工作手册_企业档案工作服务手册

企业档案工作服务手册 序 序一、企业档案的作用 我国加入WTO之后，企业在竞争日益激烈的国际和国内市场上具有更多的机遇，同时也面临更大的挑战。而在这场竞争中，档案可以发挥它无可替代的凭证和参考作用。企业的证照、资质档案，可以证明企业经营的合法性和企业承担生产项目等的水平及能力；企业的产品研发、配方及专利档案，可证实企业对该产品的所有权，以免旁人侵害本企业的合法权益；企业的营销计划、客户网络档案，为企业开发和稳固所占领的市场；企业的合同档案，为企业确立债权债务关系；企业的会计档案，可以反映企业的业绩及企业按章纳税等情况；企业的照片档案还能直观地向社会展现企业的风采，成为企业树立形象的组成部分。总之，真实、准确、系统的档案是企业在激烈的市场竞争中立于不败之地的法律保障，是加入WTO后企业反倾销的有力凭证，是企业成长历程的直击见证，更是企业发展的历史记录。因此，民营企业的档案，将在激烈的市场竞争中体现出它无可替代的凭证作用。二、企业档案工作的意义 在企业中，多数企业主在对“档案管理”的认识上有两点偏差：一是认为过去企业并没有重视档案也能获得好的效益，可见档案管理对企业没什么用，对档案工作的投入是无效的成本开支；二是企业享有充分自主，文件如何处置纯属企业自由权限范围，档案行政管理部门抓企业档案工作，是对企业内部事务的干预。可以说，第一点偏差是源于对档案工作的认识不清；第二点偏差是源于对档案行政管理部门工作的不了解。因此，正确认识企业档案工作的意义，是做好企业档案工作的前提。企业档案工作是企业各项基础工作的重要组成部分，也是现代企业制度的一项基本要求。做好档案工作，对企业的长期发展有着重要的意义。1完善档案管理是提升企业整体管理水平的重要手段。经济学家魏杰、哈佛大学管理学博士闻沫等人认为，我国企业的大部分是在短缺经济条件下发展起来的，那时国内尚处于卖方市场的物资紧缺时期，任何人只要肯吃苦，懂得贱买贵卖就可以迅速积累起一定的原始资本，因而经营中基本上无管理可言，“企业的财务管理、营销管理、人事管理、生产作业管理、质量管理、库存管理漏洞百出”。有人会问，漏洞百出怎么仍有好的效益呢？原因在于卖方市场的特点保持了财富的相对增加，忽视管理的任何成本和代价都可以通过经营而得以补偿，因为价格是由企业决定的。久而久之，便在企业实体中形成只重经营扩张而不重管理的心理定势。然而，随着我国经济的飞速发展，物资紧缺的卖方市场已经逐渐变成物资过剩的买方市场，企业的经营状况已很大程度上取决于管理水平对成本的影响。企业要想在“二次创业”中得到发展，就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理方式经营的转变。档案管理是企业管理的重要组成部分，又是企业管理的基础，只有完善档案管理，才能使企业的管理水平得到整体提升。1档案是企业文化和可持续发展的基础。经济学家指出，新世纪的中国企业要想实现可持续发展，就必须更加注意企业形象的塑造和企业文化的培育。企业形象如何塑造？通过企业文化建设来塑造。那么，企业文化又从何而来？从企业的历史中积淀和提炼出来。企业档案是企业发展的真实记录和见证，它不仅自身是企业文化的组成部分，而且还是展示企业文化的生动媒介和提炼企业价值理念的原始素材。企业档案中的各种文件、荣誉证书、奖状奖杯、企业标记、照片、录音、录像等等，不仅可以反映企业艰难与辉煌的发展历程，培养员工对企业的认同感归属感，还可以从这些史迹中提炼出企业的文化理念和经营理念。这种经过提炼的企业文化，是企业长远发展的不竭之源。2滞后的档案工作可能成为制约民营企业发展的“短板”。“木桶法则”告诉我们，一只木桶能装多少水，取决于桶上最短的那块板的高度。档案工作之于民营企业，犹如桶上的一块板与整个木桶的关系。也许我们无法具体说清楚档案工作对企业经济效益的直接贡献，但是我们可以肯定，没有完善的档案管理，企业的管理就会出现难以弥补的漏洞，而这一漏洞很可能就是制约企业整体效益的一块“短板”。3档案在建立企业信用和规避企业风险中有着不可替代的凭证和依据作用。企业信用是建立在实实在在的信用信息基础上的，而档案是构成这种信用信息的核心资 闻沫：民营企业，固疾重重，中国经营报，2000年8月29日 魏杰：民企二次创业与企业管理现代化，经济日报，1999年9月8日 序源。首先，完善的档案管理可以成为展示企业自身诚信的一个窗口。如果企业能系统地保存有关企业资质、企业历史、合同协议、财务账册、纳税记录以及反映企业社会良好评价的证件和文字图片等材料，就会使人们对企业信誉产生直观的印象，从心理上赢得客户的信任；同时，企业在讲究自我诚信的同时，还要时刻警惕并设法规避来自客户的信用欺诈。企业凭什么来掌握和评估客户的资信状况？凭什么对发生的信用问题诉诸法律并取得胜诉？唯有靠企业完整的交易记录和客户信用档案。三、企业档案工作的基本内容企业档案工作的基本内容包括：企业档案管理制度的制定、企业档案管理网络的建立以及企业档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节的档案业务活动三大方面。1制定企业档案管理制度。俗话说，没有规矩不成方圆。要搞好企业档案工作，必须有相应的企业档案管理制度作保证。各企业应根据国家有关法律法规的规定，结合本企业实际，制定以下档案管理制度：1企业档案管理细则。是企业根据国家有关法律法规的规定，结合企业实际制定的档案管理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、档案管理体制和档案工作人员职责、档案管理各项业务等内容作出具体规定。 2企业各类文件材料的归档制度。是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度。主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间、归档要求，有时还须明确归档份数和归档手续。归档制度最好根据企业档案的分类办法，分类制定。3企业档案利用制度。档案利用是企业档案管理工作的重要内容，是发挥企业档案作用的重要途径，也是企业档案工作的根本目的。档案利用制度一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。4企业档案保密制度。是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。 5企业档案保管制度。是有关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的规定。具体内容应包括档案的接收、档案的排架、库房的管理以及特殊载体档案的保管等要求。6企业档案鉴定销毁制度。是规定档案保管期限鉴定方法、组织以及对保管期满档案进行鉴定销毁的程序、手续的一项制度。内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工 作的组织、档案销毁的程序和手续等。（7）企业档案人员岗位责任制。这是为进行档案工作目标管理而制定的，专门针对企业档案管理人员岗位职责而制定的一项制度，也是企业考核档案工作人员完成岗位职责的主要依据。其内容主要包括档案人员的素质要求、档案人员熟悉业务的标准、档案人员工作内容等。 企业档案管理各种制度的具体内容，请参考本书第五部分企业文件及档案管理制度范本。1建立企业档案管理网络。所谓企业档案管理网络，就是由分管档案工作的企业领导、主管企业档案工作的部门领导、企业档案管理机构或专职（或专责）档案员和企业各部门（车间）兼职档案员组成的企业档案工作系统。在这个系统中，企业档案管理机构或专职（或专责）档案员是主干，各部门的兼职档案员是分支。建立企业档案管理网络后，应编制档案管理网络人员名册，并组织有关人员开展档案业务活动。2及时开展企业档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节的业务活动，确保企业档案的完整、准确、系统。企业档案管理各业务环节的具体内容和要求，请参考本书第二部分企业档案管理的业务环节。目 录第一部分 企业各类文件材料的归档范围及保管期限一、企业通用性文件材料的归档范围及保管期限表.1（一）管理性文件材料归档范围及保管期限表.1（二）建设项目（民用）文件材料归档范围及保管期限表.3（三）科研项目文件材料归档范围及保管期限表.12（四）设备文件材料归档范围及保管期限表.13（五）会计档案收集范围及保管期限表.13（六）客户档案收集范围及保管期限表.14（七）员工档案收集范围及保管期限表.14（八）特殊载体档案收集归档范围及保管期限表.15二、各类企业专业性文件材料的归档范围及保管期限表.16（一）制造业产生的专业性文件材料归档范围及保管期限表.16（二）信息传输、计算机服务和软件业专业性文件材料归档范围及保管期限表.18（三）批发和零售业产生的专有文件材料归档范围及保管期限表.21（四）物流、运输业专业性文件材料归档范围及保管期限表.27（五）租赁行业产生的专业性文件材料归档范围及保管期限表.27第二部分 企业档案管理的业务环节一、企业档案分类编号方案的编制.29（一）企业档案的种类.29 （二）企业档案的分类.29二、企业档案整理规则及编目方法.32（一）企业管理性档案的整理规则及编目方法.32（二）企业科技类档案的整理规则及编目方法.33（三）企业会计档案的整理规则及编目方法.37（四）企业特殊载体档案的整理规则及编目方法.39（五）职工档案类的整理规则与编目方法.39（六）企业档案分类方案.40三、企业档案保管与排架.45（一）档案的保管.45（二）库房的合理利用和排架管理.46四、企业档案的鉴定与统计.47（一）档案的鉴定.47（二）档案的统计.49五、企业档案信息资源的整合与利用.50（一）档案信息资源的整合.51（二）采取多种方式直接开展服务.54第三部分 企业电子文件及其归档管理一、电子文件的特性.55（一）电子文件对载体的依赖性与游离性.55（二）资源共享的方便快捷与信息的不安全性.56二、企业电子文件归档管理的原则.56（一）电子文件归档管理原则.56（二）电子文件归档管理体系的构建.572 三、电子文件的归档制度.58（一）归档模式.58（二）归档范围.58（三）归档时间. 59（四）归档要求. 59四、归档电子文件的保管与利用.60（一）归档电子文件的保管.60（二）归档电子文件的利用.61第四部分 企业实用管理制度范本一、企业各类文件材料的归档制度.62（一）企业管理性文件材料归档制度.62（二）企业建设项目文件材料归档制度.63（三）企业设备文件材料归档制度.63（四）企业会计档案的归档制度.64（五）企业合同文件材料的归档制度.64（六）企业员工档案的归档制度.65（七）企业特殊载体档案的归档制度.65（八）企业各种专业性文件材料的归档制度.66二、有关企业档案管理的各种制度.66（一）企业档案管理细则.66（二）企业档案借阅制度.68（三）企业档案保密制度.68（四）企业档案保管制度.68（五）企业档案鉴定销毁制度.69（六）企业档案员岗位职责.70附 录1（一）查（借）阅文件登记表.71（二）档案移交（接收）登记表.72（三）借阅档案登记表.73（四）档案利用效果登记表.74（五）档案销毁清册.75（六）归档文件目录.76（七）文书档案案卷目录.77（八）文书档案卷内文件目录.78（九）科技档案案卷目录.79（十）科技档案卷内目录.80（十一）会计档案目录.81（十二）照片档案卷内目录.82（十三）特殊载体档案目录.83（十四）卷内备考表.84（十五）各类档案整理、归档简易操作流程.85附 录2 广东省档案局关于印发广东省企业档案工作规范测评办法的通知.87第一部分 企业各类文件材料的归档范围及保管期限第一部分 企业各类文件材料的归档范围及保管期限作为企业，无论其所有制属什么，也不管它们的类型有何不同，都有一些共同的特征。在文件的归档范围及保管期限方面，企业之间也有一些相同或相近的内容。为了节省篇幅，减少重复，本书将企业各类文件材料分为通用性和专业性两大类，其中通用性文件材料归档范围及保管期限表8个，适用于各种类型的企业。对于类型不同的专业性文件材料，本书选择了5种类型的企业作为示范，将其专业性文件材料归档范围及保管期限分别列表，属于其它类型企业的专业性文件材料归档范围及保管期限，可参照制定。表中所列“保管期限”的含义是：永久为无限期地保存下去；长期为1650年；短期为15年；定期为根据相关文件材料的时效性，在其实际效用期过后25年即可鉴定销毁。以下有关档案保管期限的规定仅供参考，除会计档案外，各企业可根据实际情况自行决定各类档案的保管期限。一、企业通用性文件材料的归档范围及保管期限表 （一）管理性文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件材料名称或类型保管期限备注一、行政管理方面1 企业筹备期的可行性研究、申请、批准， 企业章程， 董事会、股东会、监事会和经理层机构及变更永久2 董事会、股东会、监事会活动永久3 综合性行政事务， 文秘工作 长期4法律事务， 公证工作 长期 序号归档文件材料名称或类型保管期限备注5 职工教育与培训工作 长期6 后勤福利、住房管理 长期7 对外联络工作 长期 二、经营管理方面1 企业经营战略决策永久2 企业发展规划、各项专业发展计划， 责任制管理， 各种统计报表， 企业综合性统计分析永久3 资产管理， 房地产管理， 资本运作， 股权管理， 多种经营管理永久4 知识产权和商业秘密管理 永久5 企业信用管理， 形象宣传长期6 商务合同正本及与合同有关的补充材料， 有关的资信调查材料等；长期7 财务管理， 资金管理， 成本价格管理， 会计管理长期8 物资管理， 物资采购、保存和供应 长期9 营销管理， 市场调查与分析， 客户信息管理， 广告宣传， 产品销售， 售后服务短期10 境外项目管理 长期11 招投标项目管理 长期三、生产技术管理方面 1 生产组织、调度工作 长期2 质量管理，质量检测和质量控制工作 长期3 能源管理 长期4 企业管理现代化，企业信息化建设，技术引进，技术革新，合理化建议长期5 生产安全，保卫工作，消防工作，交通管理短期6 环境保护、检测与控制长期序号归档文件材料名称或类型保管期限备注7 计量工作 长期8 标准化工作长期9 档案、图书、情报工作 长期四、建立了党群组织的企业， 还应包括党群工作方面1 党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议材料永久2 党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件材料永久3 宣传及思想政治工作、精神文明建设、统战工作文件材料长期4 共青团工作、工会工作、女工工作、职代会长期5 专业学会、协会工作， 群众团体活动 长期（二）建设项目（民用）文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件材料名称或类型保管期限备注一、综合1 立项申请、可行性研究、环境质量报告及批复永久2 固定资产投资许可证或相应的资金证明文件 永久3 建设用地批准书、规划许可证、土地使用证永久4 拆迁补偿安置协议 永久5 建设工程报建审核书、规划许可证 永久6 建设工程测量记录册 永久7 施工图设计文件审查意见 永久8 建设工程质量安全监督登记 永久9 建设工程施工许可证 永久10 中标通知书 永久 序号归档文件材料名称或类型保管期限备注11 监理、设计、施工合同 永久12 承包单位资质文件长期13 建设工程规划验收认可文件永久14 消防验收或准许使用文件永久15 环保验收或准许使用文件永久16 电梯安装工程监督登记表及监督站出具的电梯准用证 永久17 燃气工程验收文件 永久18 工程质量保修书永久19 商品住宅住宅质量保证书、住宅使用说明书永久20 工程质量评估报告 永久21 勘测、设计文件质量检查报告永久22 施工图审查报告永久23 建设工程质量验收意见书永久24 建设工程竣工验收报告永久25 工程地质考察报告永久26 工程总结 永久27 单位工程施工安全评价书永久28 单位工程开工报告及施工组织设计长期29 单位工程坐标定位测量记录永久30 工程质量事故报告及处理结果永久31 工程停工、复工通知 长期序号归档文件材料名称或类型保管期限备注32 工程中间验收交接纪录 长期33 单位（ 子单位） 工程质量控制核查记录永久34 单位（ 子单位） 工程安全和功能检验核查及主要功能抽查记录永久35 单位（ 子单位） 工程观感质量检查记录永久二、地基与基础工程 1 桩基础、天然地基、地基处理工程小结和开工报告及施工方案 永久2 图纸会审、变更及洽商纪录永久3 分部工程质量验收申请、技术交底永久4 新技术、新材料、新工艺试验研究和施工方法永久5 工程基线复核永久6 水泥出厂合格证、进厂物理性能检验报告及汇总永久7 钢筋出厂合格证、进厂力学性能、工艺性能等检验报告及汇总长期8 粗细骨料进场物理性能检验报告及汇总长期9 混凝土试块抗压强度试验结果及汇总长期厂家提供10 新材料、新产品的鉴定证明质量标准、使用说明、工艺要求和检验报告长期11 混凝土配合比设计报告、外加剂出厂质量证明及复检报告长期12 混凝土搅拌记录、坍落度检测长期 序号归档文件材料名称或类型保管期限备注13 钢筋焊接接头试验报告及焊条、焊剂、焊药出厂质量证明书长期14 桩基检测、标准贯入试验、平板载荷试验报告永久15 土壤试验报告长期16 分项工程质量检查、评定长期17 灌注桩成孔施工（ 验收） 、灌注桩地下连续墙灌注水下混凝土、灌注桩隐蔽验收记录长期18 锤击沉管混凝土灌注桩签证表长期19 土方开挖桩基础复合表及桩位编号图等永久20 钢筋混凝土预制桩(钢管桩)施工记录试桩签证等长期21 混凝土抗渗等级报告长期22 防水材料出厂合格证及进场检验报告长期23 预应力钢筋、锚具出厂质量证明文件长期24 锚固组装件的零件材料化学成分及机械性能检验报告长期25 回弹（ 钻芯） 法混凝土强度检测报告等永久26 砌体检测报告永久27 结构抽测报告永久28 地下结构工程防水验收及地基验槽记录长期29 地下室防水效果检查记录长期30 施工日记短期三、主体结构工程 1 主体结构工程小结 永久序号归档文件材料名称或类型保管期限备注2 主体结构工程开工报告及施工方案、技术交底永久3 分部（ 项） 工程质量验收和评定永久4 图纸会审、变更及洽商纪录永久5 新技术、新材料、新工艺试验研究和施工方法永久6 工程基线复核永久7 水泥、钢筋等出厂合格证、进场物理（ 化学、工艺） 性能检验报告及汇总长期8 混凝土试块抗压强度试验、计算、抗渗等结果汇总长期厂家提供9 防水材料出厂合格证及进场检验报告长期10 新材料、新产品的鉴定证明质量标准使用说明、工艺要求和检验报告永久11 钢筋焊接接头试验报告及焊条、焊剂、焊药出厂质量证明书长期12 分项工程质量平定永久13 回弹（ 钻芯） 法混凝土强度检测报告永久14 混凝土强度等检测报告永久15 隐蔽工程验收记录长期16 建筑物垂直度、标高、全高测量记录永久17 建筑物沉降观测测量记录（ 单位工程沉降观测记录）永久18 钢结构开工报告及施工方案、设计图纸会审、变更记录永久19 钢结构工程轴线复合永久 序号归档文件材料名称或类型保管期限备注20 首次采用的钢材和焊接材料出厂前的焊接工艺评定报告永久21 新技术、新材料、新工艺试验研究材料和施工方法永久22 钢结构工程小结 永久23 构件、钢材、焊接材料等出厂合格证及试验报告长期24 高强度螺栓质量证明书及复检报告长期25 涂料质量证明书或试验报告长期26 一级、二级焊接缝超声波无损探伤检测报告长期27 防水材料出厂合格证及进场检验报告长期28 施工日记短期四、建筑给水、排水及采暖工程1 建筑给水、排水及采暖工程质量验收、控制材料长期2 建筑给水、排水及采暖工程分项工程质量检验评定长期3 技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录长期4 给水、排水及采暖检测报告长期5 幕墙工程质量验收、控制材料长期6 幕墙工程开工报告及方案、工程小结长期7 幕墙工程计算书永久8 新技术、新材料、新工艺试验研究材料和施工方法长期序号归档文件材料名称或类型保管期限备注9 铝合金、板材或玻璃、密封等材料出厂证明书及检验、检测报告长期10 进口原材料商检报告长期11 隐蔽工程验收记录 长期12 防雷接地电阻测试记录 长期13 注胶、安装记录长期14 幕墙气密性、水密性、耐风压检测报告长期15 节能、保温测试记录长期16 幕墙工程质量评定长期17 施工日记 短期 五、建筑屋面工程1 建筑屋面工程质量验收、控制材料 永久2 建筑屋面工程质量检验评定永久3 分项工程质量技术交底长期4 产品质量证明文件及汇总 长期5 隐蔽工程、防水验收记录长期6 屋面淋水试验记录长期7 建筑屋面、水池蓄水试验长期8 节能、保温测试试验长期9 屋面质量评定永久10 施工日记短期六、建筑设备安装工程 1 开工报告及施工组织设计（ 方案）长期 序号归档文件材料名称或类型保管期限备注2 工程质量事故处理报告 长期3 停工、复工通知长期4 新技术、新材料、新工艺试验研究材料和施工方法长期5 中间交验记录 长期6 安装工作总结长期7 施工日记 短期 七、通风与空调工程1 通风与空调工程质量验收、控制材料长期2 通风与空调工程质量检验评定 长期3 施工、调试方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录长期4 产品质量证明文件及汇总 长期5 设备、材料进场签认记录长期6 隐蔽工程验收记录 长期7 管线焊接检查记录长期8 管道及配件、静压箱、空气处理室气密性试验长期9 制冷、通风设备运行调试及评定记录长期10 施工日记短期八、电梯安装工程 1 报监文件长期2 电梯安装施工方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录 长期序号归档文件材料名称或类型保管期限备注3 分项工程质量长期4 单台、分部用册长期5 检测报告长期6 施工日记短期九、建筑智能工程 1 建筑智能工程质量验收、控制材料长期2 建筑智能工程质量检验评定长期3 施工、调试方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录长期4 产品质量证明文件及汇总长期5 设备、材料进场签认记录长期6 隐蔽工程验收记录 长期7 系统功能测定及设备调试记录长期8 系统技术、操作及维护手册长期9 系统管理、操作人员培训记录长期10 系统检测报告、试运行记录 长期11 系统电源及接地检测报告长期12 质量评定长期十、竣工图1 建筑、结构、钢结构竣工图永久2 幕墙竣工图永久3 二次装修竣工图永久4 给、排水竣工图永久 序号归档文件材料名称或类型保管期限备注5 电气、空调、电梯安装竣工图永久6 消防竣工图永久（四）设备文件材料归档范围及保管期限表 注：施工单位归档材料的保管期限可参考此表。 （三）科研项目文件材料归档范围及保管期限表（五）会计档案收集范围及保管期限表 二、课题研究 12 二、会计账簿类 31243546 三、鉴定、应用51 三、财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）21 序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1 设备的购置及开箱验收文件 长期2 设备的安装调试文件长期3 设备的使用、维护和改造文件材料 长期 （六）客户档案收集范围及保管期限表序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1 有关客户基本情况的文件材料定期2 有关客户生产、经营等方面的文件材料及情况分析材料定期3 与客户开展业务往来的有关文件材料定期 （七）员工档案收集范围及保管期限表序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1 员工录用登记表定期2 员工与企业的劳动合同等契约性文件定期3 员工身份证明材料（ 如身份证复印件等）定期4 员工学历、学位和专业技术职务证明材料（ 复印件）定期序号归档文件材料名称或类型保管期限备注一、声像类1 反映本企业主要职能活动和工作成果的照片、录音带、录像带、VC D、DV D等 永久2 领导人和著名人物参与本企业有关重大活动的照片、录音带、录像带、VC D、DV D等永久3 本企业组织或参加的重要外事活动的照片、录音带、录像带、VC D、DV D等永久4 记录本企业重大事件、重大事故， 与本企业有关的自然灾害及异常现象的照片、录音带、录像带、VC D、DV D等永久5 与其他载体档案有密切联系的照片、录音带、录像带、VC D、DV