高校软件资产管理的现状分析及对策研究.docx

高校软件资产管理的现状分析及对策研究 摘 要：随着高校教育信息化的逐步深入，软件已成为高校的一项重要资产，它们对高校的发展发挥了重要作用。但对于软件资产的管理，高校普遍存在着制度缺失，理念陈旧，管理滞后等问题。文章阐述了高校软件资产的管理现状及存在问题，并根据软件资产的主要特征，提出了对软件资产分类管理的措施。 下载 关键词：高校 软件资产 现状分析 对策研究 中图分类号：F626.5，G647 文献标识码：A 文章编号：1004-4914（2014）04-165-02 一、概述 教育信息化的不断推进，使软件越来越多地融入到教育事业中来，许多高校都相应地建立了校园网系统、多媒体教学系统、教学管理信息平台等，软件得到了广泛应用，使完善软件资产管理的必要性日益凸显。由于软件资产不具有实物形态，不是入门通过触觉就能直接接触到或感受到的，这就产生了许多问题，比如，软件资产如何更加合理入账；再如，没有实体的软件如何张贴设备编号；还有，软件资产报废如何操作等等。由此可见，软件资产的管理一直比较薄弱，因此必须了解软件资产管理的现状，分析其中存在问题的原因，进而在风险防范上提出针对性的对策和措施。 二、高校软件资产管理现状 目前，软件资产已成为高校资产的重要组成部分，但与硬件资产相比，软件资产因其特征不同，让资产管理人员感觉难以操作，在现有的软件资产管理中普遍存在以下“四难”： 1.对软件资产定义难。一谈到高校的资产管理，传统上更多的是涉及到有形资产的实物管理。物资管理部门或人员往往会有这样一个困惑什么是软件资产？由于对软件资产的认识不够，所以往往也容易忽视管理；另一种情况就是很多人误认为软件资产的价值集中在软件的介质（一般为光盘或磁盘）上，往往一套价值数十万的软件，其保存的介质只有几元钱，容易使管理者或使用者忽略了软件本身，从而忽视了软件资产管理的重要性。 2.软件资产入账难。授权类软件资产也被称为数字版软件，首先是用户购买了软件的授权码，一般授权码的时效性（使用次数或使用时间）都是有限的，由于此类软件使用期限短（一般为1年），过期后就需要购买新的授权码，所以往往会出现同一个软件上出现多个设备编号，造成管理不便。其次是商品软件入账时，容易将“升级许可证”与“使用许可证”混淆，“升级许可证”指软件在原有基础上对其版本或功能进行调整，所以软件还是原来那套，如果没有区分将导致升级的许可证作为新增资产入账。 3.软件资产报废难。软件安装于服务器等设备中，并且两者都作为固定资产入账，由于软件与服务器的报废年限不一样（一般来说，软件报废年限10年，服务器报废年限7年），那么当服务器报废时，软件并未过期，但常常会因随依附设备的报废而报废，从而导致软件资产的流失。 另一种情况是部分软件因没有及时升级或已达不到使用要求，由于软件无形的特征，容易让人忽略其存在，未能及时报废，所以长期搁置在服务器或其他硬件设备中，占用了大量的存储空间，浪费了有限的资源。 4.软件资产登记信息难。不少软件资产的档案都存在缺失、信息登记不全等问题。有些软件资产登记的信息只有名称和价格，而名称往往也比较笼统，这样的情况还不在少数，软件本身是以编辑的程序形式出现的，它是无形的。而作为逻辑实体存储在光盘或磁盘这些具有相同外形的存储介质又很难反映出其资产真实情况，如果缺失了软件的档案，不但难以了解软件的基本信息，而且也对今后软件资产的审计或报废产生了不必要的麻烦。 三、软件资产管理难的原因分析 1.对软件资产定义不明确。一直以来，高校资产管理部门对设备、家具类等传统意义上的实物资产管理较为熟悉，但对软件资产的管理一直比较生疏，资产管理人员在思想上对软件本身的理解就较为模糊，普遍认为软件和资产之间没什么关系。而在高校资产管理的相关规范性文件中，也很难找出关于软件资产的定义与解释，所以我们必须先理清楚什么是软件资产，然后再谈如何管理。 2.由于软件自身的特点造成难管理。相对于硬件，软件有着截然不同的特点：（1）软件是一种逻辑的实体，由程序语言所组成，是无形的、抽象的；（2）软件是开发人员智力劳动的产物，成本较高，价格也不容易确定，但软件一经报废，几乎无残值；（3）软件不会像硬件那样磨损，但会因使用功能降低而退化，并且受到计算机病毒的威胁与影响；（4）软件在使用过程中需要不断维护，并且可根据需要进行升级；（5）软件是高科技发展的结果，具有独创性，受著作权法保护；（6）软件无法独立工作，必须通过与硬件结合来使用，并依赖于计算机系统；（7）软件可保存在光盘、磁盘等物理介质中，容易复制与拷贝。正是由于这些特点给软件资产的管理带来了难度。 3.用管理硬件的方法管理软件资产已不适用。在硬件入账时，设备的名称、型号、规格、价格、出厂机号等信息可以方便、直观地登记到账册上，而软件入账时，由于软件看不见实物，往往凭一张发票上所反映的内容进行入账，容易遗漏许多信息，所以经常可以看到这样一种现象：账册上只登记了软件的名称、价格，而且名称都叫“计算机软件”，时间一长，就给今后的资产清查、报废销账带来了一系列麻烦。 此外，根据固定资产管理办法，入账后的固定资产都需张贴设备编号，这点对于软件资产来说就不那么容易了。目前有不少软件厂商只提供使用许可协议书，软件需要自行从网络下载，这样就使张贴设备编号变得难以操作。 4.缺乏有效的制度与规范。与设备类资产管理相比较， 软件类资产管理缺乏一套具有可操作性的管理办法。同时，上级部门对软件资产具体的分类标准，规范化管理的描述都比较简略，可操作性不强，并没有一套详细的“软件资产的分类管理办法”，所以，也造成了高校资产管理部门面对软件资产管理无法可依、无规可循。 对于一些专业化工具软件， 各部门可根据自己的需要自行购买或委托开发，由此存在许多重复购置和过高的维护成本，由于缺乏统一管理，软件的日常维护，如版本更新、软件登记、价值管理等工作就变得很不到位。 四、高校软件资产管理的对策研究 针对高校软件资产管理过程中存在的现状，按照中央行政事业单位软件资产管理暂行办法（国管资2011280号）和行政事业单位国有资产管理办法（财政部2006令第35号）等国家和部委文件精神，考虑软件资产的特征，笔者提出如下对策建议： 1.明确什么是软件资产。要管理好软件资产，首先就要搞清楚什么是软件资产，参照国务院机关事务管理局在2011年颁布的中央行政事业单位软件资产管理暂行办法（国管资2011280号）中对软件资产的解释，并结合高校资产管理的特点我们做了如下定义，即软件资产是指以软件介质、授权文件、特定程序加文档的集合体等形式存在的，单位价值在1000元以上（含1000元），且使用时间或授权期限在一年以上的同类资产。其中，软件介质包括各类光盘、硬盘、U盘或加密狗等；授权文件包括授权协议书或电子文档中的序列号、激活码等。 2.建立软件资产的分类标准。按照高等学校固定资产分类与编码（第3版），计算机软件总体分为系统软件、支撑软件、应用软件、测试软件和其他软件等类型，具体来说包括各类程序开发软件、平台操作系统、数据库管理系统、电子表格软件、图文处理软件、专业专用软件、应用事务性软件等。从上述分类中可以看出按软件的使用功能分类十分复杂，对于我们管理来说并不方便，建议根据软件配置方式将软件分为商业成品类软件、定制开发类软件二大类。（1）商业成品类软件，也可称作为固定资产类软件：此类软件为开发完毕的成熟软件，以系统软件、工具软件为主，市场价格明确，容易确定入账金额，建议单位价值在1000元以上（含1000元），且使用时间在一年以上的大批同类软件，按照国家相关规定，作为固定资产来进行核算与管理。（2）定制开发类软件，也可称作为非固定资产类软件：此类软件多为按照使用方的需求而量身定制的，所以价格不一且难以核算，考虑到此类软件资产价值认定和结算方面的复杂性，对该类软件应与第一类的商业成品软件区别管理，由于定制开发此类软件主要是人工服务，建议将此类软件的费用作为服务费用支出。 3.建立商业成品类软件的三阶段管理。对于商业成品类软件可参照设备类固定资产管理办法实行，但鉴于软件自身的特点，建议在软件的配置、使用、处置三个阶段有别于一般设备类固定资产的管理。 配置阶段：首先，要注意在采购的硬件中是否包括预装的软件，采购合同中要列出所有独立授权的软件，同时要单独列示服务费，以便将来正确计算软件资产价值。其次，软件资产保管的主要对象有两个，介质（光盘、硬盘、U盘或加密狗等）和许可授权文件，资产清单不仅记录软件许可，还记录软件的安装、介质的保存、软件版本的变迁等一系列软件的使用信息。在软件资产清单中，软件资产必须一一登记造册，而且要定期进行检查、核实。 使用阶段：商业成品类软件的许可期限一般在1年左右，在许可期结束时，应停止使用，避免引起侵权，再次购买时需注意区分新许可和升级许可，购置新许可可以理解为购置了新的软件资产，资产的数量增加了，而购置升级许可只是升级原有软件的版本，软件资产的数量并未增加，所以在入账时应以增值处理，并对软件资产的型号或规格修改成最新版本，软件在使用过程中的维保（咨询服务）类费用纳入服务费用支出。 处置阶段：软件资产是否应该报废不应按使用年限来确定，而应根据软件是否能满足业务需要来确定，一般以下列标准来界定固定资产类软件的报废条件：（1）版本陈旧已不再使用的；（2）达不到业务要求需要淘汰、删除的；（3）已超过授权期限无法使用的。因此，对软件报废要区别于设备类固定资产来对待，建议可以设立一个软件待报废账户，将确定要报废的软件将其从原来的账户中划拨进来，待报废期限一到再进行申报。 4.明确开发类软件的著作权归属。开发类软件一般分自主开发与委托开发，由于开发类软件会产生权属问题，建议区别对待管理。对于自主开发的软件，可以分为职务软件和非职务软件，职务软件指凡在高校立项，由高校师生员工（包括离退休、退职、调出人员、学生以及临时在单位工作的人员）利用高校的物质技术条件等，并由高校承担责任所完成的软件。如果是高校师生员工完成的职务软件作品，其著作权归学校所有，完成人享有署名权，学校与完成人订有合同、对著作权的归属做出约定的，从其约定。非职务软件作品的著作权归完成人个人所有，任何单位或个人不得侵犯。 与外单位合作或接受外单位委托，研究、设计公司完成的软件，除著作权属有明确规定外，如果是独立完成的，著作权属于高校；如果与外单位合作完成的，著作权归高校与合作完成单位共同所有。对著作权的归属作出约定的，从其约定。 5.明确软件的管理归口，各司其职。由于软件不同于硬件资产，使其在购置、监管、核算等方面都需要各相关部门密切配合，所以建议按部门管理职能明确管理归口，各相关部门应各司其职对软件资产的不同阶段进行有效管理。 信息部门职责：一是作为软件的技术管理部门，负责统筹定制开发类软件的技术可行性审批、验收、升级、管理、维护等工作；二是与高校科研部门或法务部门一起对集团的软件著作权进行管理，并代表高校统一对外处理有关软件著作权事务。 设备管理和采购部门职责：一是负责商业成品类软件的审批、采购、入账登记和管理；二是组织商业成品类软件的资产清查；三是建立商业成品类软件的管理办法。 使用部门职责：一是负责对开发类软件的立项、可行性报告、申报；二是负责自行购置开发类软件，但在组织采购时应遵照国家相关法规及单位有关规定执行。 6.明确软件资产的归档内容。软件开发完毕并验收通过后，还需建立一套软件备查档案，其中应包括以下几项：（1）名称（软件名称）；（2）价格（开发所需费用）；（3）安装环境（运行的软、硬件环境）；（4）厂商（开发单位或开发者姓名）；（5）使用说明（安装说明及使用手册）；（6）版本号（注明更新情况，版权归属）；（7）载体形式（光盘、U盘、硬盘等）；（8）技术文档（需求文档、设计文档、测试文档等）；（9）其他资料（包括文档清单和流转清单等）。 五、结语 2013年中国教育行业信息化建设与IT应用趋势研究报告的相关数据表明，2012年中国教育行业IT投资总规模为442.2亿元人民币，同比增长率达到21.7%，其中软件资产的增长显而易见。因此，如何对软件类资产进行长效管理已成为高校资产管理过程中亟待解决的问题。面对新形势，这就要求高校的相关职能部门同心协力、开拓创新，根据软件本身的特点，探索和研制一套适合软件类资产的管理系统，制定具有时代特征的软件类资产的管理办法，真正做到“无形”软件，“有形”管理。 参考文献： 郭宁.高校软件资产价值分析及管理模式研究.首都经济贸易大学学报，2007（6）：122-12