文件管理员培训教程.ppt

IMS体系文件管理员 培训教材,编制：办公室,2011.9.15,课程安排,ISO 9001基本知识 管理体系的基本知识 文件的概述 文件管理员 文件的分类 文件的形式,课程安排,文件的编写 文件的管理 记录的管理 问题点讨论,ISO 9001基本知识,ISOInternational Organization for Standardization ,翻译成中文就是“国际标准化组织”。 ISO 宣称它的宗旨是“在世界上促进标准化及其相关活动的发展，以便于商品和服务的国际交换，在智力、科学、技术和经济领域开展合作。” ISO包含： 技术委员会TC176 ISO9000 技术委员会TC207 ISO14000,管理体系的基本知识,管理体系 建立方针和目标并实现这些目标的体系。 注：一个组织的管理体系包含若干个不同的管理体系，如质量管理体系、环境管理体系、安全管理体系或财务管理体系。,管理体系的基本知识,管理体系基本精神 PDCA管理循环：也称“戴明环”，是美国管理博士戴明提出的，它是TQM的思想方法和工作步骤，任何一個有目的和有过程的活都可以按这个方法进行。 TQM: Total Quality Management,管理体系的基本知识之PDCA的含意,P（Plan）: 计划先决定目的（改善品质或提高效率，或制定标准等），再决定目标及达成此目标之方法。) D（Do）: 实施按照上述之计划进行教育训练，落实执行。 C（Check）: 确认对实施的结果进行确认，是否达成目标。 A（Action）: 处置依据确认结果进行检讨，采取必要之纠正预防措施。,管理休系的基本知识之PDCA执行阶段,P计划,D执行,C检查,A改进,分析现狀 找出问题 分析原因 找出对策 制订计划,按照计划、 目标和措施 及其分工实 际执行,对执行情况 结果进行检 查，发现存 在的问题,剖析问題 确定原因 采取措施,ISO管理体系的精神实质,说你所做： 权责人员必须切实了解本职工作内容并整理成系统性的运作模式。 写你所说： 将所负责工作及运作模式依据ISO精神制定成正式的管理性规章制度。 做你所写： 全体人员必须按照规章制度进行执行，并留下记录。 说、写、做一致： 规定、执行、记录必须一致。,文件的概述,文件的含义： 信息及其承载媒体。 注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘或其他电子媒体，照片或样件，或他们的组合。 ISO文件的范围： 质量手冊、程序文件、作业指导书、记录、规范、图样、报告、标准等。,文件的概述之文件的作用,增加管理控制功能 使操作者得到足够的信息 培训 增加各种政策、程序解释的一致性 方便程序的审核及修改 提供管理效能的证明 审核的依据（过程确定、实施及控制）,文件管理员之作用,文件管理员是IMS管理体系文件保持受控状态的重要人员，负责体系文件及相关记录的保存、控制和管理，确保文件和记录的安全性和有效性。,文件管理员之工作职责,负责对本部门涉及的外来文件进行收发、查核及管理； 负责本部门受控文件的编号、发放、回收和保管； 受控文件更改时，履行相应的文件审批手续，做好修改文件的发放、回收和销毁作废； 定期对本部门文件进行检查和评审（受控情况、使用状态、适宜性、是否按规定执行等）； 协助完成内部审核工作； 做好记录的归档、分类储存、按保存期限规定销毁。,文件分类,体系文件分类,文件分类,外來文件分类 1、IMS相关的法规、标准、规范 2、MSDS、上级来文等 文件编号说明 a）质量环境和职业健康安全管理手册的编号 CJ / IM - 文件制订年份 文件类别号 企业代号,文件分类,b）IMS程序文件的编号 CJ / IP - 流水码 文件类别号 企业代号 c）三级文件编号 CJ / WI - （） 文件分流水号 文件流水号 部门代码 文件类别号 企业代号 d）记录是一种特殊性文件，编号如下： CJ / IR - - 流水号 部门代码 文件类别号 企业代号,体系文件形式,电子媒体形式 公司内部网页为获取受控 体系文件的唯一途径。 纸面形式 加盖红色文件受控章，发放到各个操作岗位。 除加盖红色“受控”印章并经公司编号管理的书面体系文件以及公司内网公布的电子体系文件，其余均为非受控文件。,文件编写之职责,IMS管理手册由办公室根据标准要求、结合本公司实际负责组织编写,经各部门会审，管理者代表审核,总经理批准。 程序文件和三级文件（涉及多部门）由管理者代表分配至归口管理部门组织编写，相关部门会审，分管领导审核，总经理批准。 三级文件（仅涉及本部门）和记录表单,由各部门按规定编写，经部门负责人审核，分管领导批准。 所有文件的新增、修改、作废都必须填写文件审批表履行审批手续。,文件编写之格式,目的 适用范围 职责 控制要求 相关文件 相关记录 备注：公司IMS一体化文件统一使用小四号宋体，段落为21磅，具体可参照内网体系文件。,文件管理,文件的发放、回收和销毁 a.所有IMS文件由办公室归口管理，办公室建立受控文件清单，登记发放。文件的发放、回收要填写文件发放（回收）记录。 b.各职能部门应建立部门受控文件清单，登记发放，确保文件使用的各场所都得到相关文件的有效版本，文件的发放、回收要填写文件发放（回收）记录。 c.所有失效或作废文件由各职能部门及时从所有发放或使用场所撤出，统一移交办公室销毁处理，以防止作废文件的非预期使用。其他原因需保留的已作废的文件，都应在文件封皮加盖“作废”印章。,文件管理,部门新增、修改文件需向办公室提供: a.电子版文件； b.文件审批单（已办妥审批手续）； c.书面文件； d.作废文件只需提供文件审批单。 办公室文件管理员需审核： a.文件格式是否符合公司规定；,文件管理,b.文件审批单“批准日期”务必与文件页眉栏内“编制日期”一致；文件有修改的，应注明上次修改批准日期，便于追溯,明确分发范围。 办公室文件管理员对电子版、书面版文件和相关记录的维护要求： a.将电子版体系文件内原文件或记录移至“体系运 行”-“修改作废备查文件”文件包内。,文件管理,b.将新增/修改的文件补充至电子版体系文件相应目录下，注意文件名要规范：文件编号+文件名+修改日期+版本号，加注水印“受控”字样。 c.将新增/修改文件打印，并制作文件发放回收记录，按分发范围要求分发至各部门，分发同时回收原有文件。,文件管理,d.对回收的文件加盖作废章，同时在文件发放回收记录上填写回收记录；维护文件审批历史记录、受控文件总清单、部门受控文件清单。 e.对新增/修改/作废的文件拟写通知后挂内网“体系运行”栏目，周知各部门。 f.定期对各部门文件受控、保管、使用、培训情况作检查，填写文件受控、使用、保管情况检查表。,记录管理,管理职责 a.办公室负责监督、管理各部门的记录控制情况。 b.各部门负责相关记录的管理和控制。 记录的标识 a.所有记录均应有标题，标题应醒目便于查阅。 b.所有记录无论是纸面、电子形式均应有明显的识别标识，便于检索和追溯。,记录管理,记录的格式 a.记录格式应统一规范，不得随意使用替代品。 b.记录的格式由各职能部门编制并经分管领导批准后报办公室备案，编号方式按文件控制程序执行。 c.归口管理部门下发的记录表格，本公司其他相关部门在相应活动中必须采用。 记录的填写 a.记录填写要及时、真实，内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。,记录管理,b.如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上更改人姓名及日期。 记录的保护与检索 a.各部门必须将所有管理记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方。所有的记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录,次年6月份之前将记录整理归集至部门资料室，重要记录归集到公司档案室。,记录管理,b.办公室编制受控文件清单（记录），汇总公司所有与IMS运行有关的记录，包括名称、编号、保存期、使用部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。各部门对本部门受控记录建立部门受控文件清单（记录）。 c.办公室每年应至少一次检查各部门记录的使用、管理情况。,记录管理,记录的发放与销毁 a.记录表式的发放执行文件控制程序。 b.为避免非受控记录表式的使用,各部门应定期检查部门受控记录表式使用情况,凡外出印刷的记录表式,文件管理员应核对是否为受控版本。 c.对超过保存期的记录，或因其他特殊情况需要销毁时，应移交办公室统一处理。 保存期限 记录的保存期限由归口管理部门确定，报分管领导批准，并将其列入受控文件清单（记录）。,问题点讨论,提交的文件版次、编制日期未更新 1、文件的版本以“A”开始，改版后为“B”，依次类推。文件的版次状态以“0”开始，第一次修订后更改为“1”，第二次修订后更改为“2”，依次类推。 2、文件页眉栏内“编制日期”与文件审批单中的“