麦得龙系统工作手册.doc

目录： 壹、麦德龙系统简介4-8一、公司简况二、商业形态及模式三、公司规模及发展方向贰、麦德龙系统相关组织架构及职掌9-12一、相关人员组织架构二、各部门作业职掌三、通讯目录(有附件)叁、合约谈判工作流程13-15一、年度合约谈判流程及注意事项(有附件)二、日常促销谈判流程及注意事项肆、产品报价作业流程16-17一、新品提报手续及所需资料(有附件)二、费用预算三、产品定价四、新品订单配送五、产品下架的原因及解决方案伍、日常业务作业流程.18-22一、客户拜访,客情维系二、了解库存及订货三、产品退货流程&退换流程一、产品陈列及陈列人员管理二、店内促销手续办理三、情报收集四、费用结算 陆、帐务作业流程.23-25一、公司产品销售流程二、内部帐务核对三、收款作业柒、电脑订单作业流程.26-27一、上网获取文件方法二、文件类型说明三、维护捌、资料统计.271.月（年）度单品销售资料2.单店生产力资料3.单品业绩贡献变化一、麦德龙系统简介一、公司简况全称:上海锦江麦德龙购物中心有限公司，今天，麦德龙已是世界第三、欧洲第二的商业集团，是世界100强企业之一，麦德龙于1995年来到了中国，并与中国著名的锦江集团合作，建立了上海锦江麦德龙购物中心有限公司，从而开创了麦德龙公司与中国合作的新阶段。 二、商业形态及模式商业形态为仓储式配销中心，其特点在于：大批量、低成本、低价格。采用会员制度，设定顾客群为零售业主、厂矿、集团消费之类的量贩形式。销售方式为独特的C&C(即现付自运制)方式，商品销售单位大部分为整箱或重包装。麦德龙采用了世界上最先进的SAP财务管理系统，从而有效地把财务管理和商品管理结合起来，使得麦德龙整个体系能以最低的成本成功地运作。三、公司规模及发展方向1996年10月在上海开设第一家分店(真北店),后在近几年向华东及西南区域辐射。其规划在中国重点省会城市开设分店；迫于现有市场的通路环境，目前麦德龙已逐步尝试开放商品单包装销售。随其分店的增加，业绩的增长，该系统的费用要求明显增长。在订货、促销、价格方面麦德龙总部对各分店有很强的控管作用。2.各部门作业职掌（总部）部门名称职责新品审核、批准，编码、销售定价年度销售协议签立日常促销谈判（特价，试饮、DM、MIT、TG）产品进货价格确认产品订货，下架发票签收厂商发票与单店帐务核对过往旧帐查核对厂商所提交的帐务确认，转送财务沟通采购部及厂商处理数目不符的帐务付款明细再次确认帐务调控资金，厂商付款（单店）货物与订单核对,查验数量提供收货编号具体收货资料登记,资料联网分管部分部门工作订货确认销售管理促销工作核查三.、合约谈判工作流程1.年度合约谈判流程及注意事项流程图说明次年度的年度销售合约在本年度报告11月份开始接洽，准备资料。合约谈判在案12月份及次年4月完成。相关业务人员准备前期资料产品销售资料(年度/分类别/分单品/单店生产力;成长变化分析)销售费用资料(去年度新品费/DM&TG费/开张赞助/广告支持费/商品促销费/公关费用/等)帐款回收资料(逾期帐款/应收帐款/问题帐款/商品单价)客户企望情报(对方所企望的条款底线/同业比较合约条款/对方谈判人员个性习惯)过往销售合约及执行状况资料（前年度配合的盲区/客户未执行的承诺事项）编订目标:针对合约条款的费用部分做好预先设定,设计应变方案设想出可能发生的问题点,并设计应对方案结合年度事业部产品规划及业绩指标,编订达成返利计划及挑战计划提前约定对方相关人员,准备充分时间；约定部门为相关产品的采购部，必须约定采购部经理及负责采购。合约谈判完成后,协议须报备公司管理课及律师审议,确定各项条款合理；才可签约业务部分协议由KA业务经理确认帐务部分协议由公司管理课确认产品配送协议由物流部门确认用印流程：合约资料-管理课-财务-物流部门-KA业务经理-律师-企业备案公章-管理课保存2.日常促销谈判流程及注意事项（总部谈判）流程图说明在年度合约签立后,结合事业部产品规划,编排年度DM商品&季节性产品特价促销结合每季度重点产品计划&业绩指标,事先安排达成计划,提出有关于需要客户配合的事项,报备给公司部门主管编排出计划，业务部门主管批示同意后,约定对方采购部进行促销谈判:注意点如下；促销计划必须在活动预计执行时间2个月提报；如牵涉本部门负责区域外的促销，必须在此时间以前完成协调工作:特价促销的档期,调价时间,返利方式促销对象,赠品赠送方式,赠品管理促销售价,DM刊列位置,样稿,大小上海地区促销必须在活动开始2周前提报审批,牵涉于外地区域,须在活动开始前1个月提报审批(活动前须与当地业务沟通是否可行)以上与对方谈判确认后,公司内部需要签呈方式呈报批准：注明以上各点条款另需注明预计销量,费用率及承担单位.需要协力厂商（广告公司/制作物）配合，必须报备部门主管批准后执行以联络单形式,通知各相关单位(业务/财务)结算方式下浮扣率，降低售价-直接供应价格折让促销赞助，陈列费用-支票形式广告费用，场地承租-支票形式如费用发生拖欠，客户会采取帐扣形式处理滞销库存/团购可商谈补货形式（单店促销）流程图说明结合事业部产品规划,编排季节性产品特价促销结合每季度重点产品计划&业绩指标,事先安排达成计划,提出有关于需要客户配合的事项,报备给公司部门主管编排出计划，业务部门主管同意后,约定对方采购部进行促销谈判:注意点如下；促销计划必须在活动预计执行时间1个月提报；特价促销的档期,调价时间,返利方式促销对象,赠品赠送方式,赠品管理促销售价,以上与对方谈判确认后,公司内部需要签呈方式呈报批准：注明以上各点条款另需注明预计销量,费用率及承担单位.需要协力厂商（广告公司/制作物）配合，必须报备部门主管批准后执行以联络单形式,通知各相关单位(业务/财务)结算方式促销赞助，陈列费用-支票形式广告费用，场地承租-支票形式处理滞销库存/团购可商谈补货形式特殊促销行为陈列加强（陈列位置/排面数量）MIT/TG陈列客情公关库存补损滞销处理特殊时段产品压仓场外促销团购结算方式陈列加强/MIT/TG陈列/客情公关/库存补损/场外促销-支票或现金形式，现金可能发生采购所需，也会采取“买单形式”补偿部门毛利库存补损/四、产品报价作业流程 1.新品提报手续及所需资料流程图说明基本资料:新品实物2份,产品报价表,后期行销配合证明文件：产地的质检/卫检证书；（营业执照副本/税务登记证/企业代码/商标使用证）可能需要以上均为影印件辅助资料:产品上市说明(产品规划,品牌策略,利益点,相关行销计划,售后服务原则)将以上资料送到相关采购部门,并对采购提案说明,由采购人员提报商场采购部上级部门,逐级审批,正常周期为2周如批准,采购人员将发总部订单,送货周期一般为5天,公司必须无条件保证第一次按时送货.如未能履行新品订单，此产品不可再次报价如被否决,须再准备资料,报备公司主管,一同再次报价2.新品费用新品费用在年度合约中约定,目前费用为800元/只.店(华东区域)如发生跨类现象，需另外开户，谈判销售合约；约定年度业绩返利/新品费/行销赞助/陈列费用3.产品定价为结合公司整体规划,保持市场价格均衡,须在报价时熟悉公司产品在相应部门业绩贡献度,了解对方对产品的毛利要求,估算定价目前，食品部门的毛利率要求为12-15%饮料部的毛利率要求为5-8%目前,饮料部门对我产品的毛利要求较低,须注意滞销处理/特殊时段产品压仓/团购-实物形式4.新品订单配送新品订单由总部发出，直接配送各门店，新品定单的进货周期一般5天，业务人员根据公司实际可正常供货时间协商开立订单时间新品的配送,关系日后此产品的陈列位置及排面,同时如不能正常供货,会引起对方采购的扣款现象.新品订单发出时,提前告知外区域的营业单位;产品配送规格,价格.注意新品订单(新店开张订单)的订货量,因不了解新品的实际产品力(不了解当地具体产品销售状况)容易造成产品积压,发生退货. 5.产品下架的原因及解决方案产品下架的原因解决方案产品在2个月内销量差,回转慢,无订货;采购部将考虑停止订货业务人员须注意每个产品的回转率,商场库存,及时配合促销拉动销量.产品缺货,供货不及时;采购部将关闭产品订货解决物流问题,优先供应此类系统.市场产品价格波动频繁,使其损失毛利如公司原因,公司有义务控制价盘,补偿毛利五、日常业务作业流程1.客户拜访,客情维系总部:拜访总部采购须提前1周预约,且在每周一、四不予接待。与采购谈判前须备齐资料，思路清晰，尽量节约时间，在坚持公司原则的基础上言语谦虚。单店：主管人员分早班、中班，须熟悉班次安排并电话预约。主动整理产品，关心产品回转率、产品库存，了解采购所遇困难 2.资料获取总部-公司产品各店销售数据（分时段/口味），促销其间产品销售数据，产品库存途径-采购部采购人员单店-根据每天的采购订货建议可获取产品单店销售数据（本月/去年同期/库存/平均日销量/实际销量）途径-单店采购人员3.了解库存及订货熟悉公司产品的市场回转，估算正常状况下安全库存，单店采购每日可获得前期销售资料，去年同期销售资料，库存资料，平均每日销量。业务可询问资料，及时订货。但不可进入客户仓库。如遇团购，做好货源、收货登记，了解详细送货资料。做好签收手续在旺季，主力产品必须有1.5倍的存货量4.产品退货流程&退换流程 流程图说明原因:产品破损、产品即期（方便面产品的到期前2个月、饮料产品到期前4个月）、质检未通过、包装破损、产品滞销、公司原因产品停产、包装形式更换单店采购根据实际状况提出退货要求，会出具产品退换通知书（见附件），详列编号、品名、实际退换数量，要求处理时限正常为一周接到退换通知书后，业务人员及时了解实际状况，清点数量1.如产品保质尚有一定期限，应首先考虑通过促销手段处理2.因麦德龙是大包装贩卖，仔细分别清点实际的良品和不良品的数量，减少公司损失，避免管理漏洞3.如非产品滞销的因素，应与采购协商采取换货的形式处理退货流程1.开具公司内部的产品退货单，交由公司主管审核。2.物流部门根据退货单的数量接受退货，库务确认3.财务部门单据录入，登帐4.麦德龙开具增值税发票给公司5.麦德龙提供退货登帐的凭证及退货编号6.业务人员收到退货发票后，必须在发票日期的3个月内冲帐完成，否则公司将损失17的税收金额7.冲帐时注明产品销售收入、进项税额，产品明细8.退货通知书已注明退货期限。9.如未能事先通知，发生强制退货，可拒绝。5.产品陈列及陈列人员管理 该系统销售单位多为整箱，货架为开放式仓储货架，产品陈列讲求整齐。产品集中化、占据商场主动线陈列商品缺货会造成陈列排面丧失卖场对产品陈列的补货要求较高单店部门采购可掌控各厂商陈列位置，与其客情好坏影响陈列单店MIT、TG承租周期为2周，费用为1500元/店.期总部的广告商品，单店必须作MIT、TG陈列6.陈列人员的功能维持产品现有陈列空间，积极抢占竞品陈列位置。按照公司要求执行产品陈列品相了解产品库存，催促采购订货产品销售宣传竞品资讯收集监督并维护陈列合约执行协助公司促销执行残次品收集保管6.店内促销手续办理 流程图说明1个月前与总部确认约定促销，并由总部采购在促销档期前1周开具促销通知（EMAIL形式，一般在活动开始前7天），业务及时沟通单店主管。沟通单店主管，确认促销地点、时间、设备支援、赠品存放由单店采购提供促销办理文件促销人员提供健康证、身份证、照片公司缴交押金赠品存放于店内仓库，由该当班员工签收业务人员在活动前陪同推广部门前往确认场地、货物存放、道具租借、拜访管理部门及相关人员，办理证件（场内促销人员证/担保书），每周一，四办理场地费用约为100元/天促销人员遵守店方作息时间，服从店方管理促销人员不需从事非促销活动的工作推广部门培训PT（产品知识、工作制度）如遇与消费者发生纠纷，PT及时报备推广部门处理如遇店方不合理要求，PT联络业务，由业务处理业务做好货源准备工作业务配合推广清点物资，协助收回业务负责获取促销期间产品实际绩效资料填写促销总结报告7.情报收集 定期每周收集相关竞品的讯息，包括产品包装变更、价格变化、竞品促销、陈列变化、新品信息、了解竞品销售资料了解竞品促销安排,并及时安排回应措施配合公司了解相关产品信息8.费用结算食品费用类型（年、元）费用类型金额费用类型金额年度DM&SP50000单店MIT1500元/店年度MIT80000促销活动1500元/店新店开张5000元/新店公关费用/新品费用800元/只.店年度返利0.8%饮料费用类型（年、元）费用类型金额费用类型金额年度DM&SP30000单店MIT1500元/店年度MIT80000促销活动1500元/店新店开张5000元/新店公关费用/新品费用800元/只.店年度返利按业绩达成注明:麦德龙各项费用不采取帐扣方式,除单店陈列费用&公关费用会有现金状况,其余为支票形式促销谈判确认后,总部采购开具费用明细表,签章确认后,在公司以暂付款形式支票申请,缴交支票后2周内,可获取发票,再到公司财务部门冲帐.单店的费用&产品促销会以价格折让或实物形式发生,必须在活动结束后,按照签呈准许范围总结费用.六帐务作业流程1.公司产品销售流程流程图说明每天上午9:00-20：00上网开始接收麦德龙订单信息上海分公司负责接收华东9店订单,当天发送各地订单信息说明所需送货的商场订单编号:xxxxxx,此号码业务人员开单时必须填写在订货单上.进货日期:yy-mm-dd,公司送货事件不得超过进货日期3天后,过期订单作废,如需提前送货,业务需提前沟通单店采购注意广告栏内如出现”A”字样表示该产品现今处于广告促销期间,供应价格有变化，业务开单需在价格栏写明促销价格改革注意核对”麦德龙单位”&”订货数量,计算出以公司单位衡量的送货数量开单后交由部门主管审核,在流转至财务部门,确认产品库存,打印出货传票,传票上注明订单编号出货传票交由运输部门排单发货,送货时须携带麦德龙电脑订单一并送往,对方收货时间为周一-周五06:00-15:00运输送货时,交由对方收货部签收,收货部将出具收货清单及收货编号(此号码为系统唯一)以上流程完成后,运输单位必须将出货传票及麦德龙的收货清单(收货编号)上交公司财务发生产品缺货或未能按照订单所需数量送货，业务人员必须在当天通知采购产品允收期：食品3个月内；饮料5个月内 2.内部帐务核对流程图说明运输送货时,交由对方收货部签收,收货部将出具收货清单及收货编号(此号码为系统唯一)运输单位必须将出货传票及麦德龙的收货清单(收货编号)一并装订上交公司财务,如遇厂部指配,外聘运输单位同样必须收集上述凭证,上交公司财务人员收到送货回单的凭证后,核对对方实际收货量与出货传票的数量是否一致,进行登帐工作,(外地营业所需将出货凭证2天内传真至上海相关财务,上海财务根据传真件打印电脑出货传票)一并登帐登帐完成后,财务将资料签转至公司KA部门核帐人员KA部门核帐人员将送货资料与电脑上的麦德龙模拟发票核对,核对无误,交由财务人员,如数量或价格不符等情况,交由业务查明财务人员收到核对完成的资料后,开具增值税发票,每周合并一次转交业务，再次进行登帐工作.同时将发票签转给业务人员发票必备信息:产品明细,订单编号,收货编号,对应商场,传票号码业务人员收到发票后,登记发票号码,订单号码,收货编号,金额发票每周必须缴交一次,缴交时在对方帐单管理中心登记发票号码,必须由验收人员签字确认上述流程完成后,帐款进入核对确认过程如卖场遗失增票，用原发票复印件及对方签收单进行确认，并要求其按照发票金额付款3.收款作业流程图