会计电算化基础知识整理

第一章 会计信息系统概述 概念：数据(data)是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，并能对客观事物的属性进行描述。 会计数据则是用于描述经济业务属性的数据。在会计工作中，从不同来源、渠道取得的各种原始资料、原始凭证、记 账凭证等会计数据的载体上就有大量描述经营业务属性的数据，都称作为会计数据。 信息是经过加工、具有一定含义的、对决策有价值的数据。 信息是数据加工的结果，它可以用文字、数字、图形等形式，对客观事物的性质、形式、结构和特征等方面进行反映， 帮助人们了解客观事物的本质。 信息的特征：信息共享性，可传递性，可编码性，可增值性，可集成性，层次性 会计信息是反映组织财务状况和经营成果的信息。它是对反映组织运作的数据，按照一定的要求或需要进行加工、计 算、分类、汇总而形成有用的信息产品。 信息和数据的关系 知识（Knowledge）是以各种方式将一个或多个信息关联在一起的信息结构，是对客观世界规律性的总结。 系统(system)是由一些相互联系、相互作用的若干要素，为实现某一目标而组成的具有一定功能的有机整体。 系统的特性： 整体性。一个系统由两个或两个以上的要素组成，所有要素的集合构成了一个有机的整体。 目的性。目的是一个系统的主导，它决定着系统要素的组成和结构。 关联性。即一个系统中各要素间存在着密切的联系，这种联系决定了整个系统的机制。 层次性。一个系统必然地被包含在一个更大的系统内，这个更大的系统常被称为“环境” ；一个系统内部的要素本身 也可能是一个个小的系统，这些小系统常被称为这个系统的子系统(subsystem)。 信息系统(information systems) 是以信息基础设施为基本运行环境，由人、信息技术、设备、运行规程组成的， 以信息为处理对象，进行信息的收集、传递、存储、加工，辅助组织进行各项决策的人机相结合的系统。 信息系统的基本功能： 数据的收集和输入 数据的收集和输入功能是指将待处理的原始数据集中起来，转化为信息系统所需要的形式，输入到系统中。 信息的存储 数据进入信息系统后，经过加工或整理，得到了对管理者有用的信息。信息系统负责把信息按照一定的方法存储、 保管起来。 信息的传输 为了让信息的使用者方便地使用信息，信息系统能够迅速准确地将信息传送到各个使用部门。 信息的加工 信息系统对进入系统的数据进行加工处理，包括查询、计算、排序、归并等。 信息的检索和分析 信息检索和分析功能是按照使用者的需求查询信息，利用一些模型和方法，如预测模型、决策模型、模拟模型、 知识推理模型等，生成针对性较强的、满足用户需求的决策信息。 信息系统的分类 电子数据处理系统（EDPS）：以数据处理为主，一般不作任何预测、规划、调节和控制。 管理信息系统（MIS）：利用 EDPS 的数据和大量定量化的科学的管理方法以实现对生产、经营和财务过程的预测、管 理、调节、规划和控制；支持高度结构化/可程序化的管理问题。 决策支持系统（DSS）：强调管理决策中的人工作用，支持面向决策者、处理半结构化/不可完全程序化的管理问题。 管理信息系统（MIS）的三剑客： 企业资源计划 ERP 供应链管理信息系统 SCM 客户关系管理信息系统 CRM 企业常见的头痛问题： 产供销严重脱节；销售接下订单生产不出来；生产计划排好，原材料供应不上；财务与业务脱节 费用不清，源出多头；财务报告滞后；决策/处理不及时；需求供应难沟通；代理、客户情况不能及时掌握 供货情况不能及时掌握 企业资源计划 ERP（P33） 一种管理思想在制造资源计划（Manufacturing Resources Planning，MRP-II）基础上进一步发展而成的面向供 应 2 链（Supply Chain）的管理思想。 一种软件产品采用先进的信息技术开发的计算机软件产品。 一种管理与决策（平台）系统同时集先进管理思想和当代信息技术为一体的高度集成的企业资源管理与决策系统。 ERP 的沿革 MRPMRPERP 物流、信息流物流、信息流、资金流内三流+外三流 供应链管理信息系统(SCM-Supply Chain Management) 是一种集成的管理思想和方法，它执行供应链中从供应商到最终用户的物流的计划和控制等职能。从单一的企业角度 来看，是指企业通过改善上、下游供应链关系，整合和优化供应链中的信息流、物流、资金流，以获得企业的竞争优 势。 包括供应商评估管理、采购管理、销售渠道管理、库存管理、销售管理等。 客户关系管理信息系统（CRMClient Relation Management） CRM 的主要含义就是通过对客户详细资料的深入分析，来提高客户满意程度，从而提高企业的竞争力的一种手段。 客户概况分析、客户忠诚度分析、客户利润分析、客户性能分析、客户未来分析、客户产品分析、客户促销分析。 会计信息系统（AIS-Accounting Information System） 会计信息系统是管理信息系统中最重要的子系统之一，它是随着技术的进步和人们对会计理论不断完善的基础上， 将信息技术与会计理论有机融合起来构建会计信息系统。各种职能性信息子系统并不是独立存在的，它们通过信息传 递与会计信息系统保持密切的联系。 会计信息系统的产生与发展： 手工会计信息系统阶段；机械会计信息系统阶段；基于计算机的会计信息系统阶段；EDP（核算软件/财务会计） 会计管理信息系统（部门级财务软件/财务会计+管理会计） ；基于互联网的会计信息系统（企业级财务软件/财务与业 务协同） 会计信息系统的基本构成： 基于计算机的会计信息系统是一个人机相结合的系统，其基本构成包括：硬件资源；软件资源；信息资源；会计人员 会计规范也是一种非常重要的信息资源，它是指保证会计信息系统正常运行的各种制度和控制程序，如硬件管理制 度、数据管理制度、会计人员岗位责任制度、内部控制制度、会计制度等。会计规范可以保存在数据文件中，也可以 保存在纸张文件中。 会计信息系统的应用体系结构 （一）客户/服务器 C/S （二）浏览器/服务器 B/S 联系：在二层 C/S 结构的基础上开发出“三层 C/S 结构” ，它较好地克服了二层 C/S 结构的缺点； 区别：B/S 与 C/S 相比有以下的优点；实施速度快且易部署、维护成本低、点对点的实时通信、数据集中存储。P26 工业企业流程和管理需求分析 P33 业务流程：采购/付款流程、生产制造流程、销售/收款流程。 会计流程：采购/付款核算与管理、存货核算与管理、成本核算与管理、销售/收款核算与管理、薪金核算与管理、资 产核算与管理、总账与报表管理等流程。 管理流程：是以会计流程产生的信息为依据，对业务流程进行计划、控制、评价等一系列活动，从而使企业能有效运 作，并正确评价企业创造的价值。 以上三个流程是相互联系、相互作用的，特别会计流程在整个流程中起到重要的桥梁作用。 第三章 账务处理子系统 第一节 账务处理概述 一、账务处理的基本概念 账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计 主 3 体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务来 创造价值。 从信息系统角度看，账务处理工作是由会计信息系统的子系统-总账子系统来完成的，总账子系统的基本功能是通过采 集数据、加工和存储数据、报告财务信息，实现对企业经营活动进行核算和控制，保证会计信息的真实、准确和有效。 1、数据采集 数据采集主要是从经济业务流程中采集数据，为数据加工服务。这些数据包括: 获取/支付流程的数据 ；转换流程的数据；销售/收款流程的数据；总账子系统从业务流程采集数据 2、数据加工与存储 加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会计科目和“有借必有贷，借贷必相对”的原则编制记账凭证、审核记 账凭证，然后对其进行分类、计算、求和，并将结果保存在各类账簿中。 3、报告信息 报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管理者、政府部门等。 二、特点 规范性强，一致性好， （复式记账法） 综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用。 控制要求严格，正确性要求高。 三、目标 及时、准确地采集和输入和和凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面； 高效、正确地完成记账过程； 随时输出某个时期任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的和账表，为企业管理提供信息； 建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 第二节 账务处理子系统数据处理流程 二、手工账务处理系统处理流程的缺点 数据大量重复；信息提供不及时；准确性差；工作强度大 三、计算机账务数据处理流程 P83 账务处理流程中的主要角色： 业务人员；凭证填制人员；凭证审核人员；记账与结账人员；查询与分析人员 四、计算机方式和手方式下账务处理流程的区别 数据处理的起点与终点不同；数据处理的方式不同；数据存储的方式不同；对账方式不同；会计资料查询统计方式不 同 第三节 账务处理子系统设计 一、账务处理子系统功能模块设计 P88 图 3-5 系统初始化+辅助管理+系统服务 二、会计科目代码设计 1、意义 便于反映会计科目之间的逻辑关系；保证会计科目的唯一性；便于计算机处理和分类 节省存储空间；提高处理速度。 2、编码方法 顺序码基本编码方法; 群码（位码、段码）主要编码方法; 组码（类码） 3、编码原则 规定性原则 （第 1 级科目是 4 位；明细科目:会计制度有规定的依规定,无规定依编码规则；科目代码首位 1、2、3、4、5） 层次性原则；一致性原则；简短性原则；扩展性原则 三、主要数据文件设计 1、科目文件 方案：立体式科目体系 结构：科目代码、名称、类型、余额方向、辅助核算 组织方式：以科目编码为关键字建立索引文件 4 2、凭证文件（临时凭证文件和历史凭证文件） （1）方案 方案一：集中式（一个科目对应一条记录） A 借贷金额式、B 借贷科目式、C 借贷标志式 结构：凭证号 日期 摘要 科目 借金 贷金 方案二：分段式. A、凭证内容文件（凭证号、日期、相关人员签字等）B、凭证业务文件（凭证号、摘要、科目、金额等） （2）存贮策略:1 年 1 个文件 （3）组织方式:以凭证类别+凭证号为关键字建立索引文件；序时控制 3、汇总文件 （1）方案 方案一：月库式 ,方案二：年库式 （2）存贮策略:1 个月 1 个文件，即 1 年 12 个文件 （3）组织方式:以科目编码为关键字建立索引文件； 补充：系统授权设计 一、系统授权级别 系统管理员：操作员管理、创建账套，指定账套主管、以及负责整个系统的日常运行管理，一般由计算机系统管理员 担任； 账套主管：管理本账套操作权限、创建年度账套、具有本账套的全部权限，一般由会计主管担任； 操作员：由系统管理员负责增删和注销，系统管理员和账套主管都有权分配其具体权限。 二、权限管理 第一， 功能级权限管理，该权限将提供划分更为细致的功能级权限管理功能。包括各功能模块相关业务的查看和分配 权限。 第二， 数据级权限管理，该权限可以通过两个方面进行权控制，一个是字段级权限控制，另一个是记录级的权限控制。 第三， 金额级权限管理，该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操 作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量。 三、系统管理功能： 对账套的统一管理，包括建立、修改、引入和输出(恢复备份和备份)。 对操作员及其功能权限实行统一管理，设立统一的安全机制，包括用户、角色和权限设置。 允许设置自动备份计划，系统根据这些设置定期进行自动备份处理，实现账套的自动备份。 对年度账的管理，包括建立、引入、输出年度账，结转上年数据，清空年度数据 第四节 初始化模块设计 一、初始化含义 1、把通用的财务软件设置成专用的财务软件 2、手工与电算化系统的过渡模块（连续性） 3、凭证输入前的一系列准备工作 4、使用财务软件的基础（建账,基础设置,初始设置） 5、会计制度设计模块 二、账套参数设置:账套号、编码方案、启用日期 三、科目的设置 1、设置的内容 科目的代码：全代码；科目的名称：本级科目名称；科目的类型；科目的方向 账页格式：金额式，数量金额式，外币金额式 辅助核算：往来客户，供应商往来，部门核算，项目核算，外币，数量，银行账，日记账 2、功能：增加、修改、删除、指定科目 注意事项 增加的科目的编码长度及级数要符合编码规则 编码不能重复，不能越级 科目一经使用即已输入余额或在凭证中使用，不允许删除或修改，也不能作升级处理。 指定科目是指定出纳专管科目。 若要删除、修改，要做逆向处理。 5 四、凭证类型设置 凭证类型选择 一分法记/记账凭证；三分法收付转；五分法现收、银收、现付、银付、转 限制条件（以收付转为例） 收：借方必有 1001 或 1002，且贷方必无 1001 或 1002 付：贷方必有 1001 或 1002 转：凭证必无 1001 或 1002 五、初始余额录入 年初建账：只输入期初余额 年中建账：输入本月月初余额及本年借方及贷方累计额，计算机自动，计算年初余额 可调整余额方向 注意：（1）应在末级科目录入（2）辅助核算科目应录入辅助核算期初数据 试算平衡：JY=DY 及 JF=DF 对账：总辅、总明 六、人员权限设置 1、人员编码、姓名、口令、角色/权限; 2、人员类别 （1）系统管理员；（2）账套主管；（3）一般操作员：a、审核员；b、记账员；c、出纳等 第五节 凭证处理 一、凭证设计 2、录入方式：（1）成批录入；（2）实时录入 3、控制机制 凭证号检查：按类别连续编号、不能重复编号； 凭证日期检查：系统启用时期表页号 例: “损益表”-A15 区域的完整描述为: “报表名”-表页号 例: “损益表”-A1:C55 七、关键字： 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。 报表系统 共提供了以下六种关键字，例：单位名称、单位编号、年、季、月、日。 关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。 八、固定区和可变区： 9 固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。 可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。 有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。 可变区的完整描述为: “V_”表示。 例如：“V_1”在行可变区时表示第 1 可变行（整行） ；“V_1”在列可变区时表示第 1 行在列可变区中的部分（非整行） 。 例如：“V_A”表示行可变区中的第 1 列；或者列可变区中的第 1 可变列。 第三节 会计报表（外部报表）编制 一、格式：表头，表体，表尾 二、格式设计步骤（在格式状态下设计） a) 定义表尺寸（行数、列数） b) 设置行高、列宽 c) 画表格线（网线） d) 登录表头（标题、关键字设置等） e) 登录表体中各项目 f) 输入表尾辅助文字信息 g) 设置单元属性（单元类型、字体图案、对齐、边框） 二、公式定义（数据来源定义） （一）数据来源种类 手工实时输入；从账务处理子系统取数（凭证文件、科目余额文件） 从其他业务系统取数；从本表页取数（表内取数）：净值、小计等 从其他报表取数（表间取数）包括从其他报表文件取数和从同一报表的其他表页取数； 从其他会计软件取数 （二）公式种类 1、单元计算公式 2、审核公式勾稽关系 例：资产=负债+所有者权益 3、舍位平衡公式 1）倒顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。 2）每个公式一行，各公式之间用逗号“,”隔开，最后一条公式不用写逗号。 3）公式中只能使用“+” “-”符号，不能使用其他运算符及函数。 4）等号左边只能为一个单元（不带页号和表名） 。 5）一个单元只允许在等号右边出现一次。 例如下表： 舍位范围：A1:F6 舍位公式： F1=B2+D2+F2, 三、报表编制 （一）利用报表模板 格式状态：新建一张报表；调用模板；调整部分公式。 数据状态：录入关键字；计算和审核；保存和输出 （二）自定义报表 格式状态：新建一报表；格式定义；设置关键字；公式定义。数据状态：录入关键字；计算和审核；保存和输出 （三）报表数据修改 调整公式；修改凭证；注意：报表数据不能直接修改 第四节 资产负债表编制 一、 “应收应付预收预付”项目的填制 手工会计下，这些项目的填制是要分析明细科目余额方向的。因此利用 UFO 编制，用 QC、QM 函数分别对年初数和期末 数取数时，必须指定方向。具体如下 10 二、 “一年内到期的非流动资产”及“一年内到期的非流动负债”项目的填制 手工会计下，这些项目的填制是要分析其他的非流动资产及非流动负债到期期限的。因此利用 UFO 编制，传统方法是 利用人工分析临时录入的，但该方法会牵涉到其他的非流动资产及非流动负债项目的公式定义的调整。笔者建议可增 设“一年内到期的非流动资产”及“一年内到期的非流动负债”两个科目（假定科目代码分别为 1988 和 2988） 。然后 采用如下方法： 1、期末利用人工分析编制临时分录，并审核记账 借：一年内到期的非流动资产 贷：长期应收款等（金额分析其他的非流动资产到期的期限） 借：长期借款等（金额分析其他的非流动负债到期的期限） 贷：一年内到期的非流动负债 2、UFO 编制报表时，这些项目公式定义可直接取数 3、下个会计期初，对以上临时分录做转回分录 三、 “未分配利润”项目的填制 手工会计下，还是 UFO 编报的传统方法，该项目的填制是要分析本年利润及利润分配科目进行取数，而且是在采用 “账结法”的前提下。如果采用“表结法” ，按传统方法取数将不完整，因此只能通过报表间取数来解决（即通过利润 表取数） ，但这又必须保证两个报表文件存储路径一致。其实，会计信息化下，期间损益类结转可通过自动转账快速完 成。基于以上分析，笔者建议会计信息化下，应摒弃“表结法” ，统一采用“账结法” 。 第五节 利润表编制 一、本月数的公式定义 1、营业收入、营业成本及财务费用项目的填制 方法一：由于主营业务收入、其他业务收入、主营业务成本、其他业务成本及财务费用等科目在期末结转到本年利润 前可能同时存在借贷方发生额。因此笔者建议，首先期间损益类结转凭证先不要记账，编报完后再记账，其他公式定 义时要把包含未记账凭证选项打；其次这些项目宜采用 JE 函数而不是 FS 函数。 方法二：对于期间损益类科目所发生的异常方金额全部采用红字分录输入。这样期间损益类结转凭证可照常记账，项 目公式定义函数可用 FS 函数 方法三：利用 DFS 函数 FS(“收入”,月,“贷”,)-FS(“收入”,月,“借”,)+DFS(“收入”,“本年利润”,月,借,)-DFS(“收入”, “本年利润“,月,贷,) FS(“费用”,月,“借”,)- FS(“费用”,