销售分公司应收账款管理规定.doc

销售分公司应收账款管理规定 第一章 总则第一条、为了进一步规范公司下属销售分公司在产品销售过程中应收账款的管理行为，防范和规避可能产生的差错，加强公司对逾期应收账款的控制，减少呆、坏账的损失，加快资金周转速度，提高管理水平及整体资产质量，结合公司及各销售分公司的实际情况，制订本规定。第二条、公司下属销售分公司在日常销售过程中产生的应收账款均按照本规定执行。第三条、销售分公司应按照本规定建立健全相应的岗位，并制定岗位责任制。第二章 职责范围第四条、公司负责制订销售分公司的应收账款管理制度，监督落实各项制度的实施。第五条、综合管理部：监控整体应收账款的变化，对上报的逾期应收账款协助清理，监督分公司应收账款的控制工作，对坏账的确认、检查，对坏账做出处理决定，进行责任认定；与公司职能部门配合协调与清理应收账款相关事宜，配合企业外部信用调查、应收账款追收机构的工作。区域市场管理部经理：监控所属区域分公司应收账款，检查客户档案及应收账款管理的规范，审批超时限、额度的业务。分公司经理：对本分公司业务的规范性进行管理，组织报批客户的账期、额度；监控、管理所辖分公司应收账款；制订、上报逾期应收账款决定处理方案，出现坏账组织对坏账产生原因的分析，协助综合管理部进行责任认定。分公司销售主管：审批向客户发货，核实业务的准确性。会计：负责对销货发票各要素的审核，按照规定位置在发票上清晰地加盖财务专用章。正确的审核每一个客户的债权债务和往来账项，反馈应收账款相关信息，监督应收账款回款动态；跟踪合同执行情况，向分公司经理报送发货、回款及客户履约情况的方面材料，将客户超信用额度情况反馈给业务人员及分公司经理，以便更好的执行合同；若发现问题提出预警意见，提醒领导和相关部门及时采取防范措施，减少坏账风险；对账、确认欠款数字、债权文书的保存；负责全方位监控销售、发货。收款业务各环节所制订的销售政策和信用政策执行情况，依据市场变化和执行过程中出现的问题，对销售政策和信用政策提出修改意见和建议。业务经办人员：销售业务的日常维护，欠款催收。负责搜集客户的经营状况、经营能力、资金实力、信用等情况，建立客户信用档案并及时向销售主管反馈客户信用状况，提出销售建议，并按照销售分公司的销售政策和信用政策，与客户签订销售合同。第三章 销售和发货第一节 合同的签订及管理第六条、发生销售业务，销售分公司应当与客户签订书面购销合同，明确购销双方的权力义务。合同具体形式参照公司下发的统一格式，合同主要内容参照公司具体说明。第七条、销售合同签订之前，业务经办人员应对客户的资信情况进行充分调查，填写书面的客户基本情况表。客户基本情况表应包括客户的名称、地址、法定代表人基本情况，主要负责人情况，企业经营状况（经营范围、生产能力、资金情况），资产状况（公司房场地是否为自有、设备情况及来源、车辆及其它主要财产情况等），并获取营业执照复印件（或者企业工商档案查询信息）、税务登记证复印件。第八条、销售分公司如通过自身力量无法进行全面的信资信调查，可向综合管理部报告，由公司委托第三方信用调查部门对客户进行资信调查。具体办法另行规定。第九条、根据业务经办人员的调查资料，分公司经理在公司制订的账期范围根据客户的使用量以及资信状况拟定该客户的信用额度及账期，并以书面形式在分公司备案登记。每年5月20日和11月20日前各销售分公司应将其客户信息上报至公司。第十条、业务经办人员根据分公司拟定的客户信用额度及账期的范围内就销售价格、信用条件，发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判，谈判要进行完整的书面记录。以上内容经分公司经理审批后，形成正式的书面合同，由分公司或者分公司授权业务经办人员与客户签订。第十一条、销售分公司要设专人负责合同的收集、整理、保管工作，及时准确地反映合同执行情况和实行中所出现的问题，并认真记录各个问题上报日期和具体处理结果，以便检查和总结。第二节 发货第十二条、分公司销售主管（分公司经理）要按照经批准的销售合同编制销售计划，按照有关程序和审批要求，向仓库保管员下达发货通知单。第十三条、仓库保管员收到销售发货通知单后，开始组织配货，并按照通知单要求日期，及时组织车辆送货。特殊情况需要调整时，须与销售主管（分公司经理）商定。第十四条、货物由分公司自有车辆发送的，由司机对货物清点并履行签字手续。装车完毕，保管人员应当即做账及票据整理，并将装车单交承运方。保管人员当天应把发货单送销售主管（分公司经理）一联保存。第十五条、货物由社会车辆承运的，承运单位必须具备营运资质，销售分公司必须审查承运单位的资质，并将相关材料（营运资格证、车辆行驶证、司机身份证复印件）备案。经审查具备营运资质的承运单位，销售分公司应与其签订书面的运输合同。不履行以上手续，致使货物运输中出现问题造成分公司损失的，将参照呆账责任追究制度追究分公司经理的直接责任。第十六条、每批货物运到后，仓管保管员要向分公司司机或承运单位索取收货方签收的送货单。 收货方应由其授权或指定人员（必须事先以书面形式授权和指定，并加盖单位公章）进行签收，或直接在收货单上加盖单位印章。第十七条、清单一式四份，一份由业务经办人员保存、一份由仓管保存、一份由销售主管（分公司经理）保存、一份由财务保存，以证明货物是否运到，日后若有纠纷便于查证。第十八条、分公司开票人员接到发货的各种清单后，应立即开具增值税发票并交财务人员，会计在一个工作日内对发票和通知单规格、数量、价格等审核，加盖财务专用章后返回销售主管（分公司经理）。销售主管（分公司经理）审核无误后交业务经办人员送达客户，客户收到发票后应进行签收，由业务经办人员将客户签收单据返回分公司财务进行统一保管；发票如需要邮寄，应在发票开具后一个工作日内由业务经办人员寄送给客户，并及时告知客户注意查收，同时按协议规定催收货款。当寄送的发票、运单一旦出现问题时，应及时向分公司经理汇报，尽快解决；。开具的增值税发票若发生错误时，要及时注销作废。因工作责任心不强导致账务混乱的，将追究相关人员的责任。第十九条、退、换、补货。第二十条、销售分公司应建立完整的销售登记制度，除进行销售过程中产生的销售、发运等有效凭证相互核对外，销售分公司还要设置统计台账，及时反映销售开单、发货、收款以及客户订单（合同）的执行情况，并根据公司规定定期上报。 业务人员经办人员要对自己开发和维护的每一个客户的发货及收款情况建立统计台账，月底与财务核对, 核对发现有差异的情况，须立即查找原因并及时纠正。第三节 收款第二十一条、按照现金管理条例、支付结算办法和内部会计控制规范货币资金（试行）等规定，及时办理销售收款业务。各分公司财务是分公司唯一管理资金收支的部门，原则上业务人员不得直接受理现金收入。第二十二条、出纳必须每天到开户银行清收收款单证并登记，登记后的账单当日交给会计，会计必须将收到的回款当日入账。每月结算后，列出逐个客户欠款明细表送销售主管（明细余额与应收账款余额相符，特殊情况要进行登记，并以调节表的形式反映清楚）。第二十三条、销售部门经理（或业务人员）应及时将欠款情况向客户通报，一是催收货款，二是对账，一旦发现有退、换货未解决或发票未收到等纠纷隐患，能及时解决。第二十四条、分公司会计负责应收账款的核对业务，至少每季度对账一次，核对分不同情况可采取去函、电话、去人等多种核对方式。会计负责对账函证的发出与收回等业务，并要求客户出具一份有法定代表人签字或加盖单位印鉴的欠款认可书。客户若有异议时，会计应尽快把客户信息反馈到业务经办人员和销售主管（分公司经理），同时要及时安排相关的对账事宜，并将对账结果及时反馈给业务经办人员和销售主管（分公司经理）。凡属与客户间出现的一切纠纷遗留问题，均由销售主管（分公司经理）牵头，相关业务人员配合解决，特殊事项以上报请示后的批示为准。各分公司在每年终时必须进行对当年所产生问题进行全面清理，尽可能不遗留问题，以保障应收账款的准确性。第二十五条、分公司会计负责用户回款后的冲账工作，冲账原则是每一笔回款先冲客户最早的欠款，不能跳跃式冲账，若有特殊原因，需由经分公司经理以书面形式同意。第四章 应收账款日常管理第二十六条、分公司财务部门按客户设立应收账款台账，台账包括应收账款明细账、欠款明细表、会计账簿等。台账应详细反映各个客户及分公司内部各业务经办人员应收款项的发生、增减变动、余额情况，并定期做账龄分析。应收账款每月末由会计以明细表形式，向分公司经理反映并分析应收款项情况，提请业务经办人员催收或清理应收款项。第二十七条、应收票据是企业在赊销交易方式下收到的银行承兑汇票（此项管理范围中，包括银行汇票）。业务经办人员在收到对方的银行承兑汇票或银行汇票时，应按单位、金额、收到时间、接收人进行登记；交会计时，会计检查票据是否合格，对合格票据，会计也按上述要求登记后由交票人在财务台账上签字，收票人在销售的台账上签字。如果该票据是背书转让，必须正面反面复印后作为附件贴在会计凭证后面。若属不合格票据，会计可当即退回，由业务人员再告知对方，将拒收的票据退回，同时在台账上登记退回的时间、方式，并落实对方是否收到，以免日后产生纠纷。银行汇票入账、银行承兑汇票转让、贴现后，会计必须登记台账，以便备查。第二十八条、应收票据在传递过程中，若因违反操作规程而丢失，给分公司造成经济损失的，由经办人根据实际损失数额对其进行责任追究，具体可参照呆账损失责任追究办法执行。 第二十九条、分公司经理负责本分公司客户的账期申请，公司负责分公司账期的申请核定及管控，分公司据此确定客户账期并签订合同；出现超过原核定账期的业务，公司各级主管按相应权限予以审批，最长累计不超过30天。权限：分公司经理10天，区域市场管理部经理（10天）-营销副总（5天）-营销总经理（5天）-主管公司领导（如该用户账期超越营销总经理权限仍无法发货，报主管公司领导出具指导性意见）。 第五章 逾期应收账款的追收第一节 催收程序第三十条、凡超出双方约定付款期限未结清的货款，均为逾期应收账款。付款期限按照分公司核准的账期进行计算，逾期应收账款的账龄从欠款到期日起计算。第三十一条、分公司产生逾期应收账款后，业务经办人员应与分公司会计在前期定期对账的基础上整理相关债权凭证、发货记录，核实欠款数字，并及时要求客户对欠款数字进行确认。出现欠款数字与客户不一致的情况，分公司会计应及时依据各种凭证查找原因，如有需要应及时与客户联系进行对账。经对账，双方账目一致，应与客户签订书面的对账单。如果经对账，对欠款数字双方仍有异议，分公司会计应将查找的原因并以书面形式报分公司经理处理。对仍有异议的应收账款，对无异议部分先进行确认，异议部分应与客户协商处理。争议数额较大，或分公司难以解决的应及时以书面形式报综合管理部。第三十二条、分公司产生逾期应收账款后，业务经办人员应在3日内前往客户处了解货款拖欠原因，并进行催要，获得客户的付款承诺。逾期15天，业务经办人员应前往客户处催讨，如果对方仍不能按照约定回款，在充分了解对方的资信情况下，可以协商延期还款，并以书面形式签订还款协议，还款期限由分公司经理审批。逾期1个月，如双方没有达成延期还款协议，分公司应通知客户停止向其发货。特殊情况，需要与客户继续发生业务，按照账期及信用额度的审批程序报批。分公司同时应将逾期应收账款的基本情况（包括客户现状，催收结果，分析原因，存在问题，下步催收计划）按基本情况，上报区域市场管理部。逾期3个月，分公司自身清理仍无效果。由区域市场管理部报综合管理部，综合管理部根据欠款情况，选择有效追讨方式，是否提起诉讼、是否委托专业追账机构介入等方式催收，并以书面方式通知销售分公司。逾期12个月，经多种方式催要均没有效果的应收账款（双方达成还款协议，对方仍在正常履行期的以及正在司法程序处理未结案的除外），视为呆账，进入公司内部责任追究程序。第三十三条、因涉嫌诈骗或涉及其它刑事案件造成的逾期应收账款，销售分公司应立即把案件经过上报综合管理部。综合管理部应及时与公司法律事务室联系，并报送相关资料，由公司法律顾问协助处理相关案件。第三十四条、产生逾期应收账款后，业务人员每月应向分公司提交一份逾期应收账款催收报告，内容包括：采用何种催收手段，催收效果，欠款客户情况分析，下步工作计划等内容。第三十五条、分公司经理负责全面负责本分公司产生逾期应收账款的催收工作，区域市场管理部负责监控本区域逾期应收账款的催收，并根据相关规定及时上报逾期应收账款催收信息。第二节 催收方式第三十六条、产生逾期应收账款，经与客户协商可签订书面的还款协议，还款协议格式参照公司统一下发的范本。还款协议书的签订，原则还款期限不超过3个月，超过3个月由区域市场管理部经理审批，超过6个月由公司总经理审批。 第三十七条、律师函是公司法律事务室以内部法律顾问名义或者委托外聘律师以律师事务所名义向欠款客户发送的催告形式的专业法律文书。分公司在清收逾期应收账款时，需要以律师函的方式督促欠款户回款，分公司应以书面报告形式上报综合管理部，由综合管理部与公司法律事务室联系发送律师函的相关事宜。公司法律事务室将律师函发送信息反馈回公司后，销售分公司应继续对欠款的催要工作，并将催收效果及时上报公司。第三十八条、逾期应收账款经分公司组织追收无法达到回款目的，需要对客户提起诉讼，由销售分公司以书面报告形式报综合管理部，综合管理部根据情况决定是否起诉；综合管理部也可对上报的逾期应收账款决定是否采用诉讼方式进行催要。决定起诉，综合管理部应并以书面形式通知相关分公司，同时应将有关资料报送公司法律事务室。公司法律事务室根据案件情况给予必要指导或委派企业法律顾问直接参与诉讼程序。第三十九条、经分公司组织催收没有效果的逾期应收账款，可由公司委托专业追账机构催收。分公司自行委托专业追账机构，需报综合管理部批准后进行。委托追账机构产生的费用作为损失按照坏账损失责任追究制度对业务经办人员进行责任追究。第三节 以物抵账及债务重组第四十条、用户拖欠货款提出以物抵账，由分公司经理会同业务人员对客户的经营情况进行调查，在确认其无还款能力后，由分公司提出具体处理意见报区域市场管理部，区域市场管理部核实相关情况后报综合管理部，由综合管理部审核后报送公司总经理，总经理同意后报主管公司领导批准。第四十一条、以物抵账经主管公司领导批准后，分公司应委托资产评估机构对抵账物进行评估，并根据评估报告确定的价值与抵账方签订书面抵账协议。抵账协议签订后，分公司应及时完成抵账物交接，同时将具体情况上报至公司。第四十二条、如果在抵账协议签订前无法进行评估工作的，由公司将具体情况报主管公司领导，主管公司领导批准后可先签订抵账协议，然后对抵账物进行评估，并以评估价值入账处理。第四十三条、抵账物的处置如需要公司其它职能部门配合实施的，由综合管理部以书面形式报送相关职能部门。第四十四条、以物抵账后，应以评估价值冲减抵账用户的应收账款，评估价与冲抵欠款的差额计入当期损益，并应在双方签订完抵账协议后一周内办理资产过户手续入账核算， 第四十五条、抵账物分公司不得自用，就地拍卖处理变现。处理期限从实物抵账协议签订之日起不得超过3个月。需要发生保管费用的抵账物，应当立即拍卖。第四十六条、抵账物超过3个月未进行拍卖处理变现，且应收账款逾期超过12个月，视同欠款未收回，直接进入呆账责任追究程序，追究业务经办人员的责任。如果抵账物品特殊或因其它原因无法组织拍卖，或者抵账物品拍卖后流拍或者采用拍卖程序费用过高，需要采用变卖或其它方式处理的，应由分公司及时提出处理意见逐级审批后报主管公司领导批准。第四十七条、抵账物的处理由原业务经办人员负责，以物抵账的责任人与该欠款的责任人一致。拍卖或其它变现形式取得的净收入与评估入账的差额，在收入的当月计入当期损益。以物抵账后最终形成的损失按照呆账责任追究制度追究相关责任人的责任。第四十八条、在诉讼（仲裁）程序中，法院对查封物依法组织拍卖流拍后，被执行人又无其它可供执行的财产，以查封物进行抵账的参照以上程序办理。第四十九条、以其它非实物形式抵账（股权、债权、房屋使用权、知识产权等形式）参照以上程序办理。第五十条、应收账款催收过程中，如为避免损失的扩大，经分公司书面申请由公司主管公司领导批准后可对欠款进行折扣处理，未收回部分造成的损失按照呆账处理程序处理。第五十一条、应收账款催收涉及到债务转移、重组等事项，由分公司形成书面报告报公司，经主管公司领导批准后的方案组织实施。 债务转移、重组过程中形成的损失按照呆账处理程序处理。 第六章 应收账款交接制度第五十二条、业务经办人员工作岗位发生变动，需要将自己经办业务移交他人办理，需要对其经办业务中未收回的应收账款与分公司办理交接手续， 交接时手续由分公司经理主持。 第五十三条、原业务经办人应把自己留存的业务资料（包括客户信息，业务往来凭证）交给接收人员，分公司应对以上材料进行登记。往来账目不清的，分公司必须与客户进行重新对账确认。分公司根据每笔业务的客户基本资料、业务往来凭据确定业务经办人在该业务中是否存在疏漏，可以责令原业务经办人完善上述手续。手续不齐全的业务，分公司可以拒绝接收，由原经办人负责全部收回或取得客户付款的承诺担保，若在原有账期未能收回或取得客户付款承诺担保的不予办理离职手续；分公司审核相关业务资料，认为可以接收的业务，双方应签订的交接书，该业务的维护以及应收账款清理的工作转移至分公司，自交接之日起原业务经办人员不再对该业务承担责任，但有证据证明原业务经办人员在交接中存在弄虚作假的行为除外。第五十四条、已经完成交接的业务，分公司可指定其它业务人员接手办理，手续不齐全的业务相关人员可拒绝接手，由分公司完善相关手续后再进行交接。第五十五条、分公司经理交接工作参照以上程序，其业务交接工作由公司主持。第七章 呆账的处理及责任追究第一节 呆账的认定第五十六条、逾期12个月，经多种方式催要均没有效果的应收账款，视为呆账。逾期12个月，双方达成还款协议，对方仍在正常履行的除外。如果欠款人不能继续履行，经催要后仍无法履行，视为呆账。第五十七条、有以下情形的，按照下列规定认定呆账：1、进入诉讼程序的应收账款自法院中止、终止执行裁定下达之日起视为呆账。逾期18个月，诉讼程序仍未结束，视为呆账。2、涉嫌诈骗或涉及其它刑事案件造成的应收账款，自司法机关下达结案通知书起视为呆账。逾期18个月，仍未结案，视为呆账。3、委托专业追账机构催收的应收账款自其停止催收之日起视为呆账。逾期18个月，仍未结案，视为呆账。第五十八条、逾期不足12个月，但有下列情形的，视为呆账:1、欠款人下落不明或欠款单位停业其负责人下落不明，企业无可查明的财产； 2、欠款企业宣告破产，实际财产也无法支付欠款；3、欠款人死亡，无可查明财产4、其它可确认欠款人无法支付欠款的情况。第五十九条、符合以上呆账认定标准的逾期应收账款，有特殊情况的，由综合管理部报公司总经理批准可最多暂缓3个月不进入呆账责任追究程序。第六十条、本规定所称呆账为公司根据内部制度规定所确定，仅作为内部进行责任追究的依据。符合公司部及税务部门规定可进行坏账核销的损失应参照相关规定进行处理。第二节 呆账责任追究制度第六十一条、产生逾期应收账款后销售分公司可根据其内部制度对业务经办人员进行相应的经济处罚。第六十二条、应收账款超出规定账期后至确认呆账期间，分公司应对业务经办人员的绩效工资（奖金、提成）按月进行一定比例的扣罚（如应收账款追回可返回相应扣罚金额）。进入呆账责任追究程序后此部分处罚可冲减因受到责任追究而进行的经济处罚。第六十三条、根据上节规定，逾期应收账款被认定为呆账后进入呆账责任追究程序。第六十四条、呆账的认定由综合管理部根据分公司上报的逾期应收账款信息进行确认。逾期应收账款被认定为呆账后，综合管理部应以书面形式通知销售分公司和所属区域市场管理部，由区域市场管理部会同分公司经理组织相关人员收集该业务办理过程中的各种相关资料，以查清该业务在办理过程中是否存在违反相关管理制度的现象。第六十五条、呆账的责任分析应严格按照分公司业务流程及相关管理制度的规定进行，结合收集到的各种业务资料，进行对照分析，最终确定相关人员在业务流程中是否有违规、违纪及失职现象存在，并以此划分责任并作为责任追究的依据。第六十六条对呆账责任人的处罚包括经济处罚、行政处分和禁入限制： （一）经济处罚是指扣发绩效薪金（奖金、业务提成）。 （二）行政处分是指警告、记过、降级（职）、责令辞职、撤职、解聘、开除等。（三）禁入限制是指在1至5年内不得担任分公司、公司部门及公司部部门负责人。第六十七条、经济处罚根据本规定所确定的处罚范围并结合业务经办人员的实际收入情况进行，对相关人员的处罚应综合考虑其在销售业务中的实际提成（奖金、绩效工资）情况确定比例,主管领导、分管领导的处罚根据其奖金（绩效工资）及所辖区域的业务总额进行确定。第六十八条、责任追究要权责相结合，综合管理部应根据业务流程中有关人员的职责、权限来确定业务经办人员的责任，具体可分为无责、次责、主责、全责等情况。第六十九条、产生呆账，经分析确认业务经办人员在货物销售过程中严格遵守规章制度的，业务经办人员无责，不对其进行经济处罚，但可纳入对其的年度考核。第七十条、产生呆账，经分析确认业务经办人员存在违反销售业务流程及有关管理规定的现象，其行为在产生坏呆账的原因中占次要地位的，业务经办人员承担次责。公司可在呆账损失价值的20%范围内扣发责任人的绩效工资（奖金、提成）。第七十一条、产生呆账，经分析确认业务经办人员过错、过失导致呆账的产生或扩大了呆账的损失，业务经办人员的失职行为在产生呆账的原因占主要地位的，业务经办人员应承担主责。公司可在呆账损失价值的25%范围内扣发责任人的绩效工资（奖金、提成）。第七十二条、产生呆账，经分析确认业务经办人员严重违反销售分公司的各项规章制度的并直接导致或放任呆账的发生，业务经办人员应承担主责。公司可在呆账损失价值的30%范围内扣发责任人的绩效工资（奖金、提成）。同时可根据公司相关规定追究其行政责任，或对其给予禁入限制。第七十三条、经查实，产生呆账，业务经办人员存在故意行为或内外勾结损害单位、国家利益的情况发生，个人应对呆账的产生承担全责，同时公司根据其情节移送公司监察室或者司法机关进行处理。第