A04办公和生活用品管理标准.doc

办公和生活用品管理标准编号：SXKXR-GW-03-04-20141.目的规范公司办公和生活用品管理，合理控制办公费用。2.适用范围 本标准适用于公司范围内的办公和生活用品管理。3.职责3.1办公室是公司办公和生活用品的主管部门，负责办公和生活用品配置标准的确定、采购计划的审核申报、领用审批、费用控制、日常管理和监督考核。3.2各部门负责本单位的办公和生活用品的需求计划申报、合理使用、保管和维护。4.流程图4.1办公和生活用品日常管理工作流程图（见附件1）5.要求5.1办公和生活用品的种类5.1.1办公用品分为两类，即日常办公使用的低值易耗品和一次性配发的办公用品。5.1.1.1日常办公使用的低值易耗品包括钢笔、中性笔（芯）、铅笔、稿纸、笔记本、文件夹、文件夹组合、档案盒、档案袋、计算器、电池、打孔器、订书机、拆订书器、订书针、曲别针、大头针、橡皮擦、印台、印泥、印油、印章、票夹、鱼尾夹、直尺、三角板、胶带、笔筒、白板、白板笔、白板擦、记号笔、毛笔、粉笔、固体胶、美工刀、剪刀、裁纸刀、刀片、墨水、胶水、涂改液、标签、便签、口缺纸、账册、电话本、复写纸、手电、普通白纸、打印纸以及在文印室内的纸张消耗等。5.1.1.2一次性配发的办公用品包括班台、班椅、办公桌、办公椅、书柜、铁皮柜、沙发、茶几、电话、电脑、传真机、打印机、复印机等。5.1.2生活用品分为低值易耗品和一次性配发的生活用品两类。5.1.2.1低值易耗类生活用品包括洗衣粉、洗手液、水桶、脸盆、毛巾、拖把、笤帚、扫把、纸篓、厕所刷、洁厕灵、保洁球、香皂、纸杯、垃圾袋、卫生纸、手套等。5.1.2.2一次性配发的生活用品包括空调、电视机、饮水机、洗衣机、热水器、木床、高低床、被褥、被罩、床单、枕巾、枕头、枕套、毛毯等。5.2办公和生活用品的采购计划审核申报、领用审批5.2.1日常使用的低值易耗类办公和生活用品，由生活库房和办公室制定最低库存定额， 每月末根据上月各单位的消耗情况和实际库存，及时申报库补计划，确保各单位低值消耗品的正常领用。5.2.2各单位如需配备其它种类的办公和生活用品，于每月10日-13日填写物资采购申请表进行申报计划,按公司的物资采购计划管理标准中规定的审批程序进行有效批准后递交到办公室。5.2.3办公室依据实际工作需要核定申报的采购计划是否属于办公和生活用品范畴、是否应当配备，将审核后物资采购申请表提交办公室负责人批准后录入ERP系统传至生活库房，由库管员根据库存情况合并下达物资采购计划。各单位所申报物资采购申请表的物资总金额超出1000元时须提交行政副总批准。5.2.4各部门领用办公和生活用品时，应填写物资领料申请单，经办公室主管进行审核及台账登记后，到库房办理领用手续。5.3日常管理5.3.1对于给各部门一次性配发的办公和生活用品资产以及给员工配发的个人生活用品，办公室确定配置标准，建立各部门办公和生活用品领用台账和员工个人生活用品领用台账。5.3.2公司办公和生活区、生产区的资产，要求各使用部门、宿舍和个人要认真维护和保管，各责任部门、宿舍和个人要加强日常管理，由办公室进行检查和考核。办公室每季度对全公司一次性配发的办公和生活用品的完好情况进行一次全面检查，并不定期进行抽查，将检查结果予以公布和考核。5.3.3公司内所有办公和生活用品资产造成损坏的，除电脑、打印机及电脑耗材等IT类的办公用品由办公室负责联系修理或更换。5.3.3.1属于公共区域内的资产：因使用不当而人为损坏或丢失的，责任明确的费用由责任人承担，办公室开据办公和生活用品损坏（丢失）处罚通知单，由人力资源部在责任人的工资中考核兑现；责任不明确的或因质量原因而损坏的，所发生费用由公司承担。5.3.3.2各单位内部使用的资产：因使用不当造成资产损坏的，由办公室负责联系修理并做费用报告，所发生的费用记入使用单位成本中心的维修费项目；资产造成丢失的，属于固定资产的，按照公司固定资产管理标准进行处理，属于非固定资产的，办公室开据办公和生活用品损坏（丢失）处罚通知单，由人力资源部在责任单位工资中考核兑现，由办公室重新申报所丢失的办公和生活用品物资采购申请表进行配备。5.3.3.3宿舍内部使用的资产：因使用不当而人为损坏或丢失的，责任明确的费用由责任人承担，责任不明确的费用由宿舍人员集体分摊，办公室开据办公和生活用品损坏（丢失）处罚通知单，由人力资源部在责任人的工资中考核兑现；因质量原因损坏的，所发生费用由公司承担。5.3.4各部门和个人未经办公室允许，不得私自增添、转移办公和生活用品资产。需增添新资产时，按5.2.2和5.2.3中规定的程序进行计划申报；资产需转移或报废时，属于固定资产的，由使用部门根据公司固定资产管理标准办理相关手续；属于非固定资产的，需转移时,必须通知办公室，由办公室和相关部门或个人共同办理资产交接手续；需报废时，也必须通知办公室，由办公室根据资产使用年限和维修情况向办公室负责人和行政副总申请办理设施报废手续。5.4费用控制5.4.1各部门日常使用的低值易耗类办公和生活用品，由各部门内部自行管理，合理控制低值易耗类办公和生活用品费用，办公室对其相关费用控制和考核。5.4.2对日常使用的低值易耗类办公和生活用品，实行费用定额的控制方法。定额标准为：公司高管：50 元/月人；各部室：8元/月人；各车间：4元/月人。每月末由办公室根据库房提供的办公和生活用品实际出库情况，将各单位的低值易耗类办公和生活用品费以及在公司文印室的文印费进行汇总考核，将考核结果报人力资源部进行兑现。5.5员工个人生活用品的回收员工离职时，属公司配发的个人生活用品（被褥、被罩、床单、枕巾、枕头、枕套、床垫、暖壶、脸盆），经人力资源部确认履职期限超过三年的，办公室审查后可无偿带走；如未超过三年的，由办公室向人力资源部递交离职人员生活用品扣款明细，人力资源部在其工资中全额扣除后带走。 6.相关文件6.1固定资产管理标准6.2物资采购计划管理标准7.相关记录 7.1物资采购申请表7.2各单位办公和生活用品领用台账7.3员工个人生活用品领用台账7.4办公和生活用品丢失处罚通知单7.5物资领料申请单7.6离职人员生活用品扣款明细附件1办公和生活用品日常管理工作流程权责单位业务流程相关记录办公室办公室后勤管理人员办公室办公室后勤维修人员使用部门或个人人力资源部日常管理公司每季度资产清查办公室不定期抽查接到各部门维修通知维修/更换维修登记/赔偿处罚兑现办公和生活用品资产发放确定配置标准 办公和生活用品配置标准各布恩办公和生活用品领用台账生活区资产维修单办公和生活用品丢失处罚通知单各部门办公和生活用品领用台账编号： SXKXR-BD-03-023-2014使用单位: 序号名称规格型号单位标准数实际数量备注123456789101112131415经办人签字： 使用部门负责人签字：办公和生活用品损坏（丢失）处罚通知单 编号：SXKXR-BD-03-024-2014人力资源部： 经查处，以下部门(个人)因使用不当,造成公司资产损坏（丢失），请在相关单位（个人）工资中予以兑现。 单位（元）单 位姓 名资产名称事 由罚 金备 注经办人： 主管审核： 办公室负责人: 主管副总: 物资领料申请单 编号：SXKXR-BD-03-025-2014类别： 年 月 日领料单位：成本中心物资编码物资名称规格型号单位领用数量实发数量备注合 计审批人： 领用员： 保管员： 员工个人生活用品领用台账 编号：SXKXR-BD-03-026-2014员工编号 姓 名部门被、褥床单、被罩枕头、枕套床垫脸盆、暖壶拖布笤帚簸箕领用数量领用数量领用数量领用数量领用数量领用数量离职人员生活用品扣款明细 编号：SXKXR-BD-03-027-2