我国灰色文献的整合模式探究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 我国灰色文献的整合模式探究 【摘 要】本文对灰色文献的概 念类型做了简单介绍，并对其他国家已 经成型的灰色文献整合模式进行总结分 析，在此基础上探讨了我国在灰色文献 的组织构建中应采用的整合模式。 中国论文网 /8/view-12933356.htm 【关键词】灰色文献；整合模式； 集成模式 中图分类号： G253 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2017）32- 0038-003 【Abstract】This paper briefly introduces the concept types of gray literature and summarizes the integration models of gray literature that other -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 countries have formed. On this basis， it discusses the integration mode that should be adopted in the organization of gray literature in our country. 【Key words】Gray literature； Integration mode； Integration mode 随着信息技术的不断进步，网络 数字资源的多样性使得灰色文献（grey literature）的定义、范围、搜集、整理 和利用等多个方面出现了新形式新变化。 特别是在我国，由于缺乏如美、英等国 对灰色文献的长期研究和管理经，探 讨网络环境下的灰色文献新管理模式便 成为急需优先解决的问题。 1 灰色文献意义及其演变 1.1 灰色文献概念 灰色文献在 1978 年 12 月的英国 “灰色文献研讨会 ”之后开始被广泛使用， 此后对灰色文献的定义也有很多，我国 在 1991 年出版的图书情报词典中 定义灰色文献为“ 通过正常发售途径难 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 以获得的文献” 。同年由武汉大学出版 社出版的文献信息辞典中将灰色文 献的定义为“ 灰色文献就是利用访问、 会议、报告、通信等手段提出，但尚未 出版的文献”1。之后，1997 年在卢森 堡举行的第三次国际灰色文献会议中， 对灰色文献的定义是“ 那些由各级政府 部门、学术团体以及工商部门以印刷品 形式产生的文献，是不受商业发行人控 制的文献。 ”该定义出现后得到了广泛认 同和使用2。 以上的定义都强调了灰色文献的 “非正式交流形式以及通过非正式途径 发售的文献” 这一特征。但信息技术的 发展带动起了各类文献信息的曝光度， 开放获取、网络出版以及数据库等手段 使得过去的一些灰色文献在网络上有了 正式的交流形式或公开出版的途径，脱 离了灰色文献范畴，例如各大高校的学 位论文，现已基本默认被中国知网等数 据库收录并公开发表出来，成为白色文 献。按照灰色文献的定义，应排除通过 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 开放获取，网络出版和数据库能获取的 文献资源。 1.2 灰色文献类型 1.2.1 传统灰色文献类型 传统的灰色文献主要包括报告 （含预印本、技术报告、会议预印资料 与报告等） 、博硕论文集、会议论文集、 技术规范与标准、非商业性翻译、书目、 技术与商业文件、非商业出版的官方文 件（含政府报告与文件） 、专利，以及 电话、会议、访谈的相关记录等3。有 关博硕论文集、科技报告、政府文件、 专利已经有多个数据库在提供相关服务， 且服务模式已渐成熟，如中国知网，万 方数据等。 1.2.2 新型灰色文献类型 现如今除了传统的灰色文献外， 还出现了新的种类。如科学教育及研究 性领域的内部信息，政府或大众、正规 或非正规的社会机构组织在其活动中的 信息记录。信息技术的发展，新媒体的 出现，使得灰色文献增加了很多新种类， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 如电子邮件、微博、空间博客、论坛、 网络社交工具或维基系统交谈等交流方 式存在的信息源，非物质文化遗产也成 为社会信息需求的灰色文献源4。种种 新型的文献源已经成为继期刊、图书之 后的第三种重要情报源。 我国目前仅在传统灰色文献如学 位论文、会议论文、报告等方向上进行 了数字化的开发和利用，并且由于网络 出版的出现，学位论文等部分传统灰色 文献已经脱离了“ 未公开发表 ”这一界定， 是否应继续归为灰色文献还有待商榷。 已经组织整理好的灰色文献大多比较分 散且不够全面。面对庞杂的新型灰色文 献及依旧未被全面收集利用的传统灰色 文献，我国急需一种新的整合模式来更 全面的收集整理各类灰色文献。 2 国外灰色文献整合模式比较 2.1 单一集中系统模式 大英图书馆文献供应中心 （BLDSC）作为世界最先进最大的文献 供应机构，采用的是单一集中系统模式。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 该模式下，灰色文献的开发和利用工作 全部是由一个机构或系统来完成的，这 个机构负责信息收集、数字化、制定规 范、文献资料的储存管理以及给用户提 供相应服务等各项工作，其特点主要体 现在集中性上。由于英国的呈缴制中规 定国内出版发行机构的灰色文献必须送 缴至 BLDSC，使得 BLDSC 能够顺利收 录大量灰色文献。除了收集组织呈缴来 的灰色文献，BLDSC 还提供相关文献 的查询及传递服务。 单一集中系统模式的优势在于其 整个有关灰色文献资源开发利用的流程 都非常统一，便于标准规范，易于管理； 此外，统一的管理可以最大程度的减少 因对文献资源的重复收集而造成的人力 和物力上不必要的浪费。该模式也有不 足之处：一是整体系统的负担过重。所 有工作都由一个单一系统来承担，这样 使得这个系统负担过多，对这个系统的 要求也是极大的。二是单调缺乏多样性。 由于该系统所有工作流程都执行的是统 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 一的标准，那么所能提供出的产品和服 务类型大多会单一单调，缺少多样性。 2.2 平行多系统模式 美国主要由 NTIS、PQDD、ArXiv 和 ISI Proceedings 等系统分别负责收集不同类 型的灰色文献。相对于单一集中系统模 式而言，这种由多系统分别收集文献的 模式这里称为平行多系统模式，平行多 系统模式是指各系统按照地域、组织机 构、类型等标准分别对灰色文献实现开 发利用。这个模式下的管理并不是统一 进行的，而是分散且独立的。这个模式 大大避免了在单一集中系统模式中出现 的缺点，它的灵活度大，通过多个机构 系统收集到的灰色文献类型数量都会更 多更丰富。但由于在该模式下，各系统 是相互独立的，比较容易造成信息重复 冗余，且由于标准规范不一致，在收集 到的文献资源数量质量上和所能提供给 用户的的服务水平也是参差不齐。 2.3 中心管控系统模式 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 中心管控模式是上面所提两种模 式的结合，它一般由一个中心系统（或 机构）和几个分系统组成，中心系统主 要负责的是管理分系统并制定规范，分 系统则负责收集网络灰色文献并提供服 务。欧洲经济委员会于 1978 年 12 月在 约克郡召开了一次由文献采访和书目控 制研究中心参加的灰色文献研讨会。会 议宣布成立欧洲灰色文献信息系统 （SIGLE）5。SIGLE 利用的正是中心 管控的模式，该模式统一管理、分散开 发、分散服务。SIGLE 的数据记录由 17 个分系统提供。这些分系统都是一些 国家或地区重要的情报文献中心，保证 了提供记录的有效性，且向用户提供文 献传递服务。中心管控模式集合了之前 两种模式的优点，它不仅减轻了总系统 的负担还避免了重复劳动。 2.4 集成系统模式 集成系统模式是将分散的灰色文 献资源或系统进行整合，该模式为用户 提供一个获取灰色文献的快捷入口。与 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 平行多系统模式相同的是，集成系统模 式中各个系统是相互独立的，有各自的 信息收集渠道、管理和服务方式；不同 的是集成系统模式是按照某种方式将这 些分散的系统集中起来。与中心管控模 式相同的是集成系统模式中各系统是一 个独立的整体，不同的是它拥有一个统 一的中心系统对各系统的开发利用活动 进行协调统一，各系统有着共同目标和 标准。2003 年重建的灰色文献网 （GreyNet）就采用的集成系统模式， 其主要目的是为灰色文献领域的专家和 机构提供一个对话、研究和交流的平台。 它搜集了世界各地、各学科领域组织发 布的网络灰色文献信息，按自定分类标 准进行归类，并提供相应的链接。 3 我国应该采用的整合模式 3.1 我国应采用集成系统模式 基于我国的基本情况，在灰色文 献的整合模式上，应选择整合系统模式。 首先，我国各种信息总量庞大，很难由 某个单一机构来完成全部收集整理的工 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 作，所以无法采用单一集中系统模式； 其次，我国同欧盟不同的是，我国地域 更广，人口更多，虽然部分城市地区会 有自己的地域特色，但是总体来说各地 区产业分工并不像欧盟那样明确，容易 因发展不平衡导致信息采集的质量参差 不齐，重复冗余信息会更加严重，因此 在我国实行中心管控模式的模式是不合 适的；最后，平行多系统模式虽然灵活， 可以更大限度的收集到大量灰色文献， 但是由于各个组织机构是分散的，而且 我国诸多数据库已经开始收集整理，并 提供传统灰色文献的查询获取服务，但 依然不能使用户便捷精准的查阅新型灰 色文献。 鉴于以上各模式的优缺点，我国 目前正迫切的需要一个强有力的行政组 织，以文献管理单位为中心，如图 1 所 示，该组织提供一个门户网站将其他相 关机构网站整合起来，对灰色文献的收 集和组织形成一种集成式的管理模式。 3.2 收集 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 灰色文献的收集工作是非常重要 的，建立一个强有力的灰色文献专门搜 集管理机构，并制定相关管理条例，确 定灰色文献的收藏原则和保管细则，对 灰色文献的收集范围、收集方式、保管 方式及保管时限等作出相关规定；配备 专业的管理人员来对灰色文献进行搜集、 收藏、整理、技术处理。通过协调、复 制、登记、征集等手段，把零散的灰色 文献集中整合起来进行科学管理，以供 给用户查询使用。同时集成系统模式非 常必要的一个环节就是发展合作机构媒 体以及成员馆，其中可以包括各大高校 图书馆，科研机构，政府机构，信息情 报机构，大众媒体等。 3.3 构建 科研机构、高校等单位在积极建 设自己的特色文献库，但绝大部分收录 范围小，数量少，各个机构也比较分散， 缺乏一个类似于 GreyNet 一样的门户网 站。对于门户网站的构建我提出以下设 想。首先对于网站首页的构建如图 2 所 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 示，大致可分为三个区域：（1）检索 区，该区域设定一个检索框，可以实现 用户在网站收录的所有数据库中进行检 索。同时，用户可以在此选择普通检索 或者高级检索。 （2）导航区，导航区可 根据网站或用户需要提供便利的模块导 航，例如对数据库或者灰色文献资源可 分为付费获取或者免费获取，便于用户 根据自己的需要对数据库范围进行粗略 筛选。 （3）集成链接区，在该域内用户 可直接对自己要使用的稻菘饨 行搜 索和选择，该区域的搜索只会对合作网 站链接进行筛选，而不会对文献内容进 行搜索。其次，用户可以通过高级检索 或者在进行普通检索后进入二次检索页 面（如图 3） ，二次检索页面大致可分为 五个区域：（1）灰色文献类型选择区， 该区域可以选择需要检索的灰色文献类 型。 （2）精确检索区，该区域可以实现 对灰色文献的精确检索，如添加时间、 单位、多重关键词等选项。 （3）学科类 型选择区，用户可以