文秘在公文写作中注意几点问题.doc

文秘在公文写作中注意几点问题 对于经常与文字打交道的文秘人员而言掌握文章写作的一般规律具备各种常用文体写作的基本能力把握公文写作的具体细节是我们必备的素质下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个问题 “巧妇难为无米之炊”只有准备充分起草公文才能奋笔疾书一气呵成反之就只能不知从何处入手“十步九回头”写了撕、撕了写别别扭扭很难写出“高屋建瓴势如破竹”的公文来那么起草公文需要做好些准备呢 一要提高个人的思想修养和学识储备一方面正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要古人说：“志高者意必远”写作者树立了正确、远大的理想写作时才能正确地“言志”做到文意深远另一方面“读书破万卷下笔如有神”作者只有博览群书对各方面的知识才能融会贯通、运用自如同时公文写作要求的学识既要博也要专假如写经济方面的材料没有经济学理论作基础写政党建设的材料没有政党理论作基础那是写不出好材料的所以平时我们要强化自己的思想境界修养要增进自己多方面的文化科学知识的素养 二要掌握领导意图、语言风格所谓“领导意图”就是领导对撰写某一公文的目的和打算如果在起草公文前不了解领导意图只能是自作主张瞎写一气所以在公文写作前必须把领导意图搞清楚对领导意图了解得越具体越好越透彻越好当然有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻这要靠公文写作人员平时对近期领导关注问题的掌握程度了要靠充分发挥主观能动性了有了领导意图写作就有了“尚方宝剑”就知道写些什么了“语言风格”就是领导讲话风格和习惯如果不了解领导的语言风格讲话稿写的再好与领导行不成共同语言领导也不会欣赏这就要求作者经常参加会议感受气氛通过多种途径掌握领导的语言风格 三要学习有关文件和报刊深刻领会中央和上级党委指示精神中央和上级党委指示精神是各级党政组织工作的指南掌握了这个指南工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南就会迷失方向甚至会走到斜路上去公文写作人员只有深刻领会中央和上级党委指示精神才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实所以在起草公文前我们必须通过学习把近期中央和上级党委指示精神领会深透把准当前时代的脉搏这是非常重要的 四要了解当地实际各级党委的任务就是要做好中央和上级党委指示精神与当地实际结合的文章只有了解当地实际情况才能做好上下结合这篇文章才能有针对性地提出问题和解决问题要了解当地实际就要多翻阅一些资料经常深入下去搞些调查研究事物是不断发展变化的现代化建设日新日异新情况、新问题、新事物层出不穷这就需要我们经常地了解当地实际把握新鲜事物否则就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病就容易发生“言之无物空话连篇”的弊端这是公文写作的大忌五要统筹兼顾科学组织在遇到写大材料或者是在省市领导来去匆匆一人准备汇报材料来不及的时候就需要多人合作共同完成经验的做法就是采取“统分统”的组织写作方法即：统一研究写作提纲分头去写最后一人统稿 这种方法注意的问题有三： 一是根据各自的特长科学分工参加的人员有的对工业比较熟悉；有的对农业比较熟悉；有的对外贸比较熟悉；有的对稳定比较熟悉等等各有特点要注意发挥他们特长谁熟悉方面的就写一部分分工负责 二是拟稿人要按提纲去写如有大的变动需征得主笔同意以免走题；对一些细节问题可以灵活掌握 三是主笔统稿时要把好“四关”即：“政治关”看看是否符合中央和上级党委的指示精神是否符合党的路线、方针、政策；“实际关”看看是否符合当地实际情况；“结构关”看看结构是否合理、清楚有无重复的地方前后风格是否一致；“文字关”看看文字表述是否准确言简意赅该调整的调整该删减的删减该补充的补充最后送领导审查、定稿 文章谋篇布局的好坏直接影响表达效果所以在确立了公文的主旨后就要围绕主旨对整个公文结构进行谋篇布局考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系使其“首位开阖繁简奇飞各极其度” （一）、基本要求一是完整连贯首尾圆合所谓完整是指文章的结构布局有头有尾首尾圆合通篇一体连贯就是通篇一贯要求文章的部分与部分之间片断与片断之间前言与后语之间都要紧密连接以一贯之结构严谨、完美二是疏密相间错落有致我们在安排层次和段落时长短要适当搭配其密度不要均等要根据公文主题表达的需要有详密、有疏落使全篇布局疏密相间错落有致总之要有的放矢合理安排才能使公文错综其势舒缓自如给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感三是波澜起伏曲折变化“文似看山不喜平”文章布局应该崇曲忌直谋篇布局的波澜起伏和曲折变化反映了客观事物的错综复杂和发展变化同时也能满足读者、听者的审美要求但是必须合乎法度既要出人意外又要在情理之中要使开合、起落、曲直、伸缩等等恰到好处 （二）基本内容文章的结构包括内部结构和外部结构两种 1、内部结构所谓文章的内部结构就是文章思路的内在逻辑结构在叙述性文体里称之为“线索”；议论性、说理性文体里称之为“脉络”不管什么文体只要有一贯到底的思路一脉贯通的逻辑它就必然有一缕贯穿的线索和脉络思路是线索和脉络的基础；线索和脉络是思路的表现形式文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都可以为线索如项链以项链这一事物为线索红楼梦以爱情悲剧为中心线索等线索无形地穿梭着全文的人物、事件和景物构成严谨的艺术整体作为党委机关我们平时处理的公文主要是说理性质的文体基本遵循“提出问题分析问题解决问题”的脉络形态它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性即：分清先后顺序有条不紊地表达思想；合乎逻辑合乎人们的思维形式使文章流畅贯通；思想脉络细密周严没有缝隙没有漏洞 2、外部结构所谓外部结构就是文章的外部存在形式 它的主要内容包括： 一是层次和段落层次是指文章各部分内容表达的次序它着眼于思想内容的划分段落是行文时自然形成的基本单位它侧重于文字表达的需要层次和段落既有区别又有联系：层次着眼于思想内容的划分段落侧重于文字表达的需要；一般来讲层次大于段落即几个段落表达一个层次但也有时段落的划分恰好与层次一致二者相等；层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式根据作者的思想或者线索来决定段落划分强调的是集中、完整和匀称 二是过渡和照应过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段过渡在文章中起承上启下的作用它使先后相关的两个层次和段落上下连贯前后衔接照应就是文章前后内容关照呼应能使结构严密脉络连贯 三是开头和结尾古人语“起句当如爆竹骤响易彻结句当如撞钟清音有余”所以“虎头龙尾”是好文章的半壁江山当然怎样开头和结尾应从文章的整体出发有利于主题的表达和全文各部分的和谐公文开头多用开篇点题式：开门见山起句发意直接揭示主旨如背影“我与父亲不相见已二年余了我最不能忘记的是他的背影”；句句夺目先声诱人起句漂亮触及中心富有魅力让人一见钟情如杜牧阿房宫赋“六王毕四海一蜀山兀阿房出”；落笔入题说明缘由交代作者写作的缘由；开头总说提摄全文先揭示文章的中心然后再分说公文、特别是领导讲话稿的结尾方式一般有两种：醒明主旨篇末点题；展望未来鼓励斗志向人们提出希望发出号召指明方向鼓舞人们为实现它去努力奋斗 （三）如何谋篇布局要锻炼思路谋篇布局是思路的表现形式所以我们写文章要提高谋篇布局的能力根本的是要认真锻炼思路加强思维活动的逻辑性、条理性的训练毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构开头、中间、尾巴要有一种关系要有一种内在联系不要互相冲突”只有对内容经过精心思考对文章的谋篇布局做到胸有成竹再动笔写作才能写出结构严谨逻辑性、条理性强的文章要列好提纲或打腹稿这是起草公文的一道重要工序按提纲写稿子有许多好处：可以帮你组织材料；可以使你想问题更周到；免得一面写一面想写时吃力不讨好列提纲一定要在掌握领导意图和吃透“两头”的基础上进行提纲列的越细致越好不要光列大题目还要列小题目就连每个小题目里各写几层意思一层意思放在一个题目里面也要考虑清楚比较简短的公文可以不列提纲但一定要打好腹稿打腹稿虽然不一定形成文字但对文稿的谋篇不拘也要想明白有了好的提纲或好的腹稿文章等于完成了一半起草公文就会得心应手 公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见不准确含糊不清摸棱两可执行的标准就不好把握就不好执行简洁毛泽东同志说：“文字要简短使他们顷刻之间能看完；要精警使他们一看起一个印象”公文必须简短扼要特别是领导讲话一定要注意多用短句忌用长句子不要用过多修饰把意思讲明白就可以鲜明公文不能像文学作品那样含蓄隐晦深藏不露更不能含糊不清意向不明它要求清楚、明白无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么都要非常确切地表述和说明使人心领神会一目了然易懂公文既要简洁又要易懂简短而缺意就只能使人看不懂所以写公文不能哗众取宠；不能用那些华丽而不易懂的辞藻；不能用那些自己生造的语言；不能有“学生腔”、“文学腔”；不讲空泛的“普通话”多讲实实在在的“地方话”多用群众语言 四、日常公文写作需注意的几个细节问题 1、公文写作的标题标题实际上就是公文的题眼是观点及公文逻辑结构的集中体现按照层次大小划分标题可以划分为大标题、小标题一级标题、二级标题等标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严禁、相互照应公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意不能跑题、偏题和以片盖全又要求语言简洁精练有些公文比如讲话的语言必须体现领导同志的感情色彩和风格要求在公文写作中有时公文的内容较多人们看起来、听起来留下印象的内容并不多所记下来、留下印象的大多是文章的题目和各个标题所以公文好的标题或标题群能引人入胜起到事半功倍的效果 2、公文写作的观点好公文的关键是要有新意和创意按部就班对着葫芦画瓢体现不出个人的观点是写不出好公文的所以公文写作者平时必须通过经常学习党政理论和相关专业知识深刻领会上级政策经常调查研究了解当地实际多上下结合深入思考来提高自己的“悟性”身在外而心在内虽不是领导但多从领导的角度来思考问题同时在执笔时注意要以工作为中心以思路为纽带把多个观点、观点群有机联系起来做到主次有位、先后有序既前后园合又错落有致 3、公文写作中数据、图表的应用在公文写作中数据的应用是一种普遍性、经常性的事情它是事物的量化发挥着重要作用：一方面从字面来理解“数”“据”顾名思义就是数字方面的根据有理有据只要有根据事情道理才能讲的明白数据饱含信息起到一种说明的作用读者从数据中就可以清楚地了解事物的发展状况使其明了；另一方面应用数据说明事理能使读者感到数据都是通过统计得来的具有性的特点图表的应用相对的来讲具有局限性它只限于“看”的公文并且要求读者具有一定的专业知识但它更具有直观、立体、动态的特点和优点适合情况上报、署名文章、调查报告等文体数据、图表的作用决定了其来源、取舍、应用必须坚持一定的标准注意以下几点：一是来源的权威性一般来讲数据应以统计局的为主其中税收数据以国税、地税的为主没有统计局的有部门的、乡镇的数据以部门的为主个人拿不准的让领导定夺二是数据应用要统一不同材料里面如党委、政府的材料数据要一致同一材料不能出现前后矛盾、不一致三是数据要科学分析特别是在没有权威数据可以参照的情况下必须经过科学分析才能应用单个数据的应用加减不能超过和、差的数据四是图表的应用一定要规范经过专业人员验证其正确性方可使用 4、资料、语言方面的取舍修改过程中的取舍对于初稿一定要进行修改通过缜密的思考根据公文的性质进行语言锤炼看看些材料可以去掉些必须保留种表达方式更为精妙和符合领导语言风格对于引用的材料关键把握一点：拿来主义以“有用”为原则吸其精华去其糟粕简单的引用无疑于一件单色的衣服补上了一块花补丁补丁虽好但影响了整体的和谐所以对借鉴的材料一定要加以认真改造根据公文主旨和文章