ACCESS数据库项目案例员工工资.ppt

任务14、员工数据编辑,岗位四：数据管理人员工作背景,陈燕是温州红星科贸有限公司人力资源部的一名职员。公司为了加强企业文化建设，凝聚员工人心，决定在员工生日时送他（她）一份生日礼金，生日礼金额度为新人50元，一年以上老员工每年再加10元。 为了加强信息化管理，提高工作效率，人力资源部经理要求陈燕建立一个员工生日礼金发放数据库，每月初打印当月员工生日礼金发放报表，审批后报财务部支取，在员工生日当天用红包发给员工本人。,一、工作背景,公司的人力资源管理已经部分实现信息化，公司员工的基本人事档案信息已有Excell电子表格式的现成数据。接到这个任务后，陈燕上根据自己所学的有关数据库知识，决定用办公室电脑上安装的Office办公软件中的Access2003来建立一个本公司员工生日礼金发放管理数据库。,二、工作任务,根据数据库建设的顺序，陈燕决定先建立一个Access数据库，并命名为：“员工生日礼金发放管理”；再建两个数据表分别命名为：“发放记录”和“员工信息”。,三、工作分析,陈燕经过和财务部交流，确定“发放记录”表中应包含以下信息：“序号”、“工号”、“发放日期”、“金额”、“已发放否”等，各字段名称、数据类型、字段属性等如表14-1 发放记录表结构。这些信息可在生成报表时由计算机自动添加记录。 “员工信息”表中需要有以下信息：“工号”、“部门”、“姓名”、“性别”、“出生年月”、“联系电话”、“进公司日期”、“是否在职”等。各字段名称、数据类型、字段属性等如表14-2 员工信息表结构。这些记录可在公司员工记录表（Excel格式）中获取。,表14-1 记录表结构,表14-2 员工信息表结构,四、工作步骤,步骤1：新建“员工生日礼金发放管理”数据库。 步骤2：新建表“发放记录”。 步骤3：用导入表创建表“员工信息”。 步骤4：修改“员工信息”表结构。,步骤1：新建“员工生日礼金发放管理”数据库,单击【开始】【所有程序】【Microsoft Office 2003】【Microsoft Office Access 2003】，启动Access2003。 单击【文件】【新建（N）】，在Acces程序窗口右侧出现“新建文件”任务窗格。如图14-1 Access软件界面。 单击的“新建文件”任务窗格上的“空数据库”，出现“文件新建数据库”对话框，选择“保存的位置”为“桌面”，输入“文件名”为“员工生日礼金发放管理”，单击【创建】按钮。生成员工生日礼金发放管数据库。如图14-2 员工生日礼金发放管数据库窗口。,小提示：,Access数据库文件的文件扩展名是.mdb。Access是Microsoft Office System中的一个套件，它常用于小型数据库管理。,小技巧：,可以直接在桌面，右键打开快捷菜单，选择【新建】【Microsoft Office Access 应用程序】，输入文件名，双击打开文件，即可进入数据库编辑窗口。,步骤2：新建表“发放记录”,在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】【表】双击【使用设计器创建表】打开表结构设计视图。 输入【字段名称】“序号”，选择【数据类型】“自动编号”；输入【字段名称】“工号”，选择【数据类型】“文本”，在【字段属性】【常规】【字段大小】输入“4”； 输入【字段名称】“发放日期”，选择【数据类型】“日期/时间”，在【字段属性】【常规】【默认值】输入函数“Date()”； 输入【字段名称】“金额”，选择【数据类型】“数字”，在【字段属性】【常规】【字段大小】选择“整型”，【格式】选择“货币”； 输入【字段名称】“已发放否”，选择【数据类型】“是/否”。 选中字段名称“序号”单击程序菜单【编辑】【主键】，设置字段“序号”为主键。 单击程序菜单【文件】【保存】在弹出的“另存为”对话框中输入表名称：“发放记录”单击【确定】，完成表的新建，如图14-3 发放记录表设计视图。 单击程序菜单【视图】【数据表视图】可切换到图14-4发放记录表的数据表视图。,步骤3：用导入表创建表“员工信息”,在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】【表】【新建】在打开的如图14-5新建表对话框中选择【导入表】单击【确定】在打开的导入对话框中选择数据源文件“员工信息.xls”单击【导入】，打开导入数据表向导。 在导入数据表向导中选中单选项“显示工作表”“员工信息”单击【下一步】，如图14-6 导入数据表向导1。 选中“第一行包含列标题”单击【下一步】，如图14-7导入数据表向导2。 选择数据的保存位置为“新表中”单击【下一步】，如图14-8导入数据表向导3。 在字段选项中选择“工号”的索引为“有（无重复）”单击【下一步】，如图14-9导入数据表向导4。 选中“我自己选择主键”选择“工号”单击【下一步】，如图14-10导入数据表向导5。 输入导入到表“员工信息”单击【完成】，如图14-11导入数据表向导6。 在弹出的如图14-12 导入数据表向导提示窗口单击【确定】，完成表的导入。,步骤4：修改“员工信息”表结构,在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】【表】“员工信息”单击【设计】在打开“员工信息”表的设计视图。 依次修改“工号”、“部门”、“姓名”、“性别”、“联系电话”等字段属性中的字段大小为“4”、“8”、“8”、“2”、“11”，修改“是否在职”字段属性之【查阅】【显示控件】选择“复选框”，单击程序菜单【视图】【数据表视图】，在弹出的如图14-13提示窗口“必须先保存表。是否立即保存表？”单击【是】。 在弹出的如图14-14警告窗口“有些数据可能已丢失是否还要继续？”单击【是】。可查看如图14-15“员工信息”数据表视图,五、任务提高,请根据以上“员工信息”数据表所提供的数据，尝试使用设计器创建表的方法新建“员工信息”表并输入相应数据。,六、知识扩展,“数据库”一词起源于20世纪60年代，当时美国为了战争的需要，把各种情报收集在一起并存储在计算机里，称为DataBase（记作DB）。 数据是一种物理符号序列，用来记录事物的情况。数据不仅仅指数字，文字、图形、图像、声音等都是数据。 信息是经过加工的数据。所有的信息都是数据，而只有经过提炼和抽象之后具有价值的数据才能成为信息。经过加工所得到的信息仍然以数据的形式出现，此时的数据是信息的载体，是人们认识信息的一种媒介。 数据处理是指如何对各种类型的数据进行分类、组织、编码、存储、检索和维护的过程，其目的是从大量原始的数据中抽取出对人类有价值的信息，以作为行动和决策的依据。,数据库系统的组成,数据库（DataBase，DB）：指数据库系统中存储在算机内、有组织、可共享的数据集合。它按一定的数据模型组织、描述和储存，具有较小的冗余度，较高的数据独立性和易扩展性，可被多个不同的用户共享。 数据库管理系统（DataBase Management System，DBMS）：数据库管理系统是对数据进行管理的软件系统，它是数据库系统的核心软件。数据库的一切操作，包括创建各种数据库对象，如表、视图、存储过程等，以及应用程序对这些对象的操作（如插入数据到表中，对表中原有数据的检索、修改、删除等），都是通过数据库管理系统进行的。 软件：指负责数据库存取、维护和管理的软件系统，通常称为数据库管理系统。它对数据库中数据资源进行统一管理和控制，起到将用户程序和数据库数据隔离的作用。数据库管理系统是数据库系统的核心，其功能强弱体现了数据库系统的性能优劣。 硬件：硬件主要指计算机。鉴于数据库系统的要求，数据库主机或数据库服务器外存要足够大，存取效率要高，主机的吞吐量大，作业处理能力强。对于分布式数据库而言，计算机网络也是基础环境。 用户：指使用数据库的人员。数据库系统中主要有终端用户、应用程序员和管理员三类用户。,表14-5 关系数据模型术语之间的对照表,Access 2003基本操作,Access 2003 的安装 Access 2003的启动 Access 2003的窗口界面 打开数据库 数据库的保存 Access 2003的退出,图14-17 Access 窗口界面,数据库的设计与创建,数据库的设计 新建数据库 新建“空数据库”数据库 利用“数据库向导”创建数据库,表的创建与基本操作,数据表（简称“表”）是记录的集合，是数据库的基本组成部分。一个数据库里可以有多个数据表，它们包含了数据库的所有信息。表是一种关于特定主题的数据集合，最好为数据库的每个主题建立不同的表，以提高数据库的效率，减少输入数据的错误率。表中的数据都以行（称为记录）和列（称为字段）的格式来组织。图14-20是一个表在数据