公文写作培训教程

公文写作培训教程,金能电池 潘光营 2004年7月12日,2,公文的处理流程,公文的保密制度,公文概述,档案管理,主要学习内容,公文格式,常用公文的写法,3,公文: 即公务文书，又称文件，是国家机关及其他社会组织在行使和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系业务、记载工作活动的重要工具。,公文概述-公文定义,4,公文概述-公文的特点及作用,特点： 1、权威性 法定权威性也叫法规强制力，如国家领导相关发布 的命令、法令、法规等，是通过一定的立法程序产 生的，违反是要依照法律追究责任的。 2、实效性 实效性是指公文的现实效用。文件所具有的特定效 用是有一定时间性的，任何文件都不是永远有效的。,5,作用： 1、领导指导作用 2、行为规范作用 3、传递信息作用 4、公务联系作用 5、凭据记载作用,公文概述-公文的特点及作用,6,总结： 公文，是一种很特殊的文体，它具有自己非常个性的特点。比如，它有相当规范的形式要求，有相当准确而缜密的语言要求。这些特点都是为了适应各种各样变化着的基本情况而存在，或者我们可以这样说，公文是一种“以不变应万变”的最好典例。但这种“不变”又不是僵死的、呆板的，它的特点也是在它自己的限度内自由地存在并发挥着它的功能及魅力。,二、公文的特点及作用,7,三、公文的分类,根据行文关系划分： 上行文、平行文、下行文 根据公文的处理程序划分： 收文、发文 根据内容涉及的秘密程度划分： 内部公文、公布性公文、保密公文,9,三、公文的分类,根据公文的性质、作用划分： 指挥性公文（如：决定、批复、意见等） 报请性公文（如：报告、请示等） 知照性公文（如：公告、通报、通知等） 商洽性公文（如企业间联系、商洽工作的函） 记录性公文（如：会议记录）,10,公文的处理流程,公文的保密制度,公文概述,档案管理,主要学习内容,公文格式,常用公文的写法,11,公文格式-公文用纸,公文用纸主要技术指标 首页使用公司公文纸，次页起使用A4标准复印纸。 纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590，横向耐折度15次，不透明度85，pH值为7.59.5。,12,二、排版与印刷要求,公文中图文颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在后面各章的叙述重复，在此作总体规定。,13,二、排版与印刷要求,排版规格 正文用4号宋体字，文中如有小标题可用4号 小标黑体字。 一般每面排22行，每行排28个字。 制版要求 正版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 l mm。,14,二、排版与印刷要求,印刷要求 单面印刷:页码套正 字面不花、不白、无断划。 装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与 书芯不脱落，后背平整。无坏钉、漏钉、重钉，钉 脚平伏牢固。,15,三、公文中各要素标识,眉首 置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首。,16,三、公文中各要素标识,秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用 4号黑体字，顶格标 识在版心右上角第 l 行，两字之间空 l 字； 如需同时标识秘密等级和保密期限，用4号黑 体字，顶格标识在版心右上角第 l 行，秘密等级 和保密期限之间用“”隔开；秘密等级的两字间 不空 l 字距离，以使该字段不致过长。,17,三、公文中各要素标识,只标秘密等级的方法 秘 密 TCL金能电池有限公司文件 TCL金能2002号,18,三、公文中各要素标识,同时标秘密等级与保密期限的方法： 机密一年 TCL金能电池有限公司文件 TCL金能2002号,19,三、公文中各要素标识,紧急程度 如需标识紧急程度，用4号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字。 如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。 紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由行政机关主管自行确定。,20,三、公文中各要素标识,注意： 公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等， 如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系 而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽 出而作为公文的附件单独表述，而且是放在公文生效 标识印章之后。 需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部 分，与公文正文一样具有同等效力。,21,三、公文中各要素标识,要点： 1、附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一 起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及 “附件”二字。 2、正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。 3、对一些细节做了规定，如：附件序号用阿拉伯数 码；附件名称后不加标点符号。,22,三、公文中各要素标识,4、标识的位置 正文后的附件标识与正文空 l 行，左空 2字；附 件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。 5成文日期 用汉字将年、月、日标全。 “零”写为“”，不能写成“O”或“0”， “”可用鼠标右点击热键盘，可以找到“”。,23,三、公文中各要素标识,成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“”比较协调。,24,公文的处理流程,公文的保密制度,公文概述,档案管理,主要学习内容,公文格式,常用公文的写法,25,常用公文的写法,报告 会议纪要 公文函 通知,请示 计划 总结 会议记录,26,常用公文的写法报告,定义 报告是机关单位向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，以及答复上级机关询问的陈述性公文。 报告属上行公文 。 特点 行文的单向性 表达的陈述性,27,常用公文的写法报告,报告与请示的区别 性质不同（陈述性/呈批性） 行文目的不同 行文时间不同 主送机关不同 事项的多少不同 答复的形式不同,28,常用公文的写法报告,报告的分类 根据性质-综合报告和专题报告 根据时间期限 -定期报告和不定期报告 根据内容 -工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告,29,常用公文的写法报告,写法 由首部、正文和尾部组成 首部 主要包括标题和主送机关 正文 开头、主体和结语 开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将情况报告如下”一语转入下文。 主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。,30,常用公文的写法报告,结语。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起段来写。 尾部。一般包括署名和成文时间两项内容,31,常用公文的写法报告,注意事项 严格使用文种 ，报告中不要有请示事项 材料要真实 主旨鲜明,32,常用的公文写法会议纪要,定义 会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于党政机关、社会团体、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。 特点 纪实性 概括性 指导性,33,常用的公文写法会议纪要,分类 根据会议性质-办公会议纪要和专项会议纪要 根据内容-专题型纪要和综合性纪要 结构、内容、写法 首部、正文和尾部 首部 这部分的主要项目是标题 正文 公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成,34,常用的公文写法会议纪要,前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。 主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。 决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。 综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。,35,常用的公文写法会议纪要,结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。 尾部。包括署名和成文时间两项内容。 署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要则不需要署名，不加盖公章 。,36,常用的公文写法会议纪要,注意事项 概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。 要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。,37,常用公文写法函,定义 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 特点 沟通性 灵活性 单一性,38,常用公文写法函,分类 按性质分，可以分为公函和便函 按发文目的分。函可以分为发函和复函 从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。,39,常用公文写法函,函的结构、内容和写法 公函由首部、正文和尾部三部分组成 首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容 正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分 开头。主要说明发函的缘由 主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。,40,常用公文写法函,结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。 结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。,41,常用公文写法函,注意事项 函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。,42,常用公文写法通知,定义 通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。,43,常用公文写法通知,写法 通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样 发布性通知 法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。 指示性通知 上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。,44,常用公文写法通知,传达性通知 这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。 转发和批转性通知 上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发型通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。,45,常用公文写法通知,会议通知 会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。 任免通知 即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。,46,常用公文写法请示,定义 请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，其应用范围也比较广泛。 特点 针对性 呈批性 单一性 时效性,47,常用公文写法请示,分类，根据内容、性质的不同，请示分为以下三种 请求指示性请示 请求批准性请示 请示批转性请示,48,常用公文写法请示,请示的结构、内容和写法。请示由首部、正文和尾部 组成 首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容 正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成 开头。主要交代请示的缘由 主体。主要说明请求事项 结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等,49,常用公文写法请示,尾部。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间年月日。,50,常用公文写法请示,注意事项 要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中 要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题 理由要充分，请示事项要明确、具体 要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套,51,常用公文写法计划,定义 计划是一种应用范围广泛、使用频率较高的应用文体。计划，实践中也称安排意见、工作要点或者规划，是国家机关、企事业单位、社会团体预先对今后一定时间内的工作、活动作出计划安排的一种事务性文书。,52,常用公文写法计划,特点 针对性 预见性 可行性 约束性,53,常用公文写法计划,分类 按内容分，有学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、分配计划、销售计划等 按使用范围分，可分为班组计划、单位计划、地区计划、国家计划等 按时间来分，可分为周计划、旬计划、月计划、季计划、年计划、五年计划、十年计划等 按性质和作用分，可以分为指令性计划、指导性计划、综合计划、专题计划等,54,常用公文写法计划,计划的结构、内容和写法.一般由标题、正文和尾部组成 标题。一般包括单位名称、时间界限、事由和文种组成 正文。一般由前言、主体、结尾三部分组成，但有的没有结尾部分 前言。这是计划的开头部分 主体。包括任务、要求、措施、办法、步骤、时间等项内容 结尾。可以提出执行的要求，也可以展望计划实施的前景,55,常用公文写法计划,尾部。包括署名和时间两个项目 注意事项 是要注意深入领会党和国家的有关方针、政策和法律、法规精神，以之作为制定计划的指导思想。 是要注意从本单位、本部门的实际情况出发，不要脱离现实，任务指标不要订得过高或过低。 是措施和办法要制订得具体、可行，以便于落实和监督检查。 是表达方式要以说明为主，行文中不要夹杂不必要的议论。,56,常用公文写法总结,定义 总结是国家机关、社会团体、企事业单位等通过对过去一阶段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用文书 特点 内容的自我性 回顾的理论性,57,常用公文写法总结,分类 根据内容的不同，可以把总结分为工作总结、生产总结、学习总结、教学总结、会议总结等等。 根据范围的不同，可以分为全国性总结、地区性总结、部门性总结、本单位总结、班组总结等。 根据时间的不同，可以分为月总结、季总结、年度总结、阶段性总结等。 从内容和性质的不同，可以分为全面总结和专题总结两类。,58,常用公文写法总结,总结的结构、内容和写法.一般由标题、正文和尾部三部分组成 标题。总结的标题大体上有两类构成形式：一类是公文式标题；一类是非公文式标题 正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成 前言。即正文的开头，一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫 。,59,常用公文写法总结,主体。这是总结的核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等 。 结尾。可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后努力方向或改进意见。 尾部。包括署名和时间两项内容。,60,常用公文写法总结,注意事项 首先要有实事求是的态度 总结要写得有理论价值 总结要用第一人称,61,常用公文写法会议记录,概念 在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。 格式 会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。,62,常用公文写法会议记录,会议记录头 会议名称 会议时间 会议地点 会议主席（主持人） 会议出席、列席和缺席情况 会议记录人员签名,63,常用公文写法会议记录,会议记录要求 速度 真实性 准确。不添加，不遗漏，依实而记 清楚。首先是书写要清楚，其次，记录要有条理 突出重点。,64,常用公文写法会议记录,会议记录应突出的重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 权威人士或代表人物的言论； 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已议决的或议而未决的事项； 对会议产生较大影响的其他言论或活动。,65,常用公文写法会议记录,66,公文的处理流程,公文的保密制度,公文概述,档案管理,主要学习内容,公文格式,常用公文的写法,67,一、收文,(一) 文件处理流程。 (二) 注意事项。,68,(一)、文件处理流程,69,(二)、注意事项,1、 收文办理一般包括：传递、签收、登记、分发、 拟办、批办、批办、承办、崔办、查办、立卷、 归档、销毁等程序。 2、 要认真做好收文登记工作，文件从传递到销毁 的各环节，特别在交接环节，要进行登记，以 免公文延误找不到责任人。 3、 文件拟办意见要准确，应由公司领导传阅或审 批的文件，应及时送给领导，领导不在公司， 应电话请示，保证文件及时处理。,70,(二)、注意事项,4、 应对文件进行跟踪，保证上级单位或公司领导 要了解文件情况时，随时知道文件在哪里。 5、 在文件规定办好期限的前三天，文件收发员应 对承办人进行催办，对要求上报的文件，应在 规定时间或规定时间以前上报。,71,(二)、注意事项,6、 已经处理完了的文件的原件，应及时收回，规定 向上级单位退回的，应及时退回，不退的由文件 收发员保存，到年度归档时，统一移交档案室。 7、 凡是保密的文件，应注意按保密制度处理。 8、 传真件、Email文件、电话通知都要等同公文处理。,72,二、发文,(一) 文件处理流程。 (二) 注意事项。,73,(一)、文件处理流程,74,(二)、注意事项,1、 发文办理一般包括：拟稿、审核、签发、打印、 校对、打印、登记、分发、立卷、归档、销毁。 2、 草拟的公文应符合国家法律、法规、方针、政策及有关规定。如提出新的政策，要切实可行， 并加以说明。 3、 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼， 书写工整，标点准确，篇幅力求简短。,75,(二)、注意事项,4、 不能越级发文，对政府的文件，应以公司名义 发文。 5、 所有有保存价值的文件，一定要编号，否则档 案室不便于处理。 6、 主题词正确，对文件分类存档、电脑查询等都 有好处。,76,公文的处理流程,公文的保密制度,公文概述,档案管理,主要学习内容,公文格式,常用公文的写法,77,一、保密原则,公司保密工作实行“业务谁主管，保密谁负责”的原则。即各职能部门负责人对本部门在工作中产生的各类密级信息均负有保密的责任，并应采取相应的保密措施。,78,一、保密原则,各部门在工作中产生的密级文件必须指定专人负责分类保管（加盖密级章）和传递，对发放对象(指不同密级文件的阅读人群）、发放方式（如传真、邮件等）、时效（指密级文件的保密期限）都必须做好书面记录。,79,一、保密原则,非正常业务范围内的密级文件传递（如提供给不直接发生联系的部门或外单位）均需办理借阅手续，限在室内查阅。密件级文件的借阅需经部门领导同意，机密级文件的借阅需经主管副总批准，绝密级文件需报总经理批准。,80,二、保密范围,公司保密范围包括下列保密事项： 1、公司重大决策中的秘密事项。 2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营 规划、经营项目及经营决策。 3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报 告、主要会议记录。 4、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。,81,二、保密范围,5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 6、公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。 7、其他经公司确定应当保密的事项。 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料 等内部文件不属于保密范围。,82,三、秘级确定,公司密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级： 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益 和利益遭受特别严重的损害； 机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利 益遭受到严重的损害； 秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和 利益遭受损害。,83,三、秘级确定,公司密级的确定： 1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重 要决策文件资料为绝密级； 2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记 录、公司经营情况为机密级； 3、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、 尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。,84,四、密级印章的使用规定,根据保密管理条例要求，所有密级文件须按规 定加盖密级印章，2002年08月01日起必须执行，原 各部门自行设计的密级文件标识同时废止； 密级印章使用规定,85,五、保密措施,对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保 密措施： 1、非经总经理或主管副总公司批准，不得复制和 摘抄； 2、收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并 采取必要的安全措施； 3、在设备完善的保险装置中保存。,86,六、涉密人员工作守则,涉密人员是指：参与秘密信息生成、流转等环节的员工，即公司所有员工。 涉秘人员不专指档案管理人员，所有参与秘密信息的人员均属于涉秘人员。,87,六、涉密人员工作守则,在对外交往与合作中，可以公布的信息范围为公司 正式颁布实施的或公司内网上公布的信息，严禁透 露超此范围之外的信息。需要提供公司秘密事项的， 需经总经理批准。 涉及企业科研、开发、生产技术、投资活动等方面 的报道，未经主管副总批准，不得在报刊、广播、 电视、录像等公共媒体做宣传报道。,88,六、涉密人员工作守则,禁止在私人交往和通信中泄露公司秘密，禁止在公 共场所谈论公司秘密