常用公文拟稿格式相关注意事项.doc

附件1常用公文拟稿格式相关注意事项一、主送及抄送主送部门（单位）为公文涉及内容的处理部门，抄送一般为公文的阅知部门，单一类的发文（涉及同一专业及县公司的）原则上至少需抄送到分管领导及拟稿部门（即本部门），各拟稿部门注意控制阅知范围，不需要全部阅知的问不需发至“局属各部门，全部局领导”。二、正文、附件标题。1.正文：正文内不需要标注标题，后期办公室排版会自动添加，在拟稿时需确定拟稿单上标题是否准确，有无语病，请示与报告不得用于同一公文中。2.word附件：第一行居左标注“附件”二字（后无冒号），黑体三号，不加粗，第二行居中标注标题名称，与正文标题一致，为二号方正小标宋，不加粗，空一行后起正文内容。3.excel附件：第一行居左标注“附件”二字（后无冒号），12号黑体不加粗，第二行位于表格居左标注标题名称，16号方正小标宋不加粗，第三行起编辑正文内容。三、正文、附件内容格式1.Word：（1）正文统一为三号“仿宋-GB2312”字体，首行空两个，含数字层级。段落间距为一般为29磅；（2）数字层级：规定的为四个层级，超过四层以上的未有严格要求，可根据实际需要添加。四个层级依次为：一、（一）1.（1）第一层级为三号黑体不加粗，其他均为仿宋三号字体（注意第三层次为1.，多数部门容易标注为1、）。数字序号请勿使用自动编排序号，请手动输入，否则后续无法正常排版。2.Excel：（1）表格内字体字号一般不做严格要求，但请统一字体，勿出现同一表内几种字体情况出现。原则上所有文字均为黑色，无填充色。（2）页码及页面格式：表格作为附件应与正文连续编排页码，页码可在“打印预览”-“页眉页脚”中设置，页码居中标注，同一个表格中含有多张工作表应全部连续编排页码（页码设置方法见下）。页面格式在“页边距”对话框设置，“上下左右”2cm,页眉页脚均为1.5cm。如图：3.PDF等其他格式：原则上能转为PDF格式的文件一般使用PDF格式作为附件（如图片、绘图等），便于编辑。应将同一类别作为同一附件，若无严格区别应全部扫描为一个PDF文本作为一个附件即可，在每个附件第一页的左上角标注“附件”二字（大小与三号字体类似）（后无冒号），统一在页面下方居中标注页码（大小与四号字体类似），页码格式为“ X ”，页码连续编排。扫描页面必须保持干净平整，不歪斜，居中放置，上下左右不能有大片黑色空间，扫描件为汇单等不足A4大小的纸张可将其复印后再编辑扫描。压缩包格式附件一般为完整的其他正式公文及其附件，一般不做编辑。四、附件说明及联系人1.附件说明：正文完结后，空一行后起标注“附件：1.”称为“附件说明”。附件说明标准格式为附件二字空两格，数字对齐标注，且附件的标题必须与下带附件的标题一致，有文号的需将文号标注，如图为标准格式：（注：不需与正文连续编排页码的为另附文件，如压缩文件，另附文件需在附件说明后标准“另附”二字，若EXCEL表格中页数大于100页，且A3、A4页面穿插分布等特殊情况EXCEL表也可作为另附文件，但仍需编排页码，页码从1开始编排，不与正文连续编排。）2.联系人：函与请示必须标注联系人，为落款后另起一行，空两个，标准格式为：（联系人：XXX 联系电话：XXX）。五、EXCEL页码设置方法1.打印预览-页面设置-页眉页脚中设置。如图 2.进入“页面设置”对话框，选择“页眉/页脚”选项，将“页眉”、“页脚”选项设定为无。如图：3.选择“自定义页脚”，将光标移到中间的对话框，选择符号，页码函数自动设置为“&页码”，手动添加 “”，前后各中间空一个，变为“ &页码 ”，页码函数即设定成功，点击确定。设定好的函数页脚处自动显示“ 1 ”如图： 4.返回“页面”对话框，在“起始页码”处设置好页码（从第几页起则设置为几），点击确定。再返回打印预览即可看到页码显示，如图：5.此方法只适用于一张表格含有多页的情况，对于一个表格内含有几张工作表的，每一张工作表均要重新设置。6.对于一张表只有一页的，可以直接在“自定义页脚”处，将光标移到中间框框，直接设置，不需再设函数，如图：六、关于印发、转发类通知及报告1.关于印发XX的通知关于转发XX的通知原则上印发、转发的方案等才是正文的主要内容，不在通知内标注附件说明（若方案带附件在方案内标注附件说明），方案一般与正文连续编排，即另起一页编排，格式与正文一致，页码与正文连续。（注意：（1）若方案过于复杂，或是方案内有多钟表格、插图，纵向横向页面穿插排布的，方案可另起一个WORD文档编排，直接插入附件一栏，但只标注标题，不在前面标注“附件”二字，且页码与正文连续编排。（2）若方案直接为南网公司、广西电网公司或自带封面的文件，则在“特组织编制了XXX方案后直接标注（另附）二字”，则方案可不与正文连续编排页码，从第一页起。）2.关于XX的报告，原则上若通知内明确标注“编制了XX报告”的，与印发类通知一致，报告不作为附件，直接另起一页编排，格式与正文一致。七、会议纪要1.会议纪要应标注出席、列席人员名单，若有局领导参加的会议，出席、请假均为局领导成员，列席为其他参会成员；若无局领导出席的，均为列席。2.出席、列席成员在正文结束后空一行后标注，空两格，“出席”、“列