物流公司流程化与规范化管理手册.doc

1 弗布克流程化与弗布克流程化与弗布克流程化与弗布克流程化与规规规规范化管理手册系列范化管理手册系列范化管理手册系列范化管理手册系列 物流公司流程化与物流公司流程化与物流公司流程化与物流公司流程化与规规规规范化管理手册范化管理手册范化管理手册范化管理手册 （配套光（配套光（配套光（配套光盘盘盘盘） ） ） ） 李育蔚李育蔚李育蔚李育蔚 编编编编著著著著 北北 京京 2 目目 录录 第一部分 用流程优化.6 第 2 章 物流配送与运输管理流程.6 21 配送部工作流程与标准6 211 配送部工作流程.6 212 配送部工作标准.7 第 3 章 物流仓储管理流程.9 31 仓库管理工作流程与标准9 311 仓库管理工作流程.9 312 仓库管理工作标准.10 第 4 章 物流信息管理流程.11 42 物流信息系统实施工作流程与标准11 421 物流信息系统实施工作流程.11 422 物流信息系统实施工作标准.12 第 5 章 物流国际运代流程.14 52 申请与设立保税仓库工作流程与标准14 521 申请与设立保税仓库工作流程.14 522 申请与设立保税仓库工作标准.15 第 6 章 物流辅助管理流程.16 63 人员招聘与录用工作流程与标准16 631 人员招聘与录用工作流程.16 632 人员招聘与录用工作标准.17 第二部分 用制度规范.19 第 7 章 物流业务与客户服务管理制度.19 72 客户服务管理制度19 724 大客户服务管理细则.19 第 8 章 配送与运输管理制度.20 82 运输管理制度20 823 特殊货物运输制度.20 第 9 章 采购与仓储管理制度.21 91 采购管理制度21 913 采购结算管理制度.21 92 仓储管理制度23 923 仓库日常管理制度.23 第 10 章 信息与国际运代管理制度.26 101 信息管理制度26 1013 物流信息系统运行管理制度.26 102 国际运代管理制度30 1023 国际货运保险控制制度.30 第 11 章 物流辅助管理制度.33 111 财务管理制度33 1112 物流成本计划编制制度.33 112 行政管理制度35 3 1121 考勤管理制度.35 第三部分 用工具执行.37 第 12 章 物流规划工具.37 121 物流环境分析工具37 1213 物流项目开拓调查分析表.37 1214 物流公司综合能力评价表.38 122 竞争对手分析工具39 1222 竞争对手市场情况调查表.39 123 物流工作计划工具40 1232 工作计划执行记录反馈表.40 124 物流成本控制工具40 1242 仓储成本分析表.40 1243 运输成本分析表.41 1244 包装费用分析表.41 第 13 章 客户分析与开发工具.42 132 客户开发工具42 1321 客户开发程序表.42 1322 客户开发评价表.42 第 14 章 配送与运输管理工具.43 141 配送管理工具43 1411 配送运作流程.43 1412 配送部内部规划.43 1413 配送货物订单.44 1414 交运货物清单.45 1415 流通加工信息表.45 142 运输管理工具46 1422 运输工具需求量计算公式.46 1425 运输通知单 46 1426 货物运输单 47 第 15 章 采购与仓储管理工具.48 151 采购管理工具48 1511 供应商筛选模型.48 1513 供应商业绩考核表.49 152 仓储管理工具50 1523 货物检验报告单.50 1524 仓库货物保管台账.50 第 16 章 信息系统管理工具.51 161 信息系统建设工具51 1611 信息系统建设模型.51 162 信息系统运行工具51 1621 信息系统维护记录表.51 1622 信息系统运行效果分析表.52 163 信息系统评价工具53 1632 信息系统效益评价指标.53 4 第四部分 用范例演示.54 第 17 章 组织结构设计示范.54 171 物流公司组织结构设计示范54 1711 中小型物流公司组织结构设计.54 1712 大中型物流公司组织结构设计.55 172 物流公司各部门组织结构设计示范56 1721 业务部组织结构设计.56 1723 仓储部组织结构设计.56 1724 采购部组织结构设计.57 1725 财务部组织结构设计.57 1727 人力资源部组织结构设计.57 第 18 章 职能分解与目标分解示范.58 181 职能分解示范58 1818 行政管理部职能分解.58 1819 人力资源部职能分解.59 182 目标分解示范61 1821 总经理目标分解表.61 1822 运营总监目标分解表.62 第 19 章 职位说明示范.63 191 高层管理者职位说明示范63 1911 总经理职位说明书.63 1912 运营总监职位说明书.66 192 业务部职位说明示范68 1921 业务部经理职位说明书.68 193 配送部职位说明示范70 1931 配送部经理职位说明书.70 194 仓储部职位说明示范72 1941 仓储部经理职位说明书.72 195 采购部职位说明示范74 1951 采购部经理职位说明书.74 196 国际运代部职位说明示范76 1961 国际运代部经理职位说明书.76 197 信息管理部职位说明示范78 1971 信息管理部经理职位说明书.78 198 财务部职位说明示范80 1981 财务部经理职位说明书.80 199 行政管理部职位说明示范82 1991 行政管理部经理职位说明书.82 1910 人力资源部职位说明示范84 19101 人力资源部经理职位说明书.84 第 20 章 薪酬设计示范.87 201 薪酬结构与等级表87 2011 薪酬结构划分表.87 2012 薪酬等级划分表.87 5 第 21 章 绩效考核示范.88 211 业务部绩效考核示范88 2111 业务部经理绩效考核表.88 212 配送部绩效考核示范90 2121 配送部经理绩效考核表.90 213 仓储部绩效考核示范91 2131 仓储部经理绩效考核表.91 214 采购部绩效考核示范92 2141 采购部经理绩效考核.92 215 国际运代部绩效考核示范94 2151 国际运代部经理绩效考核表.94 216 信息管理部绩效考核示范95 2161 信息管理部经理绩效考核表.95 217 财务部绩效考核示范97 2171 财务部经理绩效考核表.97 218 行政管理部绩效考核示范99 2181 行政管理部经理绩效考核表.99 219 人力资源部绩效考核示范101 2191 人力资源部经理绩效考核表.101 6 第一部分第一部分 用流程优化用流程优化 第第 2 章章 物流配送与运输管理流程物流配送与运输管理流程 21 配送部工作流程与标准配送部工作流程与标准 211 配送部工作流程配送部工作流程 订订 单单 处处 理理 与与 进进 货货 制制 订订 配配 送送 计计 划划 拣拣 货货 与与 加加 工工 配配 货货 与与 送送 货货 配送部经理配送部经理仓储部仓储部配送部配送部业务部业务部 主办部门主办部门配送部配送部流程名称流程名称配送部工作流程配送部工作流程 编修部门编修部门签签 发发 人人签发日期签发日期 开始 1.订单 2.制订 配送计划 审核 3.订单处理 4.进货 5.搬运装卸 6.验收 7.理货8.货物储存 9.拣货10.流通加工 13.送货 11.配货 12.发货验收 结束 7 212 配送部工作标准配送部工作标准 1 客户发出订单需求。业务部接受订单，并将客户订单送 至配送部 制订 配送 计划2 配送部制订配送计划，根据订货合同确定货物的送达地、 接货人、接货的方式以及客户订货的品种、规格、数量 等要求，并明确运输的方式、运输工具和各配送点的运 力与货物的资源情况 拟订的配送计划由配送部经理审批并提出意见，相关负 责人对计划进行修改 配送计划 委托配送合同 3 仓储部接受订单，并对货物数量及日期进行确认，对订 货的基本项目进行检查，如核对品种、数量、订货时间 等 业务部对客户信用进行确认，查核客户的财务状况，了 解客户是否有能力支付订单款项 确认订货方式，如一般性交易、间接交易、合约式交易 等 确认订货价格和包装加工形式 设定订单号码、建立客户档案 进行存货查询和存货分配 根据订单安排出货时间和拣货顺序 对分配后存货不足的情况进行处理 订单资料输出，按订单供货 了解订单处理状态的信息情况，进行及时的反馈 4 仓储部制订进货计划：根据采购计划，实际的进货单据 供应商的送货规律、送货方式来确定 订单 处理 与 进货 5 货物到达后，配送部组织卸货入库 仓储部对货物进行编号和标示，并进行分类 物流管理制度 配送管理制度 进货计划 进货单 收货单 工作执行标准工作执行标准执行工具执行工具阶段阶段节点节点 8 配送部根据订货单据、采购进货通知等核对进货商品与 票据是否相符 6 配送部点收货物，检验部门进行货物检验。货物检验合 格后，由仓储部办理收货手续，填写“收货单” 7 仓储部对入库货物进行信息登录 8 仓储部对货物进行存储 9 仓储部根据订单确定拣货的方式，如按订单拣取、批量 拣取、分类拣取等 安排订单的出货顺序 安排拣货的路径，分派拣货人员进行拣货 对拣好的货物进行集货处理 拣货 与 加工 10 配送部对需要加工的货物进行流通加工处理 配送管理制度 11 配送部对拣取完毕的货物进行分货 12 根据客户的信息和车次，对拣送货物进行货物号码和数 量的核对、检查 配送部对出货的货物进行包装处理 配货 与 送货 13 配送部根据客户所在地划分基本配送区域，安排车辆配 装 根据客户送货时间要求确定临时配送的顺序 安排车辆，车辆的吨数、类型根据配送货物确定 确定配送路线及最终的送货顺序 对货物进行装车，组织货物的运输工作 客户收到货物，双方核对无误后签字确认 配送管理制度 运输管理 9 第第 3 章章 物流仓储管理流程物流仓储管理流程 31 仓库管理工作流程与标准仓库管理工作流程与标准 311 仓库管理工作流程仓库管理工作流程 仓仓 储储 检检 查查 办办 理理 入入 库库 手手 续续 办办 理理 出出 库库 手手 续续 货货 物物 运运 输输 运营总监运营总监业务部业务部 配送部配送部 主办部门主办部门仓储部仓储部流程名称流程名称仓库管理工作流程仓库管理工作流程 编修部门编修部门签签 发发 人人签发日期签发日期 仓储部仓储部客户客户 2.办理 入库手续 3.建立台账 5 按方案 进行保管 4.制定 仓储方案 6.定期检查 签订合同 审批 审批 10.办理出 库手续 审批 11.组织运输 结束 开始 1.签订合同 审核 审核审批 8.按合同 提出货物 出库要求 7.按合同 要求检查 9.开具出 库单 审核 审核 10 312 仓库管理工作标准仓库管理工作标准 1 业务部与客户签订物流合同，明确合同规定中是否有仓 储事宜，如有仓储事宜，仓储部组织办理货物入库手续 2 业务部在“入库单”上签字确认 运营总监对入库手续进行审批 办理 入库 手续 3 仓储部建立相应的物资台账 物流合同 公司仓储管理制度 4 仓储部根据合同要求和货物性质，组织制定仓储方案。 仓储方案应详细规定保管办法、检查方式等事项 业务部根据合同要求对仓储方案进行审核 运营总监对仓储方案进行审批 5 仓储部按领导审批的仓储方案对货物进行保管 6 仓储部定期对货物仓储情况进行检查 仓储 检查 7 业务部根据合同要求，定期对仓储情况进行检查，在检 查中若发现问题，及时向有关领导报告，并及时、妥善 进行处理，编写书面报告 公司仓储管理制度 8 业务部根据合同要求，提出货物出库，如果需要从仓储 部提货，配送部开具相应的“提货单” 9 配送部根据要求开具“提货单” 业务部根据物流合同规定，在“提货单”上签字确认 “提货单”交运营总监审批 办理 出库 手续 10 配送部运输组凭手续齐全的“提货单”到仓储部取货 仓储部检查“提货单” ，并发放相应货物，运输人员在 “提货单”上签字 物流合同 运输计划 货物 运输 11 运输人员按计划进行货物运输 运输人员将货物运抵接收单位，接收单位检验货物 接收单位检查无误后，在“货物接收单”上签字确认 物流合同 工作执行标准工作执行标准执行工具执行工具阶段阶段节点节点 11 第第 4 章章 物流信息管理流程物流信息管理流程 42 物流信息系统实施工作流程与标准物流信息系统实施工作流程与标准 421 物流信息系统实施工作流程物流信息系统实施工作流程 程程 序序 设设 计计 系系 统统 开开 发发 方方 式式 系系 统统 调调 式式 总经理总经理信息管理部经理信息管理部经理信息管理部信息管理部各职能部各职能部 主办部门主办部门信息管理部信息管理部流程名称流程名称物流信息系统实施工作流程物流信息系统实施工作流程 编修部门编修部门签签 发发 人人签发日期签发日期 开始 配合 2.严格程序 设计要求 审批 3.结构化 程序设计 4.编写程序 代码 5.分调 6.联调 结束 1.选择系统 开发方式 审核 7.系统运行 管理 8.数据管理 与录入 9.人员培训 10 系统 试运行 11.系统 切换 12.系统维护 与评价 配合 建建 立立 与与 安安 装装 系系 统统 维维 护护 12 422 物流信息系统实施工作标准物流信息系统实施工作标准 1 确定系统要解决的问题，选择组织管理和信息处理的方 法 通过对企业状况的初步调研得出现状分析结果，再对可 行性方案进行论证 在系统开发过程中，要遵循领导参与和优化创新、实用 高效、处理规范化的原则 做好开发人员的组织准备和企业基础准备工作 针对已确定的开发决策确定相应的开发方法，经上级审 核批准后执行 系统 开发 方式 2 严格按照程序设计要求，采用先进的软件开发技术和工 具 强调程序设计的可维护性、可靠性、可理解性，重视效 率 调研分析可行性方案 3 按照程序设计要求进行结构化程序设计，并要求所设计 的程序与系统结构图的层次结构相对应程序 设计 4 编写程序代码，恰当地为变量命名，增加装饰语句，采 用菜单和多窗口技术 程序设计方案 程序运行报告 5 分调包括单调和模块调试 程序单调是对单个程序进行语法检验和逻辑检查，由程 序设计方案的编写者完成 模块分调的目的是保证模块内部控制关系和数据处理内 容的正确，同时测试其运行效率 6 联调目的是发现系统的错误和缺陷 系统 调试 7 程序中出现错误，必须相应地回到编程、设计和分析步 骤中查找程序出错的原因 系统调试完毕后，系统研制人员要及时整理和编印详细 的程序运行说明书，即系统操作使用说明书。程序运行 说明书的内容包括用户怎样启动并运行系统，怎样调用 系统原理说明书 程序运行说明书 运行系统的指导文件 工作执行标准工作执行标准执行工具执行工具阶段阶段节点节点 13 各种功能，怎样实现数据输入、修改和输出，并附有必 要的图示和实例 系统原理说明书的内容包括系统的目标、功能和原理， 并附有全部程序框图与源程序清单 8 按照新系统所要求的格式和内容，对数据统一进行收集、 分类和编码，将整理好的数据录入计算机，并存入相应 的文件中 9 对相关人员进行培训，使员工熟练掌握程序编制的主要 原理及操作方法 10 监督系统运行，检查运行状况 建立 与 安装 11 系统切换是一个控制问题，在新老系统交替前必须为系 统建立验证控制，如通过收集用户掌握新老系统处理的 全部控制数字记录，用此来验证系统切换是否破坏了系 统的完整性 公司相关规定 系统 维护 12 为保证系统持续、正常地运行，必须进行系统维护 系统建成时所编制的程序与数据应根据外界环境的变化 和业务量的增减等情况进行即时维护，适应系统需求， 并研究系统的综合简化，使其不断完善 系统运行总结报告 维护过程记录 14 第第 5 章章 物流国际运代流程物流国际运代流程 52 申请与设立保税仓库工作流程与标准申请与设立保税仓库工作流程与标准 521 申请与设立保税仓库工作流程申请与设立保税仓库工作流程 确确 定定 保保 税税 仓仓 库库 提提 出出 申申 请请 审审 批批 登登 记记 保保 税税 区区 总经理总经理国际运代部国际运代部相关部门相关部门海关海关 主办部门主办部门国际运代部国际运代部流程名称流程名称申请与设立保税仓库工作流程申请与设立保税仓库工作流程 编修部门编修部门签签 发发 人人签发日期签发日期 开始 3.整理申请 文件 1.情况调查 2.提出申请 4.实地检验 审批 开始 审批 5.确定保税 仓库 审批 索赔 综合综合 赔 协助 协助 7.备案8.颁发证书 6.申请设立 保税仓库 15 522 申请与设立保税仓库工作标准申请与设立保税仓库工作标准 1 根据公司现状和发展的需要，制订出适合公司发展的发 展计划 调查公司仓库的使用情况提出 申请 2 根据调查的结果，国际运代部向总经理提出建立保税仓 库的申请 总经理审批申请的内容，确定是否建立保税仓库 企业发展计划书 保税仓库申请书 3 总经理审批通过后，国际运代部整理申请建立保税区的 相关文件 4 实地考察，选择保税仓库 确定 保税 仓库 5 将初步确定的仓库情况报总经理审批 保税仓库申请书 6 国际运代部将整理好的相关资料向海关报批申请 海关申请通过后，需拟定正式的申请文件提交海关审批 海关根据文件的真实、可靠和实际情况，仔细检查申请 文件 主管海关在审核上述文件后，派人员到仓库实地检验： 检查仓库设施，核定仓库面积；对符合海关监管条件的， 区别不同类型的保税仓库，分别办理审批手续 对设立公共保税仓库的，由主管海关审核同意后，报海 关总署审批 7 对设立自用型保税仓库的，由主管海关负责审批，并报 海关总署备案 审批 登记 保税 区 8 经海关总署备案、批准设立的保税仓库，由海关颁发保 税仓库登记证书 仓库管理制度 仓库手册 保税仓库申请书 工作执行标准工作执行标准执行工具执行工具阶段阶段节点节点 16 第第 6 章章 物流辅助管理流程物流辅助管理流程 63 人员招聘与录用工作流程与标准人员招聘与录用工作流程与标准 631 人员招聘与录用工作流程人员招聘与录用工作流程 招聘招聘 组织组织 正式正式 录用录用 人力资源总监人力资源总监用人部门用人部门人力资源部人力资源部应聘者应聘者 主办部门主办部门人力资源部人力资源部流程名称流程名称人员招聘与录用工作流程人员招聘与录用工作流程 开始 招聘招聘 筛选筛选 1.用人部门提出 用人申请 2.发布招聘信息 审批 否 是 3.填写 “求职申请表” 4.筛选简历 5.通知面试6.携带相关资料 7.组织第一次 人员筛选 通过 是8.组织第二次 人员筛选 否 通知应聘者并将 其资料存入备用 人才档案库 通过 是 否 9.试用 考核考核 考核 是是 否否 否 11.准备正式工作 10.通知 应聘者入职 编修部门编修部门签签 发发 人人签发日期签发日期 12.办理入职手续13.安排正式工作 结束 是 试用试用 17 632 人员招聘与录用工作标准人员招聘与录用工作标准 1 用人部门根据本部门业务量的大小提出用人需求，递交 人员招聘申请，并列明所需招聘人员的类型以及条件 人力资源总监审核用人部门提交的人员招聘申请，并根 据实际要求在适当的时间内进行审批 2 招聘申请经人力资源总监审批通过后，人力资源部发布 招聘信息 招聘 组织 3 应聘者根据要求填写“求职申请表” 人事管理制度 求职申请表 4 人力资源部对应聘者简历进行筛选 5 通知符合公司招聘要求的应聘者前来参见面试 6 应聘者根据公司要求，携带相关应聘材料 7 人力资源部组织第一次人员筛选，主要根据公司人员招 聘的一般性要求，从个人品质和学历等方面进行考查 对筛选合格者可参加公司组织的第二次面试 筛选不合格者，人力资源部以电话方式告知面试结果， 并将其应聘资料存入备用人才档案库 招聘 筛选 8 用人部门组织第二次人员筛选，主要针对专业要求进行 考核 筛选合格者可留在公司进行试用 对于筛选不合格者，人力资源部以电话方式告知面试结 果，并将其应聘资料放入备用人才档案库 人事管理制度 工作执行标准工作执行标准执行工具执行工具阶段阶段节点节点 18 试用9 应聘者进入试用阶段后，应当严格遵守公司的相关规定， 在本部门的领导安排下认真工作 经过试用期后，人力资源部对应聘者进行考核，对于考 核不合格的应聘者，人力资源部应及时告知考核结果， 并将其应聘材料存入备用人才档案库；对于考核合格者， 由用人部门继续考核 试用期结束后，用人部门对应聘者作出考核建议。对于 考核不合格的应聘者，用人部门应及时将结果通知人力 资源部门；对于考核合格者，用人部门应提请人力资源 总监对其进行考核 对于通过人力资源部和用人部门考核的人员，提请人力 资源总监考核。对于考核不合格者，人力资源总监应及 时通知人力资源部，由人力资源部将考核结果告知应聘 者，并将其应聘材料存入备用人才档案库；对于考核合 格者，人力资源部应通知其入职 人事管理制度 10 对于人经力资源总监考核合格者，人力资源部应及时通 知该应聘者携带相关资料入职 11 应聘者准备办理入职手续时需要的相关资料 12 人力资源部为新员工办理相关的入职手续 正式 录用 13 用人部门安排新员工正式工作 人事管理制度 19 第二部分第二部分 用制度用制度规范规范 第第 7 章章 物流业务与客户服务管理制度物流业务与客户服务管理制度 72 客户服务管理制度客户服务管理制度 724 大客户服务管理细则大客户服务管理细则 制度编号制度编号 制度名称制度名称大客户服务管理细则大客户服务管理细则 受控状态受控状态 执行部门执行部门监督部门监督部门生效日期生效日期 第 1 条 “20%的大客户可以为企业带来 80%的利润。 ”为强化公司对大客户的服务工作，加强与大 客户的业务联系并建立战略合作伙伴关系，特制定本细则。 第 2 条 大客户服务管理主要指针对大客户的关系管理，旨在提升大客户对公司的满意度和忠诚度， 防止大客户流失。 第 3 条 建立大客户服务系统，由专人负责大客户的各项服务工作，以此保证大客户的稳定性。 第 4 条 不断接近大客户，真正掌握其需求，并根据其特点为其量身打造服务模式（如顾问服务、驻 扎服务等） ，为客户提供个性化、全方位的服务。 第 5 条 针对大客户建立销售激励体系，通过激励使其感觉到合作的好处，据此达到长久合作的目的。 第 6 条 以大客户的信息资料为基础，建立信息管理系统。围绕大客户进行大客户发展分析、大客户 价值分析、大客户行为分析、大客户满意度分析、一对一大客户分析等工作，以使决策层对大客户的发展 趋势、价值趋向、行为倾向等情况有准确的了解，并能对重点大客户进行一对一的分析与营销。 第 7 条 建立全方位沟通体系。大客户服务人员、大客户主管要定期或不定期地主动上门征求客户意 见。大客户主管应随时与大客户碰面，发现大客户的潜在需求并及时解决，并加强与大客户间的感情交流， 如有必要可定期组织公司高层领导与大客户高层之间的座谈会，努力与大客户建立相互信任的朋友关系及 互利双赢的战略伙伴关系，以便化解渠道冲突。 第 8 条 大客户管理应坚持“动态分析，动态管理”的原则，在把握大客户动态的同时，也应不断创 新大客户管理机制。 第 9 条 开通大客户“绿色通道” （为大客户提供便利措施） ，提供增值服务（不断为客户创造产品之 外的新价值） ，提供完善的服务解决方案等。 第 10 条 随时了解大客户的销售与库存情况，及时与大客户就市场发展趋势、合理的库存量及客户 在销售旺季的需货量进行商讨；在旺季到来之前，协调好仓储与配送等部门，优先保证大客户的物流需求。 第 11 条 本细则自公布之日起施行。 20 编制日期编制日期审核日期审核日期批准日期批准日期 修改标记修改标记修改处数修改处数修改日期修改日期 第第 8 章章 配送与运输管理制度配送与运输管理制度 82 运输管理制度运输管理制度 823 特殊货物运输制度特殊货物运输制度 制度编号制度编号 制度名称制度名称特殊货物运输制度特殊货物运输制度 受控状态受控状态 执行部门执行部门监督部门监督部门生效日期生效日期 第 1 条 为了规范运输人员对特殊货物的运输管理，特制定本制度。 第 2 条 本制度所指特殊货物包括贵重品及危险品。 第 3 条 贵重品及危险品的范围。 贵重品及危险品的范围如下表所示。 贵重品及危险品的范围贵重品及危险品的范围 贵重品贵重品 黄金饰品、玉制品、玻璃器皿；精密仪器、电脑、高档家用电器；摄像、照相器材； 工艺制品、钟表；皮毛制品；珍贵食品、补品、名贵药材 危险品危险品 食品类：烟、酒等；百货类：打火机、丁烷气、杀虫剂、樟脑粉等；化妆品类：摩丝、 发胶、香水、指甲油等 第 4 条 贵重品的运输要求 1双方需认真查验货物及运输现场条件，并确定合理的运输方案。 2运输时应选派机械性能良好的车辆和驾驶技术熟练的驾驶人员，并指派作风正派、工作认真负责 的人员负责押运。 3安排专人采取有效措施保护、监装、监卸。 4要求委托人及时办理保险业务。出现问题时应及时通知有关部门，并报告上级领导，求得妥善解 决。 5运输过程中不准停车。如遇特殊情况必须停车时，押运及保安人员应采取保护、监护措施并对停 车地点、时间、原因等情况进行记录备查。 第 5 条 危险品运输要求 1指派专车专人押运，严禁混装运输。 2押运员要了解商品的危险性能，严格按操作规程作业，杜绝野蛮装卸。 3运输过程中需停车时，严禁吸烟或靠近高温明火的场所。 4货物未交接清楚时，押运员不得离开现场。 5凡因违反运输要求而造成商品损失者，追究当事人责任，按有关规定处理。 第 6 条 本制度自公布之日起实施。 编制日期编制日期审核日期审核日期批准日期批准日期 21 修改标记修改标记修改处数修改处数修改日期修改日期 第第 9 章章 采购与仓储管理制度采购与仓储管理制度 91 采购管理制度采购管理制度 913 采购结算管理制度采购结算管理制度 制度编号制度编号 制度名称制度名称采购结算管理制度采购结算管理制度 受控状态受控状态 执行部门执行部门监督部门监督部门生效日期生效日期 第第 1 章章 总则总则 第 1 条 为了达到以下目的，特制定本制度。 1加强采购订购、付款、结算管理。 2做好采购结算工作，确保按合同付款。 3合理运用公司资金，维护公司利益。 第 2 条 凡本公司有关采购付款、结算的事项，均依照本制度进行处理。 第 3 条 各部门以及相关人员的职责如下。 1采购部负责采购订购、结算方式确定以及结算单证传递等相关工作。 2财务部负责按照合同相关规定查验结算单证，并与供应商办理结算事宜。 第第 2 章章 办理结算单据办理结算单据 第 4 条 采购部根据公司的请购需求与供应商签订采购合同，并负责对供应商发出订单，明确说明采 购货物的型号、种类、技术指标、价格、数量等。 第 5 条 采购人员在与供应商签订采购合同时，应于合同中明确规定货款的结算方式。一般情况下， 不允许采用现金付款方式，可采用银行汇票、商业汇票、银行本票、支票、汇兑、委托收款、托收承付、 信用卡等结算方式。 第 6 条 采购人员要求供应商确认采购合同，并按照订单各项内容监督供应商组织生产、备货，保证 按期交货。 第 7 条 供应商交货时，采购部应会同仓储部、质量管理部根据采购订单的要求进行验货、入库，并 认真填写“货物验收单”等相关单证。 22 第 8 条 采购部应及时收集“货物验收单” ，对其进行归类整理，并做好记录和存档工作。 第第 3 章章 核对结算单证核对结算单证 第 9 条 采购人员须将“货物验收单”与采购合同、订单等进行对照与核对，在确认单证所列内容均 一致后将各项数据进行整理和汇总。 第 10 条 若“货物验收单”中存在栏目缺失，或与订单、采购合同里所列内容不符，采购人员应及 时与仓储部、质检部、供应商联络和协调，及时查明原因。 第 11 条 采购人员对相关单证进行汇总，并对缺失和不符的地方予以记录。 第第 4 章章 付款结算付款结算 第 12 条 采购人员对各项数据进行汇总无误后，填写“应付账款单” ，列明应付款项明细。 第 13 条 采购人员将“应付账款单”送采购主管审核并签署意见，经审核无误后交供应商进行确认。 第 14 条 如果供应商对“应付账款单”存在异议，采购人员应重新审核已经发生的订单情况，并再 次进行确认。 第 15 条 采购部将供应商确认过的“应付账款单”交予财务部，由会计人员根据采购订单、采购合 同、 “货物验收单”等进行审核，审核无误后交出纳人员查验。出纳人员在确认各类单据均符合财务规定、 数据均一致后，办理结算。 第 16 条 根据合同规定的结算方式进行结算后，出纳人员须在付款后要求供应商于 5 日内提供发票 等有关票据和证明文件。 第 17 条 采购人员依据财务规定的报销程序，每半个月集中办理报销手续。采购过程中发生的交通 费、管理费、招标费用等均可依照报销制度进行报销。 第第 5 章章 应付账款管理应付账款管理 第 18 条 财务部负责采购应付账款的管理工作，并设立应付账款台账。 第 19 条 财务部应定期编制与供应商的往来对账单，每月发送至对方单位进行核对，同时妥善保存 对账记录。 第 20 条 采购部相关员须归档保管相关的采购合同、提货凭证、首付款凭证，并设立备查登记簿， 逐笔记录预付款、已付款、余款等情况。 第第 6 章章 附则附则 第 21 条 本制度由财务部负责制定，总经办核准后生效。财务部保留对本制度进行修订和解释的权 力。 23 第 22 条 本制度自公布之日起执行。 编制日期编制日期审核日期审核日期批准日期批准日期 修改标记修改标记修改处数修改处数修改日期修改日期 92 仓储管理制度仓储管理制度 923 仓库日常管理制度仓库日常管理制度 制度编号制度编号 制度名称制度名称仓库日常管理制度仓库日常管理制度 受控状态受控状态 执行部门执行部门监督部门监督部门生效日期生效日期 第第 1 章章 总则总则 第 1 条 目的 为了做好各项仓库日常管理工作，确保库房货物品质安全，杜绝各类安全事故发生，维护库房秩序， 特制定本制度。 第 2 条 适用范围 本制度适用于本公司所属各类仓库货物的日常管理。 第第 2 章章 清洁卫生管理清洁卫生管理 第 3 条 每日清扫 仓库管理员每日都应清扫库房地面，清除垃圾、杂物。 第 4 条 每周清扫 1仓库管理员须用扫把清扫地面和地台板，尤其要注意清理地台板下的杂物。 2对产品包装上的灰尘进行清除。应以除去灰尘为主，宜用布或鸡毛掸进行清洁。 3对库房管道进行清扫，清除墙角和天花板上的蜘蛛网。 第 5 条 每月清扫 1仓库管理员应擦洗仓库的门窗及周边管道，对天花板进行擦拭。 2仓库管理员应对仓库四周的水渍进行清洗，消除积水和垃圾。 3每月应及时清除灯罩上的灰尘。 24 第 6 条 工具摆放管理 仓库应设置专门的区域供小拖车和清洁工具摆放。 第 7 条 卫生检查 仓储主管和仓库管理员一起定期对仓库清洁工作进行检查。 第第 3 章章 库房温湿度控制库房温湿度控制 第 8 条 温湿度检查 1仓库管理员每天对仓库内的温度和湿度进行检查和记录。 2仓库温度应尽量保持在 25 摄氏度左右。 第 9 条 温湿度异常处理 1当仓库温度高于允许的上限或者等于/低于允许的下限时，仓库管理员应在一个小时内通知仓储主 管，要求采取措施以调整仓库温度。仓储主管应在 24 小时内将问题解决。 2当仓库湿度超过允许的上限，仓库管理员应在一个小时内通知仓储主管，要求采取适当的措施以 恢复仓库正常湿度。 第第 4 章章 库房害虫控制库房害虫控制 第 10 条 害虫控制措施 1库房所有门窗应当关闭。若必须长时间打开，应安装防虫纱网。 2库房墙壁和地面不应有洞或裂缝，若出现洞或裂缝，应在两天内修好。 3仓库周围的树木、沟渠、角落及有可能滋生害虫的地方，每月要喷洒一次杀虫剂。 4仓库工作员工不得将食物带入仓库，同时不能在距离仓库周围 米以内的范围内进食，以切断 害虫的食物源，防止病虫害。 第 11 条 蚁虫防治工作 1库房地面每星期检查一次。每年在白蚁繁殖期（春季） ，应对仓库建筑物和周围环境进行全面普查， 防止蚁患滋生。 2发现白蚁或其他虫害时，应根据具体情况采取诱杀、挖剿、毒土处理、熏蒸灭虫等防治措施，防 治措施应该是安全而有效的。 第 12 条 鼠害防治工作 1仓库管理员应在库房各个地点放置捕鼠胶，每天对捕鼠胶进行检查，如果发现老鼠应马上清理。 2仓库管理员应对失去黏性的老鼠胶进行处理或更换，应保证老鼠胶的捕鼠效用。 25 第第 5 章章 库房安全管理库房安全管理 第 13 条 出入人员管理 1除仓库工作人员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经批准不得进入仓库。 2因业务、工作需要需进入仓库时，必须先办理入仓登记手续，并要有仓库工作人员陪同，不得独 自进仓。凡进仓人员工作完毕，出仓时应主动请仓库管理员进行检查。 3仓库范围及仓库办公地点不准会客，其他部门员工不准围聚闲聊，不准携带亲友进入仓库范围参 观。 第 14 条 仓库物品管理 1所有进仓人员不得携带打火机、背包、手提袋等物进仓。 2仓库不准代私人保管货物，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的货物存仓。 3除验收时所需要，任何人员不准将仓库货物开封查看。 第 15 条 消防安全管理 1仓库管理员应每月定期检查防火设施的使用实效，并接受保安部的检查监督。 2严禁在仓库内吸烟，严禁酒后值班。 3检查易燃、易爆货物是否单独存储、妥善保管。 4严禁随意动用仓库消防器材。 第 16 条 仓库防盗管理 1仓库管理员离开时必须严格进行交接班工作。 2仓库必须保持 24 小时有人值班。特殊情况下仓库无人时，仓库管理员必须锁好仓库大门。 3仓库管理员必须每天检查仓库门锁有无异常，货物有无丢失。 第 17 条 危险货物存放管理 1遇火、遇潮容易引起燃烧、爆炸或产生有毒有害气体的化学试剂不得在露天、潮湿和低洼、容易 积水的地方存放。 2受阳光照射容易燃烧、爆炸或产生有毒有害气体的化学试剂和桶装、灌装等易燃液体、气体应当 存放在阴凉、通风的地方。 3化学性质或防护、灭火方法相抵触的化学试剂及化学危险品不得在同一仓库和同一储存室存放。 4剧毒物品必须严格执行“双人保管、双人收发、双人领料、双本账、双锁”的“五双”管理制度。 第 18 条 其他安全隐患管理 26 1仓库管理员下班前须认真检查是否拉闸、断电，并排除所有安全隐患。 2严禁在仓库内乱接电源和临时电线。 第第 6 章章 附则附则 第 19 条 本制度由仓储部制定并负责修改、解释。 第 20 条 本制度自审核通过之日起生效。 编制日期编制日期审核日期审核日期批准日期批准日期 修改标记修改标记修改处数修改处数修改日期修改日期 第第 10 章章 信息与国际运代管理制度信息与国际运代管理制度 101 信息管理制度信息管理制度 1013 物流信息系统运行管理制度物流信息系统运行管理制度 制度编号制度编号 制度名称制度名称物流信息系统运行管理制度物流信息系统运行管理制度 受控状态受控状态 执行部门执行部门监督部门监督部门生效日期生效日期 第第 1 章章 总则总则 第 1 条 目的 为了保证物流信息系统的正常运行，特制定本制度。 第 2 条管理职责 1物流信息管理专员负责物流信息系统运行的日常维护。 2物流信息主管负责对物流信息系统运行维护情况进行监督。 第第 2 章章 信息系统运行信息系统运行 第 3 条 数据搜集 1运输、配送等部门人员用特定方式记录物流内外的有关数据，编制成各种表格，并交物流信息管 理专员进行录入和校验。 2运输、配送等部门人员通过自动识别和采集技术（如条形码技术、gps 技术等） ，对物流信息进行 实时收集。 27 第 4 条 数据处理 1物流信息系统使用人员上岗前必须接受相关培训，了解各项操作规程和各种情况的处理办法。 2数据处理工作是指按照一定的规程，定期或不定期地运行某些事先编制好的程序，其主要内容包 括数据更新、统计分析、报表生成、数据的复制及保存等。 第 5 条 系统硬件的运行维护 1物流信息系统使用人员必须按照使用规定，做好电源及工作环境的管理。 2物流信息管理专员定期进行系统检修。 3采购人员做好系统所需备品、零部件的使用及管理。 第第 3 章章 运行情况分析运行情况分析 第 6 条 工作量分析 物流信息管理专员每月把工作量统计资料进行汇总，上报给物流信息主管以判断物流信息系统的工作 量。衡量系统工作量的具体指标包括以下 4 个方面。 1每月系统运行时间。 2搜集数据的数量。 3每月提供报表的数量。 4系统中积累数据的数量。 第 7 条 工作效率记录 物流信息管理专员每月把系统完成规定工作所耗费的人力、物力和时间进行综合分析，以确定物流信 息管理系统的运行效率。 第 8 条 信息服务质量记录 由信息管理部定期对接受物流信息系统服务的客户进行调查，了解客户对服务的满意度情况。 第 9 条 维护修改记录 物流信息管理专员定期进行系统维护，期间必须按规定填写“维护记录单” ，如下表所示。 维护记录单维护记录单 需求部门责任人员工编号 设备名称设备编号维护时间 出现 情况 维护 28 内容 备注 部门主管执行人 第 10 条 系统故障记录 当物流信息管理系统在运行过程中发生故障时，发现者要立即通知信息管理部，由其负责组织专人进 行系统故障排除，同时填写“故障检测单” ，如下表所示。 故障检测单故障检测单 发生时间处理时间 故障发生时的 工作环境 处理措施 处理结果 善后措施 原因分析 处理人员部门主管 第第 4 章章 系统维护系统维护 第 11 条 软件维护 软件维护由信息管理部组织专人具体负责，其具体内容包括以下 4 个方面。 1正确性维护，维护对象为在系统开发阶段已发生的而系统测试阶段尚未发现的错误。该维护工作 一般在系统试运行期间进行。 2适应性维护，是指为使软件适应外界环境的变化而进行的修改。该维护工作一般在信息管理部对 外界环境变化实施综合分析后进行。 3完善性维护，是指为扩充系统的功能和改善系统性能而进行的修改。该维护工作一般在系统升级 后进行。 29 4预防性维护，是指为避免前 3 类维护而对软件配置进行的维护工作。该维护工作一般在每月 110 日进行。 第 12 条 数据维护 1物流信息管理专员对进入系统的客户进行身份审核、定义操作权限，并负责监督客户的各项操作。 2物流信息管理专员要对数据增减情况进行维护并通知相关人员。 3物流信息管理专员负责数据库完整性和安全性的维护，并对其进行并发性控制。 第 13 条 硬件维护 物流信息管理专员负责定期对系统硬件设备进行保养性维护，并处理突发性故障。 第第 5 章章 安全管理安全管理 第 14 条 身份识别技术 本公司物流信息系统采用指纹身份识别技术，每一登录系统的人员必须使用指纹识别身份方可进入。 第 15 条 防火墙技术 所有连接到物流信息管理系统的计算机必须统一安装防火墙，以保证系统不受外来病毒的攻击。信息 管理部应定期对其进行检查。 第第 6 章章 附则附则 第 16 条 本制度由信息管理部负责解释、修改。 第 17 条 本制度自发布之日起执行。 编制日期编制日期审核日期审核日期批准日期批准日期 修改标记修改标记修改处数修改处数修改日期修改日期 30 102 国际运代管理制度国际运代管理制度 1023 国际货运保险控制制度国际货运保险控制制度 制度编号制度编号 制度名称制度名称国际货运保险控制制度国际货运保险控制制度 受控状态受控状态 执行部门执行部门监督部门监督部门生效日期生效日期 第 1 条 目的 为保证及时为国际运输途中的货物办理合适的保险，最大程度地转移公司在国际物流业务方面所承担 的风险，特制定本制度。 第 2 条 适用范围 本制度适用于公司所有国际货物运输保险业务的办理。 第 3 条 选择保险险种 公司在选择保险种类时，应将货物运输中可能面临的各种损失作为考虑的主要因素。选择保险险种具 体可从以下 5 个方面进行考虑。 1运输货物的种类、性质和特点。 2货物的包装状况。 3运输工具、运输路线、港口情况。 4运输货物的用途和价值大小。 5运输季节变化。 第 4 条 确定保险金额 公司对保险金额的确定通常按照 cif 或者 cip 总值加投保加成率，一般为 10%。如买方要求以较高 加成率计算保险金额时，在保险公司同意承保的条件下，本公司也可接受，但因此而增加的保险费原则上 应由买方支付。 第 5 条 选择保险公司 公司在确定投保金额后选择适合的保险公司，在选择保险公司时主要应考虑以下 4 个因素。 1保险公司的经济实力和经营的稳定性。 31 2保险的价格是否合理。 3保险公司的理赔情况。 4保险公司提供的服务。 第 6 条 填写投保单 本公司保险办理人员向保险公司索取投保单空白表格，填妥后交与保险公司，并配合保险公司完成以 下工作：审核投保单、保险标的验险、风险评估、核定与计算保险费。 第 7 条 支付保险费用 1本公司交付货物保险费是使保险合同生效的前提条件。保险公司收取保险费的计算方法如下： 保险费=保险金额保险费率 2对于保险公司缮制的“保险单”与保险费收据以及粘贴的保险条款和特约条款，本公司保险办理 人员需要核查保险单据或凭证正本连同保险费收据的签章情况，然后将保险收据送财务部进行入账。 第 8 条 出险通知 当保险标的发生保险事故后，本公司保险办理人员应根据保险合同的相关规定向保险公司报告损失情 况，并以口头或书面的形式提出出险通知。 对于危险事故通知延迟，国际上通常采用下列做法。 1保险公司只能对本公司因出险通知延迟而扩大的损失拒绝赔偿，不能解除保险合同。 2出险通知不在规定期限内提出的，保险公司可以免除责任。 第 9 条 保险索赔处理 1采取施救与整理措施。本公司在通知保险公司出险后采取施救和整理措施的，保险公司应对合理 的施救费用承担补偿义务。 2提出索赔请求。货物保险的索赔请求一般由本公司向发货站保险公司，收货人向到货站保险公司 以书面形式、按照每批货物提出。 3赔偿请求时效。本公司或收货人根据国际