企业内部物流管理系统.doc

.第一章 概述一、关于 XXX中的物料管理系统 XXX物料管理系统以物流为数据流主流程，全面带动物资管理中各个环节的管理水平的提高，完成物流各个环节的自动化水平，确保物流各环节的自动化数据流畅，准确无误，为全面实现企业的物流现代化打下坚实的基础。 XXX中的物料管理系统主要负责接收各作业部门提请的各类材料需求计划,通过对提请的材料需求计划进行平衡利库，自动产生材料采购计划及建议采购量，通过订单发出功能实现订单的自动化传送，通过到货登记检验，对允收物料经过发票登记后验收入库,各级领料部门按需求计划进行领料出库，同时将作业材料成本及时反馈给各级成本中心。二、 XXX中的物料管理系统的主要流程图开始1、物料需求计划流程图：编制部门判断部门是否存在工程工程名称 N施工部门，计划批次输入计划明细信息保存提交计划是否审批NN选择审批链是否批准执行结束 Y2、采购计划流程图开始计划员根据自已的材料权限搜集采购计划计划员编辑自已巳搜集的采购计划保存编辑结果提交N判断数据 的合法性Y判断采购计划是否需要审批NYN判断是否批准Y判断是否合同Y合同处理N自动生成 采购订单结束3、入库流程图开始是否有在途Y在途单是否正确NNY入库确认是否成功NY库存增加结束.4、正常出库流程图开始领用部门、工程项目、产权部门工程是否有效NY是否允许优惠是否输入二级部门途单是否生成二级库在途单是否含管理费YNNNNYYY输入领用班组输入出库方式输入打折比例输入管理费率额输入出库数量是否和成本中心相连保存NY判断工程及资金有效性NY根据需求计划分单出库单结束 第二章 材料需求计划管理一、编制材料需求计划 1、功能描述 物资公司根据厂内各部门工程计划的需求，为厂内各部门做材料计划编制，然后提交到上级部门领导进行审批。2、版本存在描述 物资版 计划管理/处理/编制材料需求计划 3、功能正确使用的条件材料计划施工部门需为工作级部门 材料计划施工部门需为工作级部门 材料计划施工部门需允许发生材料费 材料计划施工部门要有一定的工程项目 计划批次内容不能为空 4、功能界面 5、 操作说明 进入材料需求计划编制窗口中后，选择编制部门，选择本次要做材料计划的工程名称，选择施工部门，输入本次的计划批次，回车，窗口的计划明细中会插入一行空记录（也可以在计划批次中选择原来没有提交的计划，重新进行编辑）。 在计划明细栏中的物码列输入本次所做计划物料的编码，系统自动会把该物资的品名规格价格填到当前行，如果不知道要做本次计划某种物资的编码，可以点击工具条上的物资浏览打开物资信息查询窗口。 用户在此窗口有两种查询物资的方法： a、按品名规格查询 选中按品名规格查询页面，比如在品名里输入“钢”字，点击确定按扭，系统自动会把所有品名中含有“钢”字的物资列出，如图： b、按仓库、帐本查询 选中按仓库、帐本查询页面，选择仓库名称，然后选择帐本名称，搜索结果如上图： 选中需要的物资，点击选择按扭。技巧：按住shift键或者ctrl键可以选择多条物资。 在材料需求计划编制窗口材料明细中输入本次计划各种物资的需求数量，保存。 6、经常出现的问题及解决方法 在本次材料需求计划的明细中，有的物资会被忘记输入需求数量，这样保存时候，系统会弹出小窗口提示您某一行物资的需求数量不能为空，等你输入需求数量后才能保存成功。 如果在物资信息查询窗口中找不到某种物资，就可以新增一条物资。 双击新增行的物码，弹出窗口是否要增加一条新物资，选择是按扭，弹出新增物资窗口,在窗口中输入新增的物资名称、物资规格、单位和参考价，点击确定。 7、参考 二、材料需求计划审批 1、功能描述材料需求计划编制完成以后，提交到上级部门领导进行审批。本功能是物资公司领导对各生产部门提交上的材料需求计划进行审阅审批过程。在审阅完某一部门某次的材料需求计划后，如果批准签字，此材料需求计划即告本次审批完成，如果不批准则可以直接发回到编制人手中。2、版本存在描述 物资版全版 领导查询/处理/材料计划审批3、本功能正确使用的条件部门材料需求计划编制已保存提交。材料需求计划已到达最后一级审批。4、功能界面5、操作说明 如果当前登录用户是审批用户而且有需要审批的材料需求计划时，系统探测器自动弹出窗口提示用户有材料需求计划需要审批。如图： 此时可以登录系统，输入口令后打开主程序界面，进入材料计划审批的窗口，位置：领导查询/处理/材料计划审批 双击窗口中的待审批的材料需求计划主记录，弹出窗口： 切换到审批签字页面，输入审批意见。如果同意该材料需求计划，则点击批准签字按扭，采购员可自动搜集到本次批准的材料需求计划；如果不同意该材料需求计划则点击发回重审按扭，将该材料计划直接发回到编制人手中。见下图： 当然审批用户可以修改、增加或者删除计划明细记录，修改完毕后保存，在审批变更记录里面会记录你的一切操作。6、经常出现的问题及解决方法7、参考已经提交的材料需求计划计划探测器三、材料计划的汇总平衡1、功能描述 计划员将自已所辖部门提报批准后未平衡过的材料需求计划进行平衡利库，生成按需采购计划。2、版本存在描述物资版及全版 计划管理-计划汇总平衡3、本功能正确使用的条件部门提报的材料需求计划需批准部门提报的材料计划未参与过平衡使用此功能的计划员对部门所提报的材料计划中的物料有操作权限部门提报的材料需求计划未设置为暂停平衡待平衡物料采购策略为按需采购4、功能界面 5、操作说明 计划员进入计划汇总平衡窗口后，可查看暂停平衡计划、不参与平衡计划、待平衡计划。用户如果想暂时不平衡某个材料计划可到设置菜单项中的设置计划平衡过滤器中暂停平衡此材料计划，不参与平衡计划是指采购策略为零星采购或定量采购，或者超市中物料。选择待平衡计划，可按部门计划批次查看部门提报的材料需求计划，选择显示所有待平衡计划按钮,则在待平衡计划栏中显示所有的待平衡计划。点击计划平衡按钮，系统会提示用户确实要对显示的待平衡计划进行汇总平衡吗？，如确认平衡，选择确定按钮， 在汇总结果栏中会显示本次汇总平衡后的结果。6、经常出现的问题及解决方法在做零星采购时，将物料的采购策略设置为零星采购，造成部门材料计划不参与平衡，可将物料的采购策略由零星采购改为按需采购。7、参考 部门批准后的材料需求计划 第三章 采购管理一、按需采购计划收集 1、功能描述 计划员将汇总平衡后的结果，收集生成按需采购计划批次。2、版本存在描述 物资版及全版 采购管理 处理 按需采购计划收集3、本功能正确使用的条件 物料采购策略需设置为按需采购有参与平衡过且未收集成采购批次的材料需求计划使用此功能的计划员对被收集材料计划中的物料有操作权限4、功能界面 5、操作说明 打开按需采购计划收集的窗口，窗口中会显示上次汇总平衡的结果。计划员可以按库名及帐名进行过滤，如果将所有汇总平衡的结果收集成一个采购批次，选择全部收集成批次按钮，也可以用鼠标依次选择生成不同的采购批次。6、 经常出现的问题及解决方法 7、 参考计划汇总平衡后的结果二、零星采购计划的收集1、功能描述 将采购策略为零星采购的物料收集生成零星采购计划批次。2、版本存在描述物资版及全版 采购管理 处理 零星采购计划收集3、本功能正确使用的条件物料采购策略需设置为零星采购使用此功能的计划员对被收集采购计划中的物料有操作权限4、功能界面5、操作说明打开零星采购计划收集的窗口，窗口中显示需零星采购的全部物料。计划员可以按库名及帐名进行过滤，如果将所有需零星采购的物料收集成一个采购批次，选择全部收集成批次按钮，也可以用鼠标依次选择分别生成零星采购批次。如果该计划员还有未提交的零星采购批次，系统会提示已存在未提交的批次名称有N个,您是否愿意追加到已存在的批次中?,如果选择是，请在选择采购计划批次名称选择框中选择采购批次，选择否系统会另生一个采购批次。 6、经常出现的问题及解决方法 7、参考物料的采购策略三、按需采购计划的编辑1、 功能描述 编辑所收集的按需采购计划批次，生成采购订单。2、版本存在描述物资版及全版 采购管理 处理 按需采购计划编辑3、本功能正确使用的条件已收集的按需采购计划批次需确定采购物料的供应商需确定采购物料的采购价格使用此功能的计划员对被收集采购计划中的物料有操作权限4、功能界面5、操作说明 选择所要编辑的采购计划批次，在未编辑供货单位的的采购计划栏中会显示本次编辑的采购批次的物料明细。如果此采购批次的物料较多，可以通过选择库名及帐名过滤，选择需采购的供货单位（也可通过输入供应商简称的方法选择供应商，简称为供应商名称的第一个声母，如邯郸市大众机电物资公司可输入HDSDZJD即可）。然后选择在此供应商采购的物料，选择选定登记按钮，进入明细编制界面，对应每一种物料输入单价（输入单价时可选择含税单价或不含税单价），采购的数量（采购数量默认值为汇总平衡时的建议采购量），预计使用日期，如果需检验或签订合同的选择检验及合同，。将本次编辑的采购计划批次都编辑完成后选择提交按钮，如果采购计划需要审批选择相对应的审批链即可。注：采购计划在未提交前可以修改编辑，一旦提交后不允许再修改。 6、 经常出现的问题及解决方法同一批次的采购计划没有全部编辑完成造成采购计划不能提交，需全部编辑完后再提交。7、参考已收集的按需采购计划批次四、零星采购计划编辑1、 功能描述 编辑所收集的定量采购计划批次，生成采购订单。2、版本存在描述物资版及全版 采购管理 处理 零星采购计划编辑3、本功能正确使用的条件已收集的按需零星计划批次需确定采购物料的供应商需确定采购物料的采购价格使用此功能的计划员对被收集采购计划中的物料有操作权限4、功能界面 5、操作说明 选择所要编辑的采购计划批次，在未编辑供货单位的的采购计划栏中会显示本次编辑的采购批次的物料明细。如果此采购批次的物料较多，可以通过选择库名及帐名过滤，选择需采购的供货单位（也可通过输入供应商简称的方法选择供应商，简称为供应商名称的第一个声母，如邯郸市大众机电物资公司可输入HDSDZJD即可）。然后选择在此供应商采购的物料，选择选定登记按钮，进入明细编制界面，对应每一种物料输入单价（输入单价时可选择含税单价或不含税单价），采购的数量，预计使用日期，如果需检验或签订合同的选择检验及合同，。将本次编辑的采购计划批次都编辑完成后选择提交按钮，如果采购计划需要审批选择相对应的审批链即可。注：采购计划在未提交前可以修改编辑，一旦提交后不允许再修改。 6、 经常出现的问题及解决方法同一批次的采购计划没有全部编辑完成造成采购计划不能提交，需全部编辑完后再提交。7、参考已收集的零星采购计划批次五、采购计划提交 1、 功能描述 将编辑完的采购计划批次提报领导审批。2、版本存在描述物资版及全版3、本功能正确使用的条件采购计划模块中采购计划是否需审批参数设置为需审批有已编辑完的采购计划批次采购计划的提交人与编辑人相同4、功能界面 5、操作说明计划员在采购计划编辑完成后，点击提交按钮，系统会弹出审批链的选择窗口，窗口的左边为可选择的审批链，双击所需的审批链，在窗口的右边会显示此审批链的审批人员组成，审批的顺序自上而下。当当前审批人审批完成后，系统会自动提示下一审批人审批，最后一级审批人审批完成后此采购计划批次审批即告完成。确定本次采购计划批次使用选择的审批链请点击选择，取消本次提交请选择取消按钮。注：本次编辑采购计划在未提交前可以修改编辑，提交成功后不允许再进行修改。 6、 经常出现的问题及解决方法所选择的审批链没有审批人，造成采购计划不能提交，可重新定义审批链的组成。7、参考已编辑完成采购计划批次六、采购订单的发出 1、功能描述同一批次采购计划批准完成后，系统根据采购供应商不同，自动生成订单，订单生成后通过_mail 将订单发送给供应商。2、版本存在描述 物资版及全版 采购管理处理采购订单的发出3、本功能正确使用的条件已批准的采购计划用户部门及订单供应商需接通互联网用户需有及订单供应商需有电子信箱用户需身份验证正确4、功能界面 5、操作说明采购订单发出的窗口中，左面是待发送的订单列表，在列表中双击需发送的订单，在窗口的右面会显示此订单的订单明细。用户可选择选择订单打印按钮打印订单。 发送订单前请首先验证身份，在发信人E_mail处输入发信人的E_mail，在用户名处输入用户的电子信箱的用户名，在密码处输入电子信箱的密码。 身份验证正确完毕后在供应商E_mail、SMTP、邮件主题处输入供应商的E_mail、 供应商电子信箱的SMTP服务器名及邮件主题。 选择订单发出按钮即可发送订单。6、经常出现的问题及解决方法供应商的E_mail输入错误供应商的信息SMTP服务器名错误7、参考批准后的采购计划第四章 到货登记一、到货登记 1、功能描述供应商接到采购订单，根据订单备料发货，物料在正式入库前做到货登记到货登记维护物料基本信息表（item_base）中的到货未入库数量，到货未入库数量增加。到货登记维护采购计划表（plan_stock）中的到货数量，到货数量增加2、版本存在描述物资版及全版 仓库管理处理到货登记3、本功能正确使用的条件已发出的采购订单系统主参数发票登记模式需设为：按到货记录登记到货登记人员需对登记的物料有操作权限4、功能界面5、操作说明 进入到货登记窗口，在选择供应商下拉列表框中选择到货的供应商，在选择订单号下拉列表框中选择对应的订单号，此时到货登记页面中会显示该订单中未登记的物料明细。 双击需登记的物料，系统在未登记的物料明细的下方自动生成此物料的到货登记记录。填写登记物料的到货数量（系统默认值为采购订单的数量），到货的日期（系统默认值为当前日期），确定是否需要检验，登记完毕后选择保存即可。 修改已登记的到货登记记录（须在未入库前，物料在入库后系统不允许在修改到货登记记录）点击到货记录修改页面，操作同到货登记。 6、经常出现的问题及解决方法 7、参考采购订单第五章 在途管理一、 在途单登记1、功能描述根据到货登记的物料登记在途单2、版本存在描述 物资版及全版 在途管理处理制作收料单3、本功能正确使用的条件已登记的到货登记单据在途单人员需对物料有操作权限4、功能界面5、操作说明进入物料入在途窗口，在供货单位下选中相应的供应商，在选择某一次的定单号，和采购性质，这里的发票号可以不填，然后对数据窗口的物料选中登记，确定价格和数量，最后保存。 6、注意事项这里的发票号也可以填写比如合同号类的能区分相同供应商不同批次的定货，这样入库打印的入库单据，才能分开，不至于打印在一起。7、参考三、收料单作废 1、功能描述作废未入库前的在途登记记录，可重新在途登记作废在途单时维护采购计划，对应采购计划中的订货入库数量减少2、版本存在描述 物资版及全版 在途管理处理收料单作废3、本功能正确使用的条件已登记的收料单作废收料单人员需对物料有操作权限4、功能界面 5、操作说明 进入在途作废窗口，在途汇总页面下显示了所有已做在途登记且未入库的记录，双击需要作废的在途记录，在在途明细页面中会显示在途登记的明细。确认作废请点击在途作废按钮。在途单一旦作废后可以重新修改到货记录（详细操作见到货登记），重新在途登记。 6、经常出现的问题及解决方法7、参考已登记收料单第六章 出入库管理一、入库确认 1、功能描述仓库保管员参照计划员做的在途登记（做的收料单）做入库确认。维护物料基本信息表（item_base）表中的到货未入库数量，到货未入库数量减少。维护月结表(total_month)中的本月入库数量、本年累计入库数量、本月库存数量、本月出库金额、本年累计入库金额，本月库存金额2、版本存在描述 物资版及全版 出入库管理处理物料入库操作3、本功能正确使用的条件已登记的在途单入库确认的仓库保管员需对入库的物料有操作权限4、功能界面5、操作说明 进入物料入库窗口，在途汇总页面下显示了所有已做在途登记且未入库的记录，双击需要入库的在途记录，在途明细页面中会显示在途登记的明细。点击显示采购及到货记录信息按钮，在窗口中会显示入库物料的采购计划信息及到货登记的信息。确认入库请点击工具栏中的保存按钮。 6、经常出现的问题及解决方法7、参考已登记在途单二、入库回退 1、 功能描述回退已入库的物料的原始凭证维护物料基本信息表（item_base）中的到货未入库数量，到货未入库数量减少。维护采购计划表（plan_stock）表中的已入库数量，已入库数量减少。维护月结表(total_month)中的本月入库数量、本年累计入库数量、本月库存数量、本月出库金额、本年累计入库金额，本月库存金额。2、版本存在描述 资版及全版 出入库管理处理物料入库回退3、本功能正确使用的条件已入库物料在当前库或历吏库中有原始凭证。已入库物料的库存不小于所回退入库凭证中入库数量。物料做入库回退时只能整张单据回退。操作员需对回退的物料有操作权限。4、功能界面 5、操作说明当前库：系统目前正在使用的数据表，存贮当前使用的数据记录。历史库：虽着系统长时间的运行，数据量不断增加，造成系统的检索速度慢，系统会 把旧的数据导入到历史数据表中。 进入物料入库回退窗口，选择回退单据所在的位置（即：是在当明库还是历史库，系统默认值为当前库），选择回退物料当时入库时的时间范围及物料的所在的库名及帐名，不选择系统会默认为所有的库和帐，点击工具栏上的检索按钮，在正常入库名细栏中会显示所有符合条件的入库记录。 选择所要回退的入库单据双击，在正常入库回退栏中会显示所回退原始单据的明细，（注：如提示：“该单据已被回退,系统不允许重复回退!” ，表明所要回退的入库单已做过回退操作，不允许重复回退），确认回退此单据，请点击保存打印按钮。 6、经常出现的问题及解决方法7、参考已入库的入库单三、正常出库 1、功能描述按工程项目物料出库维护材料计划表（plan_app）中的出库数量，出库数量增加维护月结表(total_month)中的本月出库数量、本年累计出库数量、本月库存数量、本月出库金额、本年累计出库金额，本月库存金额2、版本存在描述 物资版及全版 出入库管理处理物料出库操作3、本功能正确使用的条件领用部门批准的材料需求计划。领用部门需定义为工作级部门且允许发生材料费。出库物料的数量不能大于物料的库存数量。操作员需对出库物料有操作权限。4、功能界面 5、操作说明工程项目对领用物料的限制可分为以下几种：限金额限计划：工程项目出库完全按材料计划出库，没有材料计划不允许出库，且出库时金额受工程项目的可用资金的限制。限金额不限计划：工程项目只是通过对可用资金的限制来控制物料的领用，对材料计划并不严格限制，一般车间的维护工程使用。限计划不限金额：工程项目完全按材料计划出库，没有材料计划不允许出库，出库时金额不受工程项目的可用资金的限制。 进入物料正常出库的窗口，文本框请刷卡自动获得焦点（注：此功能仅为主参数出库是否采用IC卡为：采用 时有效），首先在刷卡器上刷卡，如果此卡为部门卡需另外在工程项目中选择部门卡上的工程项目，系统在部门批准后的材料计划列表页面中显示领用部门该工程项目所有批准未完成的材料需求计划（系统主参数出库领用方式为：按批准的材料计划，如设置为：按部门申请的领用计划 此页面会显示领用部门该工程项目所有的申领计划），选择出库物料的产权属性，如系统中含二级库，在出库方式中选择二级库单据（系统默认值为正常单据），如果系统出库物料允许优惠，可在打折比例中输入折扣值，点击按钮显示工程属性可显示出库工程项目的详细细息（包含项目是否允许发生材料费、是否工作级部门、项目的预算资金、项目已用资金、项目的可用资金等）。 在部门批准后的材料计划列表页面上双击需出库的材料计划或部门申领计划，系统在出库处理总单输入自动生成一条出库的记录，出库数量的默认值为此材料计划或申领计划中未领的数量（可以重新修改），选择领料人（领料人选择框为空或不存在本次领料人，可在选择框中输入领料人姓名，系统会添加此用户），输入管理费（系统可通过参数灵活配置出库物料是否含管理费及管理费的费率）。确认出库请选择存盘继续按钮。打印出库单选择打印按钮（注：用户在点击打印按钮前请务必装好打印纸，本次打印会把本用户截止上次未打印的出库单一次性打印完毕） 6、经常出现的问题及解决方法 在刷工程卡或刷完部门卡选择工程时提示：“部门工程当前考核周期的预算未下达”请联系有关部门对此部门的该工程下达资金预算。 系统在本模块根据材料计划对出库进行分单分单，当某一物料的出库的数量大于材料计划上的的数量时系统会产生两张出库单，即：一张按材料计划数量生成的计划出库单，一张非计划出库单。7、参考批准的部门的材料需求计划（工程项目属性为限计划）。部门依据工程材料计划做的部门领用计划（系统主参数出库领用方式为：按部门申请的领用计划）。四、出库回退 1、功能描述回退已出库的物料维护材料计划表（plan_app）表中的出库数量，出库数量减少。2、版本存在描述物资版及全版 出入库管理处理物料出库回退3、本功能正确使用的条件已出库物料在当前库或历吏库中有原始凭证。物料做出库回退时只能整张单据回退。被回退出库单据上工程项目需为有效工程操作员需对出库回退的物料有操作权限。4、功能界面 5、操作说明当前库：系统目前正在使用的数据表，存贮当前使用的数据记录。历史库：虽着系统长时间的运行，数据量不断增加，造成系统的检索速度慢，系统会把旧的数据导入到历史数据表中。进入物料出库回退窗口，选择回退单据所在的位置（即：是在当明库还是历史库，系统默认值为当前库），选择回退物料当时出库时的时间范围及物料的所在的库名及帐名，不选择系统会默认为所有的库和帐，点击工具栏上的检索按钮，在正常出库名细栏中会显示所有符合条件的出库记录。 选择所要回退的出库单据，在正常出库回退栏中会显示所回退原始单据的明细，（注：如提示：“该单据已被回退,系统不允许重复回退!” ，表明所要回退的出库单已做过回退操作，不允许重复回退），确认回退此单据，请点击存盘打印按钮。 6、经常出现的问题及解决方法7、参考已出库的出库单五、仓库报表a、入库日报表 1、功能描述按人员的权限查询某天的入库记录2、版本存在描述物资版及全版 出入库管理报表按日期查询入库 3、功能界面4、操作说明 在选择入库时间处输入所有查询单据的入库时间，在选择产权属性处选择入库的产权属性，点击工具栏上的检索按钮。 b、入库月报表 1、功能描述按人员的权限查询某月的入库记录2、 版本存在描述 物资版及全版 出入库管理报表按月份查询入库 3、功能界面4、操作说明 在选择会计月份处输入所有查询单据的会计月份，在选择库名、选择产权属性选择框中选择入库的仓库名（窗口中只显示操作员有操作权限的仓库名）、产权属性，点击工具栏上的检索按钮。 c、出库日报表 1、功能描述按人员的权限查询某日的出库记录2、 版本存在描述 物资版及全版 出入库管理报表按日期查询出库 3、功能界面4、操作说明 在选择入库时间处输入所有查询单据的出库时间，在选择产权属性处选择出库的产权属性，点击工具栏上的检索按钮。 d、仓库出库月报表 1、功能描述按人员的权限查询某月的出库记录2、 版本存在描述 物资版及全版 出入库管理报表按月份查询出库 3、功能界面 4、操作说明 在选择会计月份处输入所