法律以及甲方有关制度。 4 3 在甲方需要时，乙方有义务告知技术服务项目的实施进度和现状，并提供阶段性汇报，汇报频度及方式如下： 。 4 4 保存确切系统的技术服务档案和账目，确保费用开支的正当、合理。 4 5 其他 。 第 5 条 技术服务费用支付 5 1 乙方为甲方提供合同约定的服务内容，甲方向乙方支付费用总计 ，包括以下事项： 。 5 2 甲方按照如下方式支付上述费用： 。 5 3 甲方报销乙方提供技术服务过程中产生的开支，可报销的开支类型、报销凭证及流程详见附件技术服务项目费用报销说明。 第 6 条 保密条款 6 1 甲方向乙方提供的技术资料、数据，乙方负有保密的义务。未经甲方允许，乙方不得引用、发表和向第三者提供。 6 2 乙方在提供服务过程中，对所获知的甲方机密信息及重大业务事项负有保密义务。 6 3 保密义务同样适用于有关未经注册或未被授予专利权的发明文件和信息。 6 4 除以上保密事项，甲方有权根据技术服务项目实施情况和外界环境的变化，更新、修正保密 条款。 6 5 乙方 有违反本协议的情形，无论故意与过失，应当立即停止侵害，并在第一时间采取一切必要措施防止保密信息的扩散，尽最大可能消除影响。 同时乙方需 承担违约责任 并向甲方 支付违约金，违约金的具体数额由双方协商确定。 6 6 不论合同是否变更、解除或终止，本合同中的保密条款不受限制而继续有效，甲乙双方继续承担约定的保密义务。 第 7 条 验收标准及方式 7 1 甲乙双方本着科学、公正、实事求是的原则，严格按照本合同约定的服务内容和要求进行验收，由甲方出具验收证明。具体标准参照附件技术服务验收标准 。 7 2 甲方根据技术服务项目的实际情况，采用鉴定会、专家评估的方式验收或甲方单方认可视为验收通过。 7 3 经甲方验收，乙方最终提供的服务与合同约定有差异的，在 期限内由乙方进行调整。 第 8 条 合同中止及违约责任 8 1 甲、乙一方单方面中止或暂停合同，必须提前一个月书面通知对方。因没有提前通知而造成的损失，由违约方承担责任并按照以下标准支付违约金： 。 8 2 因乙方原因导致本合同未完整履行，甲方有权向乙方索赔，标准如下： 。 8 3 合同争议解决方式如下： 。 第 9 条 附则 9 1 本合同未尽事宜，双方应首先友好协商解决。 9 2 本合同自双方当事人签字盖章之日起生效。 9 3 本合同一式二份，甲、乙双方各执一份。 第 10 条 附件 10 1 技术服务外包具体内容 10 2 技术服务方式 10 3 技术服务验收标准 甲 方： 乙 方： 开户银行： 开户银行： 账 号： 账 号： 单位盖章： 单位盖章： 代表签字： 代表签字： 年 月 日 年 月 日 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期 4 外包业务流程控制 4.1 业务外包需求识别流程 部门 步骤 董事会及其审计委员会 形成 业务外包需求说明书 需求 调查 相关职能部门 总裁 拟订业务外包需求调查计划 确定 外包 需求 审核 归口整理部门专员 组织开展 需求调查 收集信息 需求信息 配合 分析识别 编写外包需求分析报告 审核 审批 审批 配合 确认需求目标 确认需求范围 审核 审批 编写业务外包需求说明书 配合 执行业务外包需求说明书 归口管理部门负责人 4.2 外包业务控制流程 部门 步骤 董事会及审计委员会 合同终止 准备 阶段 外包 实施 相关职能部门 董事长（总裁） 制定外包战略 审议 归口管理部门 签订 外包 合同 审议 确定外包业务内容 编制外包项目计划书 分析评估 审议 审批 审核 选择承包方 拟定外包合同 签订外包合同 向承包方提供必要的协作条件 定期检查和评价外包业务进展 验收外包业务产品（服务） 告知承包方进行差异调整 外包合同到期，项目验收合格后交接关键技术资料 开具或提供付费证书 审核 审核 4.3 外包业务管理制度 制度名称 外包业务管理制度 受控状态 编 号 执行部门 监督部门 考证部门 第 1 章 总则 第 1 条 目的 为使本企业外包业务流程顺畅合理 ，规范参与业务外包人员的行为，确保业务外包期间企业资产安全，维护企业利益，实现业务外包的战略目标，特制定本制度。 第 2 条 适用范围 本制度适用于本企业所有业务外包活动的管理。 第 3 条 外包业务的界定 本制度所指的外包业务，主要是指为实现企业的战略经营目标，通过合同或协议等形式约定由外部服务提供商（以下简称为“承包方”）提供的某些部分或全部业务。 第 2 章 外包业务流程 第 4 条 制定外包战略 1在决定是否将业务项目外包时，应考虑以下三个方面的因素。 （ 1）此项业务是否是利用本企业没有的设备、生产系统、 专业人员及专门技术。 （ 2）此项业务外包可以降低成本。 （ 3）此项业务外包能够产生比自己运作更多的利益等。 2准确把握企业核心竞争力与盈利环节，避免将企业核心业务外包。 第 5 条 编制外包项目计划书 企业在确定业务外包内容后，指定与该项业务相关的职能部门编制计划书。计划书主要包括以下内容。 1业务外包的背景，如企业外部环境要求及企业中长期发展战略。 2业务外包内容，将部分还是全部业务职能交由承包商提供。 3业务外包的具体实施程序。 4业务外包的主要风险和预期收益。 5其他相关内容。 第 6 条 成 立外包业务归口管理部门 1外包项目计划书通过审核后，成立外包业务归口管理部门，由业务部门负责人、有关咨询专家、外包项目协调管理人员、合同协商管理人员等组成，必要时还应包括法律及财会专业人员。 2业务归口管理部门负责业务外包项目的具体实施，确保业务外包流程的顺利执行。 第 7 条 选择承包方 1外包业务归口管理部门发布投标公告，并与候选承包商建立联系，发放外包项目竞标邀请书及相关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交投标书及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。 2归口管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估因素主要包括 5 个方面。 （ 1）承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。 （ 2）承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系。 （ 3）承包方在知识产权保护方面的力度和效果。 （ 4）承包方的性价比是否合适； （ 5）其他因素。 3确定标底并进行公开招标。 4组织企业其他职能部门进行开标、评标、定标。归口管理部门给出候选承包方的综合竞争力排名，会同相关管理层及其他职能部门负责人分析与候选承包方建立外包合同的风险，根据实际情况挑选出一家或几家公 司作为业务承包方。 5归口管理部门和承包方就外包项目合同的主要条款进行谈判，达成共识，由合同双方代表签署外包项目合同。 第 8 条 归口管理部门负责培训涉及外包业务流程的员工，确保员工正确理解和掌握业务外包项目相关政策制度。 第 9 条 归口管理部门根据合同约定，为承包方提供必要协作条件，并指定专人定期检查和评估项目进展情况。 第 10 条 项目结束或合同到期时，归口管理部门负责对外包业务产品（服务）进行验收。如承包方最终提供的产品（服务）与合同约定不一致，及时告知承包方进行调整。 第 11 条 与承包方 就最终产品（服务）达成一致后，由承包方提交费用支付申请，归口管理部门对申请书进行审核。审核通过后，开具付款证书，按照公司规定程序审批，支付承包方费用。 第 12 条 对于因承包方原因导致外包合同未完整履行的，归口管理部门负责向承包方索赔。 1指定专人对承包方认可的赔偿事项进行跟踪、报告，及时收回相关款项并追究责任人责任。 2采用法律手段解决长期未决赔款。 3若终止对承包方的索赔，由归口管理部门提出申请，详细说明终止索赔理由，报公司总裁以上级别管理层审批后执行并备案。 第 3 章 业务外包流程中的资产存货管 理 第 13 条 固定资产管理 1对于企业所有或有优先购买权的固定资产，如因业务需要交由承包方使用的，要求承包方按照本企业固定资产管理制度使用和管理。 2业务外包归口管理部门指定专人定期检查承包方使用和管理固定资产的情况。 3交由承包方使用但所有权归本企业的资产，只能用于外包业务活动。未经企业相关领导人员同意，擅自将固定资产挪作他用的承包方，相关部门应对其采取警告直至解除合同的措施。 第 14 条 流动资产管理 1业务外包过程中形成的原材料、产成品等流动资产，归口管理部门要求承包方遵循本企业制定的相关管理政策，如防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等。