浅论档案工作的系统管理应用与推广.docx

浅论档案工作的系统管理应用与推广 中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2014）11-000-01 下载 摘 要 档案室负责公司档案的收集、归档、整理、保管、借阅、利用和统计工作，是公司生产和科研所需资料的主要提供者，随着近年来经济的发展，众多新的管理技术都进入工作当中。计算机辅助管理已经在我公司档案管理中得到应用。但还需要不断地研究与完善，加快档案系统化管理和数字化进程，并根据公司行业档案的特殊性，对档案管理系统进行了适度研究开发，达到满足生产科研对档案的需要。 关键词 档案 档案管理系统 一、石油档案管理系统的好处 （一）是适应全球信息化时代的必然需要 由于近几年不断持续重组，测井公司不断发展壮大，业务遍及全球，全球化、信息化是管理上的必然要求。档案是公司的重要知识资产和核心信息资源，档案管理是公司管理的重要组成部分，随着公司的全球化、信息化，因此对档案进行系统管理是全球信息化的必然要求。同时，集团公司为了适应国际化大型能源公司的发展需要，建立了档案系统信息化平台，也为档案系统管理提供千载难逢的机遇。 （二）改变的工作方式，提高了工作效率 石油档案管理系统的应用，对公司原有的管理模式和工作流程进行重组、改革。在网络管理的模式下，原有的手工记录的作业方式得到很大的改进。即加快了公司内部的信息流的，提高了信息资源的利用率，又减轻了管理人员和工作人员的劳动强度，为各单位之间提供了更加方便、快捷的服务，各环节的服务效率普遍提高。 （三）减轻资源，提高经济效益 在石油档案管理系统的应用下，能够对各项档案进行有效的管理，大大减少了资源的浪费，降低办公成本，充分利用系统资源。 二、主要内容 为响应公司发展要求，实现信息服务全球化，公司档案室应用与推广石油管理系统的主要内容如下： 1.在石油档案管理系统，结合公司档案实际，进行适度研究开发，全面推广应用档案管理系统，真正实现档案系统化、数字化。 2.在应用与推广过程中，配置软硬件设施，对系统软件进行适度研究开发。 3.档案管理系统操作培训，做好系统运行的准备工作，开展试运行。 4.结合实际，确定条目，明确内容，做好密级划分工作。 5.正式试运行，不断总结归纳，解决系统存在的问题。 6.强化保密，历史数据的迁移和分期录入。 三、推广应用过程 1.为保障档案管理系统运行的规范化、制度化，确保档案系统有序、高效建设，安全稳定运行，在硬件和软件方面、做好准备工作。成立项目小组。按照档案管理相关规定，明确责任分工，建立了档案系统管理体系。 结合公司项目档案特点，组织专人形成适合的行业档案管理系统，包括工作助理、收集整理、档案保管、档案利用、年报统计、历史档案迁移6大模块。并按照档案管理相关标准，对公司档案管理系统中的用户进行了角色分配。档案管理系统用户分为管理员、档案管理人员、归档人员和普通用户。管理员从层级关系分公司管理员、档案部门管理员；从职责类型分为系统管理员、应用管理员和数据管理员。档案管理人员、归档人员和普通用户所对应的功能权限和可操作的数据范围各有不同，各类管理员所对应的功能权限也各有不同。 “档案管理系统”是经过很多专家设计出来的功能强大、结构复杂的高级管理系统，初次使用难免会一头雾水，不知如何下手。为了使管理档案的档案员更好更快捷的使用该系统，让该系统发挥出更强大的作用，对档案员进行了业务培训，并且针对档案管理的特殊性专门编写了一本档案管理系统中档案操作方法，供档案员参考阅读。通过一段时间的密集教导培训，以及反复的上机实验，每一名档案员都基本上熟练掌握了使用该系统的技巧和方法。 2.严格签订保密承诺书。凡是使用“档案管理系统”的档案管理员，以及相关的各单位主管领导、管理员、系统维护员、归档人员等都签订保密承诺书，统一报公司保密部门备案。每一个相关人员在系统中都有各自的帐号和密码，为了保证更安全的登陆，每人配备一个U盾，以确保资料的安全，真正建立起一个完整的“档案管理系统”。 四、总结 （一）基本实现了档案的信息化管理 告别了老式的手工管理，不在收集整理每一卷档案都需要手抄笔写，非常繁琐麻烦。使用“档案管理系统”后，彻底告别了以前的落后状态，通过电脑对收集的档案进行存档记录，既快捷方便又条理清晰。从收集整理、档案保管、档案利用、年报统计到应用管理都实现了系统化、数字化，基本实现了档案的信息化管理，同时在档案管理中夯实了基础、强化了基层、提升基本素质，达到了一举多得的成效。通过该系统的应用，逐步实现了由手工管理到信息系统管理，真正迈入了档案管理数字信息化时代。 （二）统一了档案管理标准规范，建立各类档案信息数据库 “国石油档案管理系统”是集团公司统一规划、利用先进的信息技术实现集团公司各类档案的统一管理、为建设综合性国际能源公司提供有效档案信息支持的信息系统。档案室结合实际，创造性地推广该系统，统一了公司档案管理标准规范，为集团公司建立一个庞大丰富的档案信息数据库奉献一份力量。 （三）更好更快捷的为系统各用户提供方便服务 以前各用户单位需要查看某份档案时，必须派人亲自来到测井档案室借阅查找，很是不便。现在公司的档案大部分都录入了“档案管理系统”，加入该系统的其它用户就可以通过互联网直接在电脑上查看这些档案的信息内容，除非有特殊要求，再不用浪费人力专门跑一趟。为各用户单位提供了更方便更快捷的服务，从而达到了优质服务的目的，确保了公司生产科研用资料的需求。 （四）改进了档案的管理模式，提高了工作效率 使用“