2014履约资料规范化整理标准.doc

合同履约资料规范化整理标准一、立卷及存放1. 合同履约资料必须整理两套，一份存放分公司档案室存档，一份存放到工地现场，以备检查人员随时检查。资料整理应齐全有序，完整有效，与施工现场要匹配对应，按目录顺序整理。2. 分公司存档资料有统一档案盒存装，统一编号，每月资料随发生随时收集；工地存放的资料需档案盒材质、式样必须统一，不得有破损，正、侧面粘贴统一式样（见附表1、2）。3. 合同履约资料按两份原件整理，必须保证分公司存放为原件，工地存放可用复印件。竣工后经审查合格送分公司档案室存档。4. 为了使技术员了解工程中应该收集哪些履约资料，分公司对履约资料的检查是如何评分的，公司制定了一套完整的合同履约资料检查评分表，每个工程必须分专业在档案盒内存放一份备查。二、主要控制项的整理标准1. 认真按公司下发的资料表格核对，确保表格使用正确。其主要控制项有（见后附样表）：序号主要控制项分值1合同交底记录22甲方代表授权通知书63乙方代表授权通知书44图纸会审及设计变更45图纸及变更收到记录46各种洽商记录及工作联系单107延长工期报审表48各种经济技术签证109月份工程进度结算及核准申请表1010总包单位工程量确认单（有总包）411月份工程款申请拨付单812甲方拨款对帐表413甲供材料分批计划表（需有甲方签收）414甲供材料进场验收单415甲供设备进场验收单416申请停工报告217停工协议218竣工结算提交审核报告219工程竣工交付单420各种会议记录421资料表观整理及保管情况4合计1002. 合同履约资料所有签字均要求手签，不允许采用打印方式。3. 甲乙方代表授权书须在进场前一周内办理，办理时需注意工程管理涉及的内容应与合同相符。授权多人时须注明为全部签字有效还是任一人签字有效；若甲/乙方代表有变更，需及时发联系单，要求做出变更授权人的书面文件。4. 其中图纸会审、设计变更等若为复印件必须标明原件的存放位置。5. 图纸及变更收到记录填写应完整，其名称要与图纸名称相符，不能随便写个工程名称大家都明白就行，并标明每套页数及套数，收到时间及发放人签名.每次收到图纸都要做相应记录.6. 工程中发生需沟通解决的问题应以洽商记录或工作联系单的方式进行。7. 工期顺延记录，单独承揽的工程，不能按合同竣工日期竣工的，需及时办理工期顺延。施工过程中因变更或甲供材料进场不及时或质量问题等影响工期的也需办理工期顺延。8. 工程中发生的一般变更需及时办理经济签证，应随工程进度，随时发生随时收集，其内容应字句慎密，不能漏洞百出，以致于最后审计时不能作为证据或是据此可以看出其他不利于审计的问题。9. 月份工程款申请拨付表，应与每月提报的进度结算相符的。10. 每月收集当月施工进度结算及核准申请表，当月不报结算要文字说明。合同约定节点结算的也需作说明。11. 按月收集总包单位工程量确认单，签字要齐全，内容要完整。12. 甲方拨款对帐表，需有甲方签收回执。13. 甲供材料分批计划，每次提报的甲供材料计划需特别注意甲方签字及日期都完整,以便查对材料进场时间是否影响工期。14. 甲供材料进场验收单及甲供设备进场验收单施工过程中随工程进度进场向建设单位或监理单位审报单，也可将技术资料中的“材料、成品、半成品进场验收记录”复制一份但要标明原件存放位置。15. 竣工工程交付使用单，工程竣工必须向甲方办理交付使用单。16. 工程竣工结算提交审核报告，必须有甲方签收。17. 申请停工报告、停工协议18. 各种会议记录，项目部应随时收集相应的会议记录，应有参加会议人员签到或监理公司整理发放的会议纪要。三、合同履约资料过程检查及归档1. 过程检查：经营核算部计划每月检查6-8个在建工程的合同履约资料，每月12日前被抽查的资料需交到资料员处待查（公司存档的或项目部存档的不确定，随机），合同履约资料要随时补充完善。2. 资料复查：在建工程如本月合同履约资料检查出现较多问题，将在次月进行复查，复查时仍未整改的将严肃处理。3. 竣工资料审查：竣工工程合同履约资料整理完成后，先送分公司经营核算部检查，整改完经复查合格后送分公司档案室存档。4. 其他：项目部认为有必要收集保存的其他证据材料也可以收集留存。附表1附表2资料样表：建设工程施工合同履行资料工程名称： 资料名称： 编 制 人： 时 间： 合同履行资料目录表工程名称：序号资料内容页 数备注原件复印件其他1234567891011121314151617181920合同交底记录工程名称： 签订日期： 建设单位甲方代表合同开工日期总监理合同竣工日期项目经理工期天数质量等级工程地点建筑面积m2施工范围工程结构框架其它主要合同条款：交底人（签字）：交底时间：接收人（签字）：接收时间：合同签订后1个周内交底完毕.威海建设集团股份有限公司甲 方 代 表 授 权 通 知 工程名称： 建设单位： 致 ：因工程管理（内容）涉及面广（包括：土建、水电暖卫、通风空调安装、消防安装等），为便于及时解决工程建设过程中的各种问题，特对以下方面明确责任人（签字生效）：1. 技术签证： （土建）、 （水）、 （电）、 （钢结构）、等等 2. 经济签证： （土建）、 （水）、 （电）、 （钢结构）、等等 3. 文件签收： （土建）、 （水）、 （电）、 （钢结构）、等等 4. 材料设备： 5. 其它文件： 6. 其他约定：各种书面形式的往来文件应于收到之日起 日内予以签收，自签收之日起 日内予以确认回复或反馈建议。授权单位（签章）： 日期： 签收：施工单位： 日期： 开工后1个月内完成办理，需手写签名。后期被授权人员变更需要重新办理。威海建设集团股份有限公司乙 方 代 表 授 权 通 知 工程名称： 施工单位： 致 ：因工程管理（内容）涉及面广（包括：土建、水电暖卫、通风空调安装、消防安装等），为便于及时解决工程建设过程中的各种问题，特对以下方面明确责任人（签字生效）：1. 经济签证： 2. 文件签收： 3. 材料设备： 4. 其它： 5. 其他约定：各种书面形式的往来文件应于收到之日起 日内予以签收，自签收之日起 日内予以确认回复或反馈建议。授权单位（签章）： 日期： 签收： 建设单位代表： 日期： 监理单位代表： 日期： 开工后1个月内完成办理，需手写签名。后期被授权人员变更需要重新办理。威海建设集团股份有限公司图 纸 及 变 更 收 到 记 录工程名称： 建设单位： 图纸名称套数页数/套收到日期发放人备注经审查中心审查通过加盖公章的图纸收到记录与未经审查的图纸收到时间分开记录；记录表上的发放人要求手写签名而不是打印签名，收到日期要真实有效。施工图变更接收时间必须明确。图纸会审及设计变更图纸会审，及时收集，单体较多时需要做目录；设计变更要有甲方授权人员签字认可，也需做目录。威海建设集团股份有限公司工 作 联 系 单工程名称： 编号 致：（建设单位） （监理单位、设计单位、等等）施工单位代表： 日期： 签收意见：签收人： 日期： 审核意见：建设单位代表： 日期： 监理工程师： 日期： 及时跟甲方、监理办理并取回。签证较多,需要做目录。可采用下样表。序号文件名称套数页数/套收到日期签收人备注1经济签证（零星用工）312014.3.31已签2经济签证（材料价格）312014.4.30已签3经济签证（车库口变更）312014.4.30威海建设集团股份有限公司洽 商 记 录工程名称： 编号： 致：（建设单位） （监理单位、设计单位、等等）施工单位代表： 日期： 签收意见：签收人： 日期： 审核意见：建设单位代表： 日期： 监理工程师： 日期： 及时跟甲方、监理办理并取回。签证较多,需要做目录。样表同上。威海建设集团股份有限公司延 长 工 期 报 审 表 工程名称： 编号： 致： 楼工程，根据合同条款的规定，由于 的原因，要求延长竣工工期至 ，请予核实。 申报单位（签章）： 项目经理： 日期： 审核意见：建设单位代表： 日期： 监理工程师： 日期： 威海建设集团股份有限公司工 程 经 济.技 术 签 证 工程名称： 编号： 致： （建设单位、监理单位、等等） 施工单位代表： 日期： 签收：签收人： 日期： 审核意见：建设单位代表： 日期： 监理工程师： 日期： 威海建设集团股份有限公司工程 (年.季.月) 进度结算申请核准表工程名称： 编号： 致： 兹申报 年 月完成合同项目及设计变更、现场签证、工程造价总计 元。请予核实确认。土建分部：施工部位 完成产值 装饰装修分部：施工部位 完成产值 水电等安装分部：施工部位 完成产值 变更签证：施工部位 完成产值 附件：施工单位工程量完成统计结算表。 以上申报工程量结算请尽快按合同约定条款给予确认。 施工单位： 项目经理： 日期： 签收：签收人： 日期： 审核意见：建设单位代表： 日期： 监理工程师： 日期： 严格按合同约定方式提报。威海建设集团股份有限公司工 程 款 申 请 拨 付 单工程名称 编号 致： 根据 年 月核定完成工程量结算造价为 万元，根据合同约定应暂扣减如下款项： 1本月结算实际所含甲供材料 万元。 2应扣减预付款 万元。 3其它暂扣款项 万元。按工程合同约定付款比例 ，本月（年、季）甲方实际应拨付工程款 万元；截至上月累计欠拨工程款 万元，故本月应拨付工程款 万元，以上款项望贵方及时按合同约定支付，否则,造成的工期延误均由贵方负责。 施工单位： 项目经理： 日期： 签收：签收人： 日期： 审核意见：建设单位代表： 日期： 监理工程师： 日期： 格按合同约定方式提报，并应与结算提报一一对应。第 页 共 页威海建设集团股份有限公司甲 方 拨 款 对 帐 表工程名称： 编号： 致： 工程，截止 年 月我单位实际完成工程进度结算造价为 元，按合同有关条款约定，甲方应拨工程进度款（含甲供材料） 元，目前实际拨付工程款情况如下： 1实际付款（包括现金、支票、汇票） 元。 2甲方供应材料暂合计 元。 3合同约定暂扣款项： ： 4其它付款事项： 故截止 年 月 工程进度款甲方（暂）超或欠拨工程款 元。 施工单位： 项目经理： 日期： 签收：签收人： 日期： 审核意见：建设单位代表： 日期： 监理工程师： 日期： 本表按季、年填写。甲供材料进场验收单建设单位 工程名称 编号： 致 ：本工程 年 月 日由贵方负责供应的 材料，经核查：1. 材料出厂资料：2. 材料外观质量：3. 材料数量：4. 材料试化验：5. 其它：施工单位意见：项目经理： 日期： 签收建设单位代表 日 期 监理工程师 日 期 甲供设备进场验收单建设单位 工程名称 编号： 致 ：本工程 年 月 日由贵方负责供应的 设备，经核查：1.设备出厂资料：2.设备外观质量：3.设备数量：4.设备试运行情况：5.其它：施工单位意见：项目经理： 日期： 签收建设单位代表 日 期 监理工程师 日 期 威海建设集团股份有限公司申 请 停 工 报 告工程名称： 编号： 致： 工程，由于 原因，导致我方无法继续施工，故申请暂停施工。施工单位： 项目经理： 日期： 签收：签收人： 日期： 审核意见：建设单位代表 日 期 监理工程师 日 期 威海建设集团股份有限公司停 工 协 议工程名称： 编号： 致： 工程，经建设单位同意，已暂停施工（或停工）。现就劳动力、机械设备、材料及租赁器材等方面协议如下：劳动力、机械设备材料及租赁器材建设单位签收意见：建设单位代表： 日期： 监理单位签收意见：监理工程师： 日期： 施工单位：项目经理： 日期： 威海建设集团股份有限公司竣 工 结 算 提 交 审 核 报 告工程名称： 编号： 致： ：按合同和设计及施工规范要求，现已完成 工程的施工，并于 年 月 日通过竣工验收，并已交贵方使用。兹报上竣工结算，工程总造价为 元（其中水： 元，电： 元）。请按合同条款约定予以核实定案，否则视为认可。未包含设备部分。附件：1. 竣工结算书；2.有关结算资料施工单位： 威海建设集团股份有限公司 项目经理： 日期： 签收：签收人：日期：审核意见：建设单位代表 日 期 监理工程师 日 期 威海