管理系统培训手册.doc

管理系统培训手册管理系统培训手册 总公司全体管理子系统培训手册总公司全体管理子系统培训手册 课程大纲： 前言 总公司全体管理之系统架构 基本信息创建及信息字段说明 测验及问卷 易飞服饰易飞服饰/ /鞋业鞋业/ /精品分销精品分销 课程大纲：课程大纲： . 壹、前言 . 一、教育训练课程之目的. 二、系统功能及效益. 三、系统目的. 四、系统实施的上线准备工作. 贰、总公司全体管理之系统架构 . 一、系统主流程：. 二、系统功能图. 三、总公司全体管理系统与其它系统的关联. 叁系统中各项作业及信息字段说明 . 一、系统总览. 二、库存状况明细作业. 三、库存状况明细 (尺寸横排)作业. 四、进销存统计表作业. 五、各门市加盟进销存汇总表作业. 六、各门市加盟销货汇总表作业. 七、全年销售分析作业. 八、全年销售分析(有图表) 作业. 九、货号毛利贡献汇总表作业. 肆、测验及问题 . 壹、前言壹、前言 一一、教育训练课程之目的、教育训练课程之目的 了解系统之效益及功能 了解信息搜集及整理重点 熟悉系统之操作方式 二二、系统功能及效益、系统功能及效益 (一) 系统功能 创建各项基础信息 简化各系统的信息输入 (二) 系统效益 提高使用者信息输入的效率 降低信息输入错误 易于信息查询 三、系统目的三、系统目的 本系统乃将各应用系统中共用的基本信息统筹于本系统中管理,以提高 信息的集成性与管理的时效性及减少信息的重复性. 四、系统实施的上线准备工作四、系统实施的上线准备工作 在完成本系统的安装后,可以按照本节所述程序来完成上线准备工作 . 前期实施系统的准备工作: 1、设置公司名称(基本资料建档子系统) 本系统所提供的各种报表 ,其表头皆可印出公司名称 ,此公司名称乃于基 本资料建档子系统中的录入公司信息中所设置者.故可于系统使用 的前运行公司名称设置,否则所打印的报表表头将不会印出公司名称 . 若在本系统的前,计算机已安装有本系列软件中的其他系统 ,且已运行过 录入公司信息,则本系统可以不必重复设置 ,直接沿用即可. 2、设置使用权限(系统维护子系统) 在系统运作的前,应该先行计划公司内有那些人员或那些部门单位需要直接 使用计算机运行本系统.确定后,必须对于每一需要使用的人员或部门单位 赋值一唯一的用户代码,然后利用系统维护子系统中的录入用 户编号,录入组信息及录入用户权限一一加以输入.对于所输入 的各用户,其对于本系统所提供的各项作业的各项功能皆缺省为有权运行 . 故应该对于各用户在公司内的职掌予以明确界定 ,然后对于每一用户逐一 检讨其对于每一项作业的使用权限 . 权限的管理请详系统维护子系统中的各项作业说明. 3、设置共用参数(基本资料建档子系统) 本作业在开始起用本系列产品相关模块进行信息登录前必须先与定义 .如 日期的显示方式,记账本位币;存货管理子系统的存货的计价方式 (标准成 本或月加权成本制或移动平均成本制 ) ,品号的分类方式及存货期初实施的 月份;会计系统的会计年度的定义 ,期初科目余额结转月份;票据系统的期 初开帐月份等. 关于共用参数中每一设置的管理意义及建议请详 易飞服饰/鞋业/精品分销管 理系统基本资料建档子系统培训 手册； 4、录入工厂（分公司）信息 (基本资料建档子系统) 本系统可以支持多任务厂多仓库的管理 .公司若有多厂区的管理需求 ,应规 划工厂分类及编号并于录入工厂信息（分公司） 中定义. 5、录入仓库信息 (基本资料建档子系统) 如果贵公司在不同地点设有多个仓库 ,而且需要将该多个仓库一同纳入本 仓库管理子系统的计算机化作业中,则必须将各个仓库的仓库编号 ,名 称,工厂等信息以录入仓库信息加以输入.其中纳入可用量计算设 置乃定义存货为良品可用 ,如成品仓库 100 PCS,若订单实时销货要有 60 PCS,则库存是足够提供供货的需求 ,今天假若 100 PCS,保存在不良品仓库, 我们 都应清楚,这些 100 PCS 是不能出货的,所以还欠 60 PCS,这个仓库到底可 不 可以当成可用量来出货出库 ,就是透过纳入可用量计算设置来定义. 另外库存量不足允许出库,乃在控制用户打单的时机及质量 ,一般来说 库存 100 PCS,要出库 105 PCS 是不合理,所以打销货单时只能输入 100 PCS, 这个控制点称的为库存量不足允许出库.如此的控制将控制两个控制点 : 一,未生产货或进货的品号,不得先核准该品号的的出货单货领料单 ,二,该 库库存数量系统将控制不会让存货低于零 . 关于详细的设置方式及建议请详看 基本资料建档子系统仓库说明. 6、录入部门编号名称(基本资料建档子系统) 此处所指的部门主要系指存货入出库方面的部门 .所有关于库存进出方面 的表报在打印时都会按照部门顺序来呈现及汇总 .因此部门的划分与编号 设置十分重要.各部门的编号与名称整理好后 ,可以利用录入部门名称 输入计算机. 7、录入常用语 (基本资料建档子系统) 对于计算机化作业中经常有需要输入的常用语 ,如销货退回不良原因,客户 价格说明,客户付款条件,订单变更原因及销货页脚 .等.可以利用录入 常 用语信息输入的,以便日后在做输入作业中随时可以撷取使用 . 8、录入页脚/签核信息(基本资料建档子系统) 对于本系统所提供一般库存交易调整单及调拨单打印时 ,是可由用户自订 其签核程序 (经理核准,主任核准,制表) 及凭证表尾的页脚,如调拨单上 注明:因 MO-02100 现场紧急出货调调拨.则应先将常用的页脚及签核格式编 码于本作业建档. 9、 录入程序页脚/签核信息 (基本资料建档子系统) 本作业在设置每一支凭证打印时所采用的页脚编号及签核编号 ,作业前必 须先确定录入页脚/签核信息已经完成信息规划及建档. 10、自动更新盘点信息(仓库管理子系统) 本作业目的乃在生成调整单 :当实盘后,以盘盈亏报表查询发觉帐面数量及 实盘数量生成差异时,必须生成盘点调整单 (盘盈盘亏单) 来调整库存帐 面量. 11、录入出货(配货)申请单（仓库管理子系统） 本作业的目的旨在反映仓库库存状态的原始数据，为仓库管理提供可靠 的第一手原始资料，帮助仓管人员科学、准确的进行仓库管理； 12、录入销货单（门市加盟管理子系统） 本作业的目的旨在通过录入门市加盟每日的销货情况，为门市加盟管理提 供科学、准确的营业数据； 13、录入销货单（经销批发管理 子系统） 本作业的目的旨在通过记录客户销货为经销批发管理提供科学、准确的 管理依据； 14、设置采购单据性质（采购管理子系统） 本作业目的乃在生成采购系统所使用的单据如核价单,请购单,采购单,进货 单及退货单的单据编号及性质 15、录入采购单（采购管理子系统） 本作业的目的旨在反映仓库库存状态的原始数据，通过采购品号的采 购单输入为仓库管理提供可靠的第一手原始资料，帮助仓管人员科学、 准确的进行仓库管理； 16、录入采购变更单（采购管理子系统） 保留历史采购变更记录,方便信息查询,并可将变更单打印成书面,转交相关 单位或相关部门. 17、录入入库单（采购管理子系统） 本作业的目的旨在反映仓库库存状态的原始数据，通过采购进货的记录为 仓 库管理提供可靠的第一手原始资料，帮助仓管人员科学、准确的进行仓库 管 理； 18、录入返厂单（采购管理子系统） 采购进货入库的商品,在保存期间或制造过程发觉有原材质不良的状况,经 与供应厂协商经同意后,将原进货商品退回供应商的作业. 19、设置库存单据性质（仓库管理子系统） 凡于库存系统所使用的单据如盘点单,报废单,调拨单,数量调整单等,必须先 于本作业编设单据代码及相关基础信息,以方便日后交易单据输入. 20、录入库存交易单（仓库管理 子系统） 凡非采购进货,退货,营业销售及销退,生产领料,退料,入库,委外进货退货, 领料,退料的其他与库存相关的库存交易进出 (盘营损单,零星领料单,零星 退料单,报废单,成本调整单.等) ,由本作业进行登录. 21、录入退货单（仓库管理子系统） 采购进货入库的商品,在保存期间或制造过程发觉有原材质不良的状况,经 与供应厂协商经同意后,将原进货商品退回供应商的作业. 22、录入调拨单（仓库管理子系统） 两个仓库间品号的调拨转移,反映仓库库存的异动状态，由本作业进行登 录. 23、录入调仓单（仓库管理子系统） 两个仓库间品号的调仓转移,反映仓库库存的异动状态，由本作业进行登录. 24、设置门市加盟单据性质（50 门市加盟管理子系统） 设置专柜管理子系统所需使用的单据性质相关信息. 必须先由本作业编设 单据代码及相关基础信息, 25、录入销退单（经销批发管理子系统） 对已销货出厂的商品,因某些原因客户要求退回时 ,请于本作业将销货退 回的相关信息建档,并进行入库作业. 贰、总公司全体管理之系统架构贰、总公司全体管理之系统架构 一、系统主流程：一、系统主流程： 二、系统功能图二、系统功能图 三、总公司全体管理系统与其它系统的关联三、总公司全体管理系统与其它系统的关联 5050 门市加盟管理子系统门市加盟管理子系统6060 经销批发管理子系统经销批发管理子系统 全年销售分析 (有图表) 库存状况明细表 进销存统计表 各门市加盟 进销存汇总表 各门市加盟 销货汇总表 库存状况明细表 （尺寸横排） 4040 仓库管理子系统仓库管理子系统 全年销售分析 货号毛利贡 献汇总表 1010 基本资料建档子系统基本资料建档子系统 叁叁系统中各项作业系统中各项作业及信息字段说明及信息字段说明 一、系统总览一、系统总览 1、库存状况明细作业 作业程序编号：ALLAR01 功 能 说 明：可查询多个仓库的多个品号的库存数量及库存金额或一个品 号 在多个仓库的库存情况 2、 库存状况明细 (尺寸横排) 作业 作业程序编号：ALLAR02 功能说明：把库存状况明细表按尺寸横排的格式显示 3、 进销存统计表作业 作业程序编号：ALLAR03 功能说明：可查询在一时间段多品号在多仓库的起初期末库存、订货入库 出 货数量、经销商门市专柜销货调拨状况、店销经销总销比率 4、 各门市加盟进销存汇总作业 作业程序编号：ALLAR04 功能说明：可查询各门市加盟在一时间段总进总销总退总碉拨名细、库存 量 及销售比 5、 各门市加盟销货汇总作业 作业程序编号：ALLAR05 功能说明：门市加盟在一时间段的销货数量及实收款情况 6、 全年销售分析作业 作业程序编号：ALLAR06 功能说明：门市加盟某一个年度的销货情况分析 7、 全年销售分析(有图表) 作业 作业程序编号：ALLAR07 功能说明：以图形和报表的方式显示门市加盟某一个年度的销货分析情况 8、 货号毛利贡献汇总作业 作业程序编号：ALLAR08 功能说明：查询某一或全部货号（品号）的毛利，并进行汇总 二、库存状况明细作业二、库存状况明细作业 程序编号: ALLAR01 程序名称: 库存状况明细表 作业目的: 将录入出货单的原始信息以序时方式印成书面 ,作为信息 检查的依据. 前序作业: 录入出货单 输入画面: 报表格式: 1、仓库加总 2、品号加总 字段说明: 基基本本选选项项 1.选择信息日期 *选择录入出货单的期间； *提供 日期快手 的输入功能； 2.统计方法： 1. 品号加总 2. 仓库加总 默认加总方法是按品号加总 3选择品号 * 按F2键可查询品号信息 4.选择工厂 * 空白表全部 *按F2键可查询工厂信息 5.选择仓库 * 空白表全部 * 根据传入的工厂(分公司)信息作为查询条件，按F2键查询查询仓库信 息 报表说明: 1. 运行控制用户须有成本金额权限才可打印库存控制信息 . 2. 信息处理逻辑: (1).先计算取得起止日期差异天数 (差异天数=截止日期-起始日期+1) 以交易明细信息档的符合条件信息逐笔计算 . A、 本期门市加盟（品号）出货数量由传入品号、品号数量、门市加盟出货 数量求和得到； B、 本期门市加盟（品号）出货金额由对金额求和得到 3. 信息排序: * 在选择加总方法时如果选择 仓库加总 则以仓库编号进行信息排序否 则以品号进行信息排序 4.合计 * 数量、金额 按每印一笔即做累加 * 同一仓库的所有品号的库存数量，库存金额的加总 三、库存状况明细三、库存状况明细 ( (尺寸横排尺寸横排) )作业作业 程序编号 : ALLAR02 程序名称 : 库存状况明细表(尺寸横排) 输入画面 : 字段说明: 基本选项: 1.选择信息日期 * 缺省默认系统日期，可更改，不可空白 * 按 F2日期快手键可查询、选择日期 2.选择品号 * 空白表全部 * 按F2 键可查询品号信息 3.工厂 * 按F2 键可查询工厂信息 4.选择仓库 * 按F2 键可查询仓库信息 高级选项: 1.打印成本金额 * 须检查有无打印成本金额的权限，若有打印成本金额权限,则成本金额 可 更改, 否则成本金额不可更改 * 仅能选择是和否 信息处理 : 1. 权限处理说明 : 该作业程序有权限处理功能：*若程序作业者具有查看和处理售价和成本 （所 有单位成本、金额字段）的权限，则可以查看和处理售价和成本 2. 信息排序 * 以仓库编号品号进行信息排序； 3. 报表栏位处理说明： *1.处理品号库存单身档中的每一笔数据： * 货号= 从共用参数设置档.货号开始位置取品号库存单身档.品号的 共用参数设置档.货号长度位 * 颜色= 从共用参数设置档.颜色开始位置取品号库存单身档.品号的 共用参数设置档.颜色长度位 * 尺寸长度 = 从共用参数设置档.尺寸开始位置取品号库存单身档.品 号的共用参数设置档.尺寸长度位 *. 金额=合计*单位成本 *. 打印成本金额=Y才打印. * 例子： 1、尺寸档中有如下数据： 尺寸组别尺寸编号尺寸名称横向列位置备注 11011011 11021022 11031033 22012011 22022022 22032033 33013011 33023022 33033033 44014011 44024022 44034033 2品号库存单身档中有如下数据： 品号仓库库存数量 . 11111111100102c00115 11111111100103c00110 11111111101101c0015 11111111101203c0021 3共用参数设置档中有如下数据： 货号开 始位置 货号 长度 颜色开始 位置 颜色 长度 尺寸开始 位置 尺寸 长度 1893123 4报表处理结果如下： 四、进销存统计表作业四、进销存统计表作业 程序编号 : : ALLAR03 程序名称 : 进销存统计表 输入画面 : 报表格式 : 字段说明: 基本选项: 1.选择日期 * 缺省默认系统日期，可更改，不可空白 * 按 F2日期快手键可查询、选择日期 2.大类 * 按 F2 键可查询、选择大类信息 3.选择品号 * 空白表全部 * 按 F2 键可查询、选择品号信息 (根据大类查询） 4.工厂 * 空白表全部 * 按 F2 键可查询、选择工厂信息 5.选择仓库 * 空白表全部 * 按 F2 键可查询、选择仓库信息 (根据工厂查询） 高级选项: 1.打印各库明细 * 缺省状态下默认是可打印各库明细 * 仅能选择 Y/N 2.打印期初为零及当期无交易 * 仅能选择 Y/N * 缺省状态下默认为 N * 如果选择打印期初为零且当期无交易=N， 则可以使用仅打印当期有交易的功能，否则该功能不能使用。 3.仅打印当期有交易 *缺省状态下默认为 N * 仅能选择 Y/N 4.打印成本金额 * 须检查有无打印成本金额的权限，若无打印成本金额权限,则显示 N,否 则默认为是 Y有打印成本金额的权限 * 仅能选择 Y/N 权限说明 : 该作业程序有权限处理功能：*若程序作业者具有查看和处理售价和成本 （所 有单位成本、金额字段）的权限，则可以查看和处理售价和成本 信息处理: 1.排序:按大类+品号+仓库编号进行信息排序； 2.汇总:按相同的大类,品号进行数据汇总； 3.计算公式： * 订货量=sum(采购数量) * 入库量=SUM(数量) * 出货量=SUM(销售总量) * 经销销=SUM(数量) * 门市专柜销=SUM(数量) * 本期拨入数量=SUM(数量) * 本期拨出数量=SUM(数量) * 本期调整(入)数量=SUM(数量) * 本期调整(出)数量=SUM(数量) * 店销比=门市专柜销/入库数量*100% * 经销比=经销销/入库数量*100% * 总销比=(经销销+门市专柜销)/入库数量*100% 4. * 若选择打印期初为零且当期无交易 =N 则当 期初、入库 量、出货量、经销销、门市专柜销、本期拨入、本期拨出、本 期调整(入)、本期调整(出)皆为 0 时不印出 * 如果选择仅打印当期有交易=N 不打印本期 入库量、 出 货量、经销销、门市专柜销、本期拨入、本期 拨出、本期 调整(入)、本期调整(出)皆为 0 5. * 小计指相同品号不同仓库的加总。经销比、总销比按照单比方 式计算。 * 若选择打印各库明细=N 则明细仓库不印出仅印出小计的 数量,且小 计 字样不印出。 6.总计指所有合计的加总. 7.若选择打印成本金额=Y才打印. 五、各门市加盟进销存汇总表作业五、各门市加盟进销存汇总表作业 程序编号 : ALLAR04 程序名称 : 各门市加盟进销存汇总表 输入画面 : 报表格式一： 报表格式二： 字段说明： 基本选项： 1、选择信息日期 * 缺省默认系统日期，可更改，不可空白 * 按 F2日期快手键可查询、选择日期 2、工厂 * 空白表全部 * 按F2 键可查询、选择工厂信息 3、选择门市加盟 * 空白表全部 * 按 F2 键可查询、选择仓库信息 4、统计方法 * 1.按件数、2.按金额 5、打印成本金额 * 须检查有无打印成本金额的权限，若无打印成本金额权限,则显 示 N,否则默认为是 Y有打印成本金额的权限 * 仅能选择 Y/N 权限说明 : 该作业程序有权限处理功能：*若程序作业者具有查看和处理售价和成本 （所 有单位成本、金额字段）的权限，则可以查看和处理售价和成本 信息处理: 1.排序:按仓库编号进行信息排序 2.计算公式： * 计算总进量、总进金额： 根据门市加盟编号查询库存交易明细档中的总进量、总进金额： 总进量=sum(进货数量) 总进金额=sum(进货数量)*标准售价 * 计算总销量、总销金额： 根据门市加盟编号查询库存交易明细档中的总销量、总销金额： 总销量=sum(销售数量) 总销金额=sum(销售数量*标准售价) * 计算总退量、总退金额： 根据门市加盟编号查询库存交易明细档中的总退量、总退金额： 总退量=sum(退货数量) 总退金额=sum(退货数量*标准售价) * 计算总拨入、总拨入金额： 根据门市加盟编号查询库存交易明细档中的总拨入、总拨入金额： 总拨入=sum(拨入仓库数量) 总拨入金额=sum(拨入仓库数量*标准售价) * 计算总拨出、总拨出金额 总拨出=sum(拨出仓库数量) 总拨出金额=sum(拨出仓库数量*标准售价) * 计算总调整(入)、总调整(入)金额 总调整(入)=sum(调整(入)=数量) 总调整(入)金额=sum(调整(入)数量*标准售价) * 计算总调整(出)、总调整(出)金额 总调整(出)量=sum(调整(出)数量) 总调整(出)金额=sum(调整(出)数量*标准售价) * 计算销售比： * 如果选择统计方法是按件数统计的话则： 销售比=总销量/总进量*100% * 如果选择统计方法是按按金额统计的话则： 销售比=总销金额/总进金额*100% 3 合计： * 合计指所有门市加盟数量的加总； * 如果选择统计方法是按件数统计的话则： 销售比合计=总销量/总进量*100% * 如果选择统计方法是按按金额统计的话则： 销售比合计=总销金额总计/总进金额总计*100% 4.打印成本金额=Y才打印. 六、各门市加盟销货汇总表作业六、各门市加盟销货汇总表作业 程序编号 : ALLAR05 程序名称 : 各门市加盟销货汇总表 输入画面 : 报表格式 : 字段说明： 基本选项： 1、选择信息日期 * 缺省默认系统日期，可更改，不可空白 * 按 F2日期快手键可查询、选择日期 2、加总方法 * 1.门市加盟加总 2.品号加总 * 缺省状态下默认加总方法是 1.门市加盟加总 3. 选择门市加盟 * 空白表全部 * 按F2 键可查询、选择门市加盟信息 4. 选择品号 * 空白表全部 * 按F2 键可查询、选择品号信息 5.打印成本金额 * 须检查有无打印成本金额的权限，若有打印成本金额权限,则成 本金额可更改,否则成本金额不可更改 * 仅能选择 Y/N 权限说明 : 该作业程序有权限处理功能：*若程序作业者具有查看和处理售价和成本 （所 有单位成本、金额字段）的权限，则可以查看和处理售价和成本 信息处理 : 1按门市加盟加总方法计算本期门市加盟销货数量和金额以及实收比 * 计算本期门市加盟销货数量： SUM(门市加盟销货数量) * 牌价金额： = SUM(标准售价 * (门市加盟销货数量) *计算本期门市加盟销货金额=SUM(金额) * 如果牌价金额0 则实收比 = 实收金额/牌价金额 否则实收比 = 0 2。品号加总方法计算本期门市加盟销货数量和金额以及实收比 * 计算本期门市加盟销货数量(SUM1)=SUM(门市加盟销货数量) * 牌价金额=标准售价 * 本期门市加盟销货数量 *计算本期门市加盟销货金额=SUM(金额) * 如果牌价金额0 则实收比= 实收金额/牌价金额否则实收比 = 0 3.排序: : 按门市加盟编号进行信息排序； 4.合计 4-1.数量 按每印一笔即做累加 4-2.金额 按每印一笔即做累加 5.打印成本金额=Y,才打印出牌价金额实收金额 七、全年销售分析作业七、全年销售分析作业 程序编号 : ALLAR06 程序名称 : 全年销售分析 输入画面： 报表格式一： 字段说明 基本选项： 1.输入分析年份 * 不可空白 * 按共用参数设置档中的日期格式定义处理输入年制 2.工厂 * 空白表全部 * 按F2键选择、查询工厂信息 3.选择门市加盟 * 空白表全部 *按F2 键选择、查询仓库信息 4.选择品号 * 空白表全部 *按F2键选择、查询品号信息查询 5.报表格式 * 1.一般报表，2.图形报表 6.打印成本金额 * 须检查有无打印成本金额的权限，若无打印成本金额权限,则显 示 N,否则默认为是 Y有打印成本金额的权限 * 仅能选择 Y/N 权限说明 : 该作业程序有权限处理功能：*若程序作业者具有查看和处理售价和成本 （所 有定价销售额 ，销售收入）的权限，则可以查看和处理定价销售额 ，销售收 入 信息处理： 1.排序: 按月份进行信息排序 2.月份: * 输入范围：01-12 3.计算公式： * 销售量： 销售收入= SUM(销售量) * 定价销售额： 销售收入= SUM(零售总额) * 销售收入 销售收入= SUM(销售总额-特价折扣总额) 4.打印成本金额=Y才打印 定价销售额 ，销售收入 八、全年销售分析八、全年销售分析( (有图表有图表) ) 作业作业 程序编号 : ALLAR07 程序名称 : 全年销售分析(有图表) 信息文档 : INVMB (R/O) 品号基本信息 INVMC (R/O) 品号库存单身档 WSCTA (R/O) 营业交易信息单头档 WSCTB (R/O) 营业交易信息单身档 CMSMC (R/O) 仓库基本信息 输入画面： 报表格式： 字段说明： 基本选项： 1.输入分析年份(Year) * 不可空白 * 按共用参数设置档中的日期格式定义处理输入年制 2.工厂 * 空白表全部 * F2工厂信息查询 3.选择门市加盟 * 空白表全部