工作手册_某公司行政人事工作指导手册

远成集团有限公司分公司行政人事工作指导手册(V1.0版)编制部门：行政部编制时间：2007-12-10执行时间：2007-12-10远成集团分公司行政人事工作指导手册【发布单位】行政部【发布文号】YC/QG001-XZ013【发布版本】V1.0版【发布日期】2007-12-10【生效日期】2007-12-10目 录第一部分 行政篇一、内勤部分1、会务管理 52、通讯管理 53、文档管理 64、接待管理 65、差旅管理 76、活动管理 87、奖惩管理 98、值日管理 109、汇报管理 10二、后勤部分1、食堂管理 112、宿舍管理 123、安全管理 124、小车管理 125、仓库管理 13三、外勤部分1、物资管理 132、证照管理 153、印章管理 154、工程管理 165、租赁管理 166、水电管理 177、网点管理 17第二部分 人事篇一、组织架构和岗位定编 1、组织架构设置管理 18 2、公司级别标准确定 18 3、岗位定编标准 19二、员工招聘1、招聘管理办法 192、人力资源供需管理规定 203、内部竞争上岗管理办法 204、实习生管理办法 21三、绩效考核1、绩效管理办法 222、单位负责人定期述职管理规定 23四、薪酬福利 1、工资管理制度 23 2、福利管理制度 24 3、社会保险管理办法 24 4、互助基金帮扶实施办法 25五、员工异动 1、员工转正管理办法 26 2、员工转岗管理办法 26 3、员工晋级管理办法 26 4、员工晋升管理办法 27 5、员工降级降职管理办法 27 6、员工调动管理办法 27 7、工作交接管理办法 28六、劳动关系 1、人力资源档案管理办法 28 2、担保制度 28 3、考勤与假务管理制度 29 4、劳动合同管理办法 29 5、员工离职管理办法 29 6、劳动关系合同文本及其适用范围 30七、其他有关人事问题 31 第三部分 培训篇一、培训理念 32二、培训类型 32三、培训教材 34四、人才梯队建设 34五、实施培养与管理 36六、新员工培训与跟踪辅导办法 37七、培训评估及方法 36第四部分 装卸工管理篇一、招聘 40二、培训 40三、薪酬福利 40四、离职 41五、工伤管理 41 第五部分 工具表单一、行政类表单 43二、人事类表单 43三、培训类表单 43第一部分 行政篇一、内勤部分1、会务管理11远成集团的会议有哪些形式？答：会议形式有早会、主管协调会、部门例会、电话会议、视频会议、中高层会议、年会。12参加会议需要注意哪些事项？答：根据会前准备拟定会议通知，内容包括会议的名称、时间、地点、参加人员、议题等；会中时仔细倾听别人发言，并认真做好文字记录。切忌交头接耳，随意走动，举手起立发言，语言统一使用普通话，发言时声音响亮，条理清楚，最好理出提纲，重点突出，简明扼要。会场不准吸烟，将通讯工具调至震动或关机；会后整理会议纪要，对会议决定，在正式公布之前不得以任何方式向任何人泄露，对会议中形成的议题要设专人负责催办。另外应注意要带好笔记本、提前5分钟到会场、签到、手机不响、不接听电话、不中途离开会场、点到本部门或者本人要起立、举手发言、人走清理卫生、凳子归位。保证每会必须有准备、有纪要、有跟踪、有落实，特别是主管会上协调的事项，行政人事部要负起跟踪落实的责任。13会议的时间多长为宜？如何控制会议的时间？答：集团出台文件要求会议时间控制在半小时内，在会前应作好充分的准备（对文件资料，有议题讨论的在会前收集汇总等），开会时方可直奔主题，节约时间。如个别重点工作要展开祥细讨论，可备案延长会议时间，超过1小时的，须在会议前先将会议内容和时间报总裁办备案，说明情况。会议超过2个小时的，须上报总裁同意。2、通讯管理21手机话费报销标准和审批流程有何规定？ 答：手机话费报销的标准应对照通讯管理制度执行，并且标准中所列示享受手机话费补贴的人员必须按要求办理审批手续，同时手机卡交接时必须要有行政部人员签字确认双方交接时卡内的费用，同一岗位的手机卡要延续使用；审批流程分两种情况，在通讯管理制度中所列示标准之内的提交报告到单位负责人审批即可，标准以外的或其它特殊情况要申请话费报销的需要提交报告到集团相关领导审批。22座机定额管理如何实施？答：首先由行政人事部门和财务人员对每部座机三个月实际话费作分析和评估，取得平均值核定限额标准，即为月限额标准（第一次定额取前三个月实际发生平均值下浮10%即可；第二次定额取前三个月实际发生平均值与第一次对照再确定：如果实际平均值大于第一次的定额值，则取实际发生平均值下浮10%即可，如果实际平均值小于或等于第一次的定额值，延续第一次的定额值即可）。超出部分由电话所在部门负责人及员工平均分摊或共同承担。严肃查处打私话者和利用公话谈论与工作无关事务。23多个部门共用一部座机电话，超额部分如何划分责任？答：首先落实一个主要管理责任人，由其想办法沟通协调进行解决。原则上各部门平摊，但根据业务量大小在定额时先行界定清楚，了解各部门的使用情况，按比例定额并划分，有条件的可以多安装一部电话或者用插卡电话。24享受手机话费报销的岗位是否都要求统一使用公卡？人员异动公卡无人使用的情况下如何处理？答：原则上除司机岗位可用私卡并报销话费外，其他享受话费报销岗位必须使用公卡。如因人员异动，手机号码暂时无人使用，尽量不要消号，可以及时申请停机留号或呼叫转移到其他号码延续业务需要，产生的呼叫转移费用或停机保号费用可以提交报告申请由公司承担。25财务部不提供每台电脑的密码，个人购买笔记本电脑后，桌面不是集团VI问题如何处理？答：财务部电脑涉及到相关财务保密数据，密码可统一由财务部负责人保管；个人的笔记本电脑只要上班期间在办公区域使用的，均要求使用公司VI形象桌面。2 6实习或试用期员工参与了实际业务工作的可否报销手机话费？答：按照通讯管理制度提交报告批准同意后方可执行，也可以通过平时奖励方式替代，因配卡关键是要考虑到长期和稳定性，同一岗位手机卡要延续使用。27座机或手机达不到通讯公司办理彩铃要求不能统一使用集团彩铃的情况应如何处理？答：手机和座机原则上都要彩铃，版本统一由集团企划部提供。如因客观原因确实不能办理，可以下载真心英雄进行代替。28手机、座机的开户名称是否有规定？答：原则上其户名必须统一使用公司全称，如因客观原因而不能办理，可以总裁个人名义办理。3、文档管理31分公司票据管理应如何管理？ 答：各公司应设立兼职票据管理员，要定期将分公司票据进行整理保存。3 2电子文档应如何管理？ 答：内部电子文档凡写张贴的要及时张贴公布，早会宣读的必须宣读，要求反馈的必须按时反馈，同时将打印并张贴过的文件进行要分类保存，同时电子文档也要求下载分类保存。4、接待管理41接待有哪些注意事项和流程？ 答：接待外来人员要热情、礼貌，招呼入座（如没有接待室可安排会议室），问明来由后，直接回答其问题，应保持微笑的面容，以耐心，热情的态度予以专业解答。请客户饮茶（水）稍候，让相关部门人员接待，在接待中不能谈私事或请客户帮私忙，更不能对客户有超越职权范围的承诺和显露出对公司和其他人的不满。若相关人员不在或不便接待，应向客户委婉解释原因并请客户留言以便稍后处理。如与客户初次见面，应奉送名片，与客户交谈时应尽量做好记录，准备好相关宣传资料。43接听电话有哪些要求？ 答：电话铃响两遍后，无论是否专职接待人员，公司员工都应马上接答：“您好，远成！”，来电致意后要婉转询问对方贵姓，单位，有何贵干，若对方不愿透露则不应勉强，如对方指定某人接听，则可回答“请稍候！”，然后看该员工是否能接听，如不能则请对方留言，以便回复。44收发传真有哪些要求？ 答：建立收发登记本，收到传真件后在10分钟内递送到相关人员处，并由收件人签字确认，做好相关记录，不能将传真机设为自动传真。45收发快件有哪些要求？ 答：首先应建立“快件收发登记表”，快件服务商由行政人事部和财务部洽谈价格、收寄、结款形式，并签订有效合同，指定行政人事部、前台或收发快件较多的部门进行全面管理，严禁员工寄发私件，收到快件后，及时送到收件人，并签字确认。46上班时间外出需要办理什么手续？ 答：工作过程中要离开工作岗位一段时间时，应给同事和领导打招呼，不得随意脱离岗位，并填写“外出登记表”，写明外出事由，外出时间，外出地点和归来时间。5、差旅管理51出差报告应按照什么流程提交？ 答：分公司员工提交责任人签批：出差人提交申请-行政人事部负责人-单位负责人（经理级到此为止）；监督人签批：集团分管职能部门负责人；集团总公司提交责任人签批：出差人提交申请-分管职能部门部长-总裁办主任；监督人签批：董秘室副主任。52如何管理出差人员？ 答：行政人事部须做好出差人员的监督管理，出差人员到达目的地后须到当地公司行政人事部报道，按规定时间上下班。53招待床的准备和要求有哪些？ 答：原则上有住宿条件的一律要求准备招待床，床上用品由所属分公司行政人事部采购、保管、清洗，暂时没有条件的公司，可由行政人事部联系好外宿地点。54集团领导到分公司出差是否需要派车接送？ 答：按照出差管理办法，副总裁级以下岗位不安排车辆接送。56差旅费的标准如何界定？答：根据员工行政级别按标准报销，具体对照行政人事制度出差管理办法标准执行。57出差乘车的报销标准能否改动？如乘车超过6小时的就可以报销硬卧？答：随着公司发展的逐渐壮大，集团也将会结合实际情况进行统一调整，未调整前严格按行政人事制度级别标准执行。如遇客观的特殊情况，提交报告申请按相应标准报销，同意后可按申请标准报销。58员工报销交通费应按什么流程操作？ 答：相关责任人做支付证明单，附上相关证明材料和车票，部门负责人签字和行政人事部门负责人签字、单位负责人签字、财务负责人签字、稽核会计签字、出纳领钱。（按照支付证明单流程签字）。59员工出差或调动未乘座直达车辆，中途转车或是中途休假，此交通费用如何报销？答：有直达车按照直达车的标准报销，如果没有就按照最便捷的交通方式进行报销。从四个方面进行分析，第一时间上控制，如果中间有停留应该根据公司流程办理相关手续。第二费用控制，乘车方式多种（快车慢车），主要是根据事实。中转的时候首先选择最快的方式，费用需要根据事实控制。第三注意特殊情况的发生，如果请假，那么返岗前的差旅费用不予报销。第四如果不清楚流程可以征询相关部门人员的意见。6、活动管理61对月庆未参加人员能否购买礼品？答：月庆费用不是员工个人费用而是按照公司规定标准组织活动的集体活动费用。没有参加活动的原则上无补贴，下次参加，确实因为工作原因可以适当考虑补助。如发现很多人都不愿意去，应分析原因是否活动安排不受欢迎还是员工本身形成一种不好的风气。63组织活动的内容形式有哪些？答：活动的内容形式不限，每月月庆集团行政部会出月庆通知，明确月庆主题、形式和相关要求，各公司结合实际情况，围绕主题，将费用控制在标准之内，因地制宜的组织有意义的活动即可。63月庆活动是否可以累计到一个季度过一次？答：要让员工都明白月庆的意义和月庆的组织时间。必须每月组织一次，月庆的时间统一在每月的18日举行，原则上不可以随意更改，并且要有月庆活动的主题，活动结束后需将活动中的信息收集反馈给集团行政部。如因特殊原因可结合公司工作时间活动状态等申请调整时间，如有重大活动能为公司带来较大的成果的，可以适当考虑单独申请或者法定假日组织。64月庆经费不够或是超支能否让员工共同分摊？答：月庆费用原则上不允许超支，在组织前应作好费用预算和计划，如果要让员工分摊必须提前征得员工同意才能执行。如参加对公司有重大意义的活动，需提交报告同意后方可公司承担。65公司人员较少组织外出旅游费用不好控制，该如何解决？答：费用严格控制在标准之内，结合各公司的实际情况，员工自愿的情况下，公司可组织超过费标准的活动，但超支费用应收员工本人承担。7、奖惩管理71如何申请对员工进行奖罚？ 答：以部门为单位提交奖罚申请到行政人事部，由行政人事部调查、核实奖罚金额后，交单位负责人审核，同意后由行政人事部提交奖罚报告，报告同意后方可将奖罚内容在早会通报。涉及处罚的人员由行政人事部开据违纪人员处罚单，三日内由处罚人自行将罚款交至财务部，涉及奖励的人员，原则上一周之内将奖金发放到员工手中，但各分公司也可根据实际情况，与财务部沟通好后可由行政人事部统一做支付直接在工资表中体现。72对于总部的奖罚应如何落实？答：第一种情况是总部提交奖罚报告到分公司签批，此情况报告批准后由分公司落实处罚；第二种情况是总部挂网奖罚，此情况分公司不必再提交报告，由分公司行政人事部、财务部负责监督和落实。73申诉应遵循什么样的原则？答：申诉要求客观真实的反映情况，提供准确的资料，采取合理和合作的态度。内部投诉问题祥见行政人事管理制度之投诉管理办法。74部门负责人对制度和文件不学习，在执行中提出偏离制度和文件的要求应如何处理？答：出台的制度和文件都是平时工作中提炼出来的，可操性很强，坚持每周部门例会上组织员工学习近期出台的相关文件和制度。如部门负责人提出偏离意见，可单独进行沟通，了解他们的想法，及时进行正确的宣贯和疏导，纠正他们错误的想法。也可采取学习和考试相结合的方式，让他们了解、掌握制度和文件内容，原则性的制度和文件是不容任何人逾越，只有服从和执行。75员工拒绝交纳罚款如何处理？答：先了解原因，是不认同对他的处罚还是故意拖欠不交，如果是第一种情况那就应该针对具体情况具体分析；如果是第二种，财务挂帐或交滞纳金。交滞纳金必须事前在早会通报说明，让每个员工知道这个情况，且明确比例，如果员工有理由是行政处罚错误，员工可以通过正常渠道申诉，在申诉期内照常执行。76单位负责人不按规定流程办事应如何处理？答：针对具体情况进行分析和沟通，看是主观原因还是客观原因，要灵活处理，坚持原则，可以通过学习制度、用具体问题分析（一般代表暗示）或者请总部人员出面协调解决。77财务方面的规定与行政的工作出现不协调如何处理？答：针对具体情况，是哪方面的流程错误或者行政所做事情与财务制度（可能制度有待改善）相冲突，原因是财务还是行政人员本身，如是自身原因，则改正。要相互了解流程、相互尊重、可以事先口头沟通，如果不同意看是否因为流程不对，共同找原因及时更正。开发票，可以收集员工的发票去抵消其他类型的发票费用，节约的发票费用可以奖励给员工。78同一员工的奖励和处罚是否可以同时出现在一个通报中？答：可以，但应该是针对不同性质的事情，但在同一件事情上不能既奖励又处罚。79如何申请部门集体奖罚？答：对一个部门集体奖励最好是提交普通报告，祥细说明奖罚原因，应提前提交报告批准同意后再进行通报。8、值日管理81中午和晚上应如何安排员工值班？ 答：结合分公司实际情况合理安排值班，保证随时客户来办理相关业务能随时找到对口部门人员。82周末值班应如何安排？ 答：结合行业特点，我司是实行周末轮休制，跟据本部门实际情况调整是周六休或是六日休，并将值班情况报分公司行政人事部备案，但应注意周六、周日值班人员比例问题，尽量保证值班人数平衡。83国家法定假日值班应如何安排？ 答：以部门为单位，根据工作情况，结合放假通知提前上报值班人员名单，行政人事部汇总后进行核实，对多报等不实现象进行更改，并报单位负责人同意后，统一提交加班报告，随后公布值班人员名单并张贴。值日期内，值班人员要全面处理部门工作，遇突发或重大事件及时上报相关负责人。9、汇报管理91每周或每月应向总部汇报哪些固定工作? 答：周工作汇报每周日24：00前上报，每周五主管会议纪要在第二周周四下午17：30前上报，每周一的早会通报在当周周四下午17：30前上报，每月1-5号提交物资申领报告，每月1号和15号提交人力需求报告，每月20号前上报行政费用预算表，每月20号上报分公司异动给社保确认人，有招聘台帐的公司每天下午16：00前汇报，资金使用计划每月8号和23号上报，每月月庆小报（包括地点/时间/参加人数/形式/照片）于每月25日前上报，每月5日前上报单位负责人考勤表，季度资产盘点在自然季度次月月底完成（包括盘点、分析、录入系统、邮寄到集团行政部）。92行政费用控制的标准如何制定？以什么为定额依据？ 答：依据集团相关文件制度，平时做好基础数据的台帐管理，没有标准的制定标准，以节约为原则，以实际发生为标准，可循序推进。93分公司遇到突发事件应如何处理？答：如遇突发事件第一时间应上报部门负责人或单位负责人，采取应急措施；另一方面对应上报到集团相关部门（如安全事故应填写“工伤快报”或“安全事故快报”传至集团行政部、车辆出险上报集团运作管理部，如员工、装卸工工伤、车辆出险等）。94如何合理控制行政费用支出？答：首先降低不必要的浪费，其次部分项目可结合实际情况定额及降低标准（如水电费用可以考察并实行定额管理，部分岗位手机费用标准进行调整，然尔在也要广泛听取员工的意见，动态了解需要），另外行政费用的部分项目可以根据固定的标准进行预算，其它项目可以根据前期发生的实际金额及近期的费用计划等情况来预算，从而提高预算的精确度，以此达到费用控制的目的。95如何有效控制突发性事件造成行政费用预算偏差较大等情况？答：行政费用控制是为了更好的完善资金使用，但不能因为费用控制没有预算就不采购，影响正常办公或生产需要，遇到突发情况要以满足生产需要为原则。但为了避免此类现象的反复发生，需要行政人员提高预见性，对可能产生的费用要提前准备，同时也要把当月费用计划报分公司财务，避免因资金紧张而无法办理预定事项。二、后勤部分1、食堂管理11食堂管理应注意哪些要点？答：厨房物资的采购要做到定点和就近采购原则。厨房监督工作要把好三关：专人把数量关、专家把质量关、专门的部门把价格关。不能采购、验收、过秤、报账全是一个人负责。厨房管理严格推行2张表单日采购清单和食堂月支出明细表。12基地食堂无驻点行政如何管理？答：行政人员每周不定时进行抽查及市场调查，联系固定采购供应商（账单分控：厨师、供应商及行政部门一致，按月或周与供应商对帐结账）和驻点负责人联合监控管理，做好食堂物资日采购清单和月度费用表，进行存档备查及市场价格分析，每月进行民意调查。需要张贴采购清单，让员工共同监督，卫生等通过员工满意度调查，大量采购必须复核，可由专职的行政人员、保安、仓管员、现场操作员等复核。13如何制定误餐标准和管理？答：根据实际工作情况，将厨师每餐记录的用餐情况和外勤登记进行核实，误餐标准为4元/餐，在当月工资表中体现。（误餐按当天伙食标准的40%给予补贴）14食堂管理以什么标准来衡量？答：首先，员工满意度要达到70%以上；其次，费用控制要严格按照公司规定执行，不得随意超标；再则，无卫生安全事故等情况发生。2、宿舍管理21公司领导与员工外宿如何界定？答：公司领导和员工外宿都要按照外宿流程办理相应手续。原则上不充许长期外宿，因家人来访或是其它急需解决等事由不能在公司住宿的情况，可申请短期临时外宿。22申请外宿的时间有何规定？ 答：原则上外宿时间不得超过1个月，需要按流程申请报批，批准后签定外宿协议后方可外宿。3、安全管理31安全检查应包括哪些内容？ 答：包括对公司的营业网点、办公场所、食堂、宿舍、仓库进行全面检查，并做好相关记录，如发现安全隐患，请及时采取措施整改和完善。32发生工伤事应按什么流程处理？答：先送社保定点医院治疗（同时报保险公司），无社保定点医院的必须在正规医院进行救治，并由医院提供诊疗证明，用药范围尽量控制在社保用药范围，可咨询主诊医师；所有的单据由行政保管，治疗结束后提供给保险负责人，并单据复印件留存备查；按照规定时限以工伤快报表的形式上报到集团行政部，死亡2小时内，重大事故6小时内，一般工伤事故24小时内以；工伤结果分析。行政处分和责任划分。4、小车管理41车辆维修和保养应遵循什么原则？答：a、车辆维修坚持“以保养为主，以修为辅”的原则；b、途中修车，由司机事先请示所属车队维修主管,维修主管知会车队领导后维修，回公司核定报销相关费用。所有更换配件的维修项目，旧件必须回收，由维修主管鉴定损坏原因，划分相应责任；c、日常维护，由驾驶员负责，利用出车和收车后保养维护，清洁、补充燃料，保证车容整洁；d、没有设车队的分公司，车辆出现故障时，先由驾驶员正确判断出故障的大、小程度，送定点修理厂维修。42车辆油耗使用情况如何监控？答：a、油料使用根据公司在各地区的需要做出用油计划，选定加油站。司机凭公司油卡在定点加油站加油（建议在中石油/中石化正规加油站定点加油），若遇特殊情况，途中不能在定点油站加油者，经电话请示所在分公司车队长同意后方可加油（如果不能定点加油需要二人以上同去加油方可），回公司报销。否则，费用由司机承担。b、油料卡片每月一张，是统计车辆消耗费用的重要依据，同时也是分析油料节超，为维修提供修理的主要依据。油卡随车使用，一车一卡；43商务车辆不够使用如何合理派车？答：公司各部门用车经部门主管签字批准，提交到行政人事部，由行政人事部结合实际情况，根据区域、用途、事务轻重缓急、申请时间的先后等实际情况来统一调派，合理安排后签发派车单，司机凭派车单出车。5、仓库管理51物资盘点工作归属哪个部门负责？多久盘点一次？答：物资盘点工作隶属各直属分公司行政人事部全面负责，财务部协助。专（兼）职保管员应对所管理库房物资进行帐本登记，并根据每月25日对易耗品进行盘点，每季度对固定资产、低值设备、易耗品全面盘点，并录入信息系统和建立好台帐记录。52对固定资产、低值设备盘点有何要求？答：a、对所有资产进行15位数的统一编码（按照公司代码3位+使用部门2位+资产类别5位+资产流水号5位）；b、每季度盘点一次，并作盈亏分析，将盘点结果录入信息系统，再将盘点表原件由单位、行政、财务负责人签字后寄集团行政部备存；c、盘点工作要求完成的时间是在盘点当季（自然季度）的次月底。d、易耗品不需要进行资产编码。52固定资产、低值设备和易耗品之间有哪些区别？答：a、固定资产分为房屋及建筑物、交通运输设备、电子设备三大类，其使用年限在一年以上，且单位价值在2000元及以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产；b、低值设备分为办公用品、生产物料和福利用品三大类，其使用年限在一年以上，单位价值在2000元以下，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产；c、易耗品分为办公用品、生产物料和福利用品三大类，其使用年限在一年以下，单位价值在2000元以下的物质资料或单位价值很高，但使用过程短暂，无法保持原来物质状态的资产。三、外勤部分1、物资管理11申购和申领有什么区别？答：申购指集团采购目录里没有的物资和不利于集团统一集中采购的物资，由分公司提交需求报告，采购部委托在当地采购的情况；申领指在集团采购目录里面表明的物资，由分公司提交需求报告，集团统一集中采购并发送到需求公司的物资。12收到申领物资后应如何处理？ 答：收到物资后在24小时内检查核对物品的数量和质量，并在系统中录入签收信息，随后办理物资入库相关手续。13新开网点物资应按什么流程申请？如申领物资不够用该如何处理？答：新开网点物资应按照网建计划提前申领和申购，每个员工应将使用计划提供给部门负责人，各部门负责人和网点负责应提前汇总作好物资使用计划，签字确认后交由行政人事部统一提交报告（每月5号前申报），在申领时应计划一定的安全库存量，如特殊情况不够用可向附近公司借调，并于下月申领后归还。14申购物资未在报告有效期内采购其购置费用能否报销？答：未在报告有效其内购买的需重新提交报告，待报告批准后购买并报帐；物资已购买未报帐超过报销日期的，看具体是什么原因未及时报帐，应与财务有效沟通处理。15特殊原因急需的物资能否在当地先购买后提交申购报告？答；此情况可以先口头请示相关部门领导，针得同意后先行购买，并在3天内补交报告。另外申领类物资要提前做好计划，保证安全库存。16如何规范各部门物资的领用？答：物资的领用以部门或营业部为单位，一般提前3天通知对应部门负责人，部门负责人确认本部门需求后，填写物资申请单领用即可。具体领用时间和每月领用次数要根据分公司实际情况而定。17采购物资时能否在没有发票的地方购买，其价格比有发票的便宜？ 答：金额较大的尽量在可以开发票的大型市场采购，原则上必须要求有发票，如果100元以下小额的采购可以适当考虑，与财务沟通可用其他对等金额的发票进行冲帐。18生活设施，办公用品维修应按什么流程申请修理？答：所有设备要做到定期保养，准备备用机，保修卡要保管好，找定点专业维修厂家修理。原则上必须等报告签批统一后在进行维修，紧急及费用较大的需先知会主管领导，同意后可先进行维修后补交报告。19物资的进出库,如果是本部门申领购买的公用物资如何进行进出库单?进出库单的制单、领用都是同一个人如何监督?答：一级分公司有专门的仓管员，不存在此问题。其他的情况可以行政、财务人员共同参与监督执行。资产管理办法规定所有物资（包括申领、申购、赠品、捐募等）必须入库且有入库单，财务签字监督。入库时使用部门有检验质量的权力，仓管员验收数量，报帐必须附入库单报帐联。出库必须有出库单，领用人必须签字，留存一联做帐，其余两联财务、领用人各一联。19滞留货物和残值货物如何处理？答：关于货损处理一般是客服部确认可以处理的物资，由财务、客服、行政、单位负责人共同参与一个月内提交报告审批同意后处理完毕。一般处理方式有：报废、折价变卖（作废品卖或者打折买）、作为员工福利发放。某些物资的处理找不到处理方式可以到网上查下相关资料或者请示领导处理意见。药品食品的处理必须慎重考虑是否销毁。2、证照管理21证照新办、变更、提审有何规定？ 答：营业执照、运输许可证、法人代码证等证件的新办由行政人事部门负责办理；税务登记证由财务部门负责办理；其它证照按管理权限由相关部门办理。如土地使用证、房产证由工程部办理，车辆行驶证由车管部负责办理，劳动、社保由行政人事部门办理。22证照保管应归属于哪个部门保管？答：所有证照办理完毕都要移交到财务部，由财务部门负责人保管，并登记造册，同时所有证照的原件借出、复印件申领、管理人员变更移交，均须登记备案。3、印章管理31印章的种类有哪些？ 答：远成集团有限公司公章、各集团、下属公司公章及各部门章，各种专用章（包括财务专用章、合同专用章，提货专用章等）、其他业务章。32印章保管应遵循哪些原则？ 答：a、财务方面专用章、纳税章、合同专用章等，其使用和管理遵照集团印章管理规定执行；b、印章保管人严格按照印章责任状要求妥善保管；c、印章的使用审批，各单位各部门内部使用印章，必须报经本单位或本部门负责人批准。各单位或各部门及对公司外的单位或个人使用印章，必须报上一级主管部门批准。d、各印章使用单位或部门必须建立印章使用登记薄，明确记载印章使用的时间、事由和其它相关情况并由单位负责人签字确认。33公章的使用应注意哪些事项？ 答：公章的使用必须须登记。所有加盖总公司文件、资料等必须设立分类档案并做好登记，不得使用盖有公章的空白介绍信、空白纸张、空白合同以及其它空白文本，如特殊情况需经总裁认可后方可使用并予以登记，事毕后应向印章管理人汇报使用情况，并将已使用过的空白支票、介绍信、空白纸张上注明“作废”字样。34作废印章如何处理？答：对作废印章应将销毁证明书存档备查，证明书上应留存待销毁印章印模，并由单位负责人、行政人事部负责人、印章保管人在证明书上签字确认。任何公司和部门不得私自保留已撤销的单位或部门印章。4、工程管理41如何确定工程的承建商？答：原则上需要由财务、行政、使用部门会同工程承建商进行工程费用预算，至少要选定三家承建商进行预算报价，再进行多方比较，并将工程预算报内控部审计进行审核，审核通过后确定承建商。42确定工程承建商后是否可以立即施工？答：不可以。需将审计确定的工程造价情况及法务审核的工程施工合同和费用提交电子签批报告，由集团领导再次审核，审核通过后方可施工。5、租赁管理51房屋的租赁有何技巧？答：第一步：确定租房使用用途（办公或员工宿舍），房比三家，租用与公司要求相近的房屋，合理利用房屋空间安排员工办公或住宿；第二步：充分与财务部负责人、单位负责人沟通，提交租房费用报告，报告中要全面考虑所含费用明细（如水电费、电视收视费、中介费、物业管理费、卫生费等）和房屋结构，室内设施，房屋合同一般采用集团法务部统的“房屋租凭合同”模本，一年签，季度或半年付款；第三步：通知公司员工组织搬迁，告知车管部调度搬家时间和派车及工人数量。52新建网点的房物租凭应注意哪此方面？答：a、必须要有单位负责人或指定网建负责人提供一份详细的“市场调研分析报告”到行政人事部，行政人事部检查市场调研分析报告是否经过集团领导签批同意建点，同时要见批准同意后的报告方可办理租房事宜，并亲自到新址与房东进行房价沟通，最好价格里含税金，如谈不妥，需要告知房东配合我们拿房产证原件、房东身份证原件、房屋租凭合同原件到税务局开据发票，同时租用前须按照集团网建要求进行，选址多在物流园区和收发货较多的货运站和集中地，白天能停靠货车，临街日照强，尽量减少和避免租用毛坯房，以此降低装修费。52租赁营业房屋有何技巧？答: a、确定分公司营业主体是什么，如公路干线运输要找行业集中交通方便、方便大型车辆进出停靠，及考虑到货场和仓库的位置面积（货场、仓库、办公区以集中为原则），如果铁路行邮行包，要与当地的铁路相关部门联系；且要先了解当地物流行业是否有特别规定例如地区限制等；b、考虑到公司需要挂的门头招牌等展示公司形象的VI标识是否能顺利办下审批手续及与房主谈好广告牌不再另收占地费。53员工住宿房屋租赁应遵循什么原则？答：要求集中住宿，就近原则。同时要考虑到员工上下班、紧急事情处理的方便性、夜班员工的出入安全。54看房的时候应注意那些方面？答：a、看房的时候，一些固定的设施，比如马桶、热水器、炉灶、抽油烟机、下水、门窗要先测试，并检查插头是否漏电，以及室内家电正常运作情况，家具的完好程度，煤气是否泄漏等，如有损坏情况的，要当面和房主进行确认，并合同中注明；b、尽量不要交押金，家具可有选择性的使用，最好不要使用房东的家具和家电类物资，因我司人员变动较快，减少退房麻烦；c、谈价格时，要善于掌握房东心态；d、如有缴纳应写押金条或在合同中注明“物资完好，退还押金”。55在确定租赁房屋后应注意哪些事项？答：确定租用房屋时，要求房东出示房产证、房东身份证原件（房产证与房东身份证姓名相符），如因房东以房产证正在办理为由，不能提供时，我们可要求房东出示当地街道办事处或房管所证明，同时注意房屋有无经济纠纷。另外注意要求出租方提供正式发票，否则我司无法做帐，存在税赋问题。55在签定房屋合同应注意哪些事项？答：在签订合同时，让房东详细阅读“房屋租凭合同”，对合同的疑点和不妥之处及时给予解释和沟通，双方对某项存在疑点，还可以达成书面协议或对合同进行增补。如无异议，可正式与房东签订。期间对房屋水、电、煤气指数进行确定，在合同中写明；其次，让房东手写一份收款收条，并将房产证、房东身份证复印件一份、合同一起装订，行政人事部和财务部各保存租房合同一份，同时建立一个“房屋租用登记本”，将每期租用房屋的房东姓名，地址，租用起止时间、水电押金，水卡、电卡帐号登记好，以备后期工作交接和检查；6、水电管理61水、电费用的交纳周期是否有统一规定？答：交费的时间要结合各公司当地的实际情况而定（即各地区水、电局的要求有所不同），采用现金或是支票交纳（具体根据财务制度要求执行）。62水、电费用应如何记录管理？ 答：要求各司都建立水电登记一览表，准确记录各项内容（包括费用单位或地址、水电单位、单价、上月数、本月数、实际使用数、实际金额、付款方式、经办人、收费单位/名字、收费单位联系电话、收费单位地址），此项内容将作为行政人员交接的重点内容之一。7、网点管理71距离本部较远的分公司、营业部如何管理？答：不定时进行抽查，方式可以通过电话、直接到现场等，例如检查早会可通过电话抽查早会内容、人员值班情况等，按照例检卡内容进行推进。制度规定市内网点每周不低于一次，省内网点每月不低于一次，省外网点每季度不低于一次。72分公司或营业部的营业执照，税务登记证的正副本如何保管？答：正本放分公司或营业部，并悬挂在墙上，副本统一由财务部保管。73分公司、营业部是否可以定报纸？答：二级分公司原则上不允许，如果当地政府部门有相关议题必须要求定阅，可以申请订阅。第二部分 人事篇一、组织架构和岗位定编1、组织架构设置管理11集团采取的是怎样的管理模式？答：集团公司对各职能机构，下属各公司、分公司和营业部采取垂直领导和分级管理模式。12组织架构改革流程如何审批？答：集团各职能部门设立、撤销或者合并由人力资源部提出方案，经公司决策机构审议，由总裁审批。2、公司级别标准确定21公司的级别如何界定？答：公司级别从高到低共分为九个级别：总经理级、副总经理一级、副总经理二级、高级经理一级、高级经理二级、高级经理三级、经理一级、经理二级、经理三级九个级别；实际评估的时候一般按总经理级、副总经理级、高级经理级和经理级四类公布。22如何对公司进行级别评估？答：对集团直属公司的评估指标一般是五个：月均营业额、月均毛利润、人员数量、分公司数量和营业部数量，总分值是100分，其权重分别占：25、25、30、10和10，评估周期是每半年评估一次；对二级分公司的评估指标一般是四个：月均营业额、月均毛利润、人员数量和营业部数量，总分值是100分，其权重分别占：25、25、35和15，评估周期是每一个季度评估一次。（具体评估指标的选择和权重设置，会在评估的时候做合理调整。）3、岗位定编标准31如何知道公司定编人数？答：各公司的定编人数由集团人力资源部最终审核、审批确定，反馈给各公司行政人事部；对新入职者可以查询挂网文件或者直接咨询集团人力资源部。32小公司在没有部门负责人的情况下，人员配置应由谁安排好？答：由单位负责人安排。因业务增加需增编的需要说明原因由行政人事部提交增编申请报告。二、员工招聘1、招聘管理办法11新入职员工分不到自己理想的公司就申请调动，给公司增加调动成本，可否在员工入职时考虑下他的意愿，在不违背公司异地用工原则的前提下将其分配到其比较喜欢的地方？答：可以参考员工的意愿，但不能违背公司异动用工政策，集团会尽量考虑就近分配原则。12求职登记表的填写有什么要求？答：首先求职申请表上项目都要求全部填写规范，必须填写是否同意外派，工作经历及急紧联系人要填写固定电话号码。要填写的内容有：应聘职位、姓名、性别、民族、学历、婚姻状况、身高、体重、专业、期望待遇、业余爱好、政治面貌、身份证号码、地址、联系电话、邮政编码、籍贯、（紧急联系人、关系、电话、）工作经历、教育情况、家庭关系、自我鉴定，能否外派。另外，要求填写健康状况、有无传染病、精神病史，有无离职证明，有无违法犯罪记录，参加社保情况。13如何才能提高现场招聘的成交率？面试时如何更全面的了解求职者？ 答：a、做好企业形象宣传，提高招聘人员自身的个人素养招聘技巧等。在某些城市可以将薪资待遇明确吸引更多的求职者。b、根据岗位优势分区域选择招聘渠道。要真正了解求职者首先创造一个轻松氛围的环境以解除求职者的紧张心理，根据求职者简历及讲述内容了解，也可以根据一个案例看求职者如何分析进行某些方面的了解。同样也要根据相关岗位需要了解的信息适当提问。了解求职者可以通过“STAR”原则，了解背景，取得的成绩是在什么样的背景情况下，自己是怎么样的设想，又是怎么样采取行动执行，最后取得的结果怎么样。14新员工体检有什么要求，应包括哪些检查项目？ 答：确定复试合格人员名单后，通知到县级以上医院体检，要求空腹检查，检查的项目有肝功能、两对半、胸透，体检费用自付，也可以公司统一组织到指定医院检查。15新员工录取应按照什么样的流程进行？答：面试 、初试、复试、体检，根据岗位情况是否办理担保，经过入职培训后正式上岗。16新员工报到应按照什么样的流程进行？ 答：新员工报到分为入职培训报到和培训后分配报到两种，参加入职培训的基本程序是：首先安排员工体