国家奖助学金报表填写及省资助系统使用说明-校内版.doc

国家奖助学金报表填写与安徽省学生资助管理系统使用说明（2011年版）安徽理工大学学生处2011.09国家奖助学金报表填写说明一、国家奖学金每个学生的纸质国家奖学金申请审批表是最基本信息，填写后一定要仔细核查，确保准确无误！以此为准再填报学生个人国家奖学金申请审批表（电子版）、学院国家奖学金获奖学生初审名单表和在线录入安徽省学生资助管理系统，相关数据信息必须与纸质国家奖学金申请审批表上对应项的数据信息完全一致。国家奖学金共需填报和提交5项材料：学生个人国家奖学金申请审批表（纸质和电子版各一份）；学院国家奖学金获奖学生初审名单表（纸质和电子版各一份）；安徽省学生资助管理系统在线录入。（一）学生个人国家奖学金申请审批表填写要求如下：1.表格为一页，正反两面打印，不得分两页打印。填写应当字迹工整清晰、信息完整，不得涂改数据或出现空白项。纸质版各栏都必须手写和手签，电子版表格要严格按照纸质版所填写的内容完整录入。2.表格“基本情况”和“申请理由”栏由学生本人填写，其他各项必须由学校有关部门填写。“出生年月”和“入学时间”栏都应以6位数规范填写，如某学生1991年1月出生，2009年9月入学，则“出生年月”栏填写“1991.01”，“入学时间”栏填写“2009.09”，“出生年月”与“身份证号码”中的年月必须一致；“学制”栏，3年制、4年制和5年制，分别填写为“3年”、“4年”和“5年”。 “申请理由”栏的填写应当全面详实，能如实反映本人学习成绩、社会实践、创新能力、综合素质等方面的现实表现，200字左右。3. 表格“学习情况”栏成绩为学习成绩排名，且必须注明评选范围内的学生总人数；“实行综合考评排名”：统一选否。表格中“大学期间主要获奖情况”栏，各学院要严格核查，据实填写。若曾获国家奖学金，“颁奖单位”为国家教育部；国家励志奖学金，“颁奖单位”为安徽省教育厅。其他获奖情况以获奖证书后颁奖单位盖章名称为准。4.表格“推荐意见”栏填写应当简洁明了，要符合学生个人特征，切忌雷同，字数控制在100字左右，必须由该生辅导员或班主任亲自填写并签名，不得代写或代签。5.表格“院（系）意见”栏填写应当简明扼要，可按模板填写，必须由学院分管学生工作的负责人亲自填写并签名，不得代写或代签。（二）学院国家奖学金获奖学生初审名单表最后一栏“入学年月”，要统一格式填写，如：2009年9月入学，则该栏填写为“2009.09”。二、国家励志奖学金每个学生的纸质国家励志奖学金申请审批表是最基本信息，填写后一定要仔细核查，确保准确无误！以此为准再填报学院国家奖学金获奖学生初审名单表和在线录入安徽省学生资助管理系统，相关数据信息必须与纸质国家励志奖学金申请审批表上对应项的数据信息完全一致。国家奖学金共需填报和提交4项材料：学生个人国家励志奖学金申请审批表（纸质一份）；学院国家励志奖学金获奖学生初审名单表（纸质和电子版各一份）；安徽省学生资助管理系统在线录入。（一）学生个人国家励志奖学金申请审批表填写要求如下：1.表格填写应当字迹工整清晰、信息完整，不得涂改数据或出现空白项。此表只报送纸质版，表格各项内容均需手书和手签。2.表格“基本情况”、“家庭经济情况”和“申请理由”栏由学生本人填写，其他各项必须由学校有关部门填写。“出生年月”和“入学时间”栏都应以6位数规范填写，如某学生1992年10月出生，2009年9月入学，则“出生年月”栏填写“1992.10”，“入学时间”栏填写“2009.09”，还应特别注意“出生年月”与“身份证号码”中的出生年月相一致；“学制”栏，3年制、4年制和5年制，分别填写为“3年”、“4年”和“5年”。 表格上张贴的学生个人照片为1寸大小。“家庭经济情况”中的“人均月收入”一般不得超过800元，且“家庭人口总数”、“家庭月总收入”和“人均月收入”三栏数据必须严格对应，一般来说，“家庭月总收入”精确到十位，“人均月收入”精确到个位即可。“申请理由”栏的填写应当全面详实，能如实反映学生家庭经济及其本人在校思想、学习、实践等各方面的现实表现，150字左右。3.国家励志奖学金必须从品学兼优的家庭经济困难学生中产生。表格“综合考评”中的“班级（年级或专业）同学中排名”栏和“班级（年级或专业）家庭经济困难同学中排名”栏的“排名”是指学生的成绩，前后两项排名的成绩类型（学习成绩或综合测评成绩）和范围（年级、专业或班级）都要一致，成绩必须在评选范围内的困难学生中排名靠前，且必修课程无不及格科目。如：专业学生总数76，本专业家庭经济困难学生数为22，则第一项排名分母为76，第二项排名分母为22。4.表格中“院系推荐意见”栏填写应当简明扼要，可按模板填写，必须由学院分管学生工作的负责人亲自签名，不得代签。（二）学院国家励志奖学金获奖学生初审名单表最后一栏“入学年月”，要统一格式填写，如： 2010年9月入学，则该栏填写为“2010.09”。三、国家助学金每个学生的纸质国家助学金申请表是最基本信息，填写后一定要仔细核查，确保准确无误！以此为准再填报学院国家助学金评审情况备案表和在线录入安徽省学生资助管理系统，相关数据信息必须与纸质国家助学金申请表上对应项的数据信息完全一致。国家奖学金共需填报和提交4项材料：学生个人国家助学金申请表（纸质一份，学校审核后返回学院留存）；学院国家助学金评审情况备案表（纸质和电子版各一份）；安徽省学生资助管理系统在线录入。（一）学生个人国家助学金申请表的填写要求如下：1.表格填写应当字迹工整清晰、信息完整，不得涂改数据或出现空白项。表格除申请人签名、辅导员签字和学院分管领导签字外，其余可打印。2.表格“本人情况”、“家庭经济情况”、“家庭成员情况”和“申请理由”栏由学生本人填写，其他各项必须由学校有关部门填写。“出生年月”和“入学时间”栏都应以6位数规范填写，如某学生1993年6月出生，2011年9月入学，则“出生年月”栏填写“1993.06”，“入学时间”栏填写“2011.09”，还应特别注意“出生年月”与“身份证号码”中的出生年月相一致。表格上张贴的学生个人照片为1寸大小。“家庭经济情况”中的“人均月收入”一般不得超过800元，且“家庭人口总数”、“家庭月总收入”和“人均月收入”三栏数据必须严格对应，一般来说，“家庭月总收入”精确到十位，“人均月收入”精确到个位即可。“申请理由”栏的填写应当全面详实，能够如实反映学生家庭经济、学习、综合素质等方面的情况，100字左右。3.表格“评议小组意见”栏的填写应当写明评议范围、评议结果等情况，由申请学生的辅导员签字或盖签字章。4.表格“学院审核意见”栏的填写应当简明扼要，可按模板填写。由各学院分管学生工作的负责人签字或盖签字章。（二）学院国家助学金评审情况备案表最后一栏“入学年月”，要统一格式填写，如： 2011年9月入学，则该栏填写为“2011.09”。安徽省学生资助管理系统使用说明（本系统网址：80，请进入系统后对照此说明进行操作）【特别提醒】 系统内每个学生有关字段的数据信息都必须与该学生个人纸质申请表上对应字段的信息完全一致。 贫困生认定是最基础的工作，必须先完成贫困生认定、入库工作，再进行国家奖助学金评审、入库等工作。 贫困生认定不等同于国家奖助学金评定，贫困生认定比例不超过30%，国家奖助学金比例约为24%。 进入安徽省学生资助管理系统后，其各模块设置在最左边，如下图一所示。需要填报的是“国家奖学金”、“国家励志奖学金”、“国家助学金”和“贫困生库”等4个模块：图一 系统内“国家助学金”和“国家励志奖学金”模块，上传学生照片的要求：宽*高的尺寸大小一般为295*413像素或者2.5cm*3.5cm。 可以通过点击系统页面中上部的处来调整系统的页面布局。模块一：【贫困生库】一.系统新增“导入”功能此功能适用于2011级新生中认定的贫困生和老生中新认定的贫困生。切记一定要使用我们提供的EXCEL模板，先录入学生基本信息，经复查确认准确无误后，再导入系统！步骤如下：1、打开EXCEL格式的导入模板（学生信息导入模板和家长信息导入模板），模板中给了一些导入的示例数据(请严格按照示例数据格式填写)，明白如何填写数据后，清除示例数据，直接填写新贫困生的基本信息，尽量把字段都填写完整！在安徽省学生资助管理系统中有下拉框的字段，在EXCEL模版表格相应字段中也都加入了下拉选择，大家直接选择即可，如下图二：图二本EXCEL模版的“专业”字段内录入的专业名称，必须与各学院在系统内设置的专业名称完全一致，不能只填简称！系统内各学院的专业名称，可从“系统管理”模块下的“专业维护”菜单中查看。“家庭户籍区县”字段，按照测试数据格式录入，省内的录到区县，省外的录到省。全部录入完成并仔细核对确保信息准确无误后，保存好此EXCEL文档。2、学院用户进入安徽省学生资助管理系统，首先点击左侧“贫困生库”模块下的“贫困生信息导入”菜单，系统会弹出如下图三所示界面：图三3、浏览查找前面录入好的贫困生信息EXECL文件，然后点击打开按钮，如下图四：图四4、再点击“预览导入”按钮，如下图五：图五如果“信息提示”字段中为预览，则数据已导入到临时表中，若不是预览，则应出现错误内容（如身份证号码位数不对，则出现“身份证应该为15位或18位”），大家可以根据提示信息，看出错误信息。接下来先点击“导入正确数据”按钮，把所有为“预览”状态的数据导入到正式表中；再点击“导出错误数据”按钮，可以把错误数据导出修改后重新导入！ “家长信息导入”模块也是一样的操作方式。家长模板中的身份证号，填写的是学生的身份证号！千万不要填写家长的身份证号！两张模板的导入顺序是：先导入学生信息，然后再导入家长信息！4、新增加的贫困生数据导入系统后，会出现在“贫困生资格认定”菜单下，状态为待审。二.关于“重新认定”的功能此功能适用于去年已经是贫困生，今年又被重新认定的学生。在 “当前贫困生库管理”菜单下，增加了“年级”、“学生班级”查询，大家可以根据年级(是指上年度认定时学生所在的年级)或班级来分类，查找并逐个勾选学生，然后点击“重新认定”按钮，修改好相关字段信息后，点击“保存”按钮，页面左下方应自动显示，表明重新认定该生的信息保存成功，该生的信息将在“贫困生资格认定”菜单中显示出来，状态为待审。重新认定需要逐个学生完善数据并确认保存！如下图六：图六三、关于“入学年度”、“学生班级”和“学制”字段“贫困生信息导入”的EXCEL模版中已有这三个字段，务必要规范录入；在“重新认定”修改已有贫困生信息时，也务必规范完善这三个字段数据。这样做可以方便系统今后批量处理毕业生信息，将毕业生移入历史库中，从而减轻自己的工作量！四、对于已毕业贫困生和今年未重新认定为贫困生的处理经检查确认所有需要“重新认定”的贫困生都已完成“重新认定”工作后，进入“当前贫困生库管理”菜单，就只剩下已毕业贫困生和今年未重新认定为贫困生的学生信息，通过“年级”、“学生班级”查询，确认并勾选相关学生信息，点击“撤销贫困生资格”按钮，就可以批量把所有这些学生移到“历史贫困生库”中。五、新增贫困生和重新认定的贫困生的信息全部进入“贫困生资格认定”菜单下，在确认完整正确录入本学院贫困生信息后，批量勾选贫困生，点击“上报高校审核”按钮报学校审核。各学院上报的贫困生信息经学校审核后，“当前贫困生库”中的数据就为2011年度认定的数据了！模块二：【国家助学金】所有获得国家助学金的学生，必须是从今年被认定为贫困生的学生中产生！进入系统，在“国家助学金”模块的“申请国家助学金”菜单下，点击“新增”按钮，如下图七：图七系统弹出“添加获得国家助学金学生信息”界面（如下图八所示），在“身份证号”字段内输入学生的身份证号码后，将鼠标随便移到另一个字段内，该学生的基本信息就能自动从贫困生库里链接出来，查看并完善其他字段内容后保存，则页面左下方应自动显示“”，表明该生申请国家助学金的信息已经保存成功。再依次录入本学院所有国家助学金学生信息。图八模块三：【国家励志奖学金】所有获得国家励志奖学金的学生，也必须是从今年被认定为贫困生的学生中产生！在系统“国家励志奖学金”模块的“申请国家励志奖学金”菜单下，点击“新增”按钮逐个录入学生信息。输入学生身份证号码后，其基本信息也能自动从贫困生库里链接出来，查看并完善其他字段内容，具体操作过程与以上“国家助学金”模块录入基本一致。模块四：【国家奖学金】在系统“国家奖学金”模块的“申请国家奖学金”菜单下，点击“新增”按钮逐个录入学生信息。若该生是贫困生，则其基本信息也能自动从贫困生库里链接出来；若不是贫困生，则需逐项录入该生的所有字段信息。具体操作过程不再赘述。【各学院系统用户名】学院系统用户名学院系统用户名地球与环境学院340002003-dhxy340002003-dhxy2340002003-dhxy3340002003-dhxy4计算机科学与工程学院340002003-jsjxy340002003-jsjxy2340002003-jsjxy3340002003-jsjxy4能源与安全学院340002003-nyxy340002003-nyxy2340002003-nyxy3340002003-nyxy4理学院340002003-lxy340002003-lxy2340002003-lxy3340002003-lxy4土木工程学院340002003-tmxy340002003-tmxy2340002003-tmxy3340002003-tmxy4外国语学院340002003-wgyxy340002003-wgyxy2340002003-wgyxy3340002003-wgyxy4机械工程学院340002003-jxxy340002003-jxxy2340002003-jxxy3340002003-jxxy4医学院340002003-yxy340002003-yxy2