办公用品管理办法下发.doc

服务的监视和测量管理程序KHPM-QP/GL-11 6月 14 日总经理签署下发公司办公用品管理办法的通知 关于下发公司办公用品管理办法 公司低值易耗品采购管理办法的通知各管理处、各部门： 根据公司的经营实际，为规范办公用品和低值易耗品的管理，减化管理环节，提高办事效率、节约办公成本，经公司总经理办公会议研究决定，现将公司办公用品管理办法、公司低值易耗品采购管理办法下发你们，望各单位接此通知后，认真传达到管理层人员并严格遵照执行。此办法执行后，凡因在办公用品和低值易耗品采购、管理、发放中出现的违规问题，公司将给予单位领导和责任人严肃查处。同时，在贯彻执行中有好的意见和建议，及时报公司行政部。 后附：1、公司办公用品管理办法； 2、公司低值易耗品采购管理办法。 湖南省锦鸿物业管理有限公司 二OO七年六月十四日报：集团公司行政管理部服务的监视和测量管理程序KHPM-QP/GL-11 6月 14 日总经理签署办公用品管理办法湖南省锦鸿物业管理有限公司办 公 用 品 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为规范办公用品管理，减化管理环节，提高办事效率、节约办公成本，依据公司有关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条 办公用品管理坚持 “招标竞争、定点采购、送货上门、集中管理、逐级报领”的原则。第三条 本办法适用于公司本部及下属管理处办公用品的管理工作。第二章 范 围第四条 本办法所称办公用品包括办公设备、用品、用具及低值易耗品。分直接采购和设计制作两种，包括七类。(一)办公设备类；(二)文印耗材类；(三)专用记录本(簿)类；(四)装订用品类；(五)名片、证卡类；(六)文件袋、文件夹、文件盒、信封、信纸类；(七)其他办公文具及用品等。第三章 职 责第五条 公司行政部是办公用品的归口管理、设计制作部门，每年初根据各单位的需求，制定公司办公用品的总计划；对管理处所经办的办公用品采购、仓储、管理和发放情况实施跟踪检查，对在采购、管理中发生的问题实施处罚和纠正。第六条 公司财务计划部协助行政部对办公用品采购实行招投标，对办公用品采购、保管和使用实施审计监察，对出现的问题按规定实施处罚和纠正。第七条 各管理处管理员是本管理处办公用品的专管员，负责办公用品的年、月计划的制定，办公用品的领用、保管、回收和发放。第八条 公司行政部是办公用品的归口采购、保管和发放部门。其职责为：(一)按照管理处及相关部门提供的采购计划，负责采购、保管和发放；(二)负责办公用品供应商的招投标和选点。第九条 各管理处是办公用品的申报、管理部门，负责制定本单位年度办公用品需求计划。第四章 管理程序与要求第一节 申 报第十条 全公司的办公用品均实行申报制，各管理处（部门）在每月的计划费用标准内申报：(一)文印耗材类、装订用品类、文件袋(盒)、信封(纸)类、名片、证卡类用品等办公用品，必须在每月10日前向行政部申报；(二) 办公设备、设施类，按管理权限及固定资产管理办法申报。 (三) 特殊性急用的办公用品，200元（含）以下的，由管理处按照应急采购办法执行，200元（不含）以上向行政部申报，按管理程序领用。第十一条 各管理处(部门)的办公用品计划由单位正职领导审核签字，报行政部审核，由行政部结合办公用品库存情况及时制定采购计划并实施采购。第二节 制 作第十二条 行政部负责办公用品制作方案的设计，报总经理办公会审批后，按设计方案制作。办公用品的制作应采用招标的方式，严禁擅自制作，改动制作方案。第三节 采 购第十三条 行政部负责办公用品的采购，专业性强的办公设备，如计算机、复印机等专业办公用品，由行政部会同有关专业技术部门进行审查把关。第十四条 采购点由行政部选定，一般情况下每年选点一次，签订采购协议。第十五条 公司仓储管理员要认真负责，严格清查货物的品种、规格、数量及质量，凡不符合采购要求的，使用单位有权拒绝或退货。第十六条 办公用品的采购及设计制作，必须按年和月由行政部制定采购计划或设计制作计划。(一)年采购计划及设计制作计划须于1月30日前报公司审批。(二)管理处、各部门月采购计划须于每月25日前报行政部审批。(三)月设计制作计划须于每月30日前报分管领导审批。(四)应急办公用品采购必须由申报单位报分管领导审批。第四节 保 管第十七条 公司仓储管理员对办公用品及时严把入库和出库关，分类登记实物明细帐，每月至少进行一次盘点，及时反馈库存和缺口情况，及时提出采购计划。第十八条 办公用品须分类上架，摆放整齐，注意防火、防盗、防鼠、防潮、防虫、防尘等。第十九条 公司仓储管理员、管理处专管员因岗位调整，须办理清交接手续。交接时，移交人的直接上级必须监交。具体参照人事管理办法有关规定执行。第二十条 各管理处实行办公室用品零库存，专管员领回办公用品后，要及时入库、建帐登记并发放到使用人，不得库存积压。第五节 领 发第二十一条 行政部对办公用品的领取实行计帐式管理；领取办公用品时应按照“交旧领新、不交不发”的原则办理发放手续，并应建立领用台帐，发放办公用品必须有领用人签字。第二十二条 各管理处(部门)专管员，按核定的计划、在规定的时间领取办公用品；第二十三条 领取办公用品时，行政部应向该管理处(部门)及时出具费用清单，每月进行盘点造册, 费用列入领用单位，按目标管理费用由其归口财务部门结算。各管理处在发放办公用品时间，须按照“交旧领新、不交不发”的原则办理发放手续，发放办公用品必须有领用人签字。第二十四条 办公用品必须用于本岗位的工作范围，任何人不得将公司办公用品作为私用或提供给与本企业不相关的个人或单位使用。第六节 管理流程第二十五条 办公用品管理操作流程为：管理处（部门）拟制办公用品采购计划行政部行政主管审查分管副总经理审核总经理审批仓储保管员采购入库保管或纳入资产管理申领与发放建立台帐费用归口申报审核批准报销盘点监督管理处罚。公司财务计划部每月底对各管理处（部门）办公用品采购、管理、领用情况进行全面审计，发现问题及时处理，并写出专题审计报告。第五章 罚 则第二十五条 办公用品未按规定及时申报的，对责任人(单位)罚款50元。第二十六条 未按公司规定制作方案，擅自改变制作办公用品的，对责任人处以100-200元罚款。第二十七条 办公用品采购、仓储管理和专管人员在办公用品采购、领用、发放中，由于玩忽职守，收受“回扣”，导致残品、次品和伪品流入公司内部，造成经济损失的，除全额赔偿损失外，另对责任人处损失额一倍的罚款，并给予开除处分，对单位领导处100元罚款。第二十八条 在办公用品的数量、质量、规格、金额验收中，由于工作粗疏、把关不严，致使不合格产品入库，每次对保管人员罚款50-100元；由于办公用品管理混乱、出入库登记不清楚，没有按照“交旧领新、不交不发”的原则发放办公用品的，每次对仓储保管员、专管员罚款50元。第二十九条 未按“交旧领新、不交不发”等管理规定使用，造成办公用品流失和浪费的，对管理责任人处罚50元/次，对领用办公用品者罚款50元/次，对单位领导罚款100元/次。第六章 附 则第三十条 本办法的解释权属公司行政部。第三十一条 本办法自发布之日起实施。湖南省锦鸿物业管理有限公司办公用品入库登记台帐序号品 名数量质量单价（元）小计（元）备 注合 计湖南省锦鸿物业管理有限公司办公用品出库登记台帐单位：序号品 名数量质量单价小计交 旧领用人签 字备注名称新旧数量备注1、各管理处、部门在填写此表时，一份单位留存，一份在领取新办公用品时，随上交的旧品一同上报公司行政部备案；2、凡未上报此表及旧品的，行政部仓储管理员有权拒绝发放新的办公用品；3、行政部仓储管理员将各管理处上交的旧品分类存放，以备财务计划部审计核查。制表人： 单位领导签字：服务的监视和测量管理程序KHPM-QP/GL-11 6月 14 日总经理签署低值易耗品采购管理办法 湖南省锦鸿物业管理有限公司低值易耗品采购管理办法第一章 总 则第一条 为为规范公司低值易耗品的采购管理，减少管理环节，提高企业办事效率，严格控制经营成本，依据公司有关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条 低值易耗品管理坚持 “招标竞争、定点采购、集中管理、逐级报领”的原则。第三条 本办法适用于公司本部及下属管理处低值易耗品的管理工作。第二章 范 围 第二条 低值易耗品包括：水、电工程维修工具、量具及设备零配件，绿化、保洁用品，劳动保护用品，公司及各管理处购买的工具书等。第三章 低值易耗品的管理 第一节 责任划分 第三条 管理权限划分1、公司行政部为低值易耗品的计划审核、统一管理部门；2、公司财务计划部为低值易耗品的核算、审计监察部门；3、各管理处为低值易耗品采购、管理和使用部门。 第二节 采购与入库 第四条 采购计划的审批：各管理处需采购低值易耗品，均须于每月25日前填写并上报管理处低值易耗品采购计划单，行政部汇总编制采购计划，经财务部门审核，报公司副总经理审核、总经理审批。第五条 采购权限(单次、批次)：1、各管理处应急采购权（单次）为200元（含）以下的，不需要上报低值易耗品采购计划单，直接到公司指定的供应商采购；如应急事件处理采购超出此标准，应特急上报采购计划单按程序审批。2、200元（不含）以上低值易耗品（批次）的采购，总费用必须控制在月度成本计划内，于每月10日前上报低值易耗品采购计划单，由公司行政部统一编制采购计划，报公司副总经理审核，总经理审批；3、各管理处采购低值易耗品，均实行计帐式管理，月底由公司财务计划部统一结算。第六条 入库管理。采购低值易耗品后，由各管理处管理员办理入库手续，开具入库单，填写实物明细台账。入库单一式三联，由各管理处留底一联，一联报行政部随发票报销，一联由财务部门登记低值易耗品明细账。第三节 领用、保管与盘点第七条 领用。各管理处在发放低值易耗品时，应按照“交旧领新、不交不发”的原则办理领用手续，由管理处主任在领用单上审批签字，领用单一式两联，一联由管理处管理员分部门登记使用台账；另一联报财务计划部据以登记实物价值明细账。第八条 保管。低值易耗品领用后，由管理处管理员负责保管和使用。第九条 盘点。1、各管理处不得库存低值易耗品。2、因特殊情况在库的低值易耗品由管理处管理员专人管理。按月盘点，将库存统计表报行政部和财务计划部，半年和年终盘点由行政部和财务计划部参与。 第十条 低值易耗品的调拨。由公司行政部根据使用的实际情况进行，并及时报财务计划部进行账务调拨登记。第四节 报废与清查第十一条 低值易耗品根据其属性使用一段时间后确需报废的，由管理处填写报废单一式两联，由行政部、财务计划部审定，公司副总经理审核，报公司总经理批准后报废，一联管理处保存，另一联交财务部门分别登记低值易耗品台账。第十二条 报废审批权限。单次低值易耗品价值在200元（含）以上的，需办理报废手续由公司总经理审批。 第十三条 各管理处在年终决算前由行政部、财务计划部对所有低值易耗品进行清理和账务核对。 第十四条 员工离职和调动时领用的低值易耗品须交回管理处，行政部确认低值易耗品归还情况。第五节 核算办法 第十五条 行政部、财务计划部应设置低值易耗品实物明细台账进行管理。 第十六条 低值易耗品在领用时一次性摊销，计入各管理处经营成本；工程维修直接用于修理的工具、器具可进生产成本。第四章 罚 则第十七条 未按规定审批程序擅自购置低值易耗品的，未造成损失的，对责任人处以50元的罚款；造成损失的由责任人全额赔偿。第十八条 超越权限审批采购的，未造成损失的，对相关责任人处以超越权限额20%的罚款；造成损失的，由责任人全额赔偿。第十九条 实物管理单位未按制度要求进行实物盘点，在检查时出现账实不符情况时，按账实不符金额的10%对实物管理责任人进行处罚。第二十条 财务人员未按低值易耗品管理规定进行会计核算的，未造成损失的，对责任人处以20元的罚款；造成损失的，责任人按损失额的10%进行赔偿。第二十一条 未按规定办理领用手续的，每次对相关责任人处以50元罚款。第二十二条 低值易耗品出现人为毁损，由责任人全额赔偿相应的损失，并处以50元的罚款。第二十三条 各管理处、行政部对员工离职和调动时领用的低值易耗品没有及时进行清收和确认，未造成损失的，对责任人处以50元的罚款；造成损失的，责任人按损失额的50%进行赔偿。第五章 附 则第二十四条 公司耐用物品管理参照本办法执行。第二十五条 本办法由公司行政部负责解释。第二十六