行政运营制度及流程.doc

行政管理工作制度与流程人事工作流程1、 根据编制，各部门经理依据实际工作需要，填写“人员增补申请单”2、 行政人事部应调查所申请人员是否为编制内所需要，其薪金职位是否在控 制中，其需要动机是否恰当并呈总经理批准3、 通过适当渠道招募人员（建立公司人才资料库）一般面试由行政人事部与 部门经理共同执行，薪金待遇由行政人事部洽谈，由总经理最终决定。4、 新进人员报道时，应携带个人资料（身份证、学历证书、专业证书、登记 照片2张，并如实填写员工档案表，签定保密合同、担保书5、 行政人事部应引导新进人员办理如下事宜：* 领取工卡、考勤卡* 借阅员工手册，并在限期内归还并签字* 安排办公位置及用具，有必要的填写* 引导其向主管报到，并介绍公司人员及职责。6、 行政人事部应在员工档案表上注明其报到日期、职位，试用薪金。并 存档7、 试用期满由部门主管填写试用期满通知书，由行政人事部该员工如转 为正式员工，应签定劳动合同书8、 行政人事部应将人员及薪金变动及时以书面形式通知财务部，并在每月3 号前整理上月员工出勤情况，编制统计表各两份，一份送财务核计薪金 ，一份公布，限三日内更正申请。 行政事务管理一、 档案管理1、 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、经营情况/ 人事档案/ 会议记录、决定、决议、委任书、通知、通告 / 协议、合同/ 客户资料/ 其他资料2、 档案管理由专人负责，明确责任，保证原始资料及单据完全齐整，密级档案必须保证安全3、 档案的借阅与索取： 凡属密级档案，必须由总经理批准方可提取，副总经理以下提取一般档案由公司行政主管批准。 借阅档案必须爱护，保持整洁、严禁涂改、注意安全和保密、严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。4、 档案的销毁任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料如需销毁时，凡属密级档案必须经总理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁，并由档案管理人员记录及填写销毁清单。二、 印鉴管理1、 公司印鉴由公司行政主管或总经理负责保管。2、 公司印鉴的使用一律有总经理签字许可后方可盖章，如违反此项规定造成后果由直接负责人负责，每次均进行登记、存档。3、 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明以及对外开除的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档4、 公司一般不允许开具空白介绍信、证明、如因工作需要或其他特殊原因需要开具时，必须由主管副总经理签字方可开出，持空白介绍信外出工作，回来时必须向公司汇报用途，为使用者必须交回。三、 办公用品的管理1、 行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算，各部门每月25日将所需物品报到，根据资金运用状况，由主管总监批准后购回，由使用人领取。四、 邮发管理 1、公司行政部负责为各部门邮发信件、邮件所有公发邮件由前台文员登记，负责寄发。 2、前台文员每天须查看公司邮箱有无信件并分发到各部门。五、 书籍、报刊管理1、 公司行政部负责公司书籍、报刊的购买及保管，购买书籍及订阅报刊，需由主管副总经理批准后执行。购回新书必须先入库盖章后方可借出2、 公司人员填写借书登记表可借阅公司书籍，借期一个月。到期不还者，从工资中扣除该书双倍价格以赔偿。续借者需携带书籍给经办人过目。经办人不按本条办理，失书扣款由经办人承担。3、 报刊均上报夹，每天的新报纸放于总经理办公台面。报刊保留一周，并进行剪报。余下者定期卖给废品收购者六、 前台工作管理指导1、 前台文员负责公司各员工的考勤记录。2、 员工外出工作，应要求其登记外出工作表3、 接待来访电话及客人，要礼貌大方、热情周到，来访电话要先报公司名称，问清找谁、并通知被找人询问是否接听，然后转接并填写来访来电登记表。4、 对来访客人，要先请其填写来访来电登记表，问清找谁、事先有无预约及来访事由，并通知被找人询问是否接见。5、 客人来访后，应主动递送茶水，客人离开后，应及时收拾茶杯、烟缸及搞好会议室的卫生。6、 每天早上应主动为总经理、总监级别整理台面、收拾茶杯及烟缸、保持办公室的环境卫生。7、 如有面试人员报到，需填写个人资料，填写完后需交由部门主管跟进。8、 前台文员在一般情况下应推迟10分钟下班，并检查所有电源是否关闭。如其他部门正在开会或有客人在场，非经同意不得离开。 。4、 每月办公用品计划及预算，各部门每月25日前将所需物品报到，根据资金运用状况，由行政主管批准后购回，由使用人领取，前台文员负责登记及管理派发。5、 报刊均上报夹，每天的新报纸放于总经理办公台面，报刊保留一周，并进行剪报及管理工作，余下者定期交给大厦回收站。6、 各部门邮发信件，邮件所有公发邮件由前台文员登记，负责寄发。7、 前台文员负责粘贴通知，通告，公告并及时通知与会人员每月最后一个周五下午召开员工大会； 每周六下午为部门经理会议时间； 各部门每周必须进行一次例会，具体由部门经理安排。8、负责办公室文书处理，日常行政事务跟进。9、制定并执行公司日常办公规章制度，进行公司内部传达，协调各部门有关人员工作。8、 保存各类资料，文件，档案。9、 负责公司对外联系和公关业务。10、 负责协助整理，归档，输入客户原始合同，服务卡，售后服务卡，保险的保管工作。七、 会议管理公司行政部负责筹备公司各种会议，并负责公告并及时通知与会人员。八、 钥匙管理规定1、 总公司钥匙由行政部（办公室）统筹管理、复制。2、 总公司大门钥匙分配四把，各部门大门钥匙分配二把。3、 如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。4、 钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。 离职时应将钥匙缴交行政部（办公室）负责人； 钥匙遗失时，应立即向管理单位报备； 非经管理单位同意不得复印制； 不能任意借予外人使用。5、 办公场所的桌、抽屉等钥匙应由行政部（办公室）、部门的由部门负责人统一保管一套，并依类保管，以备急需。 九、 车 辆 管 理 规 定1、 为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本办法。2、 本办法所指车辆指公司的客、货车辆。3、 本公司的车辆由行政部管理，并指派专人负责保养。4、 车辆应由专任司机驾驶，需由他人驾驶时，应善尽驾驶人责任。专任司机应每周实施定期检查及保养，以维持机件寿命，确保行车安全。5、 车辆的有关证件及保险资料统由行政保管，并负责一切违规费的缴纳及维修。6、 单位需要使用车辆时，应事先填妥“派车单”，经厂部主管核准后调派。7、 “派车单”应详填用途及装载品名、数量，也可以用“货品清单”代替。门卫人员应就“派车单”写的所载品名、数量、规格与实际相核对，若有不符，应即报请行政部处理。8、 无“派车单”擅自出车，或不接受守卫人员查点载货者，应予惩处。9、 车辆每日行驶应登记“行车登记表”，司机、使用人员及主管应如实填写，严格执行。每星期由司机将“行车登记表”上交行政部查核。10、 各单位派车交货、洽谈时，应依下列规定办理：车辆为运送公司商品及公务物品专用车辆；车辆不得运载任何与公务无关的职员或物品；车辆行前应特别注意安全检查；车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担；车辆抵达厂商时，除妥善停置车辆外，应将“出货清单”交厂商点收，并将签认的单据妥为保管，于返厂时交有关单位处理。取货时应详细清点数量、查看规格后方得签收。11、 司机根据“派车单”的资料于每日填报“行车登记表”呈主管审核，并核对实际里程。12、 “行车登记表”（附表）上所载里程数应与车辆里程表相符，不符的数应由司机负责缴纳差数里程的汽油费。13、 每日行车完毕，司机应将车辆钥匙交回主管，由公司妥善保管，翌日行车方可领取钥匙。14、 节假日或上班时间外车辆的使用应呈请行政部经理核准后始准调派。15、 经呈准的非公用派车，应负担使用里程的油资，由申请人于派车翌日连同行车证、车钥匙一并缴交行政部，否则停止其以后的使用权。16、 车辆驶回后应停放在公司指定场所，并将车门锁妥。十、 司 机 管 理 规 定1、 公司司机必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车，同时还应遵守本公司其他相关的规章制度。2、 司机应爱惜公司的车，平时要注意车的保养，经常检查车的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开的车进行检修，确保其正常行驶。3、 司机应每天抽适当时间擦洗自己所开的车，以保持车的清洁（包括车内、车外和引擎的清洁）。4、 出车前，要例行检查车的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，以现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。5、 司机发现所驾的车有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告管理人员，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。未经批准，不许私自将车送厂维修。6、 出车在外或出车归来停放车，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车时，要锁好保险锁，防止车被盗。7、 司机对自己所开车辆各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。8、 晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准洒后驾车。9、 司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不认危险驾车（包括高速、爬头、紧跟、争道、赛车等）。10、 司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成后果由当事人负责。11、 车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应吸礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。12、 司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴。13、 接送员工上下班的司机，要准时出车，不得误点。14、 上班时间内司机未被派出车的，应随时在位置等候出车；不准随便乱窜其他办公室。有要事确需离开本人位置时，要告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即到管理人员处报到。15、 司机对管理人员听工作安排，应无条件服从，不准借帮拖延或拒不出车。对工作安排有意见的，事后可向行政部经理反映。16、 司机出车有招待任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。17、 不论什么时间，司机身上必须带传呼机或手机。对公司领导或管理人员的传呼，应尽快复机。情况特殊确实不能复机的，事后一定要说明原因。18、 下班后，应将车停放适当地点保管，不准私自用车。19、 司机未经领导批准，不得将自己