中国电信广州分公司服务前置管理办法.doc

中国电信广州分公司服务前置管理办法（试行）中国电信广州分公司客户服务部2010年10月目录第一章 总则3第二章 职责分工4第三章 服务前置的内容6第四章 服务前置的评估流程9第五章 附则11附件1：服务评估范围12附件2：服务前置评估要求13附件3：服务预案（模板）15附件4：服务评估流程16第一章 总则第一条 为有效提升客户感知，实现事后服务向服务前置转变，根据集团公司及省公司相关规定，结合分公司实际，特制定本管理办法。第二条 服务前置是指对可能影响客户感知的各项市场运营活动、网络运营活动，在实施前从客户服务的角度，对相关工作进行规范，开展服务评估，优化实施方案，从源头减少和解决影响客户感知的问题。第三条 概念与术语“产品”是指依靠中国电信内部既有资源（如：网络、平台、渠道、营销、服务体系）及外部相关合作资源，以一个整体提供给中国电信客户的综合信息服务（功能）。“销售品”是指对单个或多个产品进行包装，通过叠加标准资费、服务等设计后，以一个整体提供给客户的销售标的。包含基础销售品和套餐类销售品。第四条 服务前置工作是保障产品/销售品顺利上市、并得以推广发展的重要措施。对于未开展服务前置工作或未根据服务前置工作要求执行而上市的市场运营活动或网络运营活动，将加大相关投诉事后追溯的考核问责力度，以切实推进服务前置工作的有效开展，提升客户服务质量。第五条 本管理办法适用于中国电信股份有限公司广州分公司（以下简称分公司）。第二章 职责分工第六条 负责牵头组织落实可能影响客户感知的市场运营活动、网络运营活动以及IT支撑活动的部门（中心）是服务前置的发起部门。服务前置发起部门主要职责如下：（一） 在相关活动执行之前，根据本办法的要求提交服务前置相关文档材料。（二） 按照本办法第二十一条的规定，牵头制定客户感知测试方案、准备测试环境及测试工具等，并组织实施。（三） 按照本办法第二十一条的规定，牵头制定一线服务人员感知的测试方案、准备测试环境及测试工具等，并配合客户服务管理部门组织相关测试工作。（四） 根据服务评估意见调整优化相关方案和流程。（五） 组织落实客户协议与宣传推广的一致性检查工作。（六） 在活动执行的过程中，向客户服务管理部门反馈活动的进展情况，对发现问题制定解决方案并协助客户服务管理部门做好相关客户解释工作。（七） 在活动执行后，对发生的问题，应当启动业务应急方案并协助客户服务管理部门实施服务应急预案。第七条 客户服务部主要职责如下：（一） 组织落实省公司交办的服务前置相关工作。（二） 对发起部门提交的服务前置文档材料进行文档评估。（三） 参与客户感知测试，并对影响客户感知的相关项目进行评估。（四） 组织落实一线服务人员感知测试，并对影响客户感知的相关项目进行评估。（五） 组织相关部门制定服务预案，并开展相应的服务工作部署，包括但不限于知识库加载、客服人员培训、服务公告、服务应急预案等。（六） 协助发起部门做好相关活动的客户协议与宣传推广等的一致性检查。（七） 对客户服务的异常情况进行监督和跟踪，并反馈发起部门。第八条 各服务渠道管理部门（10000号广州区域中心、政企客户中心、公众客户部、综合调度中心）主要职责如下：（一） 协助做好客户感知测试及一线服务人员感知测试。（二） 制定本部门管理的服务渠道客服人员服务培训计划，并组织实施。第九条 客户服务中心主要职责如下：（一） 协助客户服务部制定并执行相关的服务预案。（二） 协助客户服务部对客户服务的异常情况进行监督和跟踪。第十条 企业管理部负责配合发起部门对相关活动进行合规性评估。第三章 服务前置的内容第十一条 服务前置工作按照分级管理原则，实行省市两级管理。由省公司层面发起的活动（如省公司层面维护的网络系统升级、省公司层面维护的IT系统升级、全省性产品/销售品上市、业务政策或流程调整等），由省公司按照相关管理办法实施服务前置。由省公司层面发起的活动但涉及分公司个性化调整部分以及分公司层面发起的活动，由分公司按本管理办法实施服务前置。第十二条 对于影响客户感知的相关活动，在方案制定阶段，客户服务管理部门应主动参与，从客户感知角度提出建议；在方案实施前，客户服务管理部门应开展服务评估工作，根据活动预计的影响程度和范围与发起部门联合组织客户感知测试；在方案实施过程中，客户服务部门应将服务中出现的异常情况反馈至发起部门，发起部门应当向客户服务管理部门反馈进展情况，并根据存在问题尽快启动相应的业务应急解决方案。第十三条 服务评估的对象分为以下两类：（一） 网络运营类：包括但不限于网络平台及IT支撑系统的割接、扩容、升级、调整等。（二） 市场运营类：包括但不限于产品/销售品的上市及调整，业务规则和客户协议的调整，各类促销及广告宣传脚本等。服务评估具体范围见附件1。第十四条 服务评估包括文档评估、一线服务人员感知测试评估和客户感知测试评估。第十五条 文档评估由客户服务管理部门针对发起部门提交的服务前置文档材料，对涉及客户感知方面的相关内容进行评估。文档评估主要从以下三个方面进行： （一） 文档内容完整性及清晰性：项目内容及附件材料完整全面，无缺失项；语言描述清晰通畅，文字通俗易懂。 （二） 文档内容准确性：文字、图形、操作说明的内容与实际相符；内容真实准确，业务描述与宣传资料的内容保持一致。（三） 文档内容的合法性及合理性：内容符合相关法律法规及政策要求；对于市场运营类活动，要求体现交易的公平性和对老客户的政策延续性，明确报备报批、可查可退等情况。第十六条 一线服务人员感知测试主要针对涉及营业或客服系统操作界面调整，以及上门服务操作界面调整的相关活动开展，评估可以选择面谈、问卷调查、网上调查等测试方式,测试人员包括但不限于10000客服代表、营业员、VIP客服经理和直销人员、装维人员等。一线服务人员感知测试主要针对三个方面的内容进行：（一） 业务应用逻辑清晰：前台服务人员或客户经理易于理解，咨询、受理、投诉无障碍；（二） 系统功能就绪：系统配置准确，业务受理简易便于前台操作，操作界面可规避人为录入差错，如必选功能设为默认，互斥功能设为不可选项；（三） 系统受理和处理流程顺畅：在营业厅及电子渠道等受理的响应速度及办理时间等性能符合要求；查询、变更、取消等环节流程合理畅通；业务开通、拆除处理流程合理畅通。第十七条 客户感知测试主要针对产品/销售品新上市或涉及客户接触界面的重大调整升级，由测试人员从客户感知出发进行流程穿越，测试人员包括但不限于普通客户、友好客户、第三方调查人员等。客户感知测试的评估主要针对以下四个方面的内容进行：（一） 易用：产品功能容易操作、关键功能可用、好用，端到端开通顺畅; （二） 易办：营业前台受理符合临柜5分钟要求，相关渠道可正常受理，查询、退订渠道便利，符合客户要求；业务开通易处理，能符合客户时限要求；（三） 易懂：发票、账单易懂，业务资费说明与宣传资料一致，账单及详单查询便利；（四） 易维：投诉处理流程顺畅；售后保障服务，包括报修报障、维修处理等渠道畅通、方便快捷。相关服务前置评估要求见附件2。第十八条 根据业务活动涉及的影响面以及对客户影响程度，需要执行服务前置的相关活动可分为A、B、C三个等级：（一） A级活动网络运营类：因网络或平台调整可能影响一个及以上基础产品（如固话、宽带、移动等）全部用户正常使用，或因核心支撑系统（如VC、OCS、CRM、计费系统、电子渠道系统、业务资源管理等）、客服系统调整可能影响对外业务使用或渠道服务不能正常开展的相关活动，为A级活动。 市场运营类：开展新产品/销售品的上市活动，为A级活动。（二） B级活动网络运营类：因网络平台调整可能影响某个基础产品部分功能正常使用，或因非核心支撑系统停止或调整（突发故障除外）而影响对外业务使用或渠道服务的相关活动，为B级活动。市场运营类：开展现有产品/销售品的调整、促销及广告宣传等相关活动，为B级活动。（三） C级活动网络运营类：对客户的业务使用无感知的网络平台调整或日常版本升级发布等相关活动，为C级活动。市场运营类：不影响客户感知的业务规则、政策调整等相关活动，为C级活动。第四章 服务前置的评估流程第十九条 发起部门在活动实施前，应对可能存在的业务使用影响和客户服务影响进行充分的风险评估，提前做好各项工作安排，经所在部门领导审核后，向客户服务管理部门提交服务前置文档材料。服务前置文档材料包括产品/销售品说明书、活动实施方案、业务及服务风险初步评估、业务应急预案、业务解释口径、活动通讯录及相关测试情况等。第二十条 发起部门提交服务前置文档材料的时限要求：（一） 对A级活动的服务评估，发起部门应在提交实施审批前6个工作日提交服务前置文档材料至客户服务管理部门。（二） 对B级活动的服务评估，发起部门应在提交实施审批前4个工作日内提交服务前置文档材料至客户服务管理部门。（三） 对C级活动的服务评估，发起部门应在提交实施审批前2个工作日向客户服务管理部门提交服务前置文档材料报备。（四） 相关活动的实施计划如有调整，发起部门提交活动调整情况说明，并经所在部门领导审核同意后，在提交实施审批前3个工作日提交客户服务管理部门。（五） 对于需停止经营某种业务的活动，发起部门应提前30个工作日提交相关材料至客户服务管理部门。第二十一条 客户服务管理部门应当对服务前置文档材料进行审核，资料不齐全的，经部门领导审核后退回发起部门补充相关材料。第二十二条 A级活动除进行文档评估外，原则上要求进行一线服务人员感知测试或客户感知测试的评估。营业系统或客服系统的调整影响前台人员使用的，原则上要求进行一线服务人员感知测试的评估；新产品/销售品上市的相关活动原则上要求进行客户感知测试的评估。B级活动由客户服务管理部门进行文档评估。C级活动由发起部门自行开展服务评估，并向客户服务管理部门提交服务前置文档材料报备。第二十三条 客户服务管理部门在收到发起部门相关材料后，A级活动的评估在4个工作日内完成，B级活动的评估在2个工作日内完成。服务评估结果应作为活动实施的审批材料，由发起部门一并提交实施决策审批。第二十四条 发起部门应根据客户服务管理部门提交的服务评估报告，判断是否需对相关活动方案进行优化调整，并在收到服务评估报告后的1个工作日内反馈客户服务管理部门。第二十五条 客户服务管理部门应当在相关活动实施前，根据活动等级制定相应的服务预案；同时组织业务主管部门和渠道主管部门等相关单位完成服务部署工作。服务预案模板见附件3。第二十六条 发起部门下发A级活动通知文件时，应选择客户服务部会签。第二十七条 在相关活动实施中发现的可能影响客户感知的问题，发起部门应当及时向客户服务管理部门反馈并制定解决方案。客户服务管理部门应对相关问题进行评估，更新服务预案并组织落实。服务前置评估流程见附件4。第五章 附则第二十八条 本办法由客户服务部负责解释和修订。第二十九条 本办法自发文之日起开始执行。原相关规定、规范如有与本办法不一致的，以本办法为准。附件1：服务评估范围服务评估范围说明网络运营类网络系统及相关平台重要网元及相关系统和平台如MSC、HLR、PDSN、AAA、ISMP、ISAG等的割接、升级、调整等业务支撑系统及相关平台支撑系统（如VC、OCS、CRM、计费系统、电子渠道系统、业务资源管理等）、客服系统等系统的割接、升级、调整等市场运营类产品集团、省、市三级规划产品（含增值类产品）的上下线等。如：爱音乐、天翼空间、天翼阅读、天翼视讯，189邮箱、手机报销售品/套餐集团、省级套餐框架，市级套餐，如：e9套餐、3G手机套餐的上下线等营销促销活动集团、省、市三级组织的促销活动及宣传广告，如：存量保持存费送费活动、短信群发宣传脚本附件2：服务前置评估要求评估方式评估维度评估要求文档评估(适用A级及B级评估)内容完整及清晰性项目内容完整，无缺失项；语言描述通畅，文字通俗易懂内容准确性内容准确，文字、图片、操作说明内容与实际相符；内容真实，描述内容与宣传资料的内容保持一致内容合法性、合理性内容符合相关法律法规及相关政策要求；对于营销业务类活动，要求体现交易的公平性和对老客户的政策延续性，明确报备、可查可定退等情况一线感知测试(适用A级评估)业务应用逻辑清晰前台服务人员或客户经理易于理解，咨询、投诉、受理无障碍系统功能就绪系统功能完备、配置准确；前台操作简便，不易产生人为操作差错，如套餐的必选功能设为默认，不能开通或有冲突的功能设为不可选项系统受理和处理流程顺畅各受理渠道的响应速度及办理时间等性能符合要求；查询、变更、取消等环节流程合理畅通；业务开通、拆除处理流程合理畅通客户感知测试评估(适用A级评估)易用：功能可用性关键功能可用完整性：语句通顺、通俗易懂；下载歌曲完整等；准确性：文字、视频、图片无错误，链接正确无误等；及时性：信息更新及时；点播响应时间及时等；清晰性：视频内容无马赛克、重影、卡片等现象，声音清晰、无杂音等。关键功能好用业务办理方便：实体渠道和电子渠道均可办理，并充分考虑各渠道协同;使用流程简洁安全：客户的操作步骤简捷;使用过程自动、直接，软件安排默认快捷;涉及客户利益的步骤必须确认;符合一般人的操作习惯;需要帮助时有操作提示;避免频繁弹出宣传广告;文案表示：易于客户理解的语言进行显示; 服务开通畅通从受理到客户开通使用，端到端的开通贯穿测试，能够在既定的时限中开通;当出现接口自动处理失败情况时，有处理方法和处理的部门易办：服务便捷性营业受理时间面向大众客户的组合套餐如我的e家、天翼、商务领航Ta,Tb版IT侧受理时间符合临柜5分钟要求渠道受理有效性产品/销售品说明书中的受理渠道全部能够正常受理;受理渠道符合消费便利性渠道查询、退订有效性产品