文件与资料的管理制度.doc

有限公司文件编号DA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 1 /12 1.目的：使质量系统所使用之文件能正确之使用。各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。2.范围：本公司质量系统之有关文件皆属之。3.定义：本公司文件系统架构区分如下：3-1品质手册：述叙公司方针与政策文件。3-2作业程序书：与ISO9001系列要项有关之所需程序文件等。3-3操作说明书：支持文件、作业标准书、规范、手册等3-4表格记录、矫正记录、报告、图表.等。品质手册 -第一阶文件作业程序书 -第二阶文件作业标准书 -第三阶文件表格、记录 -第四阶文件4.权责：4.1文件之制定、修订及废止之核准：4.1.1品质手册-总经理4.1.2作业程序书-总经理4.1.3操作说明书-总经理4.1.4表格、记录-(依附程序书支持文件处理)。4.2文件之审查：由制定部门主管负责审查。 4.3文件分发、收回、销毁及管制：管理单位。有限公司文件编号DA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 2 /12 5.内容：5.1文件管制作业程序(附件一)。5.2文件编号：5.2.1公司质量系统文件编号如下： 流水号 (01-99)章节 (04-08)文件类别部门别部门别：T-科技信息部 B-市场营销部 M-生产部 A-行政部 F-财务部 文件类别：Q-品质手册 P-作业程序书W-作业标准书 R-表格、记录5.2.2各单位对文件编号应列表管制，文件编号不得重复。5.2.3为避免版本修改次数频繁，影响文件之真实内容，凡文件无重大变更，可以版次修订，并记录于文件首页之文件修订变更表(附件二)内，如为重大之变更，则须以版本修订之。5.2.4属于作业标准书类之三阶文件制定、修订作业，可依实际需要，不受5.2.1限制，分发亦不受5.4限制。5.3文件制定、修订、废止作业5.3.1文件制订作业：视组织任务及业务需要，由各部门指定专门人以各类文件标准格式(附件三、四)，依业务实际需求制定草案后，填妥文件制订、修订、废止申请单(附件五)，由制定单位主管审查通过后，呈管理代表或总经理核准后，依规定实施分发。5.3.2文件修订之作业：文件若有不符合现状，需修改、增订或删除时，得由制定单位填写文件制订、修订、废止申请单，提出修订原因，研议修改，修改完成后之文件审查、核准作业，同5-3.1规定办理。有限公司文件编号EA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 3 /12 5.3.3文件之废止作业：文件废止之申请、审查、核准作业同5-3.2规定办理，奉核准废止之文件，原件之编号不得重复使用。5.3.4属于作业标准书类之三阶文件之制定、修订、废止，得依实际作业需要而订。5.4文件分发、回收作业：5.4.1经核准发行之文件，得由管理单位，以文件一览表(附件六)列帐管理，并依制定单位所拟之文件发行数量，影印适当份数，加盖文件发行章(附件八)后发行，并请收文单位于文件分发回收记录表(附件七)上签收。5.4.2文件修订及废止时，应由管理单位，依分发记录回收旧版之文件，回收时应注意数量及内容之完整性，并记录于文件发回收记录表。5.4.3文件修订及废止时，旧版失效文件应于新文件发行时，即刻收回，但为了法律规定或提供信息之参考，文件可不回收，但于文件上须标示注明参考用(附件八)字样。5.4.4对外文件之提供，得经由副总经理或总经理核可后，以参考用文件提供之。5.5文件保存、销毁作业5.5.1文件保管：a)经核准发行之质量手册、作业程序书、原稿文件，均由管理单位列帐保管。b)对外文件及三阶支持文件得由各主办单位，指派专人自行保管。5.5.2文件保存：a)废止文件回收时，管理单位须注明回收情形，各单位不得保有废止文件及不适用之文件，但管理单位须对历次版本变更之原稿予以保存，唯须与现行文件分开保存。b)各类质量数据及记录之保存期限，如文件中未载有特殊规订，一般至少保存一年，如有特殊者则另订之。5.5.3文件销毁作业：a)自各单位回收之废止文件，由管理单位于收到后加盖作废章作废并销毁(管理单位须保留文件原稿)。 b)逾保存期限之数据、记录，由保管单位加盖作废章并销毁。5.6文件档案管理5.6.1现场使用之文件须置于作业场所。5.6.2非现场使用之文件须由各使用单位，指派专人自行集中管理。有限公司文件编号EA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 4 /12 5.7暂行文件之发行5.7.1发行之时机：a)客户暂定之要求。b)因急需而暂时更动标准。c)因应新程序之试作。5.7.2发行程序：依一般文件发行程序处理，但于文件上须标示”暂时发行”(附件八)字样及有效期限，逾期则自动失效，不予回收。6.相关文件：6.1外来文件管制程序。（AP0402）6.2质量记录管制程序。（AP0403）7.附件与质量记录：7.1文件管制作业流程。7.2文件首页标准格式(AR0401)。7.3质量手册标准格式。7.4作业程序书标准格式。7.5文件制定、修订、废止申请单(AR0402)7.6文件一览表(AR0403)7.7文件分发回收签收记录表(AR0404)7.8各种文件管制章样。有限公司文件编号EA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 5/12 附件一文件管制作业流程图文件制定/修订/废止审查核准 NO 文管中心 修订及废止文件 登 录制 作回收旧资料分 发销 毁记录、管制有限公司文件编号EA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 6 /12 附件二文件首页标准格式文件名称文件编号：版 本： 制 订：审 查： 核 准：文 件 修 订 变 更 履 历 栏版 次修订理由、内容摘要(或修订编号）修订页次修订日期文件发行受文单位：计 份发行管制章单位份编号：AR0401有限公司文件编号QA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 7 /12 附件三质量手册标准格式一、目的：二、范围(适用范围)：三、定义：(可省略)四、职责：五、程序内容：六、相关文件(参考数据)：有限公司文件编号QA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 8 /12 附件四作业程序书标准格式一、目的：二、适用范围：三、定义：(可省略)四、职责：五、程序内容：六、相关文件(参考数据)：七、窗体：有限公司文件编号QA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 9 /12 附件五文件制订、修订、废止申请单日期： 年 月 日文件编号：撰 写 人审查核准制订修订废止部门文件名称：职称姓名修订前版本版次修订后版本版次原因说明：编号：AR0402有限公司文件编号QA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 10 /12 附件六文件一览表页次：章节文 件制修订记录(年/月/日)备 注文件名称编号编号:AR0403 有限公司文件编号QA01 版本 / 版次1.0文件与数据管制程序页次 / 总页数 11 /12附件七文件分发、回收记