档案资料管理办法.docx

档案资料管理办法第一章 总则一、为了建立、建全公司的档案工作，保证档案完整的保存及有效的科学管理，充分发挥档案在公司建设中的作用，根据相关条例，结合本公司实际，特制定本规定。二、公司档案是指运营、服务、安全、技术及企业管理工作等活动中所形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算数据、照片、影片、录像带等文件材料。三、档案工作是公司日常管理、业务管理的重要组成部分，应以集中、统一为管理档案的基本原则，把档案工作纳入到公司管理工作之中，达到档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。四、公司人力资源部是档案工作的归口管理部门，负责档案管理工作的指导、监督。档案室设立审阅、签收负责人及档案管理人员。第二章 细则五、档案管理人员应有档案管理工作经验及工作能力，热爱本职工作、忠于职守、严于律已、严格遵守保密制度、政治思想过硬。六、公司文件材料的归档分即时，定期两种，并分别由档案管理负责人填写签收单，由档案管理人员填写登记表。 （一）由公司总经理审批生效的红头文件，公司及各部门制定的各项管理规章制度，及通知、通报、简章、会议记录、调查报告，内部刊物、相关照片、影带、录像、录音带及相关文件材料；上级部门的指令性文件、精神、信息，档案管理负责人应即时审阅、签收，档案管理人员负责整理、归档。（二）公司运营、服务、安全、技术等统计数据、报表、相关记录及材料，档案负责人应根据公司统计汇总定期审阅、签收，档案管理人员负责整理、归档。 七、凡是需要归档的文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，有利于长期保存。 凡不符合规定要求的不准签收和归档。 八、档案部门对接收来的档案，应当进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。 九、公司文件材料应严格划分密级，密级项目分别为绝密、机密、秘密三级。 （一）公司特有的，一旦泄密会使公司遭受重大损失的，列为绝密级。 （二）超过行业水平，一旦泄密会使公司遭受较大损失的，列为机密级。（三）不属于绝密级和机密级，一旦泄密会使公司遭受损失的，列为秘密级。十、绝密级资料只限于指定的直接需要的领导和人员使用；机密级资料只限于有直接需要的领导和人员使用；秘密级资料，工作需要的领导和人员都可以使用。十一、借阅和复制档案资料应审批手续办理，档案管理人员做好记录。（一）绝密级资料必须经公司总以经理审批方可借阅、复制。（二）机密级资料必须经公司主管副总经理审批方可借阅、复制。（三）秘密级资料必须经部门经理审批方可借阅、复制。十二、档案部门编制必要的检索工具、索目及参考资料，及时提供相关资料为公司各项工作服务。十三、文件材料及图表的更改、补充必须经相关领导审批，更改、补充完毕须经相关领导验证合格后归档。十四、档案部门应定期对档案的密级进行审查，按照规定及实际，报主管领导批准后及时调整密级，以扩大利用文件的范围。十五、编制档案管理期限表，档案的保管分为永久、长期、定期三种。十六、要销毁的档案，必须造具清册，经公司相关领导审定。销毁档案，要指定监销人，防止失密。十七、保管档案必须有专用库房，库房内应保持适当温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。十八、档案部门应定期检查档案的保管状况，对破损或变质的档案要及时修整和复制。十九、档案部门应对公司重要的档案复制副本，分别保存，以保证在非常情况下，档案的安全和提供利用。二十、公司各职能部门、各运营分公司有责任协助做好文件材料的形成、积累、整理