试谈erp环境下的财务管理

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企业资源计划系统，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。(二)ERP的形成及其发展历程企业管理是复杂的系统工程，从企业产生那天起，管理就成为企业生存和发展的关键性因素。企业管理包含了生产、计划、制造、财务、销售、采购、工程技术、安全、人力资源等多方面的因素，合理协调运作才能使企业正常运转，任何一点出现问题都可能给企业带来灭顶之灾。而从企业发展历程来看，大多数企业管理并不顺畅，管理中总是存在种种问题，制约着企业生存和发展。常见的问题是企业各方面管理组织协调不畅，导致管理出现混乱。这一问题在生产和物流领域尤其突出。为了解决生产、计划以及库存物流管理中存在的问题，在1960年代出现了MRP理论。MRP(Materialrequimmentplanning物料需求计划)是被设计并用于制造业库存管理信息处理的系统，解决了如何实现制造业库存管理目标，即在正确的时间按正确的数量得到所需的物料这一难题。然而，由于技术条件所限在当时这种复杂的库存管理理论很少获得应用。实际上，直到1970年代以后，随着计算机技术发展，MRP理念才得到实现，并被正式应用到管理中去。到1980年代，人们又把制造、财务、销售、采购、工程技术等各个子系统集成为一个一体化的系统，并称为制造资源计划（Manufacturing Resource Planning）系统，也就是MRP II。MRPII解决的是企业经营实现的问题，最大的标志就是财务与生产系统的结合。它最显著的效果是减少库存量和减少物料短缺现象。在1990年代，随着互联网的高速发展，使企业能够把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，于是产生了ERP（Enterprise Resources Planning）。从ERP的发展我们可以看出：ERP是在MRP的基础上发展起来的，是管理者在管理过程中不断思考、不断创新的结果。目前的ERP还不是很完善，还没有实现对企业整体资源的完美整合。未来ERP发展将是向对企业整体资源进一步整合以及管理自动决策方向发展。届时企业管理将会在一个高度整合的管理平台上，自动决策理论的实现将会大大减少人为决策造成失误的概率。二、ERP实施后企业管理环境的主要变化(一)管理规范性要求提高ERP设计理念是依靠规范业务管理流程来实现企业日常管理。实施ERP之后，企业管理必须规范，管理制度不能朝令夕改，不规范操作在ERP管理环境下无法进行。在此情况下，管理高层的决策只能在经营理念层面进行，具体管理制度及日常管理流程必须按照ERP实施时的设计进行，即使有变化，也要按照设计的变更流程进行变更。 (二)业务实现了高度集成集成性是ERP的主要特点之一，也是区别于传统管理模式的主要特征。集成性一方面降低了管理过程中重复劳动，降低了数据重复录入的工作量；另一方面也避免了人为错误及故意舞弊行为的产生。在ERP环境下，计划、采购、物流、生产、销售、资产、人事等业务流程实现高度集成，管理过程和管理数据都是按流程进行的，每一步流程数据都可以为下一步流程所使用，管理数据不需要重复的录入，降低了业务人员的工作量。如：账务核算模块与固定资产核算、产品成本核算、产品销售利润核算、工资核算、应收、应付往来款项核算等模块互相传递信息，其他的核算模块又分别与ERP中其他模块有数据联系，大多信息是自动生成的，由于数据是自动按流程流转的，人工干预很少，基本杜绝了人为错误的产生。设计合理的管理流程也可以杜绝故意舞弊行为的产生。(三)数据共享，避免了信息孤岛现象的发生ERP系统是按工作流程设计的，其业务操作过程贯穿于整个工作流程之中，数据在整个流程过程中是共享的。如：仓库部门发出一批存货，会自动的生成存货发出的数据，同时还会生成一张财务凭证，财务部门可以实时的查询和监控到存货变动数据，实现了数据的共享。这与非ERP环境下财务人员无法及时了解仓库实物变动情况，导致仓库实物数据与财务核算数据脱节的现象形成了鲜明对比。所以说，ERP系统是一个在整个公司范围内应用的、高度集成的系统。数据在各业务系统之间高度共享，所有源数据只需在某一个系统中输入一次，保证了数据的一致性，最大限度避免了信息孤岛现象的发生。三、ERP环境下财务管理出现的问题(一)库存物流管理中出现的问题ERP系统是按照正常操作流程设计的，规范的业务操作流程是ERP的应用基础。国内企业在应用ERP过程中对此往往认识不够，不能够按着规范的操作流程处理业务，导致出现数据流与实物流脱节现象，使库存管理产生混乱，对财务管理工作产生了较大影响。 (二)成本核算中出现的问题现有的ERP软件均是采用固定的成本计算方法，实施ERP的企业只能按着ERP系统已经设计好的成本计算方法核算成本，没有选择其他成本计算方法的余地。并且，国外ERP软件设计的成本核算方法在有些方面与中国会计准则规定的成本核算方法及会计基本原则不符。因此，会引起一定的财务风险。(三)利用ERP系统数据进行财务管理出现的问题1、基础数据管理混乱，对ERP环境下财务管理产生不利影响。在ERP环境下，基础数据管理是非常重要的基础性工作。在未实施ERP的企业，基础数据管理工作往往是整个管理体系中最为薄弱的环节。基础数据维护不准确、不及时，经常给采购、生产、库存管理和成本核算工作带来诸多不利影响。这种影响在ERP管理环境下表现的更为严重。2、管理会计理论在ERP系统应用中出现的问题在ERP系统中有许多管理会计理论的应用，这些管理会计理论由于操作复杂，很难在实际工作中得到应用。如：最佳经济批量，最小订货点等，只要在系统中做好相应的配置，维护好基础数据，系统可以自动的按着管理会计理论进行业务处理，但配置及基础数据需要人为进行分析判断，工作量大，数据设置往往很难做到合情合理。因此，系统处理会产生供货不及时、存货积压等问题，增加了财务管理的难度。3、与传统管理理念存在差异，ERP难以满足按传统格式提供财务报表的需求。ERP的管理理念是以日常的流程控制为主，提供的报表数据也是以实时的流程数据为主。按我们传统的报表格式很多数据是无法提取的，需要对系统进行二次开发，以满足特殊的财务报表需求。然而，由于ERP系统数据结构复杂性，报表开发非常困难，导致ERP系统难以满足按传统格式提供财务报表的需求。四、ERP环境下财务管理问题的解决方法。 (一) ERP环境下库存物流管理问题的解决方法按照正常业务流程，物料采购首先需要签订采购合同，确定采购价格，然后在ERP系统中维护采购价格和采购订单，办理物料入库收货手续。但在实际工作中，常有业务往来的供应商经常会出现先供货，货物已经入库，但采购价格尚未确定，合同签订滞后，仓库部门不办理入库手续，白条入库的现象。这种情况一般是出现在新产品物料采购中。由于新物料价格与市场价格、生产成本、供需关系和生产批量等因素有关。受生产初期投入较大，批量不确定等因素的影响，供应商一般会要求较高的销售价格，合同谈判过程比较长，在生产急需的情况下就出现了先供货，后签订合同的案例。在ERP环境下，此类问题对财务管理工作会产生较大影响。存货入库后，如果已经被生产消耗，成本会无法及时计入完工产品，造成计算出的成本偏低不实。以后期间物料入库结算后，库存账上有数量，而实物早已为生产所消耗，造成账实不符。在ERP环境下，解决此类问题必须规范业务操作流程。企业需要接受ERP的管理理论和管理方法，并严格按着ERP系统设计的操作流程处理业务。财务人员必须把工作向各业务部门延伸，利用ERP系统规范性、集成性、实时性的特点，督促业务部门严格按操作流程处理业务。从业务前端开始就注重财务管理在整个企业管理中的作用，才能保证财务管理水平的全面提高。只有如此，业务操作不规范造成的库存管理等方面的问题才会迎刃而解。 (二) ERP环境下成本核算问题的解决方法在ERP环境下，财务模块包括两部分：财务会计和管理会计。成本计算方法是管理会计的一部分。ERP系统中管理会计是从管理的角度出发，以成本管理和控制为目的，实际成本计算只是其管理结果体现。理解ERP管理会计的理念，接受ERP系统设计的成本计算方法，利用ERP系统提供的成本管理工具，可以使企业成本管理工作实现由事后的成本核算与分析，向事前、事中、事后全过程成本管理模式的转变。受企业生产类型特点和管理要求的影响，产品成本计算对象包括分品种、分批和分步骤三种。以不同成本计算对象为主要标志成本计算方法分为品种法、分批法、分步法，是产品成本计算的基本方法，属计算产品实际成本必不可少的方法。在实际应用这些成本计算方法过程中，企业会根据实际情况选择具体核算方法，每个企业选用的成本计算方法细节都不相同。因此，市场上我们找不到通用的成本核算软件，ERP同样也无法把所有成本核算方法都运用到其系统中。所以，在ERP系统环境下，我们必须接受ERP软件设计的成本核算方法。并做好成本核算方法变化对财务核算结果影响的深层次分析。对于国外ERP软件设计的成本核算方法与中国会计准则及会计基本原则不符的问题，需通过系统程序开发进行强化，以进行必要的调整改善，弥补系统存在的问题，将成本核算方法变动对财务管理的影响降低到最小。(三) ERP环境下对财务管理造成影响的基础数据管理问题的解决方法。对于制造企业，一般是按产品结构（BOM）、生产工艺组织生产，产品结构和生产工艺数据对财务成本管理及生产组织起着至关重要的作用。但在实际工作中，这些基础性数据经常会出现维护不及时、不准确以及存在错误的情况。数据维护不及时会直接导致ERP系统无法正常下达生产和采购计划，生产部门无法正常组织生产，财务部门无法进行财务核算。数据维护不准确会导致ERP系统运算得出的生产和采购计划产生纰漏。数据维护错误会导致ERP下达错误的生产和采购计划。不管是哪一个环节出现问题，最终都会对财务管理产生不利影响。因此，在ERP环境下，必须高度重视ERP基础数据管理工作。建立专门的数据维护管理组织，对基础数据进行系统性管理。才能保证基础数据维护的及时性、准确性，使ERP系统科学、先进的财务管理功能能够得到充分发挥。(四)管理会计理论在ERP系统中应用问题的解决方法做好管理会计理论在实际应用中的研究，建立管理会计数据收集平台及与ERP系统的数据接口，收集积累管理会计应用所需的基础数据。通过不断摸索，逐渐提高管理会计理论在ERP系统中的应用水平，是解决ERP系统管理会计应用效果不佳的有效途径。(五)ERP难以提供传统格式财务管理报表问题的解决方法我们许多传统的财务管理报表是基于手工会计核算模式设计的。其作用一方面是为了满足管理方便查询的需求，另一方面是作为会计记账原始资料使用。在ERP环境下，系统集成性已经决定了，集成业务会自动生成会计凭证，不再需要财务人员根据财务管理报表提供的数据记账。系统的实时性也决定了，我们随时都可以方便的在ERP系统中查询财务管理所需的数据，而且查询的数据更加完整、可靠、详细。也就是说，许多传统财务管理报表设计的使用功能已经在ERP系统中通过更好的方式得以实现。因此，在ERP环境下，不拘泥于习惯的财务管理报表格式