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文书工作与档案管理1、什么是文书？文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。2、什么是公务文书法定机关与组织为了一定目的在社会活动中未处理公务而形成并使用的具有特定格式，并需要经过一定的程序处理的应用性的文字材料，简称公文。3、公文的本质特征。政党和国家机器具体领导与管理政务机关组织处理工作的一种工具。4、文书的分类 公务文书 通用公文，专用公文，技术公文文书 私人文书P4（随意性）5、公文的特点一、工具性 （1）管理国家机关政务和事务的工具 （2）是各类国家机关在工作活动中联系事项、商治事务、传达意图交流情况传播经验的工具 （3）是机关内部推进工作的工具二、权威性 （1）有法定的作者制定和发行的法定：具有一定的职权、职能作者：行为主体机构组织而不是人。三、统一性四、现实性6、公文的作用 (1)领导指导作用 （2）行为规范作用 （3）公务联系和执照作用 （4）凭据记载作用 （5）传递信息与宣传教育7、文书工作： 机关形成处理和管理公文的各个环节及其中相关衔接的各道程序与手续是完成和处理公文的作用第二节 档案与档案管理一、什么是档案 （1）定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中的作为历史记录保存起来以备查考的作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料 （2）作用：凭证依据 （3）属性：原始记录性二、是么是档案管理 （1）定义：档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。 （2）基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。第三节 档案与文书一、文书与档案的联系与区别P10（1）联系：两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同 两者在内容与格式上完全一致 两者互为因果（2）区别：两者的性质与形式不同 两者的目的与作用不同 两者存在和发挥效用的时间不同（二）文书工作与档案管理区别与联系P14 （一）联系两者的工作对象相同 两者的某些工作环境相同 两者互为因果 两者工作人员的基本素质要求相同 （二）区别两者的工作任务不同 两者的服务对象不同 两者的工作目的不同 两者工作的具体内容不同思考题：1、文书、公文、文书工作的含义 2、公文的本质特征 3、文书的类别如何划分 4、如何理解公文 5、文书作品与文书的不同？第二章 公文的种类第一节 公文种类的划分一、公文种类划分的意义P21(一)适应坐直管辖范围和功能，保证机关工作有序运转(二)适应机关不同的行文关系，保证文件及时、迅速、处理(三)适应行文的具体要求，保证文书正确处理和有效(四)适应不同文书种类要求请示，报告用于隶属关系机构，否则用函“请示”上级碧血得给予回复“报告”可以不回复二、公文种类划分P22（一）从文书的公用和适用范围（1）政党文书类（2）规章文书类（3）机关日常事务类（4）司法文书类（5）经济文书类（6）科技文书类（7）外事文书类（8）礼仪公文类（9）书信文书类（二）从文书的来源分（1）收文 (2)发文 （3）内部公文（三）从行文关系上分（1）上行文 （2）下行文 （3）平行文（四）从文书的制法机关和作用来分（1）法规文书 （2）党内文书 （3）行政文书 （4）群体文书 (5)以个人名义制法的文书 （五）从机密缓急程度分：绝密、机密、秘密 特急、急件 电报分为：特急、加急、平体（六）从文书的性质和作用（1）规范性公文 （2）指挥性公文 （3）决断性公文 （4）报请性公文 （5）知照性公文 （6）契约型公文 （7）记录性公文 （8）礼仪性公文 （9）计划性公文三、什么是公文种类名称 各机关日常使用的公文，按照公文的性质和用途可分为若干种为每种公文所规定的固定名称，及公文种类的名称（一）文中作用 概括地标明公文的性质制发目的和要求，便于收文机关进行文书整理。（二）文种的确定和使用原则确定文种（1）根据发文机关的职权 （2）考虑发文机关与收文机关之间的工作关系 （3）看发文的具体目的与要求使用原则必须按照统一的规定，不可以随便定名，随意乱用第二节 通用公文一、法定公文 由国家党政机关正式规定，发布并使用的公文种类（一）命令（令）范围：适用于依照有关法律公布行政法规和规章.P26特点：载体性，强制性，权威性，严肃性种类：发布令，行政令，嘉奖令P27（二）决定范围：适用于对重要事项或重要行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或这撤销下级机关不适当的决定事项特点：决策性，指挥性，时效性种类：法定性决定，指挥性决定，事项性决定，变更性决定（三）报告范围：是用于向国内外宣布重要事项或法定事项 我国的国际管理机构党的机关 行政机关 权力机关 中国共产党中央委员会 国务院 全国人大 组织部,宣传部, (教育部,卫生部,公安税务总局,工商管理) 常务委员会群众团体,其他公会 职能部门省级党委 市级 法院县区级 独立的司法机关 独立于国家政权之外 检察院 乡级 企事业中国独有村党支部特点：公开性，广泛性，庄重性，限定性。种类：周知类公告，事项性公告。（四）通知范围：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。特点：专门性，普通性，灵活性。种类：执行性通告，告知性通告。 公告于通告的区别发布机关级别不同 发布事项的方式不同 发布事项的范围不同 所公布事项的特点不同（五）通知范围：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不同隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。特点：应用广泛，发文数量多，执行性预告执行兼而有之。种类：批转类通知，转发类通知，印发规章类通知，贯彻执行类通知，事项类通知（六）通报范围：适用于表彰先进性，批评错误，传达重要精神或者情况。特点：典型性，教育性，真实性。种类：（表彰，批评，情况）通告情况通报第九十号XX市公安局办公室偏 2007年11月7日 我局犯盗窃斗争取得重大胜利 同志与通报的异同同：两个文种都有传达的意思，均属告知性公文。异：通知侧重按要求，明确界限，通报侧重于说明介绍，陈达情况。（七）议案范围：适用各级人民政府按照法律程序和同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。特点：法律的依据性，事项的重大型，批准的生效性，行政范畴的独特性种类：立法案，条约案，预算决案，重大事项按，机构变动案，人事任免案，人民政府议案与人民代表议案的比较联系：1、依照有关法律条文，人民政府和人民代表都有议案提出权 2、都关系到国计民生 3、其批准单位都是人民代表大会区别：1、作者属性不同。2、办理的方法不同。3、涉及的范畴不同。4、提出的时间不同（八）报告范围：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问特点：汇报性，陈述性，具体性种类：综合性报告，专题性报告，情况报告，呈转性报告，答复报告，例行报告送文送物报告。（九）请示范围：适用于向上级机关请求指示，批准。特点：请求性，权限明确性，内容单一性，种类：直请性，请转型。使用范围： 涉及方、针政策界限不清的问题 工作中遇有疑难问题 工作中遇到困难请求上级支持 工作中遇到新情况新问题而无章可循 工作中意见分歧，无法统一执行，需上级作出裁决。 超出本机关职权处理范围的事项 印本单位情况特殊难以执行上级的统一要求需要变通处理的事项 指定上级应当请示的事项请示与报告的区别行文目的不同，行文时间不同，内容要求不同，结尾用语不同（十）批复范围：及审批答复适用于答复下级机关的请示事项，特点：针对性，权威性种类：专指性批复，普发性批复（十一）意见范围：适用于对重要问题提出见解和处理办法特点：作者广泛，内容具体行文方向多样种类：指导性意见，建议性意见，商洽性意见（十二）函范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题，请求批准和答复审批事项特点：灵活简便，平行往来种类：告知函，商洽函，询问函，求情批准函，答复函（十三）会议纪要整理和概况 会议纪要尊重原貌范围：适用于记载、传达会议情况和议定事项特点：行文关系的多样性种类：指示性，通知性，讨论性（十四）决议范围：政党机关才适用于会议讨论通过的重要决策事项。特点：内容的限定性，形式过程的限定性种类：方针政策性，专门问题的公布性决定和决议的区别 （形式过程，内容作用有差别）（十五）指示党政机关用范围：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求特点：高度的原则性，鲜明的决策性种类：指挥类，方针政策类（十六）公报党政机关范围：用于公开发布重要决定或者重大事项。特点：受文对象广泛性，内容的重要性，强列的新闻性，制发机关的特定性。种类：新闻公报、会议公报。 公报与公告的区别使用机关不同；内容侧重点不同。（十七）条例党机关范围：用于党的中央组织制定规范党组织的工作，活动和党员行为的规章制度。特点：制发机关的稳定性;内容的稳定性；格式的固定性；执行的强制性。（十八）规定党机关范围：用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范特点：规范对象，范围的确定性；措施的具体性；执行的强制性 条例与规定的区别条列的系统性强，规定的具体性强；条例的政策性强；规定的针对性强。机关常用公文（一）公示范围：适用于各种需要向社会和广大人民群众公开的事项。种类：干部任免公示；各种评奖结果公示；其他福利待遇等情况公示；各种资质人员公示；规章制度共识；其他公示（二）计划范围：对即将开战的工作所作出系统化条理化的安排设想的书面表达形式特点：目的性，超前性，实践性，计划性种类：综合性，专项性。阶段性。（三）简报范围：带有新闻性质的，机关，团体，企事业单位用来指导工作，向上级机关反映情况和问题交流经验以及沟通信息的一种公务文书。特点：简练，快捷，实际种类：综合性，汇报性，总结性（四）述职报告范围：领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性的书面报告。特点：述职主题的唯一性；报告内容的规定性；形式时间的特定性；使用价值的鉴定性（五）总结范围：对已完成或正在进行的某项活动的效果作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳，分析而形成的文字材料。特点：指导性，真实性，专门性种类：经验总结，工作总结 工作总结和综合性报告的区别报告主要是具体表述工作情况，不搞经验的提炼，只做理论陈述；总结要求总结经验理出体会。找出问题，对工作情况只做概述。报告要求之处工作中存在的问题，并提出下一步的工作意见；总结在谈存在的问题时，重点在分析问题出现的原因，造成影响。（六）调查报告范围：以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论特点：针对性强，用事实说话，揭示事物的本质规律；具有时效性，种类：反映社会情况的；介绍新生事物的；总结典型经验的；揭露问题的，考擦历史事实的。企业常用公文（一）商品广告由商品经营者或服务提供者承担费用媒介和形式，介绍（信息）是构成商业的基本要求。特点：沟通性，感染性，灵活性种类：报纸，杂志，广播，电视，手机短信，邮寄，车船，现场广告(二)经济合同范围：P62特点：法律性，一致性，互利性，规范性，双向性种类：P62（三）产品说明书范围：P63特点：知识性；准确性；平易性（四）市场调查报告范围：P63专用公文，杂体类公文专用公文（一） 司法文书范围：P63特点：法律的约束性，内容的规范性，形式的程式性，文字解释的单一性种类：P66（二） 人事文书范围：P66特点：内容真实可信，材料有凭证标记；材料以涉及个人为主种类：P66_67（三） 会计文书范围：P67特点：依据性，凭证性，考核性种类：会计凭证，会计账簿，会计报表（四） 信访文书范围：P67特点：信访人员成动态性，文书处理的急迫性，文书主题的广泛性种类：求决类，申诉类，控告检举类，批评建议类，杂体类（一） 迎送类、礼仪公文范围：特点：种类 P68（二） 信函类文书：P6869建议与倡议书的区别 P69复习思考题1、 公文种类划分的意义?2、 公文可分为哪些种类？3、 了解一些专用文书的基本概念和内容？4、 文种作用？确定和实用文中的原则5、 法定公文中每种公文的适用范围，特点，种类。6、 国家行政机关公文处理办法中共机关公文处理条例中各规定了多少重多少种公文种类，它们的名称。7、 总结：商品广告，经济合同。8、 计划的特点；总结与报告的区别。调查报告的种类9、 请示与报告；公文与公告；公告于通报；决定与决议；通知与通报规定与条例有什么区别人民政府议案和人民代表议案的联系与区别第三章公文的体式与稿本一、 什么是公文的体式指的是文书的文体和格式，文书具有规范的文体格式，文书的制作必须按照这种规范的文体格式要求，不随便标新立异二、 文体的分类（一） 文体与公文文体的含义文体：为适应不同的实际需要，文章形成了各种不同的语文体式 P72公文文体：为适应行政工作，公共事务管理的需要而形成的语文体式现行机关公文的文体特征：公文文体是一种兼有议论文说明文记叙文三种表达方式和一般特点的应用文体三、 公文作为应用文体的具体表现1、 公文在讲清道理说明观点分析情况得出结论时要有适当的议论，但又与议论文不同，不需要做过多的专门议论。2、 公文要说明一定的事实但他又与一般的说明文不同，不需要对不必要的细节作过多的说明。3、 公文在反映工作情况，事件发生的经过某人某单位事迹时，需要叙述有关情况但它又与一般记叙文不同，它的重点不在具体记叙事实而是为了说明一定的问题，因而叙事必须简明朴实不做过多的描述。四、 公文的格式含义：就是公文的表现形式，即各种公文文体的表现形式和样式公文格式的范畴：公文介质纸介质 公文数据的表现形式文字，符号，图表，图形公文的组成要素从内容形式的所有要素公文格式的类型行政公文格式 专用公文格式 一般文章式公文格式公文格式的标准化含义：指国家行政机关的公文，采取法定性的规格式标准并严格贯彻执行公文格式标准化的作用P781、 体现了公文的权威性，有效性，有利于公的贯彻执行2、 方便了公文的处理，有利于提高工作效率3、 顺应了社会的发展，有利于实现办公自动化练习五、 公文的稿本及其作用1、 含义：指的是同一文中在撰写，审核，印制过程种根据公文处理的需要而形成的在形式，内容作用上有所不同的文稿和文体2、 文稿 草稿特点：尚未定型；非正式；无效力 种类：讨论稿，征 求意见稿，修改稿，送审稿 定稿是文种标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签发或最后通过的最后完成稿，它是缮印和发出的正式文件标准和依据3、 文体 根据已经签发的定稿所制发的正式公文文体 特点：根据定稿制作 发给主送机关 具有实际效力 定型本（试行本，暂行本）有时有证明的效力主要用于条例规章办公等规定性的文章 修订本4、副本 根据公文正本复制誊抄的其他本成为副本4、 存本指发文机关印制一份公文的正本留本机关的除草稿，定稿以外的制本复习思考题1、 公文的体式？公文的文体？公文的格式？2、 公文文体的特征？3、 书熟悉掌握国家标准的国家行政机关公文格式内容4、 公文的标题有哪几个要素构成，哪些要素可以省略。5、 公文的文稿和文中大致有哪几种第四章 公文的形成 p96思考题1、 公文写作的基本原理有哪些2、 简述公文实用性原理3、 什么是主题？其作用依据和要求是什么？4、 公文材料的使用特点和要求是什么？5、 如何筛选加工材料6、 公文结构的任务方法作用是什么7、 公文语言表达的要求8、 公文有哪些要素9、 公文形式的步骤是什么10、 论述美观是公文形式的必然要求第五章 关于文书工作文书工作：机关形式处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各道程序与手续，是完成和处理公文的工作二、理解1、文书工作的对象是公文及机关常用文2、文书工作的基本内容是撰制，处理，管理公文3、文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总数，而不是仅指某一个或某几个程序4、每道程序或手续都有各自的规范和技术要求三、文书工作的重要性1、文书工作是异性政策性，业务性很强的工作2、文书工作是党和国家宏观管理国家事务和政务的工作3、文书工作是机关内部微观管理提高工作效率的手段之一4、文书工作的系统性决定了文书工作的优劣直接影响着机关工作的好坏四、文书工作的特点政治性，机密性，时间性，规范性五 文工作的作用1、机关的喉舌作用2、及关间的纽带作用3、促进和提高机关效率的作用4、机关的门户作用六、文书工作的基本要求1、树立深入实际，实事求是，认真真负责的工作作风，精简公文反对官僚主义，形式主义和文牍主义。2、公文处理必须准确，周密，保证质量，避免差错，必须及时迅速。3、处理与管理公文，必须保障安全运转，保守党和国家的机密。4、公文管理必须由文书工作部门统一负责。七、文书工作者的素养1、政治思想素养1）较高的政治素养 坚定正确的政治方向 一定的思想理论水平2）较高的政策水平 对政策的领悟和理解力 为制定和执行政策服务3）较强的法制观念 要懂法守法2、职业道德素养1）热爱本职，忠于职守。 2）埋头苦干，严谨精细 3）遵守纪律，亚守秘密 （树立高度的保密意识；养成良好的保密习惯；坚决同时密泄密行为作斗争）3、业务工作素养1） 必备的专业基础知识（基础理论知识，实际操作知识，其他基本知识）2） 熟练业务的技能（文字综合处理的能力；书写能力；印制能力；速记能力；校对能力；运用现代化办公设备的能力）习题1、 什么是文书工作？应如何理解？2、 文书工作有什么重要性？3、 文书工作的特点，作用，基本要求是什么？4、 文书工作人员的政治素养包括哪些？5、 什么是职业道德，文书工作人员应具备哪些职业道德。6、 文书工作人员应具备哪些业务工作素养。第六章、公文的处理第一节，行文制度行文制度指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系，行行文方式和行文规则三个方面一、行文关系指发文机关与收文机关之间的文件往来关系，具体得说是根据机关的组织系统领导关系和职权范围所确定的机关之间的授受关系种类：隶属，非隶属二、行文方向和行文方式下行文逐级行文 多级行文 直达基层和群众 上行文逐级行文 多级行文 越级行文可越级行文的几种特殊情况1） 由于发生紧急特殊情况，逐级上报会延误时机造成损失的，如战争，严重的自然灾害，突发性的社会实件2） 经多次请示上级机关，长期没能得到解决的问题3） 直属上下级之间有争议而无法解决的问题4） 对直属上级机关揭发检举问题5） 上级机关干部交办的并指定越级上报的情况6） 询问与联系极个别的必要的具体问题平行文：指互相没有隶属关系，业务指导关系的同级机关，或不属同一系统的机关部门之间的一种行文三、行文规则P289第二节 公文的处理程序概念：公文处理工作的一个环节叫一道程序，各个环节之间前后衔接环环相扣，有一定的排列顺序，总起来构成公文运转处理整个流程。他指的是一个机关公文运转处理的系列二、特点： 1、确定性 2、连续性 3、规范性三、内容 1,、发文处理 2、收文处理第三节 发文处理环节一、 拟稿：机关文秘人员或其他人员根据工作需要或交拟要求撰制公文文稿 承担者：办公部门的文秘人员；业务部门的有关人员；组织专门班子；机关的其他工作人员；机关领导 基本要求：1、准确反映客观实际情况；2、正确体现发文目的和要求；3、符合党和国家的方针政策；4、符合公文写作的基本要求；5、正确合理使用文种；6、填写发文处理单（又称发文拟稿纸）二、核稿：初稿拟定之后在送交领导签发之前，对交稿的内容体式等进行全面的检查审定 承担者：1、办公部门的负责人（办公室主任，一般小型机关采用这种方式）2、机关工作经验丰富的文秘人员 任务：1、行文是否确有必要；2、是否符合党和国家的政策方针；3、提出的措施和意见是否切合实际；4、公文格式文种选择和标注是否规范；5、文字表达和标点符号是否准确恰当；6、行文程序和审批是否妥当三、拟定主题词：代表公文内容持证和归属类别的关键词和词组 特点：主题性 类别性 层次性 要求：1、选择最准精确的词或词组；2、要注意主题词之间的排列顺序；3、要依据国务院公文主题词表四、呈批：把经过审核的文稿，报送给机关主管领导或主要责任人做最后的审阅并检查2 注意事项；1）程序前必须考核 2）根据签发权限呈送 3）要及时呈送五签发：单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文处理单位签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。 2. 签发的权限：1)机关的重要公文，由机关的主要负责人签发； 2）一般事务性，由主持日常工作或分管该工作的领导人签发； 3）以部门名义制发的公文，由部门领导人签发； 4）经会议授权或经签发人授权的公文，又被授权人签发； 5) 联合行文，几个机关的主要负责人要会签； 6）例行的，临时的，事务性公文，酬情可不签发； 3 要求：1.对拟签公文作全面的审定； 2签发公文要规范 六1. 复核：公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核。审核内容为处理程序、附件材料、文件格式等方面。 2、任务：1）审拟、签发手续是否完备。 2)附件材料是否完备。 3）格式是否统一、规范。 七、1、注发：批注经领导人同意发出的公文如何印发。 2任务； 1）、发售范围； 2）、阅读范围； 3）、紧急程度； 4）秘密程度 5）发出方式； 6）印制格式八、编文号：给经领导签发的公文，安文号的组成规律编上号码，代号 原则：要反映出的制发机关；制发年度和在该机关本年度内发文的顺序 要求：三个组成部分的排列顺序不可颠倒 要反映机关发文的先后顺序 不能出现有文无号或有号无文的现象九、打字排版 打字室将手写文稿变成印刷文稿的过程 排版是在印刷文稿时按格式版面等要求将文稿设计的美观规范。 要求 1、字体字号适当 2、美观匀称整洁 3、用纸合乎规范 4、排版符合规定十、校对：对制作的文稿校样与经领导签发的定稿进行校对校正，以保证打印出文稿与原告相符准确无误 原则：忠于原告是校对的基本原则 承担者：1）专职校对员 2）兼职校对员 3）其他人员 校对方法：1）折校法 2）唱校法 3）看校法 4）校对符号：P107 要求：1）认真细致 2）注意校对技巧 3）正确使用较对符号 4）用另色笔较对十一、缮印：根据发文定稿制成公文正本的过程 要求：忠于经过审核签发的文稿 版面设计要美观大方 注意保密十二、用印：在缮印好的文稿的形成日期处加盖发文机关的印章 要求：1、按规定用印 2、要端正清晰 3、以签发为依据十三、登记：文稿用印之后，封发之前，对文稿进行记录并检查 形式：一般采用簿册或登记方法 要求：加强对发出公文的处理 项目要齐全，不要有遗漏十四、封发：将印刷好的公文装入封套内发出。1、 点份：2、 写封套 注意事项顺序 （1）收文机关尽量写全称。（2）一般写收文机关办公部门收。3、 填写回收单据： 内回执 外回执 发文通知单4、 装封套5、 加封：粘、缝、轧（用装订机扎上）、捆扎、印、铅封十五、传递：将封好的公文按一定形式送达收文机关。 形式：1、机要交通传递。 2、邮局传递 3、指派专人传递 4、公交转运站传递 收文处理程序十六、签收：收件人收到送达本机关、本部门的公文、函件、电报等，经过认真清点之后，在送件人得投递单上或发文单位的回签单据上签名或者说是所旅行的一种手续。 目的：1、确保公文运转的安全可靠。 2、明确交接双方的责任 范围：1、机要交通送来的机密件。 2、邮局送来的挂号件电报。 3、专人送来的公文。 4、从转运站取回来的有回执的公文 任务：1、清点 2、检查 3、签字 要求：1、要认真不许马虎 2、要耐心不怕麻烦 十七、拆封：文书人员将收到的公文的封套内的文件及物品取出 原则：1、收件人是机关部门的由文秘人员拆封 2、某人“亲启”“亲收”字样的送交相关人拆封 3、有保密要求的送交机密室拆封 任务：1、清点和核对 2、检查和处理 （1）送错的公文要及时送回。（2）不符合行为关系的除急件外一般应退回并告知发文单位今后改正。（3）缺页少份无机关印章等错漏情况，应向发文机关调查，采取相应措施予以补救 要求：1、保持公文及物品的完好无损。 2、要取净封套内的所有物品 3、封套一般不保留，如需保留与公文装订在一起十八、登记：这里指收文登记将外机关后或外单位寄送来的公文拆封后用文字记录其存在来源去向、时间、编号、内容和处理情况 作用：1、管理和保护 2、查找和检查 3、统计和催办 4、责任和凭证 范围：1、上级机关的来文，政策性的指导性的 2、下级机关的来文请求、汇报、建议、批评性的 3、隶属机关的商洽性的或答复性的 4、所有机密公文必须登记 形式：联单卡片，簿册式 内容：收文号，发文日期，来文机关，来文字号，来文标题，备注，份数，签收人，签发日期 要求：1、认真负责 2、字迹要清晰工整十九、翻印：将收到的文件为了阅读传达贯彻的需要按照原文的样子重新排版印刷或复印。 原则： 1、必要性原则 2、审批的原则 审批和要求：1、要有必要的注明 2、要想原发文机关备案 3、要进行严格管理 4、要防止发生错误二十、分发：文秘人员要按照一定的分文原则，区别不同情况，把经过登记的收文分发给领导阅批或转往有关部门办理 原则：1、批准分发原则 2、既定分发原则 3、”三主”优先原则 要求：1、履行分发文登记手续 2、及时分发公文 3、注意保密 4、严格按分发范围分发二十一：传阅：收文机关收到单份或份数较少的公文时，为了使多位领导或有关部门阅知，而组织他们先后传递阅读公文方法：1、轮辐式传阅法 2、接力式传阅法 3、专人传递法 要求：1、填写传阅公文登记单 2、履行签字手续 3、合理调度传阅顺序和时间 4、到阅文室阅文二十二、拟办：对需要办理和答复的收文提出初步意见以供领导批办。时参考最能发挥秘书参谋作用的环节） 作用：1、有利于发挥文书部门的参谋和助手作用 2、有利于提高办文的速度和质量 范围：1、上级机关主送本机关需要落实的公文。 2、下级机关和机关内各部门主送本机关的请求性和建议性公文 3、不隶属机关主送本机关的商洽性公文 4、其他需要贯彻和兼办的公文 承担者：1、文书部门负责人 2、业务部门负责人 3、承办人或兼职人员 要求：1、熟悉本机关的情况 2、拟办意见要科学合理具体可行 3、拟办意见要简明扼要 4、拟办意见要按规定填写二十三、批办、机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后对文件如何办理，办理原则过程应注意的问题做出最后决定，并在收文处理单上加以指示或批示的环节 作用：1、使收文处理开始进入实际性和实时性阶段 2、有利于加强对收文处理工作的领导 承担者：1、相关主管领导或主要领导 2、文书部门负责人 批复意见的内容：1、处理的原则和方法 2、承办的部门和权限 3、签署 要求：1、如有拟办意见，对其是否采纳或部分采纳要有明确态度 2、及时准确，符合实际 3、按规定将批办意见写在“收文处理单上”二十四、承办：1、遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和要求由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序2、任务：（1）落实来文的内容精神 （2）起草回复公文 （3）转发或批转公文 （4）整理各种文字材料 （5）处理需特殊办理的事项，如上传，检举等。3、承担者：（1）文秘人员 （2）业务部门业务人员 （3）专门的处理班子4、要求：（1）遵守承办原则 （有批示的按批示意见处理；无批示的按来文内容，要求并参照；以惯例管理。） （2）做好会签工作 （3）分清轻重缓急 （4）填写处理结果二十五、催办 ：按公文办理的实际要求，文秘部门对承办工作进行检查与催办，防止公文处理的延误与积压 作用：1、防止公文积压与延误 2、上级机关主送本机关并需要承办的公文 3、无隶属机关主送本机关商洽性，请批性公文或其他应回复公文 种类：内催力，外催力 方式：1、电话催办 2、信函催办 3、崔办卡催办 4、登门催办 5、开会催办 要求：1、要有专人负责 2、要形成制度 3、要加强对催办工作的领导 4、要填写收文催办记录单二十六、办复：收文机关对来文机关要求回复的公文（包括来电，询问等）给予答复 范围：1、对上级来文回复 2、对下级来文回复 3、对无隶属关系的机关回复 形式：1、文复 2、函复 3、电复 4、面复 要求：1、认真办复凡需办复的公文，力争件件有着落事事有回看 2、特殊情况特殊处理 3、注明办复情况二十七、注办：对公文的承办情况和处理结果由经办人在收文处理单上所做的简要注明 作用：1、便于考察责任 2、便于公文的整理 内容：1、对附文的注办 2、对传阅文件 3、对传达文件的注办 要求：1、要重视注办工作 2、要通过注办发现问题复习思考题1、 什么是行文制度？其内容？2、 什么是行文关系？3、 上行文下行文各有哪些行文方式？上行文在哪些情况下可越级行文？4、 了解熟悉国家行政机关公文处理办法第四章“行文规则”5、 公文处理程序？其特点。6、 拟搞的要求？核稿的任务7、 主题词的特点和要求8、 签发的权限？注发的原则？9、 校对？校对的方法？如何使用校对符号？10、 用印的要求？封发的任务？传递的形式。11、 签收的范围12、 收文登记的作用和内容？13、 分发的原则？传阅的方法？14、 拟办？批办？承办？催办？15、 拟办的要求？批办的要求？承办的任务？16、 催办的种类，方式，要求？第七章一、什么是公文整理归档 文书整理归档是指将处理完毕的具有一定查考利用价值的应作为档案保存的文件材料，按照他们在行式过程中的联系以件为单位分类整理并进行装盒，归档的过程二、如何理解公文整理归档的定义整理归档的文书必须是办理完毕的整理归档的文书必须必须具有一定的查考利用价值整理归档的公文材料的介质是纸质整理归档的公文是以件为单位，分类整理整理归档的公文保管方式是案盒三、文书整理归档的意义保持文件之间的有机联系，便于档案的查找利用和维护文书档案的完整和安全，便于文书档案的保管，文书集中归档，为档案工作奠定基础四、文书整理归档工作的改革 以件取代卷 优点1、以客观标准取代主观标准 2、更加符合文书整理的基本原则 3、文书整理更简便易行和具有确定性 4、有利于整理手段的现代化 以案盒取代案卷 优点1、方便文书档案的借阅和查找 2、方便档案的复制和保密 3、简化了装订手续 4、使文书工作与档案工作统一起来文书整理归档的范围和原则要求 P310 附录四六、 文书整理归档范围应该整理归档的材料 上级机关来文 针对本机关的指示指导性文件 本机关必须贯彻执行的文件 与本机关业务有关需要答复参照办理的文件本机关文件（P162） 下级机关来文 向本机关报送的有关方针政策性的请示性的或反映重要活动的及反映较长时间内全面情况的文件同级或非隶属机关的来文 与本机关业务有关的，有参考价值的文件。 其他文件材料无需整理归档的材料 (1_6)P163文书整理归档的基本原则和质量要求 1、文书整理归档的基本原则 遵循文件形成的客观规律；保持文件之间的有机联系；区分文书的不同价值；便于保管和查找利用文书整理归档的质量要求 1、整理归档的文件应齐全完整 2、整理归档的文书要符合档案保护的要求 3、整理归档的文书材料的保管期限应界定准确 4、整理归档的文书要符合档案保护的要求。 第三节文书整理归档的方法和步骤一、 编制分类方案类目1、 分类方案类目指的是在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。2、 方式：按保管期限分类，安组织机构分类，按问题分类，按年度分类，3、 初步整理 及时收集已经处理完毕的文书材料装订，定期检查4、 系统整理， 确定案盒内文书检查调整 文件是否齐全，剔除重复的， P169案盒内文件的排列 P169170案盒内文件的编号 P170填写案盒事项 P171-172归档 P174归档制度 归档范围-即文书整理的范围 归档时间-第二年的上半年 归档要求-收集齐全完整，经过整理，案盒符合要求 编制移交目录思考题1、 简述文书整理归档的定义2、 以件代卷的有点3、 议案和取代案卷的意义4、 文书整理归档的基本原则5、 文书整理归档的质量要求6、 分类方案的类目7、 如何确定案盒内文书8、 如何填写案盒内归档文件目录表第八章一、档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治军事经济科学，技术，文化宗教等活动直接形式的对国家和社会有保存价值的各种文字，图像等不同形式的历史记录。 这一定意义包含以下几种含义1、档案来源的广泛性 2、档案转化的条件性， （1）处理完毕才有可能转化为档案。 （2）对日后实际工作和可续活动有一定查考利用价值的，才有可能转化为档案。 （3）按照一定的规律集中保存过来，才能最后成为档案。3、档案和裁体形式的多样性。二、档案的本质属性 原始记录性 三、档案的特点1、真实性（相对的） 2、可靠性 3、历史性 4、唯一性 四、档案的作用 凭证参考作用五、档案管理工作的内容 收集工作，管理工作，鉴定工作，检索工作，提供利用，统计登记六、档案管理工作的性质管理性 表现（1） 是负责管理档案的一项专门业务， （2）在一定的机关单位是机关工作的组成部分，（3）是专门管理档案的科学性工作。服务性 公益性 政治性七、 档案工作的基本原则档案工作实行统一领导分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。这一原则的基本原理 组织原则：统一领导，分级管理 基本要求：维护档案的管理与安全 根本目的：便于社会各方面的利用八、 档案室性质：机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和提高工作效率的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。基本任务：（1）对各部门形成的各种文件材料的收集整理立卷归档工作进行监督和指导。 （2）集中统一管理机关各种门类和裁体的档案，积极提供利用为机关各项工作服务 （3）在统一领导分级管理的前提下，各专业对自身档案工作进行监督指导 （4）按规定向档案馆移交应进馆的档案 （5）办理领导交办的其他有关档案业务工作。档案馆*基本业务 #接受与收集档案 #科学的管理档案 #开展档案的利用工作 #编辑出版档案史料 #参与编修史志的工作*我国档案馆的种类 #综合性档案馆 #专门和部门性档案馆 #档案事业管理机构各级档案事业管理局 复习思考题1、 什么是档案？这一定义包含了哪些含义？2、 档案的本质属性？ 档案的特点和作用？3、 档案管理工作的内容。4、 档案工作性质和基本原则？5、 我国有哪些档案工作的组织？第九章档案的收集与鉴定一、 档案收集工作收集工作的内容和要求收集工作的内容 1、档案的接受 2、档案的收集收集工作的要求 1、加强档案馆（室）外的调查和指导工作 2、积极推行入馆（室）档案的标准化 3、保证归档和入馆档案的齐全和完整 4、维护全宗和全宗群的相对完整性。收集工作的特点1、 预见性与计划性 2、针对性与及时性 3、系统性与完整性建立与健全归档制度的必要性。2、 归档是各机关的文书部门与文书工作人员将工作和生产活动中形成并办理完毕的文书，整理排序，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。归档制度：各机关单位的文书处理部门做好归档工作及时科学地移交档案的重要依据，也是机关档案部门取得档案，监督、指导、检查本机关、单位文书归档工作的必要手段。归档制度内容：1、归档范围 2、归档时间 3、归档档案质量要求归档手续： 1、建立移交目录 2、清点、核对 3、履行签字手续档案是在归档工作中的作用 1、档案室对形成文件的监督作用 2、档案室在对归档工作中的指导作用 3、完善了归档档