公文处理管理制度.doc

公文处理管理制度（试行）第一章 总则第一条 为加强公文管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，参照国家行政机关公文处理办法(国发200023号)，结合崇升煤业有限责任公司的具体情况，特制定本办法。 第二条 公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，请示、报告、指导、答复和商洽工作，加强各方面联系，以及处理日常业务的重要工具。公司各级领导和工作人员必须重视公文处理工作。 第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全，并严格执行有关保密规定。第二章 公文种类 第五条 公文种类公司适用的公文种类有以下几种：（一）请示向上级（指国家政府部门、上级单位，下同）请求指示、批复，用“请示”。（二）报告向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级单位的询问，用“报告”。（三）决议、决定公司讨论通过并经领导批准，要求贯彻执行的事项，用“决议”。对重要工作或人事变动做出安排，用“决定”。（四）批复答复下级单位请示事项，用“批复”。（五）通报传达重要精神或情况，表彰先进，批评错误，用“通报”。（六）通知发布规章制度、布置工作，转发上级批示或同级单位之间互相通知有关事项，任免、聘用干部，启用和废止公章，用“通知”。（七）函平行单位或不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，用“函”。（八）会议纪要记载、传达会议议定事项和主要精神，要求与会或有关单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。（九）传真传达紧急而无保密要求事项的一种形式。（十）意见指对重要问题提出见解和处理办法。第三章 公文格式第六条 公文一般由秘密等级、保管期限、紧急程度、发文单位标识、发文文号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送（报）单位、校对、打印份数、印发单位和印发日期等部分组成。一、 涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。用3号方正黑体字顶格标识在右上角第1行，两字之间空1字，秘密等级和保密期限之间用隔开。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在左上角第1行。二、 紧急公文应当根据紧急程度标识“特急”、“急件”。用3号方正黑体字顶格标识在右上角第1行，两字之间空1字；如需标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第1行，紧急程度顶格标识在右上角第2行。三、 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，只标明主办单位的发文文号。四、 发文文号，一般包括：单位代字、年份、序号。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。各部门的发文文号如下：部门 发文文号 *部 崇升煤业* 号 党支部 崇升煤业党 号 纪委 崇升煤业纪 号工会 崇升煤业工 号团委 崇升煤业团 号五、上级公司规范化简称如下：全称 简称山西华美奥能源集团有限公司 山西华美奥有限公司山西朔州平鲁区华美奥崇升煤业有限公司 山西崇升煤业有限公司六、上行文应有签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人居右空一字。签发人用3号方正仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号方正楷体字标识签发人姓名。七、公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章制度加书名号外，一般不使用标点符号。标题采用2号方正小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当。八、公文正文用三号方正仿宋体字标识，一般每面排22行，每行排28个字。九、公文如有附件，应在正文之后下一行左空2字用3号方正仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号，附件如有序号使用阿拉伯数字（如附件：1.*），附件名称后不加标点符号。十、公文除会议纪要外，一律加盖印章。联合发文(指两个及以上单位)，所有发文单位都应当加盖印章。印章加盖应上距正文24，端正居中下压成文时间。十一、成文日期以签发人签发的日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写成“”。成文时间右空四字。十二、公文应根据内容标注主题词。“主题词”用3号方正黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号方正小标宋体字；词目之间空1字。十三、公文用纸一律采用国际化标准A4型（210mm297mm），单面印刷，左侧装订。十四、公文格式各组成部分的规则，参照国家行政机关公文格式（GB/T 97041999）国家标准执行。第四章 行文规则第七条 行文应贯彻精简原则，凡能当面请示、报告、商洽的事项，或可用电话、现场办公、直接协商对话解决的问题，一般不要行文，但重大事项应有书面材料。各部门、各单位应根据自己的隶属关系和职权范围行文。第八条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。 第九条 除上级领导直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“报告”、“意见”等。 第十条 拟制公文，凡涉及其它部门职权范围内的事项，部门之间未对有关问题协商一致，一律不得各自向上或向下行文。主送和抄送单位应明确划分。主送单位指公文主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行左空一字用3号方正仿宋字体标识“抄送”，后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号。第十二条 平行单位可以联合发文，上级和下级单位不能联合发文，联合发文应明确主办单位。第十三条 向下级单位转发公文如无补充内容，不必抄报原发文机关，如有补充，必要时只抄报补充部分；转发多单位转发来的公文，如各转发单位没有补充内容，应只转发原始发文单位的公文。第十四条 会议通知采用电话、传真、或专题会议通知单。第十五条 重要会议讲话，使用“会议纪要”发文。第五章 电子公文第十六条 公司电子公文是指各部门在统一配置的电子公文网络系统上传送、处理的具有规范格式的公文的电子数据。第十七条 电子公文的写作规范同纸质公文。第六章 发文处理 第十八条 发文处理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第十九条 草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)、”，第三层为“1、”，第四层为“(1)、”。 （七）应当使用国家法定计量单位。 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第二十条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请领导协调或裁定。第二十一条 公文送负责人签发前，应当由综合办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。第二十二条 以本单位名义制发的上行文或对外发文，由主管领导会签后,主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。第二十三条 公文正式印制前，综合办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第七章 收文办理第二十四条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十五条 签收、登记 （一）署名公司和综合办公室的信件及公文由综合办公室签收、登记。 （二）领导和各部门收到的主送公司的正式公文及上级机关或领导的批示，要及时送综合办公室。（三）凡参加会议带回的公文，应及时送综合办公室。第二十六条 办理（一）公司收文由综合办公室统一完成文件的办理过程。（二）要求各部门承办的公文应及时办理，不得延误、推诿，部门领导应经常检查本部门公文承办情况，做到件件有结果。（三）重要公文和有一定时限的公文，综合办公室要催办，主办部门领导也要及时催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办，一般公文定期催办。（四）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。（五）电子公文办理比照执行。第八章 公文归档第二十七条公文办理完毕后，各部门应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时进行整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 第二十八条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（归档），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用，并确定保管期限