浅谈胡家山水库建设及配套工程的档案管理.docx

浅谈胡家山水库建设及配套工程的档案管理 摘 要：工程技术档案管理容易被人们所忽视，通过介绍胡家山水库工程管理局多年来对水利工程档案的重视和管理经验，论述了档案管理对整个工程的重要作用，目的使广大水利工作者在今后的工作中把工程技术档案摆在重要位置。 关键词：工程档案；水库建设；灌区配套 胡家山水库位于昭通市东部的六冲河上游左支流泼机河的干流上游胡家山小河（麻塘河）的水稗田处，行政区划属昭通市镇雄县塘房乡大擢魁办事处的水稗田村。水库流域地理坐标：东经10456251050l15，北纬272935273320。水库坝高63m，坝顶长231m，灌区总干渠全长24.9km，工程任务为灌溉和农村人畜饮水，工程设计灌溉面积3.5万亩，农村人畜饮水人口5.69万人、牲畜2.58万头。水库多年平均供水量1438.5万m3。其中：灌溉供水量1213.5万m3，农村人畜饮水供水量225万m3。水库死水位1594.80m，正常蓄水位1626.50m，设计洪水位1630.51m，校核洪水位1632.79m，兴利库容1025.1万m3，总库容1542.3万m3。工程2011年开始动工，到2015年主体工程已完成，2016年配套工程开始建设。 胡家山水库为等中型水利工程，主要建筑物有：大坝、溢洪道、输水隧洞、输水干渠。大坝、溢洪道、输水隧洞为3级，次要建筑物为4级，临时建筑物和渠道工程为5级。 结合该水库工程建设档案管理工作，笔者从以下几方面作粗浅探讨。 1 加强水库各建设项目档案工作的各项管理 1、将项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任制，把项目文件的收集、管理纳入工程建设计划；纳入各承包机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施。 2、建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织保证体系；建立健全项目档案管理的各项制度、标准和规范。 3、将项目档案管理纳入合同管理，在项目招投标和签订合同时，设立专门条款。例如在勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件期限、质量要求、费用等条款，施工合同的内容包括技术资料等条款；将档案管理纳入合同管理，在合同协议中有关档案的专门条款，取得档案工作的主动权。 4、坚持档案工作与工程建设同步进行。要求项目文件的收集、整理、归档和项目档案的验收，要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。例如：施工各个阶段中，档案的形成、收集、整理要同时跟上；工程项目竣工时，竣工档案资料的收集、整编、审定工作与工程竣工验收准备工作同步进行。 5、完善规章制度和竣工档案的整编标准。结合工程建设特点，制定各项目规章制度和管理办法；其次参照水利工程建设项目档案管理规定，编制出项目竣工档案的整编标准。 6、建章立制，狠抓落实。制度建设是做好档案管理工作的前提和基础。档案管理组对档案的收集、整理、保管、统计和利用制度进行了整理和规范，实行动态管理，做到了人员有职责、收集有范围、鉴定有标准、查档有目录、借阅有手续、案卷有统计、工作有考核。经常性地检查档案管理制度执行情况，发现档案管理方面存在的不足和漏洞，及时进行指导和解决，形成了档案人员各尽其责、档案管理工作规范有序的工作格局。 2 尽量挖掘有价值的原始资料 胡家山水库配套工程档案复杂得多，其整个工程技术资料来源于各个阶段的工程施工；由于各建设项目特点各异，这些是水库及配套工程可行性研究和设计规划的重要依据。确保有价值的原始档案资料的齐全完整，在整个工程建设的每个环节发挥着很大的作用。例如：在编拟灌区配套工程规划中，利用了大量库存科技档案资料，查阅了多次规划和水文资料数据，特别是水库主体工程建设项目占配套工程最近一次设计方案，为工程规划提供了重要依据，节省了大量的人力、财力和野外勘测调查作业时间，为整个工程打下了良好的基础；另外水库大坝是在建类型，借助了该水库历年来每个阶段的准备工作，从项目建议、立项、可研设计到实施方案的确定时，就借助了大量的图纸和相关工程地质、水文资料，为工程建设提供有利的依据。 3 水库建设及配套工程档案资料的收集 该工程档案是水利工程科技档案，其配套工程档案是水利科技档案的一部分，是专业技术人员劳动智慧的结晶，它产生于整个建设的全过程，包括项目的提出、可行性研究报告、决策设计、招投标、施工、质量监理到竣工验收、运行使用等过程形成的应归档的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种现实运行使用等过程中形成应归档的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种现实记录，它的来源涉及到勘查设计单位、建设施工单位、工程监理单位、材料设备供应单位等许多部分，做好该工程档案工作，主要从加强领导、完善制度，强化责任制入手，领导负总责，分管领导亲自抓，确定档案人员细化责任，明确分工，并加强与相关单位的联系与合作，做到了水库建设与配套渠道工程的档案收集工作与工程项目建设同步进行，其中包括以下几个方面： （1）建设施工技术资料。必须在项目实施的每个环节进行文件资料的收集、整理，包括工程地质基础材料、规划设计书、招投标书、施工合同、工程预算、工程验收竣工报告、交接书等，还有施工质量保证资料和质量管理资料，这些资料在施工过程中形成由施工单位负责，在档案接收时，要和工程技术人员一起检查资料有无失实现象。如：钢材水泥质量证明，各构件、配件合格证书等。水库主体工程最重要的是地下、水下等隐蔽处的项目验收记录以及各种测试记录，它反映人眼看不到的工程内容，是日后工程维护、改造、扩建的重要依据，是正常运转的保证，必须有工程技术人员核准，确保翔实可靠的归档。 （2）竣工图。凡按图施工没有变动的，可用施工图作为竣工图。凡是在施工中有一般性设计变化，可在原施工图上修改补充的，可由施工单位在施工图上注明修改部分和修改依据及施工说明后作为竣工图。凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其它重大改变，原施工图不能代替和利用的必须重新绘制竣工图。 （3）声像档案。反映水库建设及配套工程项目的图片、照片、录音、录像等声像材料应按其种类分别整理立卷，并对每一个画面有比较详细的语言文字说明，有关单位特别是施工单位从施工初期就要指定专人负责收集，认真做好记录并随时整理注释，保证每个画面清晰，文字简洁明了。 4 水库建设及灌区配套工程档案的管理 胡家山水库建设及配套工程管理工作和经济发展有着紧密的关系，工程档案的管理质量是衡量整个项目工程勘测、设计施工、监理验收等工作质量的主要内容。因此，在整个工程项目中确定有关技术人员，把本职工作中形成的各种材料按照技术文件的形成规律和内在联系进行系统整理，同时，认真查看材料的完整性、系统性、准确性，如发现问题，及时补救，整理后分类立卷，做到字迹清楚、画面整洁、装订整齐、保证案卷质量，根据各档案资料的特点及使用价值，按照档案法规定，确定好保管期限，以便在日后工作中进一步开发利用。可继续最大限度节省和优化再建投资，提高档案资料在新项目的科技含量。为水库的中心工作服务，取得更大的社会效益、经济效益和生态效益。 5 结语 综上所述，对水利工程建设档案管理必须加强，工程项目档案资料管理也是工程项目正常运行最基本的保障，完善的工程档案资料能让相关的管理人员在工程的运行中，能熟练掌握工程的状况