办公文秘_秘书工作的规律与方法概论

第四章秘书工作的规律与方法,主要内容,思考练习,案例导入,知识体系,学习目标,了理解秘书工作的一般规律理解秘书专项职能活动规律理解秘书工作的原则理解秘书工作方法与组织实践的关系,能运用秘书工作中的对立统一规律能掌握科学的秘书思维方法能运用秘书具体的业务方法,第二节秘书工作原则,第三节秘书职业思维,第一节秘书工作规律,第四节秘书工作方法,第一节秘书工作规律,一、秘书工作一般规律,本节点睛,二、秘书专项职能活动规律,相关链接,三、对立统一规律在秘书工作中的运用,秘书工作作为一种客观存在的社会现象，有着特定的客观环境、工作内容、工作目标、工作对象和相关因素，有着工作运行中本质的、稳定的、固有的联系和关系，有着自身发展的必然趋势。,一、秘书工作一般规律,秘书工作的一般规律，是指秘书工作的共同规律。秘书工作一般规律，即秘书在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律，揭示了领导对秘书公务服务需要。,1.领导对秘书公务服务的需要，与秘书在主辅配合中事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，才能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐的工作关系状态。2.主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用。3.领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。4.秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要、适应环境条件变化、与领导主辅配合的前提下，通过事务服务和参谋辅助体现出来的。,（一）秘书工作一般规律的表述,探求客观规律的目的是为了把握规律、遵循规律、运用规律，促进发展和提高工作绩效。秘书工作的一般规律适用于秘书工作的一切领域，对领导如何发挥秘书的职能作用也具有指导意义。,（二）秘书工作一般规律的运用,1.把握目标，坚持主辅配合的正确方向秘书与领导的主辅配合的有效程度的表现（见图4-1）。,（二）秘书工作一般规律的运用,图4-1秘书与领导的主辅配合的有效程度的表现,2.加深主辅理解，提高综合辅助的有效性在实践中，领导与秘书相互理解和配合的程度，可分为四种状况：和谐共振型、领导牵引型、秘书促动型、配合失调型（见图4-2）。,（二）秘书工作一般规律的运用,图4-2领导与秘书相互理解和配合程度的分类,3.协调主辅配合，提高综合辅助的效率秘书工作一般规律，要求秘书动态地把握和满足领导工作的需要，在主辅和谐配合中，提高近身综合辅助的有效程度，促进领导工作效率和效益的提高。4.增强主辅素质，提高综合辅助的效能领导者不断提高自身素质，是不断提高领导工作效率的重要条件，秘书不断提高素质，能有效增强工作能力，也能优化对领导的近身综合辅助。两方面的素质都能在实践中得到不断提高，就能有效地增强主辅配合的效能。,（二）秘书工作一般规律的运用,（二）秘书工作一般规律的运用,二、秘书专项职能活动规律,秘书专项职能活动规律，是秘书工作一般规律在各项职能活动中的具体体现，它在各项秘书职能活动的特定领域内起作用。,这一规律揭示了在秘书处理经常性工作的实践中，随着经验的积累和对各经常性工作的有关要素之间联系和关系的科学认识的深入，为了提高效率和加强管理，必然要制定有关工作规范、工作程序和科学可行的工作要求，并尽可能纳入以电子计算机为中心的现代化办公网络控制系统，实现规范化、程序化、科学化。,（一）经常性工作的规范化、程序化、科学化规律,这一规律揭示了秘书知识、能力、素质，必须与所在组织的行业性质、领导者的职责分工、职权范围、管理层次，以及秘书业务知识和涉及各方面的职能要求相适应，呈现出既有一定广度，又有一定深度的知识能力素质。用“T”型知识能力素质模式图（见图4-3）。,（二）秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律,图4-3“T”型知识能力素质模式图,这一规律揭示了秘书公务写作所表达的是组织意图，即领导意图，所写作的各类文稿的立意应由代表组织意图的领导人提出。这就确定了写作的目的、中心、主题、观点、关键提法、重要内容目的、观点等要素的规定性。只有不违背领导的立意，秘书草拟文稿的写作才能具有符合要求的基础。,（三）领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律,三、对立统一规律在秘书工作中的运用,对立统一规律是唯物辩证法科学体系的核心。运用对立统一规律，有利于深入地认识秘书工作各要素的联系和关系，有利于正确理解和把握秘书工作的一般规律和特殊规律。,从工作内容看，事务与政务是不同的职能，统一到秘书的职能活动中，就能全面地发挥其参谋助手的职能作用。秘书通过辅助决策，提出参谋建议参与政务，一般是随机性的。秘书的事务工作越做得有成效，越能取得领导的信任，同时也越能取得有价值的信息，参与政务，提出的参谋建议也就越有效。,（一）事务与政务,从秘书服务于领导和组织管理工作的地位看，其工作是被动的。秘书必须根据领导工作和管理工作的需要，提供公务服务。但在具体的工作中，秘书必须根据组织运转发展的趋势，主动提供给领导各方面的公务服务。要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中，既要注重务实求真、准确地了解现状，又要注意分析各方面的变化和发展，把握住未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。,（二）被动与主动,在各职能系统之间，秘书部门是综合部门，秘书工作是综合性工作。秘书要熟悉组织运转各方面的运转机制，要精通本职专项实务所必备的工作技能。优秀的秘书应当具备“T”型能量，运用广泛的知识功底，综合各方面情况；运用比较深厚的专业知识，熟练地完成工作任务。,（三）综合性与专业性,秘书工作中，既要维持组织的本质属性和固有的特点，又要促进组织适应外界环境。秘书在维持组织本质特征和适应环境变化中发挥职能作用，才能全面地促进组织管理效益。,（四）维持与适应,秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当助手；又要随时提出劝谏，发挥参谋作用。这就需要秘书的职能活动及其思维活动，既要与领导同步，又要与领导异步。,（五）听命与劝谏,秘书既要把上级的有关政策、领导的决策意图，向群众作宣传，让群众充分地理解；又要对某些问题，保守机密。秘书必须将宣传与保密的界限严格地区分开，同时，还要注意其中的联系，有分寸地妥善处理。,（六）宣传与保密,秘书职能活动中，既参与决策方案的谋划，又协助领导决断时的论证，还要参与决策计划的执行实施。通过秘书的职能活动，把管理系统中的“谋划决策执行”连接起来，有利于决策的制定、贯彻与实施，有利于执行状况的反馈、决策的修正和优化，执行的控制和调整，使组织的决策与执行系统联系更为紧密，使组织的管理信息系统更为灵便，使行政指挥系统更为有效。,（七）谋划与执行,秘书活动中只有处理好全面工作与重点工作的统一，才能全面地对组织管理提供公务服务，对组织运转中各环节的重点任务，中心工作或关键问题，进行突击。秘书活动的整体机动效应，能使组织运转功能更为健全（见图4-4）。,（八）全面与重点,图4-4活动的整体机动效应,秘书职能活动既有规范性，又有随机性。秘书只有将工作中的规范性和随机性统一起来，才能保证其工作主动有序的进行，灵活机动地完成任务。规范性秘书有规范的职能活动，维系着机关办公事务的有序运转，为领导工作提供有序的服务。随机性秘书职能活动的随机性，能够应付突发事故或随机事件，使组织运转和领导工作不受干扰，以确保组织的动态稳定。,（九）规范性与随机性,秘书职能活动的效益，间接地体现在领导和各子系统的效益中。秘书的职能影响，渗透到组织各个方面，直接联系着组织的上下左右，联系着组织的内外。因此，秘书在组织运转中，能够充分地发挥综合协调作用，使组织各子系统之间，领导与组织成员之间，组织与环境之间，通过秘书的信息沟通和各种职能活动，配合更加和谐，组织运转更能具有整体效益。,（十）间接性与直接性,秘书工作一般规律的公式秘书工作效果、秘书与领导主辅配合的有效程度、秘书工作投入（即事务服务与参谋辅助的投入）等要素间的关系和联系，可用公式表述（见图1）。用公式表达为：KL（S+A）,图1秘书工作一般规律的公式,秘书工作一般规律的公式由于主辅配合受领导与秘书价值观念和认识水平的影响，所以它是一个具有方向性的矢量（见图2）。,图2的正负值,第二节秘书工作原则,一、一般性原则,本节点睛,二、专门性原则,相关链接,在实践需要的基础上，以科学的规律为依据，形成的行为标准和衡量相应事物的准则，就是原则。,一、一般性原则,秘书工作中的一般性原则，指的是在全部秘书职能活动中，都应遵守的原则。它是秘书工作一般规律的具体体现，是秘书工作对秘书工作行为的客观要求，也是评价秘书职能活动的重要准则。秘书工作中的一般性原则（见图4-5）。,图4-5秘书工作中的一般性原则,正面效益原则，就是秘书工作价值取向必须符合事业公利、组织公利，必须以有效补益和优化社会效益、组织管理效益和领导工作效益为出发点，必须在工作效能作用指向、工作过程指向、心理及思维指向和素质发展指向等方面，都以不断提高正面效益为目标。,（一）正面效益原则,（一）正面效益原则,以领导工作为核心原则是指秘书的一切职能活动，必须围绕领导工作展开，按领导工作的需要提供全面、周密、及时、有效的服务。以领导工作为核心原则，是由秘书工作的主要任务决定的（见图4-6）。,（二）以领导工作为核心原则,图4-6以领导工作为核心的表现,具体工作流程闭环运作原则，是指在各项业务活动中，各秘书岗位的分工、各工作环节必须有序衔接、首尾相连，形成“闭环回路”和连续运作的工作流程，维护工作进程的有序性、稳定性和连续性，充分发挥整体功能。遵从具体工作流程闭环运作原则，必须做到：秘书工作职能的分解与目标结构体系相衔接并协调配合；建立秘书工作组织机构体系和人员职责分工系统；系统中，要职能分解与人员分工相结合。,（三）具体工作流程闭环运作原则,专门性原则是针对不同具体工作的原则。它在秘书工作的不同工作领域中发挥作用。秘书工作中的专门性原则（见图4-7）。,图图4-7秘书工作中的专门性原则,二、专门性原则,受权理事双重角色原则，指的是秘书在受权办理特定工作事务中，兼有“领导代表”和“秘书”双重角色。在工作上要代表领导在委授权力范围行使职权，处理问题；在工作态度和待人接物上要以秘书身份，不能以领导者自居。,（一）受权理事双重角色原则,遵从受权理事双重角色原则，秘书必须做到以下几个方面：要准确把握领导授权的范围，只能在授权范围内代行领导的处置权；忠实地代表领导，处事中维护事业公利和组织整体利益；要摆正自己的位置，说话行事、待人接物仍合乎秘书身份；要将“代表领导行使处置权”与“秘书办事”两者紧密结合起来。,（一）受权理事双重角色原则,综合协调强化整体功能原则，指的是秘书在处理协调工作中，要按照整体大于部分之和的原理，充分发挥综合部门的作用，正确使用各种协调手段，从目标、利益、功能、节奏等多方面促进各子系统、各要素、各相关方面协调配合，缓化矛盾，强化整体合力，维护组织协调运转。,（二）综合协调强化整体功能原则,遵从这一原则，秘书要做到：准确把握失调状况、分析失调原因；从整体目标和整体利益出发，具体分析；要在维护整体目标和整体利益的基础上，化解和缓解差异之处；要加强沟通，促进相互理解、相互配合，使失调问题协调解决。,（二）综合协调强化整体功能原则,有效信息沟通原则，指的是要以提高信息利用的效果为出发点，在收集信息时尽可能全面、真实、准确，在加工处理信息时注重识别、筛选、分析、综合，在传输信息时尽可能注重针对性、有效性、适用性，尽可能提高信息的利用价值。在防止信息不全、沟通不畅、传递和反映不及时，信息供给不适应领导的需要的同时，防止信息泛滥、信息失真、信息干扰等。,（三）有效信息沟通原则,遵从这一原则，秘书必须做到以下几个方面：要构建健全的信息网络和科学的信息处理程序；要对重点问题和关键问题的信息加强调查研究；要努力提高信息加工的科学性；要把握领导工作对信息的需要，有针对性地提供有效信息；要在办文、办会中提高效率，防止信息泛滥和虚假信息造成信息污染；要以务实求真的科学态度对待信息工作。,（三）有效信息沟通原则,秘书的工作原则、方法和艺术工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法，顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。,第三节秘书职业思维,一、秘书选择思维层次的方法,本节点睛,相关链接,三、秘书把握思维节奏的方法,二、秘书选择思维角度的方法,思维是人脑有意识地对客观事物的反映，是人们对客观对象观察、分析、思考的过程。,一、秘书选择思维层次的方法,秘书属于决策领导层的辅助和服务层次，处于职能管理层中的职能综合地位，是领导层与职能管理层、与基层、与广大群众联系的纽带和桥梁。秘书在其工作实践中，在思维层次上，有其自身的特殊性，必须注重选择思维层次及掌握相应的方法。,秘书与领导的同层次思维，必须以充分了解领导的工作实践为基础，既要了解领导层次法定的权责范围、目标指向，又要了解具体领导人的思维模式和习惯思路；既要站在领导层次思考全局性问题，又要模拟领导者思维方式，对待各种具体问题。与领导同层次思维，秘书必须做到三个方面：要正确把握领导工作的价值观；要准确把握领导的职责范围；要把握领导工作的思路和对待具体事务经常采用的惯例。,（一）秘书与领导的同层次思维,秘书在处理某些事务中，除了与领导同层次思维外，还要与领导不同层次的思维。秘书与领导不同层次的思维，是在思维方向一致的前提下，对领导思维的拓展与伸延。,（二）秘书与领导不同层次思维,在具体思维过程中，秘书要做到四个方面：要实事求是，从事业的整体功利出发，考察不同层次的具体问题；要从具体层次的具体情况出发，分析考察造成具体问题的原因；要将领导层次思维的看法与特定层次思维所得出的看法加以比较，找出共同之处和差异之处，并深入地分析原因；要根据造成问题的原因，探求解决问题的办法。,（二）秘书与领导不同层次思维,秘书在处理某些工作中，同时要符合多个层次的需求，就必须进行多层次思维，并将多层次思维有机地统一起来。秘书正确地进行多层次思维，必须注意：立足为满足本级领导工作需要服务；要遵循上级领导的指导原则；要深入下级各层次的客观实际。,（三）秘书的多层次思维,（三）秘书的多层次思维,在实践中，人们的思维角度是与思维活动的立足点、出发点、方向性、空间分布和时间度等联系在一起的；思维角度受着思维主体的社会实践、社会地位及所处的社会环境的直接影响。,二、秘书选择思维角度的方法,秘书在工作实践中，其工作思维活动的立足点，应该是如何有效地辅助和服务于领导工作，如何有利于提高领导工作效率。秘书立足本职工作，做到尽职尽责，就是立足于辅助和服务于领导工作，在有效辅助和服务中尽职尽责。,（一）秘书的本位思维,确定秘书本位思维的角度有：要准确观察和思考领导工作的需要；要清醒地观察和思考客观环境及组织运转的态势；要客观地审视和评价自身的业务工作与领导工作需要的契合程度、对领导工作服务的有效程度。,（一）秘书的本位思维,秘书要做好本职工作，除了要正确进行本位思维，准确把握领导工作对秘书辅助和服务的需要外，还要善于换位思维和多角度思维。秘书换位思维要做到五个方面（见图4-8）。,（二）秘书的换位思维,图4-8秘书换位思维,秘书进行多角度思维是有现实基础的。秘书的多角度思维的体现（见图4-9）。,（三）秘书的多角度思维,图4-9秘书的多角度思维的体现,三、秘书把握思维节奏的方法,社会实践发展变化的节奏加快，促使人们的思维也加快了节奏，对秘书在工作中的思维节奏也提出了要求：要适应社会发展变化的节奏；要与领导工作思维节奏相协调；要符合秘书工作节奏的特点。在秘书思维活动的整体上，要与领导思维节奏保持同步；为了有效地服务和辅助领导工作，又要有加快节奏的超前思维和放慢节奏的滞后思维。,秘书是为领导工作服务的，秘书与领导思维同步。秘书与领导思维同步的具体体现，反映在了四个方面：对外部环境变化的关注点、思维的时间节奏、思维的空间节奏、思维的张弛的变化节奏。,（一）秘书与领导思维同步,秘书加快节奏的超前思维，是在秘书与领导思维总体同步的基础上，在某些特殊而且必要的情况下，需要秘书加快思维节奏，进行超前思维。秘书进行超前思维，一般要抓住重要的环节，具体如表4-1所示。,（二）秘书加快节奏的超前思维,表4-1秘书超前思维的环节,（二）秘书加快节奏的超前思维,秘书放缓思维节奏的继后思维，是在与领导思维总体同步的基础上，在某些特殊而且必要的情况下，为有效地补充领导思维而进行的继后思维。秘书进行继后思维，一般要抓住重要的环节，具体如表4-2所示。,（三）秘书放缓节奏的继后思维,表4-2秘书继后思维的环节,（三）秘书放缓节奏的继后思维,秘书应适当放缓思维节奏的继后思维：要起到拾遗补阙的作用，即对可能出现的疏漏或失误进行补充、修正、完善，优化工作效果；要起到事务性整理作用，即操办前段工作所留下的具体事务；要起到对下一段工作的连接作用，即使工作环环紧扣，有序进展；要起到拓展和延伸作用，即将前一段工作落到实处，全面展开。,（三）秘书放缓节奏的继后思维,好秘书的“流行思维”“我还能做什么？”对于一个现代型秘书，只知道“要我做什么”远远不够，还需要知道“我还能做什么”。“我还知道些什么？”一名合格的现代型秘书，最好做到“无所不知”。信息量的全知性是做好现代秘书工作的基本功。“我还要学什么？”学习，应该是一种思维方式，一种具有自我更新能力和自我成长能力的思维方式。即使没有优越的学历，也一样可以为自己谋划一个理想的职业人生，只要懂得如何进行学习。,第四节秘书工作方法,一、秘书工作方法与管理实践,本节点睛,相关链接,二、秘书具体业务工作方法,秘书工作方法，指的是秘书发挥职能作用，完成工作任务的途径、程序和手段。,秘书处于管理组织体系中的枢纽位置，属于管理决策层的辅助层次。秘书的工作方法必须与组织管理运行机制协调一致，与领导工作方法相契合，与秘书工作职能相匹配。,一、秘书工作方法与管理实践,组织目标为秘书选用工作方法指明方向组织规范为秘书选用工作方法提供依据组织需要是秘书选择工作方法的基础组织管理方法适用于秘书工作,（一）秘书工作方法与组织管理,1.为领导工作做铺垫的方法秘书工作中很多业务活动都是为领导工作做铺垫的事务。秘书做好铺垫性工作，除了要有严肃认真、尽职尽责的工作态度外，必须准确掌握铺垫性工作的方法（见图4-10）。,图4-10为领导工作做铺垫的方法,（二）秘书工作方法与领导工作,2.对领导工作拓展伸延的方法对领导工作的拓展和伸延，是秘书工作的重要任务，是体现其参谋助手作用的重要方面。秘书要做好对领导工作拓展和伸延的事务（见图4-11）。,图4-11对领导工作拓展伸延的方法,（二）秘书工作方法与领导工作,3.为领导工作代劳的方法从某种意义上讲，为领导工作做铺垫，对领导工作拓展伸延，都能起到为领导工作代劳的作用。秘书为领导工作代劳必须注意的事项（见图4-12）。,图4-12为领导工作代劳的方法,（二）秘书工作方法与领导工作,图4-13伴随领导公务活动的方法,4.伴随领导公务活动的方法伴随领导者的公务活动，是秘书发挥近身跟踪参谋辅助作用的重要形式之一。秘书伴随领导公务活动中的工作，要想达到主辅配合默契的程度，取得良好的成效，必须注意六个方面（见图4-13）。,（二）秘书工作方法与领导工作,5.领导与秘书主辅配合的一体化秘书为领导工作做铺垫、对领导工作拓展伸延、为领导工作代劳、伴随领导公务活动，都是秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。只有领导与秘书两方面都在实践中加强相互沟通，才能逐步达到主辅配合一体化的境界。若任何一方不足，都难以实现有效而和谐的主辅配合。,（二）秘书工作方法与领导工作,秘书工作的综合职能和专项业务是相互融合、有机地联系在一起的。在实践中，秘书必须根据实际需要，灵活选用多种方法并综合使用各种方法。,二、秘书具体业务工作方法,秘书协调工作必须从实际出发，立足于自身的职能地位和职能特征，灵活选用适当的协调方法（见图4-14）。,（一）秘书协调方法,图4-14秘书协调方法,1.沟通协调方法要准确把握造成失调的原因是否由信息沟通不畅或受阻造成的。要了解隔阂或误会的消除，需要进行怎样内容的信息?需要采用何种方式沟通?需要选择怎样的最佳时机?要注重协调者促进失调各方之间的相互沟通。,（一）秘书协调方法,2.变通协调方法要肯定有关各方所坚持的看法或观点中的合理部分。在有关各方看法的合理部分和共同之处的基础上，避开差异之处，提出一个各方都可接受的协调方法。要强调变通协调方法对各方都有利，事业的整体利益需要各方的协调配合。当有关各方接受变通协调办法后，帮助有关各方认识到利益是一致的，避免类似失调现象出现。,（一）秘书协调方法,3.融合协调方法从分析失调问题中的相关因素入手，将共同之处、相近之处、相容之处，与差异之处、对立之处分开。要强调整体目标、整体利益的重要性，使有关各方产生协调的意愿。提出一个各方都可接受的协调方案，对差异之处采取灵活的折中的办法加以处理。若差异或对立一时难以解决，可暂时搁置，首先恢复主要方面的协调配合；对差异或对立之处，可逐步解决，或请领导进行裁决。,（一）秘书协调方法,4.政策法规协调方法要了解失调现象是由于对哪些政策法规的理解或执行的偏差造成的。要全面理解有关政策法规，准确把握其精神实质，并对照失调现象，具体分析在哪些方面对有关政策法规理解或执行上出现了偏差，应当如何正确理解或执行。要同有关各方一起学习相关的政策法规，一同对照政策法规分析失调现象，提高认识水平。在提高认识的基础上，统一认识，共同研究遵照政策法规，解决恢复协调配合的具体办法。要按照共同研究的办法，具体解决问题，并以有关政策法规为尺度，严格按政策法规办事。,（一）秘书协调方法,5.计划协调方法对计划执行不力或执行不当，应要求执行者严格按计划执行，不能因局部问题影响整体计划目标。对有关方面执行计划的实力在因意外灾变或事故受损而造成失调，可将此情况及时向领导汇报，以便给予必要的支持和帮助，使计划得以顺利实施。对计划本身的疏漏造成的执行中的失调，应报请计划的制定者做出必要的调整。对客观环境发生变化，使计划执行出现的失调，应把失调现象及其原因及时向上级反映，并提出协调措施的具体建议，供领导者参考，以便尽早对计划进行必要的调整，使之符合客观环境变化的要求。,（一）秘书协调方法,6.节奏程序协调方法要以有利于组织整体工作效率为依据，对各局部的运转节奏、步调进行考察，对太过者抑之，不足者促之，使整体步调和节奏和谐一致。要以组织整体效益为依据，将运转环节上脱节、程序上颠倒或混乱之处进行调整，使各局部、各环节、各子系统之间保持有机联系和配合。要建立和健全维护组织有序运转的管理制度，规范各相关方面的局部行为，维护组织整体有序地正常运转。,（一）秘书协调方法,7.会稿协调方法要准确把握具体文件内容与哪些职能管理部门的管理权限有关；要了解客观实际情况；要了解和把握国家和上级机关已发布了哪些相关的政策法规；要约请相关的职能管理人员在遵循国家和上级政策法规的基础上，进行会稿，综合各方面的意见，制成一份各方面都满意的文稿，再按法定程序颁行；要组织各方面通力合作，贯彻执行，确保取得良好的执行效果。,（一）秘书协调方法,8.会商协调方法要针对实际问题的客观需要，约请相关管理部门派人参与会商；要向会商人员全面地介绍有关失调问题的全面情况，并指出需要进行协调的关键和重点；要全面准确地综合各会商人员的看法和意见，制定出协调的具体措施；要在实施协调的进程中，组织参与会商的部门通力合作，取得圆满的协调效果。,（一）秘书协调方法,（一）秘书协调方法,秘书在督促检查工作的具体任务范围（见图4-15）。,（二）秘书督促检查方法,图4-15秘书督促检查的具体任务,秘书进行督促检查应注意的事项（见图4-16）。,（二）秘书督促检查方法,图4-16秘书进行督促检查应注意的事项,秘书在运用督促检查方法的实践过程中，要注重的问题（见图4-17）。,（二）秘书督促检查方法,图4-17秘书进行督促检查要注重的问题,1.秘书与领导沟通方法秘书与领导信息沟通，根据不同的情况，可灵活选用许多具体的方法。一般普遍适用性的方法，可以概括为：根据实际需要，确定沟通内容，根据领导工作节奏，确定沟通时机、沟通形式、沟通对象，以求有效地为领导工作服务。这一方法具体如表4-3所示。,（三）秘书信息沟通方法,表4-3秘书与领导沟通的普遍方法,（三）秘书信息沟通方法,2.秘书与职能部门沟通方法秘书与职能管理部门有着经常性的工作往来。秘书与职能部门保持良好的信息沟通，不仅有利于各自发挥其功能作用，而且对组织的整体管理也是极为有利的。秘书与职能部门信息沟通方法，一般以正式组织信息沟通渠道为依托，采用定期沟通与不定期沟通相结合，在工作交往中加强人际间的思想交流，促进相互配合，共同为组织整体管理服务。,（三）秘书信息沟通方法,撰拟公文文稿是秘书经常性的重要任务。秘书撰拟公文的方法（见图4-18）。,（四）秘书公文撰拟方法,图4-18秘书撰拟公文的方法,秘书掌握和运用这一公文撰拟方法应注重四个方面（见图4-19）。,（四）秘书公文撰拟方法,图4-19秘书掌握和运用公文撰拟方法应注重的方面,1.ABC分类处理方法要事急事为A类，优先办理；重要但不紧迫的事为B类，次优办理；一般性事务和可暂缓的事项为C类，可放在时间比较充裕时办理。2.一气呵成与分段进行相结合的方法在工作中，尽可能将手头的工作任务在保证质量的前提下一鼓作气，一气呵成地集中精力迅速办理完毕，避免中途间断或搁置。,（五）秘书工作进程调度方法,3.统筹计划方法用统筹计划安排表格或网络图的形式，将任务的各项事务、项目、进程的时间要求、质量要求、操办人、督导人等，依照工作进展的先后顺序进行统筹计划，全面安排，以便协调控制，跟踪