工作的基本方法PDCA课件.ppt

,工作的基本方法,展开工作时应具备的心态,公司期待着每一位员工都能有效率地开展工作&取得成果。要想有效率地开展工作首先要留意下面事项,目标意识,充分理解工作内容,理解工作的目的流程定位,为什么要做该工作？,做完之后，该工作将转移到哪一环节？,该工作成果最终将用在何处？,该工作与其他部门工作的关系、分工情况如何？,理解工作流程,不只是单纯地了解工作方法，还要知道“为什么要按该程序去做”（即：背景）,精通与工作有关的基础知识、技巧认真阅读学习业务手册及相关文件等。在此基础上，如果有不懂的地方，要请教领导或老员工，把握工作内容。对要点和容易出错的内容要作好笔记。,交货期意识,有计划性、遵守期限,考虑工作的重要性、紧急性（要求期限）、实施期间，制定日程,1、需要定期做的工作、可以预先开展的工作，应该尽可能地利用空闲时间处理，留出空间以应付突发工作。2、工作总是有期限的。必须有效地使用时间、遵守规定期限。3、在工作全部完成之后，必须认真确认、以防失误。4、如果实在完不成的话，要事先向领导汇报或同老员工协商。,成本意识,不使用多余的成本,要记住,金钱,财物,时间,人力,只要是做工作，就肯定有成本发生。成本,容易做到的：金钱、财物等有形成本的控制很难做到的：人力、时间等无形成本的管理而无形成本的管理水平不仅是衡量一个公司管理水平的重要标志之一，同时也制约着公司的生存与发展。,改善意识,问题意识要靠日常培养,问题意识=改善意识单纯重复同样的工作内容不仅公司不能发展，个人也不能进步。在日常工作中，应该有意识地多问为什么，发现问题并找出其原因，从而有针对性地进行改善。任何一项工作都存有改善的余地,什么是问题？,不明白的事情、处理不了的事情、不能按计划推进的事情理想与现实的差距=需要改善的地方如何解决问题？使问题表面化，找出其真正的原因，对症下药。,所谓有能力的人意即善于解决问题的人在日常工作中能自觉地发现可改善的地方，并思考如何创造性地进行改善。,协调意识,重视团队精神,在工作中，团队协作很重要。1、如果每个人都按照自己的模式各行其是的话，整个团队就会混乱，丧失团队的力量。因此，要与周围的人员保持经常性的沟通，密切联系，相互配合开展工作。2、如果手头有空的话，应该积极主动地询问工作繁忙的人，看其是否需要帮助。,顾客意识,客户第一,客户就是上帝！公司是靠客户才能生存的。也许你的工作不直接与客户打交道，但是，总会与其他部门或人员的工作有关联。应该时刻把“后道工序是客户”这条原则牢记在心，来开展工作。,品质意识,“准确”第一,在尚未适应现有工作期间，最重要的是坚持“准确”第一。当你有把握做到“准确”之后，再在此基础上加快“速度”、磨炼手艺，向“手法成熟”方向努力。,如果出现了失误，应该迅速地向领导和相关人员汇报，请求指示。为了不让同样的失误再次发生，必须要考虑如何能够避免错误的重复发生。,人才培养意识,丰田的强项正在于此,对于新人来讲，不了解工作开展方式、缺少专业知识是在情理之中的。关键是对不懂的事情，自己不要擅自判断，应该积极坦率地向负责人员或老员工请教。最后，不要忘了说一声谢谢呦！,不要按照个人的理解轻率地判断自己是否能胜任被委派的工作。领导在布置工作时会同时考虑对部下的培养。无论是初期的、最基础的工作，还是稍稍超出本人能力范围的工作，领导在布置这些任务时，都是出于培养的角度。,高效率的,工作方法,从接受工作开始，到完成工作，主要要经历四个步骤计划(Plan)实际操作(Do)考核（Check）应对（Action）（这四个步骤互为循环，也是就我们通常所说的PDCA）从而完成成果报告。在这个过程中，及时的报告，联络，讨论都是必不可少的。,螺旋式的上升,工作循环,P(Plan),D(Do),C(Check),A(Action),P（Plan),D(Do),C(Check),A(Action),接受指示的时候一定要同时了解开展此项工作的周边状况。,接受指示,2019/12/16,31,可编辑,上司叫你时要立即回应。准备好笔记本和书写工具到上司处。讲话途中不要打断对方，听到最后，如有疑问应等对方讲完再提。记录好重点。将内容总结成，并简单重复一下。,（1）指示的接受方法,5W2H,What（内容）做什么？When（时间，期限）何时进行，何时完成？Where（地点，担当部门）在何处进行？Why（目的）为什么进行？Who（人物）谁负责？和谁一起合作？How（方法，手段）用什么方法进行？HowMuch（数量）多少费用？所需数量？,收集相关的信息，并进行整理。（保证信息的完整、准确）把握好过去所实施过的内容确认所花费的时间在此基础上，通过已有的报告书和交接工作，使存在的问题明朗化，从而有针对性地制定计划并开展工作。,把握状况,工作的基本方法,PDCA,明确工作的目的，优先顺序，整理实施项目在把握工作目的、期限等5W2H信息的基础上，做业务计划。针对上司委派的工作（问题）考虑对策*（根据情况可与上司或老员工商量),并反映到计划中。,P(Plan),要时刻注意上司要求解决的问题为什么会发生？考虑问题时要重复5次“为什么”,*请注意！,考虑好优先顺序（根据重要性，紧急程度），采取有效的手段及合理的作业顺序。确认计划达到目的的可行性，并且与上司、老员工商量。,按照计划确实执行经常有意识地回想工作目的，并且推进工作随时保持与相关部门的沟通。根据需要，中途向上司报告进展情况。如果情况有变，应重新讨论计划。,D(Do),是否达到目的？要进行评价与反省没有达到预期计划时要注意：调查原因,C(Check),考虑更好的应对策略，并使之贯彻执行。报告给上司及相关人员。评价结果要反映到下次计划中，以期改善，防止同样错误再次发生。,A(Action),P（计划）合理的计划可以使D,C,A有效率地进行。但是，要想一想计划只停留在自己的脑子里是否就可以了呢？计划不但是为了自己，也是为了相关人员能够确认行动而制定出的书面日程，将进展情况表面化、可视化是十分重要的，因此，理解和学习“业务日程表的制作及管理技巧是非常必要的。,请注意！,为了使业务顺利进行而展开的交流称为“報、連、相”，取自“報告、連絡、相谈”三个词的字首。从定义上看，严格地讲“报告”、“联络”、“协商”这3个词有所差异，但在这里我们暂且称之为“報、連、相”。按照下面的时机、方法确实施行“报告、联络、协商”是十分必要的。,報、連、相,（1）适时的报告联络协商,制定计划时（P）当对上司的指示内容不清楚时自己制作的计划是否切实可行，需要与上司、老员工进行确认、协商在制定计划阶段出现不能如期完成等问题时，应向上司汇报，进行协商,实际操作时（D）实施时间（1周以上）较长时，应对进程状况进行中间汇报根据需要适时与相关部门进行沟通，并将结果切实地汇报给上司、老员工,工作结束时（C、A）工作结束时，应立即进行汇报,情况发生变化时因个人原因想对指示内容提出变更时当有上司以外的其他人委托做某事时（特别是其他部门及公司以外人员）当产生不良后果时以及出现问题时由于自己的失误而可能引发问题时当你认为不可能按时完成工作时,重点,（2）报告.联络.协商的方法,向发出指示的人直接报告。,重点,根据需要，采用文件或笔记的方式报告内容复杂时有必要存档时需要向其他相关人员汇报时,根据需要，利用电子邮件报告担心时间（时差）或费用时所汇报内容可作为数据进行利用时,正确、简洁、完整地汇报预告汇报题目。（如：“想就事情向您进行汇报”）先汇报结论，然后简明扼要地说明理由和过程（5W2H）不要将事实和意见混杂在一起。*在新员工阶段，汇报工作是接受上司、老员工指导的好机会，要用心按照上面（向发出指示的本人直接汇报）的办法做到“报告、联络、协商”。,日程的制作方法,在制作业务日程时，首先要了解以下内容业务日程是由什么要素构成的制作业务日程时的信息收集方法按照业务日程推进业务时，在什么时候进行报告.联络.协商,日程的制作方法,（1）日程的构成要素,日程的格式因工作而异，请看一个实例：日程表,（2）日程制作所需信息的收集方法,接受命令时的注意点认真把握指示内容的5W2H“做什么，何时完成”是业务日程必须体现的最起码的内容，如果不明确时请进行确认。,把握状况仅凭上司的指示不可能完全把握住实施项目的每个细小环节。把握过去工作中的实施项目向老员工等进行实施项目的确认确认实施需要花费多长的时间同时，明确过去进行相同业务时所发生的问题,请注意：,对待曾经出现的问题，要在认真分析其原因的基础上，与上司、老员工进行协商，明确解决对策，并使之反映到日程中。实施项目有无增减实施期间有无延长或缩短是否需要增加或减少与上司、老员工进行协商的机会,切实把握相关信息（大项目、实施项目实施期限、实施期间）考虑问题对策时，应确认有无应该明确反映到日程中的项目。,注意要点,（3）报告联络协商的要点,当你负责的某项工作已完成，准备向上司汇报后进行下一项工作或者想向老员工请教问题时，有可能出现上司、老员工的日程已经排满，无法迅速进行报告，联络，协商的情况。这样就会导致：后面所要实施的项目延缓或挤压上司已有安排的