办公管理制度.doc

精选资料办公管理制度为规范公司的办公秩序，加强办公室的管理，特制定本制度。一、工作时间安排公司执行标准工时制度，工作时间如下：生产车间上班时间为：周一至周六上午8：0012：00，下午13：3017：30，办公室人员上班时间为：周一至周六上午8：3012：00，下午13：3017：00；上下班时间调整另行通知。二、员工工作守则1、上班前10分钟到公司，准备晨会。2、下班离开前关闭所有门窗和办公设备，切断电器电源。3、准时上下班，不迟到、不早退，有事外出要提前说明。4、严禁用办公电话打私人电话。5、上班时间不准做上网、听音乐、玩游戏等与工作无关的事情。6、接听电话应在铃响三声之内接起，用语为：“您好，科兹公司”。若铃响三声之后才接起电话，应说：“您好，科兹公司，让您久等了”。7、邻座无人时应主动代接电话并作好记录，记录内容为：对方姓名、电话、单位、事由、来电时间、是否需要回复等。8、随时保持个人办公区的干净整洁。办公台面上不得放与工作无关的物品，做到各种办公用品、文件、资料等摆放整齐，桌面、电话、电脑等洁净无尘。9、保持公告板清洁，及时擦除无用信息。三、员工行为规范作为公司员工，整洁与适当的仪容仪表是维护公司良好形象、保持和谐工作环境的基础。得体的装扮是对他人的一种尊重，也是赢得他人特别是客户尊重的前提。特做如下规定：1、员工上班时着公司统一工作服，佩戴公司胸牌，严禁工作时间穿拖鞋、打赤膊。2、员工应保持头发干净、梳理整洁。3、女员工上班时不得浓妆艳抹。4、言谈举止文明、得体，不大声喧哗，不说粗话、脏话，不嘻笑打骂。5、商讨问题以不影响他人工作为原则，尽量不在办公室会客。6、不准在办公室玩耍，更不得任意翻阅他人文件、资料和图纸，严禁开翻他人抽屉。7、不得长流水，长明灯，做到人走灯灭，见到长流水、长明灯及时关闭。8、注重节约，夏天气温高于30度（包括30度）才能开空调，冬季气温低于2度才能开启取暖设备（以网上天气预报的气温为准）。违者每次扣电费10元。9、合理安排各项工作，不提倡晚上加班，如果确需加班，不得超过22点。10、为确保办公设施设备安全，晚上十点以后、休息日，办公室必须上锁。特殊情况下，如果晚上10点以后还需要加班的，加班人员在离开办公室之前必须关好所有的门窗，并对其安全负责。四、办事程序公司内部行政运行架构为：股东会议总经理副总经理（总工程师）部门经理（办公室主任、营销总监、生产厂长）主管（车间主任）班（组）长。公司严格执行层级领导、逐级负责管理的运行机制，在日常工作中请示汇报、呈办事项必须严格依照此程序由下及上逐级签字报批（公司领导已明确直接管理的部门和工作除外）。五、考勤管理公司考勤采用记录登记制。在办公楼上班的人员考勤由人力资源部负责登记，销售部部分人员和生产部的考勤分别由销售部经理、厂长负责登记，月底将考勤登记表交至人力资源部审核，如发现有虚假记录，将追究有关人员责任，人力资源部将在次月公示上月考勤情况。（一）迟到、早退员工超过上班时间分钟未到工作岗位的界定为迟到，超过半小时的界定为旷工半天，提前分钟下班的算早退，分别按下列规定处理；1、员工迟到、早退1次，给予口头警告，并处以10元罚款。2、员工迟到、早退一月累计5次，处以100元罚款。3、员工如连续两个月迟到、早退累计8次，属严重违纪，给予辞退处分。 4、上班迟到者应立即报告部门负责人，并讲清迟到原因。 5、遇有恶劣天气或其他不可控制因素而影响正常出勤时，按公司统一规定执行。 （二）旷工 1、当月无故旷工累计1天的，给予口头警告并处50元罚款。2、当月无故旷工累计2天，给予通报批评并处100元罚款。3、当月无故旷工累计满3天（以上）者或年内累计旷工满5次，罚款200元并辞退。 六、加班管理 1、各部门经理、生产厂长根据日常工作计划内容，合理安排所分管的工作，对可预见的临时任务要提前准备，原则上管理人员加班不计加班薪金。2、以提高公司效益为原则，严格控制加班审批程序和加班时间。3、确实需要加班的，由部门经理上报副总经理批准后有效。4、所有员工都要无条件服从上级关于加班的工作安排，否则按不服从工作安排处理。5、员工加班后，安排调休的，不计算加班薪金。6、各部门要严格加班工时登记，月底及时报办公室登记备案。7、加班薪金计算基数为月基本工资（1200元），周一至周六加班按1.5倍计算，周日加班按2倍计算，国家法定假日加班按3倍计算。七、文件管理：办公室负责公司内外文件的收发、贮存和管理。各部门负责职责范围内文件的编制、发放和管理。（一）文件的编制与审批1、各部门按管理职责拟制文件。公司的文件由办公室拟稿，业务文件由归口部门拟稿，文件拟定后，由分管副总经理审签（技术文件由总工审答）由总经理签发。2、文件拟稿要求字迹清楚或使用电子文档。3、签发的文件原稿留办公室存档。4、保密文件，核稿人应该根据保密等级注“秘密”等字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。（二）文件的登记、发放1、签发的文件由办公室登记，分类编号后，按规定印制，审核后方能盖章。后报、送、发各指定部门并签收。2、公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。（三）外来文件办理1、外来文件由办公室签收当日填写阅办件，按业务分类送分管及归口部门领导传阅，按分管领导或部门经理（主管）批注意见要求呈报送阅。属急件的，应在接件后及时报送。需转发的必须在三个工作日内转发。2、文件阅办部门或个人对有阅办要求的文件，应在三个工作日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。特殊情况除外。（四）文件的存档1、办公室于每年第一季度对文件资料进行归档，并送档案室保存。2、公司各部门每年第一季度对本部门的文件和资料进行一次归档，并交公司档案室保存。3、公司各部门的保密级档案需按保密规定存档。（五）技术部文件资料的管理要制定专用的资料管理制度，把公司各型产品设计、装配、改进图纸，各种试验数据、技术专利等纳入技术部资料管理的范围，由专人负责，建立健全技术资料的审批、编制、修改、借阅权限及存档等各个方面的制度规定。八、印章管理：本规定所指印章包括：行政公章、财务公章、合同章、资料专用章、法定代表人名章。（一）印章的刻制和废止1、公司印章的刻制与废止的方案由总经理审批。其他单位或个人未经批准严禁私自刻制公司印章。2、公司各部门印章，必须持公司证明，到公安部门指定的刻字单位制作。并由公司办公室备案。3、废止的印章应交公司办公室保存，保存期限一般为三年。4、公司的印章在丢失、损毁或被盗时，其管理者应迅速向总经理提交说明原因的报告，由总经理根据具体情况做出处理决定。（二）印章的保管与使用1、各部门印章要指定专人负责保管，并存柜加锁，要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项。各类印章指定专人负责保管：公司行政公章由办公室主任负责保管；财务公章由财务部经理负责保管、合同章由财务部经理负责保管；法定代表人名章由财务部经理保管。2、印章保管人员要明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。3、一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，印章保管人员应及时保护现场并报告有关部门。4、用印时，印章保管人员首先应检查是否有部门经理批准的用印批单，再审阅了解用印内容，专业文件一律由其主管部门经理签字后方可盖印，杜绝未经审阅其内容盲目盖印的现象。每次盖印都应对份数及每份印数进行登记。公司行政、合同、财务章对外使用时必须报总经理批准同意后方可使用。（三）印章的移交印章移交须办理手续，签署移交手续证明，注明移交时间、图样等信息，移交人、接交人、监交人需当场签字证明。（四）公司财务用章制度遵照财务部财务印章管理制度之规定。九、办公用品管理：1、公司办公用品采用定额预算管理制。2、各部门必须将所需办公用品提前一周报至办公室，办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划，经分管副总经理审核报总经理批准后购置。3、对于预算限额内的办公用品领用，员工须填写办公用品申领单，经部门经理根据预算审核签字后，直接到办公室行政助理员处领取。4、办公用品保管要帐目清、数量清，摆放整齐，帐物一致，做到日清月结。5、做好出库登记管理。6、公司员工离职时，须如数退还办公用品（低值易耗品除外）。如有遗失按原价赔偿，否则，不予办理离职手续。7、大件办公用品建立办公用品登记表，由责任人签字建档。十、保密制度确保商业秘密不外泄是保证公司经营安全，保持竞争主动和获得计划利益的重要管理工作。保守公司商业秘密既是一种责任，也是一种美德。因此，每一位员工自进入公司始便承担保守公司商业秘密的责任和义务，并且这种责任和义务将延续至员工离职或退休之后。 （一）保密范围 公司保密事项包括但不限于：1、公司内部电话（号码）。2、公司领导的非对外公布的电话、工作日程安排、住址等。3、公司内部管理制度、薪资制度和标准。4、产品专利技术、工艺流程等。5、产品价格、客户档案资料、销售合同内容等。6、财务计划、报表，统计报表，各类凭证。7、公司的内部文件，会议纪要。7、公司的各类档案。8、其他限定范围公布的事项。公司员工只能在与本职工作相关的规定的范围内按照规定的程序和对象传递信息。一切超范围发布和违反程序传递信息的行为都属于泄密。 （二）、保密措施保密措施包括但不限于：1、所有秘级档案按规定审批后查阅；所有档案不可转借他人或以其他形式传播、传递给公司以外的人。2、不在会后当着参会范围以外的人谈论会议内容，尤其是公司未正式发布的讨论内容。3、责任人将限制发文范围的文件妥善保管，不乱丢乱放。4、重要电话避开无关人员或请无关人员回避。5、重要谈话选择适当场合，或请无关人员回避。6、办理有保密要求的事务，办事人员要检查自己的装束和用品，如去除胸卡、车牌、电话彩铃等可能暴露身份的标志、标识。7、注意复印机、传真机上文件及时清理，不遗落、不搁置。8、所有有保密要求的电脑文字、数据，由专人操作，专人负责并设置密码。9、无关人员不可使用有保密内容的电脑或旁观电脑操作，外聘维修人员应在电脑主人在场或有公司相关人员在场的情况下方可实施维修。10、凡有专人负责的门钥匙及密码，如保险柜门、防盗门，责任人应妥善保管，不可擅自转交或转告他人，有特殊需要，按规定申请并在事后更改密码。十一、档案管理（一）归档范围：1、公司的注册资料；2、公司印发的公文；3、公司的各种规章制度、实施细则；4、公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本；5、公司重要会议资料，包括会议的通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等；6、上级部门发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料；7、公司对外的正式发文及与其他公司来往的文书及传真；8、产品项目立项、设计、技术等图纸文字技术档案资料；9、公司重要的技术资料、客户档案资料、荣誉证书资料等；10、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的照片、录音、录像等；11、公司的财务档案和人事档案；12、公司保密制度中规定的保密范围材料。（二）档案整理1、各部门应明确规定档案责任人（档案员），档案员对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 档案员应掌握公司文件资料的归档范围，收集保管公司重要的文件资料。2、认真执行定期归档。对重要文件资料平时分类收集，每月底应将归档文件资料整理一次，并将整理结果列成明细清单。3、公司员工查阅和借用文件资料时，档案管理人员应遵照保密规定积极的做好服务工作，并办理查阅和临时借用登记手续。4、公司的财务档案和人事档案遵照财务档案和人事档案管理规定执行。（三）档案交接1、移交到档案保管员处的档案、资料，档案员须填写文件资料移交表，由档案保管员和各部门移交人签字。2、各部门应于3月底将上年度需要保存的档案材料归档整理后移交给办公室档案保管员，存档案室统一保管。（四）档案保管1、根据档案内容，区别保存价值，分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管、查阅和利用。2、做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。（五）档案室的纸质档案及电子文档由办公室负责管理。十二、通讯管理、1、公司的办公电话，主要是作为与外界沟通、开展业务的工具，不准用办公电话打私人电话。2、员工因公需使用电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，确保办公电话的畅通。3、公司领导班子成员和各部门经理手机必须24小时开机，员工手机在7：0022：00应保持畅通。如需换号，应于