中国铁建物资集中采购流程

中国铁建股份有限公司 物资集中采购作业流程 一、编制依据、原则、目的和适用范围 1、编制依据：国家法规，股份公司采购框架组织体系、内控制 度和企业改革发展实际等。 2、编制原则：依法合规，简便科学；切合实际，易于操作。 3、编制目的：规范采购运作，提高采购绩效。 4、适用范围：股份公司集采权限内的物资。 二、集中采购作业流程内容 根据股份公司系统物资集中采购框架组织结构、物资采购种类、 采购规模、采购程序、内外部采购环境和易于信息化等因素，建立 物资集中采购作业流程（附件：“中国铁建股份有限公司物资集中 采购作业流程图” ） ， “流程图”共有 11 个作业模块，每个作业模块 包括具体的工作程序、标准和内容。 三、集中采购作业流程操作 1 采购计划上报、签核与审批 1.1 通过中国铁建股份有限公司电子商务平台 （简称 “CRCC-B2B”） ，需求项目部在上传项目信息的基础上，上报物资 采购计划，按照采购权限和上报程序，工程公司与集团公司分别签 核、审批和上报。 1.2 根据物资采购种类、采购数量、需用时间、采购区域和内 外部采购环境等，对需求时间和空间上具备整合条件的采购项目， 股份公司审批实施集合采购，明确采购组织主体、组织方案（框架、 区域和集团化采购等）和采购数量。对股份公司投资项目（BT 和 BOT 项目等） ，明确“ 集采+供应”对接方案。 (此条可区分内部和 2 外部集采供应两种模式，制定集采方案。此部分作业非常重要，如 何有效实现两种模式市场化有效运行，可制定实施细则。) 2 确认采购数量 2.1 采购组织单位进一步明确采购物资种类、规格、技术标准、 数量、需求时间、需求地点和服务说明等。 2.2 制定采购数量构成方案：针对一个或若干个项目采购总数 量，结合市场采购环境，坚持“增强竞争性，获取优势资源”的原 则，合理确定采购数量方案（分项或不分项） 。 3 确定生产厂家范围 3.1 对重要物资和需要试制配合比的物资，需确定采购物资生 产厂家范围。 3.2 根据工程项目设计、施工要求、加工要求和物资采购技术 标准等，依据生产厂家容量、产品优质等级和生产规模等状况，优 先锁定区域内的生产厂家，根据项目需要再拓展跨区域生产厂家。 必要时，可对生产厂家进行实地考察。 3.3 生产厂家范围确定责任主体为需求项目部，采购组织单位 负责指导并提供相关生产厂家信息，根据项目技术需求和采购需求 等，确定合理数量的生产厂家范围。 3.4 建设方有具体规定的，执行其规定。 4 选择可能的供应商来源 4.1 选择原则：内部物贸企业优先，市场充分开发。 4.2 选择方式：既有优秀供应商和市场开发相结合。项目部在 市场调查的基础上，筛选综合实力和经营业绩优秀的供应商，并逐 级签核、推荐至采购组织单位，签核过程中，可增加或减少优化供 应商。 3 4.3 潜在供应商，按照采购文件审核评价。 5 确定采购方式 根据物资采购条件和采购环境等因素，采购组织单位优化选择 采购方式（公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、询价 采购和协议采购等） ，并通知相关需求项目部及其上级主管业务部门。 建设方有具体规定的，执行其规定。 6 选择供应商 6.1 编制采购文件： 6.1.1 采购组织单位负责编制采购文件，相关项目部及其上级 主管业务部门协助配合。 6.1.2 编制采购文件关键注意事项：确定采购数量方案（分项 或不分项） ；明确报价方案（浮动报价或固定报价） ；明确验收质量 标准和数量计量方式；明确结算周期和付款方式。 6.2 发布采购信息和发放采购文件：通过“CRCC-B2B”和其 他媒体（建设方具体要求）发布；发放采购文件，并做好登记。 6.3 评定选择供应商： 6.3.1 坚持 “质量、价格、信誉、服务和业绩”相结合的原则， 开展供应商分析，评定选择供应商。 6.3.2 预期采购价格测定：采用“市场调查法”测定采购物资 的预期采购价格，项目部对采购物资向三家及以上供应商作市场价 格（包括原材料出库价格和运输价格）调查，并向上级主管部门编 报采购物资市场调查平均价格清单，上级主管部门借助市场调查和 其他信息等渠道，对价格清单进行审核确认，并传递采购组织单位， 采购组织单位分析确认市场调查价格，并确定为预期采购价格。开 展市场价格调查时，必须把内部物贸企业纳入调查范围，并在上传 4 时单独列出内部物贸企业调查价格。 6.3.3 报价评审：采购金额比较大的采购项目，必须组织开标 会议，其开标形式应与采购方式相对应。依照采购文件评价细则， 评审供应商报价，参照确认的“预期采购价格” ，判定所有供应商报 价的合理性，确定合理报价供应商范围。 6.3.4 确定中标（成交）供应商：按照由低到高的报价次序， 编制“合理报价供应商排序表” ，选定第一名为中标（成交）供应商， 按照程序，向供应商发放“中标（成交）通知书” 。 6.3.5 选定备选供应商：按照“合理报价供应商排序表” ，对照 最低报价和报价条件，对未中标（成交）供应商进行二次询价，依 照未中标（成交）供应商二次报价，按照由低到高的报价次序，编 制“未中标（成交）供应商排序表” ，根据未中标（成交）供应商容 量、报价偏差幅度和内部物贸企业等，确定“备选供应商名录” （宜 选 3-5 家） ，向供应商发放“备选供应商通知书” 。 7 签订采购合同 7.1 与中标（成交）供应商签订合同： 7.1.1 项目部负责合同洽谈，其上级业务主管部门和采购组织 单位负责组织、指导、监督和协助。 7.1.2 依据国家法规、企业内控制度、采购文件和评审条件等， 项目部与中标（成交）供应商进行合同谈判，依照企业“标准合同” 拟定采购合同文本。 7.1.3 项目部按照程序和内容进行合同内部会审，会审后的合 同报上级单位进行合同评审，上级单位按照程序和内容实施合同评 审。 7.1.4 合同评审后，项目部与中标（成交）供应商签订合同， 5 按规定报备采购合同。 7.2 “集采+供应”方式采购合同签订操作与“7.1 款”规定程 序相同。 8 履行采购合同和启动备选供应商 8.1 根据年度、季度和月度物资需用量，项目物资部门综合考 虑需用时间、需用地点、合理库存和市场供求关系等因素，提前向 合同供应商传递年度、季度和月度订单计划，以便供应商做好备货 安排。 8.2 项目部物资部门及时准确地向合同供应商发出进货通知书， 并跟踪供应商进货安排。 8.3 进货验收：准确对进货数量、质量、质量证明文件和随货 同行单等检验，做好验收记录，妥善保管验收资料；对验收发现的 数量、质量和随货商务技术资料存在的问题，及时妥善处理。 8.4 采用“浮动价格”结算的物资，按照合同约定，实时与合 同供应商办理结算价格确认手续，并保存相关凭据。 8.5 根据验收记录及合同等信息，项目部物资部门准确办理验 收手续。 8.6 付款操作：办理付款申请；办理付款核查及审批手续；财 务部门资金平衡，办理付款，记录付款信息。 8.7 按照结算周期，项目部物资部门统计逾期付款数额，并累 计逾期付款总数额，并定期上报上级主管部门。 8.8 项目部定期向上级主管部