AFF01-XRB11-06办公用品管理制度.doc

1. 总则1.1. 目的 为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。1.2. 适用范围本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。2. 办公用品的分类2.1. 分类：办公设备及用品分为耐用品和低值易耗品2.1.1. 贵重品：U盘、笔记本电脑、投影机、照相机、摄像机等2.1.2. 耐用品：包含各类文件筐，文件夹，计算器、名片册、订书机、尺子、剪刀、美工刀、湿手器等2.1.3. 低值易耗品：包含复印纸、笔、笔记本、各种票据、透明胶、胶棒等3. 办公用品的申请3.1. 对于日常办公用品、易耗品的申请，由行政部根据各部门提交的采购申请填写采购申请单，经公司总经理签字确认后，由总部行政部进行统一采购。3.2. 根据工作需要，需购置电脑、办公软件等具有专业要求的大额办公用品时，需向行政部提出采购申请，并经由财务部审核商务询价后，方可由行政部按照询价结果进行采购。3.3. 采购申请表中要写明所需物品、数量、质量、规格、型号、用途，如有特殊要求的需注明。4. 办公用品的购买4.1. 行政部统一购买办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出按照已审批的采购申请单就近采购，由行政部审核，并在费用报支凭证“验证部门”中签字。4.2. 根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量，遵循节约原则来采购。4.3. 行政部在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。4.4. 行政部必须按照采购申请单中所填报的数量进行采购，不得自行增多或者删减，以确保公司日常工作正常开展。4.5. 所采购物品如由供货商送货上门，需有物资申请人、行政部人员共同到场进行检验。4.6. 申购的物资要求由行政部进行报销，如需提供发票的，在付款时要求核对清楚公司名称。5. 办公用品的核发5.1. 部门主管按照采购申请单，在所需物品全部到库后统一领用。5.2. 办公用品和易耗品的领用需进行登记。5.3. 各部门应在每周一领取办公用品，其余时间一般不再发放。5.4. 各部门统一指定1人到行政部领取本部门办公用品。5.5. 对于笔类（非一次性使用），员工只能在入职时，领取1支（同一品种）；如再次领用，需要间隔3个月；通常只能领取笔芯。对于在正常使用的情况下，笔出现损坏，可以旧换新。5.6. 对于领用的物品数量超过批准数量，人事行政部将不再发放。5.7. 对于单品价值比较高的物品（U盘、计算器等），行政部将根据实际工作情况，掌握是否给与领取。5.8. 对于订书机、尺子、剪刀、美工刀、湿手器、计算器等非易耗物品，员工只能领取1个。5.9. 贵重办公设备的领用要填写贵重物品领用单，行政部根据具体情况决定是否借用。6. 办公用品的保管6.1. 行政部必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，要做好防虫、防潮等保护工作。6.2. 办公用品一年盘点两次。盘点工作由行政主管负责。盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。6.3. 印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准，随时记录领用数量并进行加减，计算余量。6.4. 耐用品及贵重办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。6.5. 贵重办公用品及设备由行政部前台岗位负责监督使用及借用管理，每月进行设备维护。6.6. 非工作原因严禁将办公用品带出公司。7. 办公用品的报废处理7.1. 对于提交的“物资报废申请”，行政部要认真审核，确认其不能再次利用后，经行政经理和财务经理签字方可作报废处理。7.2. 对于决定报废的办公用品，行政部要做好登记，在报废处理申请单上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。7.3. 不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。7.4. 行政部负责变卖报废的办公用品及设备，费用交财务部统一管理。8. 办公用品使用的监督8.1. 领用办公用品应本着节约的原则。财务部有权不定期核对各公司办公用品的使用情况进行检查，杜绝浪费办公用品的行为。8.2. 办公用品仅作为员工在公司办公使用，严禁带出公司。8.3. 对于耐用品的使用，员工在离职或工作跨地区异动时要退还公司。8.4. 新员工入职行政部要进行贵重物品及常用办公设备的使用及维护进行培训。8.5. 行政部要不定期核对办公用品领用台账与办公用品台账。9. 附则9.1. 本制度自发布之日起实行。 相关表单：序号表单保管部门1办公用品预算表行政部2办公用品采购领用一览表行政部