公司日常费用开支管理办法

公司日常费用开支 管理办法 总则 为进一步完善财务管理，严格执行财务制度，本着“谁受益，谁负担”的 原则，各项开支直接记入和主相应的费用项目中，特制定本管理办法。 请款及报销流程： 1、请款流程：申请人提出申请 部门负责人审批 项目合同 负责人签署 分管领导签字 财务部审核 总经理批准 计划财务部办理 2、报销流程：经办人持票据 部门负责人审核 财务部按会计制度 和公司规定审核 符合规定 总经理批准 财务部办理 不符合规定 返回部门负责人 差旅费支出规定 一、出差借款申请、审批及报销办法 1、出差人员在出差前应填写“出差申请单” ，出差期限由派遣负责人视情况需 要而定，经部门经理及分管副总签署后，报总经理批准单。一份交人力资源部 留做考勤依据，另一份则在本人出差回京当天由人力资源部签署证明后，随报 销费用交易所一并交财务部审核。 2、出差人员借款的，应提前一天通知计划财务部，持部门领导签字的“出差申 请” ，填写差旅费申请表，经部门领导及分管领导签字后，再经财务部审核，报 总经理批准后，方予借支。 3、 对无出差申请表的差旅费用，财务部将拒绝受理。 4、出差人员的借款金额应以出差天数、乘坐的交通工具及特殊支出等为依据， 原则上按各项费用补贴标准/出差天数（途中交通费除外）申请出差借款。凡前 次借款未核销的人员不予再借款。 5、任何因故未使用的各类车票，员工必须及时退回办公室，由其统一办理退票， 延误票价者，其责任人承担 60%。 6、出差人员回公司后，三天内按规定到财务部报销，报销单据时，需将由人力 资源部签署考勤的“出差申请”单附后，报销后结欠部分金额和三天内不办理 报销手续人员的欠款，财务部在核实后将缓发其本人工资，等本人将欠款还清 后再发放。 7、 差旅费申请表格式： 出 差 人 补贴标准 预支金额 出差期间 年 月 日 时至 月 日 时 地点及事由 交通及配合人员 总经理 总经理助理 财务部 部门经理 项目负责人 领款人 人事部核对考勤 8、出差人员与公司总经理一同出差时，出差期间的招待费、住宿费统一由总经 理实报实销，其随同人员按本人补助标准每天 30%计算 3 / 10 9、出差人员与公司付总经理一同出差时，出差期间的招待费、住宿费统一由付 总经理实报实销，其随同人员按本人补助标准每天 40%计算 10、出差人员在报销差旅费时，统一使用差旅费报销单，在出差期间的招待费、 住宿费与出差补助应一同填制在差旅费报销单上，如分单填制两者只能报销其 一。 11、公司每周四为报销日，报销人员应在本周二前，将本周报销单具交到财务 部审核报销；如果总经理出差在外时，本周报销单具顺延下周报销。 12、凡报销单具大小写数字、金额一致、领导签字齐全方可报销 职 级 项 目 公司副总经 理以上人员 公司副总工及各部 门负责人（包括经 理、主管）以上人 员 其余人员（包 括技术人员及 所有销售人员 等） 火 车（6 个小时以上） 硬 卧 硬卧 硬 卧 火 车（6 个小时以下） 软 座 硬 座 硬 座 轮 船 二等舱 三等舱 三等舱 飞 机 经济舱 经济舱 经济舱 其 他 实报实销 实报实销 实报实销 1、 飞机仅限于经济舱，因业务需要乘坐飞机，出差前应经总经理批准，如出 差在外，应提前通过电话、传真、Email 等方式获得总经理批准后方可乘 坐。 2、 凡符合购买火车硬卧标准而购买硬座的，按其之差的 50%返给出差人员。 3、 一般情况下，到火车站乘坐公交车，到机场乘坐机场巴士，出租车票不予 报销。 三、各项补贴标准 职 级 项 目 公司副总经 理以上人员 各部门经 理及顾问 副总工、部门 副职及各级主 管、主任工程 师 其余人员（包括 技术人员及所有 销售人员等） 省会、经济特区、 直辖市 实报实销 160/天 140 元/ 天 110 元/天 其他地区(包括 省会附近郊县) 实报实销 140 元/ 天 120 元/ 天 90 元/天 4、 出差期间的补贴按“补贴标准/天 出差天数” 支付，出差天数的计算即 离京之日起到抵京之日差，其补贴已包含出差期间的市内交通费、通讯费、 误餐费和住宿费等.报销时，应贴据相等金额发票财务予以报销，无发票时 将补贴与当月工资合并交纳个人所得税。 5、 24 小 时 内 的 外 地 区 的 出 差 ， 按 公 司 15 元 /人 次 的标准支付补贴。 6、 出差人员在差旅过程中经总经理批准后招待客户的，均不再享受该日全天 各项补贴，即扣除当日补贴。 四、延期停留的规定 1、无论在出行前或出行后，差旅人员希望延长逗留时间，都必须有批准序； 如果出差期间临时决定延期停留，出差人员必须请示部门经理（部门经理需面 请示总经理） ，不得因事或借故延长出差时间，否则除不予报销差旅费和补贴外， 并依情节轻得论处。获批准后方可延期，返回后应补填 “延期逗留或业务差旅 期间请假申请表 ”。 送交财务部和人力资源部。 2、因私理由申请延期，则期间不享受公司出差的相关待遇，并按事假规定办理。 3、出差期间因工作需要发生的复印费等办公费凭票报销，出差人员参加会议， 培训时领取的各种资料，回公司后交办公室登记管理，使用时再办理领用手续。 5 / 10 4、出差期间，如客户提供食宿，则出差人员不再享受公司各项出差标准补贴， 公司以 30 元 /天的标准给予补贴。 5、出差期间，如有特殊事项，必须提前请示总经理，经批准后方可执行。否则 发生费用不予报销；必需支出的费用，必须提前请示总经理批准，并控制在 50 元/ 天的标准内，如有超标等特殊事项，必须提前请示总经理，经批准后，方可 报销，不得事后请示。 6、出差费用的报销，须按单据上的分类正确填写，并按顺序粘贴好原始单据， 对于粘贴不合规的票据，财务部将拒绝审核，并返回本部门。 7、 特殊项目的出差，将采取费用包干方式，具体事宜另定。 采购用款及日常零星开支办法 采购用款是指根据工程所需的各类采购。日常零星费用支出主要有市内交 通费、通讯费、业务招待费、汽油费、设备维修费、报刊杂志费、办公费、误 餐费及保洁费等，具体的控制标准、方法及手续如下： 一、采购用款申请、审批及报销方法 1、 采购部门应提前一天根据用款需要按要求填写“支票、汇票领用申请”单。 2、 “支票、汇票领用申请单”必须填写的内容：1）申请日期、申请部门、申 请人、2）采购所对应的生产工令号、项目合同号；3 ）供应商公司名称的 全称、采购材料的名称、数量、价格；4）申请付款的比例、付款的进度。 3、 采购申请用款，有采购合同的，须持一份采购合同复印件和经部门负责人 签字的“支票、汇票申请单”送交财务部审核，无采购合同的用款申请按本 条第 2 项执行。 4、 采购合同等的报销，须持有符合要求的合法票据，入库单等原始单据，报 销单上须有相应部门负责人签字。 5、 采购付款时应坚持开票付款，对于先来料后开发票的采购情况，采购部门 须将出、入库单据一周交一次财务部门，每月结帐日为 25 日，在本月发生 的各种出、入库单据最迟须在当月 25 日全部送交财务部，由财务部做暂入 帐处理，等发票送达时再做恰当帐务处理。 二、业务招待费 1、业务招待费主要有餐费、礼品费等，公司部门经理以上职位的员工有权申报 招待费，发生业务招待费用的部门，由部门经理提请分管副总审批，总经理批 准。部门经理标准为每人每餐 50元；总助级以上，标准为每人每餐 80元。如 遇特殊情况，必须先向总经理请示，并得到批准，否则财务部不予办理。 2、业务招待费的报销，必须由经手人写明用餐人数及用途等事由，经分管副总 及总经理签字后方可报销。 3、业务招待费开支情况由各部门负责人掌握，其花费的大小是各部门年终奖励 考核依据之一。 4、超指标外的业务招待费，一般不予报销，须经总经理特批后，财务部方可给 予办理。 5、当次发生的业务招待费，其餐饮发票必须为同一单位开具的发票，即发票上 的公章必须一致，否则不予报销，且根据具体情况将对其本人做出其他处分。 三、市内交通费 （一）市内工作交通费 1、公司员工因业务需要外出，须提前一天填写“部门用车申请单” ，部门经理 签字后，交由总办安排用车。 2、总办安排用车遵循原则：先申请先用车，依据用车单时间；先对政府公务后 对公司业务；如遇特殊情况，请示总经理得到批准后的除外。 3、当公司用车紧张时，员工外出办公应尽量乘坐公交车、地铁等交通工具。若 情况紧急且路途较远，经部门经理同意后，方可搭乘出租车。 4、市内交通费报销时必须在报销单填写时间、出发地、目的地及办公事项。 （二）员工上下班交通费 公司已在员工工资中考虑了相关的交通补贴，因此不再另行支付员工的上下班 交通费。 四、固定电话及移动通讯费 （一）固定电话费 1、公司各行政职能部门的固定电话费（含上网费）应控制在 200 元/ 月内； 2、公司各业务部门的固定电话费（含上网费）应控制在 400 元/ 月内； 3、总办按部门进行统计，每季度末公布各部门各月的开支情况，送相关部门各 一份，同时留存备查，作为各部门年终奖励考核依据之一。 4、公司员工一律不允许拨打非市话收费标准的信息服务电话，如有发现将按信 7 / 10 息服务费支出的双倍直接其本人月工资中扣除，不能确定具体个人时，在整个 部门人员的工资中直接扣除。 （二）移动通讯费 1、公司一律不为员工购买手机，所有享受通讯费待遇的员工在以下标准内据实 报销，超额部分由个人负担 级别 报销标准 总经理 实报实销 副总经理、总工程师、总助 400.00 元/月 副总工、市场部、自动化、传动部 300 元 /月 其他部门正、副职， 主任工程师 200 元 /月 部门主管、司机 150 元 /月 市场业务人员（计入销售费用） 200 元 /月 特批人员 50 元、100 元/月 2、所有享受通讯费待遇的员工，在能使用内线电话联系的情况下尽量使用内线 电话。 3、凡享受公司通讯费待遇的员工，必须随时承地保持开机状态，以便公司联络 畅通，若三次联系处于关机状态者，取消其享受待遇资格。 4、移动话费报销单据必须是中国移动公司或中国联通公司等通信公司的机打发 票，否则，不予报销。 5、移动话费按月及时报销，不得多月累计报销，单月话费按月标准内据实报销， 不得将月标准累加来累计报销。 五、汽车燃料费、过路过桥及停车费等 1、 公司所有的车辆由办公室对每辆车使用费用（包括油料耗用）进行单独核 算，对油料消耗服务费按天详细记录各车辆的出车情况、公里数、耗油数， 月底进行汇总，编制包括出车日期、出发地及目的地、公里数、耗油数等内 容的“每月车辆使用情况表” 。 2、 办公室将“每月车辆使用情况表”与各车辆的实际出车安排、出车公里数、 耗油数等指标逐项进行比较分析，对产生的消耗差额做出说明，以便更好的 确定较准确的消耗定额，作为编制用油计划的有力依据。 3、 车辆使用费用由办公室根据消耗定额的编制次月用油计划表和计算依据表， 其中计算依据表内容包括各车辆的计划安排、出车公里数、每公里耗油数、 本月剩余油量数、预计油价、预计汽油费用等。用油计划表和计算依据表经 部门分管领导审核后，报总经理批准后招待。 4、 各部门在用车时，应按“部门用车单”上的规定详细填写，此单一式两份， 一份由用车人保管，另一份司机留存。 5、 司机出车所发生高速通行费、过路过桥费、停车费等费用要按单次出车分 次粘贴，应写清时间、地点和事项等，且要将“部门用车申请单”附后，留 做财务审核依据。否则，财务部门将拒绝受理报销。 6、 各部门月底依据本部门员工的“且车记录单”统计出本部门的用车情况表， 办公室按各部门统计表编制出公司“每月各部门车辆使用费用表” ，作为各 部门年终考核依据之一。 六、办公用品费用 1、 办公用品包括办公文具、复印纸、复写纸、硒鼓、墨盒等用品； 2、 办公用品按部门领用，各部门指定一人负责兼管，办公室每月按部门按办 公用品种类统计制表，每季度末公布各部门各月零用情况，各部门按个人按 办公用品种类统计制表， 3、 办公用品按部门实行定额管理，月底对节约、超标情况作出说明，节约改 9 / 10 善新的定额，办公用品使用情况是各部门年终考核依据之一。 4、 各部门公用设备的折旧费、维修费等费用按部门分摊到各部门费用中。 七、报刊杂志专业书籍等费用 1、公司的公用报刊杂志费用控制在 100 元/月之内。 2、各部门因业务需要，可申请购买相关书刊杂志，经部门经理审查，报分管领 导审批后，报总经理批准后执行。 3、各部门因公购买的书刊杂志所有权归公司，办公室办理登记接收手续，员工 领用时办理领用手续。 八、设备维修费用 1、设备维修费在 1000 元以内的由部门经理审批，报分管领导批准后执行。 2、设备维修费在 1000 元以上的由部门经理审查，报分管领导审批，报总经 理批准后执行。 九、误餐费、加班餐费及水电费等费用 1、公司员工因公外出误餐，经部门经理签字同意后，按 15 元/人.次的标 准内用餐，按标准之内据实报销，超标部分由个人负担。 2、因工作加急需要，经部门经理同意加班的，其用餐应采取订工作餐， 按 10 元/人的标准内据实报销。 3、公司员工应节约用水用电，下班时及时关好电脑、电灯等用电设备。 4、饮用水由办公室按月需要购置，经分管领导审批，报总经理批准后执行。 5、公司的保洁费由办公室控制在 100 元/月之内。 6、报销时应在发票背后注明时间、人数及办公事项等。 十、虚报费用行为的处理办法 经财务部门审核如发现有虚报费用行为者，此次发生的全部费用不