地质队档案保护工作探讨.docx

地质队档案保护工作探讨摘要：报告了老地质队档案室档案保护工作的现状，叙述了从上个世纪80年代至今，档案工作人员在艰苦的条件下，依据现有条件和档案保护工作科学技术的要求，做好档案保护工作，尤其是档案库房温湿度调控的具体做法。 关键词：地质队；档案保护工作；温湿度调控 1档案工作基本情况 我队组建于1957年4月，至今已走过了52个春秋。建队初期，文书档案由队办公室保管，1963年在地质科设置了地质资料室，1977年大队合并了文书档案室和地质资料室，成立了综合档案室。20世纪80年代后期，会计档案和人事档案及全队科技资料陆续归进了档案室，通过1990年档案升级工作，档案室成为集全队档案、资料、图书期刊为一体的综合档案室。1990年12月，我队档案室进入档案管理国家二级的先进行列。目前，我队档案室保管着全队文书、矿产地质、水文地质工程地质、物化探、工程测量、探矿工程、基建、设备、会计、人事、声像、实物等十余种档案。截止2008年12月31日，我队保管档案案卷总数14492卷，案卷排架长度476.905米，底图11683张，资料3369册(袋)。 2档案保护工作的重要性及具体做法 档案保护工作是根据档案制成材料的物理、化学性质及其变化规律寻找科学的技术方法来保护档案。既保护档案的实体理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为和自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的寿命。档案保护是整个档案工作的重要组成部分。档案保护工作的水平直接关系到档案工作的物质基础档案的完整与安全。 随着社会的发展，一方面档案的数量和成分将日益增加和丰富，另一方面，由于时间的推移和各种因素的影响，档案也不断地损坏和毁灭。这是不可逆转地自然规律。因此，我们只有尽可能地改善档案保护条件，力所能及地延长档案的寿命，才能够长期地实现档案的价值和作用。 由于地理环境和自然气候及单位对档案保护工作的资金投入等因素的限制，都将影响档案保护工作的进行。做为地质队档案室为更好地开展档案保护工作，只有依据档案室的自身特点，有重点、有步骤地完善档案保护工作。 在档案已经形成，内因既定的情况下，人们对外界破坏因素的控制，对于保护档案寿命，常常是起决定性作用的。我队地处长江中下游的南岸，1985年前，档案室设在几间低矮潮湿的小平房中。每到梅雨季节，档案库房的地面和墙壁的下半部会产生结露现象。1985年，档案室搬到一栋有平房改建的二层楼的楼上。档案室的总面积约200平方米。1990年，我队档案人员针对江南空气湿度大这一特点，着重从降低库房湿度着手。对库房进行了一些简易的改造。将原单层的钢窗改为双层窗，并在钢窗框上沾上海绵条做封条，将原先较薄的涤确良布窗帘改换成较厚的棉植绒布。增强了库房的密闭性，减少了库房外不适宜温湿度的影响。配备了二台去湿机，使得相对湿度与往年相比下降了lO还多，温湿度每昼夜的波动也基本上符合了要求。另外，还添置了一台吸尘器，安装了防盗报警器和自动灭火器，将自炽灯替换下了日光灯。1990年底，我室顺利晋升为档案管理国家二级单位。我们的档案保护工作得到了相关部门的领导和同行们的肯定。 3档案保护工作中存在的问题及对策 当时，我队档案室保护工作与规范要求相比仍有很大差距，主要表现为档案库房温湿度的调节和控制的问题。档案库房适宜温湿度标准为：温度1424，相对湿度4560。库房的温湿度过高过低都会影响档案制成材料的耐久性。因此，对库房的温湿度进行控制和调节，是保养档案寿命的一个重要措施。由于，我室库房面积较大(180平方米)，去湿机的作用有限，库房相对湿度在潮湿的天气里只能控制在75左右。由于没有空调，库房内的温度无法控制，夏季，最高达37，冬季最低达0。在冬季，由于气温低，去湿机无法进行正常的工作，在夏季，去湿机工作过程会产生大量的热，反而增加了库房原本就很高的温度。 针对上述存在的问题，我们在档案库房的温湿度调控上下功夫。首先，每天两次记录温湿度数据，通过对数据的分析，基本上掌握了库房温湿度的变化规律。在夏季，为了既降温又降湿，采用了去湿机和自然开窗通风这两种方法结合使用。如：在晴朗干燥的夏季，利用自然通风的时间定在上午9:00之前，降温降湿的效果会比较理想。另外，我们在档案的收集工作中，严把归档文件材料的质量关。一是归档的文件材料装订一律使用棉线，严禁带有金属物。二是归档的文件材料底稿一律要求碳素墨水或蓝黑墨水抄写。三是不许有霉变或有虫害的文件材料进入库房。我室一贯坚持使用天然的樟脑精块做为库房防霉防虫害的药物。在日常的档案工作中，通过多做各种高质量的检索工具和参考资料，提供给利用者使用，以减少对档案原件不必要的搬运和磨损。从而达到既充分利用档案，又较好地保护档案的目的。 2001年7月，档案室又搬迁至由原队俱乐部前厅改造的新址。在搬迁前，先购置了数十支较大的编织袋，挑选了四位既有责任心又刻苦认真的同志，与档案人员一起整理。采用编织袋装档编号与档案柜同步搬运，再及时归位的方法。既减少了档案的清理次数，降低了搬运磨损，又提高了档案的安全性。整个档案室的搬迁，只用了很少的人力和时间，就将案卷总数12760卷、413，89米排架长度的案卷和3203册(袋)的资料及科技图书完整安全地从队老区搬迁至相距400米外的新址。 2004年我室购置了世纪科怡档案管理系统软件，开展了档案文件的计算机录入工作，现已著录机读目录文件级3446条，案卷级141条。2005年购置一台新电脑。2006年档案库房又添置了三台挂壁式空调。这使得我室档案库房的温湿度调节和控制成为了可能，档案保护工作也从此上了一个新台阶。 4档案保护工作的思考 随着科学技术的发展，档案保护技术也将日益改进和完善只要我们努力提高档案保护意识。真正认识到实行科学的管理，运用先进的保护技术延长档案的寿命，才能够长期地实现档案的利用价值。依据现有的条件，不断地探索和改进各种保护手段和措施，档案保护工作中存在的问题便会逐步得到解决。档案