财务管理办法草稿.doc

财务管理实施细则第一章 总 则 第一条 为加强公司财务管理，规范财务开支，控制财务风险，降低成本，加强核算控制，按照企业会计通则，结合公司实际，制定本细则。第二条 公司财务管理实行“归口管理、授权审批、预算考核、部门核算”的管理原则。归口管理是指各部门经理对本部门各项财务支出负有管理、审核的职责，对其真实性、合法性、合规性、合理性、及时性以及原始会计资料的完整性负责。授权管理是指董事长根据不同的财务事项实行授权管理。预算考核是指董事长组织对部门费用、项目预算执行情况进行考核。部门核算是财务部门通过财务手法对各个部门各项费用控制、监督、管理的手段之一。 第二章 财务部门管理职责 第三条 财务部职责1.负责办理现金、银行收、付款业务，妥善保管现金及收据、支票、印鉴等资金往来票证及物品，确保资金、印章和重要单证的安全。2.严格执行公司的各项财务制度和有关财务规定，严格报销及付款程序，认真审核有效审批人或授权人的签字、坚持见票付款的原则。3.严格执行现金和支票使用管理制度。对于现金原则上不宜支出一千元以上的金额。设立支票领用登记簿，完善支票使用审批手续。4.每月按时办理交纳本月电话费、保险、税费等固定交纳的事项。每年按期交纳本年公司车辆车船使用税及保险，保证不延误，不毁誉，不被罚。5.根据会计凭证逐笔登记现金日记账，做到日清月结，逐日编制现金盘点表，并与库存现金核对，库存现金数应与现金日记账总金额相符以电子版形式将现金盘点表上报财务经理。6. 每周与总账核对一次现金和银行存款余额；并将资金核对情况以现金及银行存款收支情况统计表（电子版）在周五下班前上报财务经理且保证数据准确无误。月末如有未达账项，需编制银行存款余额调节表留存。7.负责财务印章的使用保管。严格用印手续, 交接时必须办理移交手续。严禁一人同时掌管财务章和手章及密码。8. 每月末财务经理要向总经理报送当月资金使用情况和下月的资金使用计划。9. 及时报销登帐，不得拖沓延迟。对前来财务办事人员，态度要热情，服务要周全。10.每月末财务经理要向总经理报送当月资金使用情况和下月的资金使用计划。11.每月初5日前报送财务报表（电子版）,包括损益表、资产负债表、管理费用明细表、应收、应付往来账款统计表、等其它必要的报表。12.按照权责发生制原则，对公司发生的每笔业务编制记账及会计核算工作。13.年末请会计师事务所对公司记账凭证、相关单据财务报表进行审计，对审计未通过的记账凭证及时进行订正，严禁类似错误重复发生。14.年末会同有关部门，对公司的固定资产和库存商品进行盘点，并出具盘点表。15.公司发生装修改造等工程必须签订施工合同，所支付供应商（施工队）款项时须根据合同及审批表支付，同时，要认真核对支付金额是否在合同总额内，如超出合同总额又没有补充资料说明的严禁支付；手续不全时非经总经理特别授权严禁支付，防止多付款项情况的发生。19.对各部门交来的档案资料（主要租赁合同）进行备案登记，妥善保管并编制合同台账，年终完成归档，以便日后查找。20.建立短期借款、房屋租赁、固定资产、费用报销等相关辅助备查帐。21.整理、粘贴已编制的记账凭证及原始凭单，装订成册，保留存档。财务部经理每周、每月盘点现金库,盘点结果登记签字并报总经理。22. 财务部经理参与公司的财务管理工作,对管理工作中存在的问题及时向总经理回报,并提出处理建议。23. 财务部经理对支付的每一笔款项进行事前审核。主要审核是否符合公司相关制度规定，审批手续是否齐全，合同规定付款要素、是否合同内、余额内。24.到甲方收款,超过10000元财务部必须派人亲自前往,并在第一时间存入银行。25. 财务部经理每季度后10日内对本季度财务工作进行分析，并写出分析报告。年末15日内做好财务决算工作和财务分析工作。26. 财务部经理负责办理各项税金事项，负责按规定计提各项费用，按规定摊销各项资产。要不断研究学习新的税务规定，采取一定的技巧，合理缴税。在交付各项税务报表时要经法人审阅签字。第四条 公司其他部门财务职责负责控制本部门各项财务支出，并对其真实性、合法性、合规性、合理性、及时性以及原始会计资料的完整性负责；负责提供原始发票；负责做好本部门使用固定资产和低值易耗品的管理工作，保证相关资产的安全、完整。 第三章 财务授权及审批流程第五条 财务授权（一）管理费用授权1.各部门财务支出必须事先申报批准，未申报批准的财务事项一律不予报销。如：出租车费、汽车修理费、餐费补助等必须事前向行政部申报备案，特殊情况必须在事后第一时间向主管总经理审批并报行政部备案。2.除对外招待费支出外，单笔费用支出在500元以内（含）支出授权审批支出。单笔费用支出在500元以上支出由主管人提出处理意见后报总经理审批。（暂时不实行）3.对外招待费支出不管金额大小,必须事前申请事权,经主管总经理批准后报总经理审批。4.公司内部加班餐费支出按照事前审批加班事项，事后按照公司规定标准报销餐费，餐费后必须附批准的加班单。5.财务按照制度规定定期提取的折旧和摊销的费用必须通过表格形式报财务经理，财务经理提出处理意见后报总经理审批。6.财务每月定期缴纳的电话费、水电费、物业费、贷款等支出必须报财务经理审批，超过财务经理权限的，报总经理审批。（二）工程项目采购支出授权采购员和保管员，两者不得兼任。采购员负责物品的具体购置行为,并对所购物品的质量、价格负责；保管员负责所购物品的验收、入库、保管、登记台帐和核对。1.单笔在500元以下的工程直接成本类支出由采购员直接决定购买。累计金额每月不得超过5000元。事后经采购部经理审批直接报销。如有不实，当事人负主要责任，材料部经理负连带失察责任。2.单笔500元以上2000元以下（含）由采购部经理根据经验决定采购。累计金额每月不得超过20000元。经总经理审批后可直接报销。如有不实，材料部经理负责任。3.单笔2000元以上10000元以下（含）由采购部经理向审核部书面申报，两部门在约定的时间协商，通过历史合理价格、询价、市场调查等便捷而有效的手段确定质量、价格。事后，两部门联合签字报销。审核部经理负主要责任，材料部经理负连带失察责任。4.10000元以上的必须经集中采购程序处理（详见集中采购办法）。5.总经理批准后的集中采购结果和合同，付款时必须通过“分包项目分次付款审批表”（见附表1），经相关部门审核后报总经理审批。6.材料必须先入库再领用，保管员要妥善保管材料，每周至少盘点2次库存材料；项目经理每周至少盘点1次库存材料；材料部每月至少盘点次库存材料，盘点结果必须登记并逐级上报。（三）借款授权1.个人因私借款严格禁止。2.因公借款必须事前审批事权，经主管经理和主管副总经理批注后，报总经理批准后才可支付。原则上，应在第一时间内报销，最长时间不得超过一个月。财务部经理要对此以台账的方式记录核查，并提醒、督促，否则，上报总经理。多次无故不及时报销的人员按行政违规处罚。（四）应付款项支付授权应付款项包括“应付账款”、“其他应付款”、“短期借款”等负债业务，所有支付必须通过“分包项目分批付款审批表”（见附表1）申报，手续完备后报总经理审定。应付款项余额不足合同额或约定付款额度的80%时，原则上应等工程结束及结算后再申报支付。（五）工程分包结算权限所有工程分包结算必须通过 “分包项目竣工结算审批表”（见附表2）申报，手续完备后报总经理审定。返还质保金必须通过 “分包项目竣工结算审批表”（见附表3）申报，手续完备后报总经理审定。（六）其他财务事项授权1.营业外收入与支出无论金额大小必须总经理审批方可入账。2.所有涉及以前年度损益调整的事项，财务部经理应通过书面形式报提出处理意见后报总经理审批方可入账。3.没有票据或审批报告的财务特殊支出事项须经逐级领导签审后，报总经理签字后才能到财务报账。第六条 财务内部报销要点各部门财务支出必须事先通过书面形式或表格（如：物品申领单、外出审批单，加班申请单等）审批事权，报销时经办人持批复文件（表格）和单据报财务经理审核，无误后报总经理审批。出纳须审核签字人是否齐全有效，单据是否真实，无误后签字，并转财务部经理或主管会计复核签字后予以报销。第七条 审批报销规定1.各级人员必须严格执行公司财务授权有关规定，对于未经授权及超授权的货币资金业务，任何人有权拒绝办理，并及时报告总经理。任何越权报销或支付款项的事件，一经发现，每笔处以100-1000元罚款，造成损失的应进行赔偿，触及法律的依法追究法律责任。2.对于特殊原因，审批人无法及时签字的，应委托相关人员代为行使其职责，通过短信或邮件方式批准，事后及时补签，原则上不超过3天。否则每延误1天处50元罚款。在补签字前，当时人双方都不得将电子文书删除。第四章 项目经费管理第八条项目经费支出一律通过台帐核算（见附表4）。项目费用台帐由项目经理逐笔登记，报销时，项目部和财务部在台账上签字确认。具体流程及规定如下：1.项目经理提供合法有效的原始单据，报工程部经理和副总审核，无误后报向总经理审批。报销时财务经理按照公司“绩效考核办法”规定审核（具体标准详见“绩效考核办法”），给予报销。单笔支出在100元以下（含）的由工程副总审批，100元以上由总经理审批。每月累计金额达到2000元时，财务经理应提醒停止报销。工程副总须重新获得授权。2.项目经理依据审批有效单据填制“项目费用登记台帐”，出纳复核无误后签字报销。3.财务部按照项目名称逐一单独设户核算。财务人员对项目有关费用单据进行审查、核对，并在“项目费用登记台帐”上签章。4.项目经理对“项目费用登记台帐”的真实性负责。“项目费用登记台帐”是项目决算和项目考核的重要依据。项目整体完工后，项目部必须在15日内办理完项目分包决算，逾期未办理决算的，停止报销项目经费，同时每天处以50元罚款。第十条 材料报销流程及有关规定1.材料采购时，对于必须现款采购的材料，采购员必须提前2天申报，以便财务部提前计划安排。2.材料的报销流程：材料部统一采购的材料按规定办理入库后，材料部持发票、材料计划单、批准的立项报告、寻价或谈判记录、中标厂家确认单和项目经理、库管员签收的入库单到审核部签审，报总经理审批后到财务报销。3.保管员每周将出库汇总单与材料部入库单核对，财务部每月月底前和材料部进行工地采购材料的对帐工作，对于帐实不符的，要查明原因，明确责任。4.每月初3日内，材料部必须向财务部报送各项目采购明细表。延误1天扣50元。5.财务部根据审核无误的材料入库金额计入项目成本，原则上，财务部对供应商付款额度控制在出库金额以内。第六章 资本性支出和低值易耗品的管理第十一条 固定资产（属资本性支出）的日常管理（一）行政管理部门负责公司固定资产的购建、登记建卡、日常管理、维修保养、清查盘点、实物统计、产权界定等工作。定期对固定资产进行盘点清查，做到帐帐相符、帐卡相符、帐实相符。（二）行政管理部门要严格区分资本性支出和费用性支出的界限。凡使用期限在一年以上（不含），单位价值在1000元以上（不含），并在使用过程中保持原有物质形态的有形资产，均为固定资产；单位价值低于1000元的，为低值易耗品核算，不属于经营主要设备的物品，但使用年限超过一年以上的，也作为固定资产管理。第十二条 低值易耗品的管理低值易耗品是指为了办公和经营等方面的需要购入而暂未领用的物品，具体包括工具、办公用品和管理用具等。低值易耗品按照五五摊销法予以摊销，即在领用时先摊销50,报废时摊销其余的50。（一）行政部负责物品的具体购置,并对所购物品的质量、价格负责；物品购入后，行政管理员负责对所购物品进行验收、办理入库、保管。（二）行政部对物品的管理坚持先入库再领用，严禁物资采购后直接报销入账。（三）低值易耗品要妥善保管，保管员每月至少盘点一次库存物品，行政部按月将出入库汇总单与财务部“低值易耗品”帐务核对一致；财务部和行政部对低值易耗品要定期或不定期的盘点、清查，保证帐实相符。对于帐实不符的，要查明原因，明确责任。第六章 借款管理第十三条 现金支出范围要符合国家有关规定，交易金额超过1000元的，应使用转帐支票结算。第十四条 除因公出差和办理公务外，原则上职工不得借款。第十五条 借用现金。1.借款人需填写借款单一式三联，第一联和第三联出纳留存，第二联财务记账。还款后，第一联退借款人，第三联财务记账。2.因公借用现金或支票，借款人填写借款单，经本部门负责人签字后报财务总监审批。3.借用现金或支票应认真匡算，不得冒借。原则上借款5日内报销结帐，最长不能超过一个月。特殊情况下暂时不能按时报账的需书面说明情况报财务经理审批，否则，财务部按照每延误1天对当事人处以50元罚款向行政部门出具罚款申请。第十六条 领用支票1.领用支票应当提前向审批人提交支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明。2.批准后，填写“支票领用登记单”，经上级各级领导审批后报总经理批准。支票原则上必须填写收款单位，收款单位按照合同和发票所标注单位填写，特殊情况不填写收款单位的必须总经理特批。3.借用支票原则上在5日内报销完毕。不按时报销的每延误1天对当事人处以50元罚款。第十七条 上次借款未还清的借款人原则上不得申请新的借款，财务部每月负责清理一次借款，年末借款余额应清理为零。都须报送总经理。第七章 审计监督检查第十八条 审计部、行政部和财务部对公司费用及资本性支出的管理负有监督、检查、指导和保管的责任，对管理混乱的财务开支，有权制止并及时向总经理反映。财务部应对财务支出的合规合理性严格把关，不得报销不符合财务制度