企业信息化规划方案(ppt_60页)

德隆战略投资 ERP与 财务管理信息系统 实施关键成功因素 2 毕博 打造中国 管理 咨询 的 第一 品牌 2002年 10月 3日，毕马威管理咨询 (KPMG Consulting)更名 为 “ BearingPoint” 。 “ BearingPoint” 意味 着设定目标并且最终 达到目标。作为商业咨询专家和系统 集成 商， 新 名字准确 地 阐述 了 我们帮助客户整合业务 和 技术，从而帮助他们达成他们预期目标的不懈 努力 。 2002年 10月 9日， BearingPoint 公司 新的 中文名字 -“ 毕博 ” 隆 重亮相 。 “ 毕博 ” 一词，既有穷尽广博之 意，也蕴涵倾尽 精力 ， 追求 至远 的宏伟志愿。 一个 新的台阶 ， 一个 新的品牌 ， 一个 新的 时代 继承 百年传统 ， 实践 战略目标 ，从而成为当今 世界 上最 具有 影 响力、最受 尊敬 的管理咨询 公司 和系统 集成 服务供应商。 业务和系统一体化，增强企业竞争力。 TM 3 l 平均 12年的行业从业经 验 l 与近 50个领先的技术提 供者保持联盟 l 领导层中 39%的人员拥有 硕士学位 l 人员关系 90% 的员工评 价为 : “易于合作 ”* l R2i 快速投资回报 的方法论 l 企业价值创造 l 各行业和各解决方案 的模板 l 知识转移 l 宽带解决方案中心 l 合作交付的框架体系 l 对最大的 50名客户 100%的维持率 * l 对最大的 150名客户 100%的维持率 * l 93%的客户对我们的评价为 : “值得信赖 ”* BearingPoint（ 毕博） 的价值陈述 4 n 毕博公司是五大中第一家与审计分离并成功上市的独立公司。 - 2001年 2月 8日在纳斯达克 上市 - 2002年 10月 3日将转在纽约交易所上市 n 2002年，毕博公司与安达信的企业咨询部在全球范围内进行合并，包括中国、 美国、日本、韩国、新加坡、挪威、芬兰、瑞士、瑞典、澳大利亚、德国等 23 个国家和地区。全球现有专业咨询人员约 15,000人。 n 毕博公司大中国区总部设在上海，并在上海、北京、香港、台北设有分支机构 ，短期内将在广州设立办事处。 n 目前有大中国员工近 500名，并拟在两年内增长到 1,000人。目前从事流程改造 和 ERP实施的专业人员接近 200人。 毕博公司介绍 5 目录 q ERP与财务管理信息系统（ FMIS） 简介 q ERP中的财务管理信息系统（ FMIS） 解决方案 q 系统实施过程中的误区 q 系统实施的关键成功因素 q 系统实施方法 q 系统实施需要企业各级人员的支持和投入 I. ERP与 财务管理信息系统（ FMIS） 简介 7 ERP与 财务管理信息系统（ FMIS） 的定义 q ERP 是 Enterprise Resources Planning（ 企业资源计划）的缩 写，最初是由美国的 Gartner Group公司在 90年代初提出的。 q 根据 GartnerGroup 的定义 ： ERP系统是 “ 一套 将财会、分销 、制造和其 它 业务功能合理集 成 的应用软件系统 ” 。 q 但是，目前对于财务管理信息 系统 （ FMIS） 还 没有一个业界 公认的权威定义 。 q 根据 赛迪 的定义 ： 集成的财务管理信息 系统 “ 能够帮 助企业对各类财务数据进行 处理和 分析、管理和监控 财务活动并与投 资方进行沟通， 是企业管理信 息系统的核心组成部分。 ” 8 ERP与 财务管理信息系统（ FMIS） 的演变 物料需求计划 (MRP) 闭 环 MRP 制造资源计划 (MRPII) 企业资源计划 (ERP) 主要用于采购管理 和库存计划 利用物料清单、库 存数据和主生产计 划计算物料的要求 在闭环 MRP的基础上 ，集成了财务、供销 链管理和制造，构成 了完整的企业管理流 程 采用更先进的计算机 技术 支持多种制造类型和 混合制造，集成更多 功能模块，包括供销 链 集成了供应、制造和 销售过程，系统延伸 到供应商和客户 应用扩展到第三产业 在 MRP基础上集成 了粗能力计划、能 力需求计划、生产 和采购、形成反馈 、构成封闭的循环 1960s 1970s 1980s 1990-1950s ERP 的演变的演变 （四阶段（四阶段 ） FMIS 的演变的演变 （三阶段（三阶段 ） 会计电算化会计电算化 独立的财务管独立的财务管 理软件或模块理软件或模块 集成的财务管集成的财务管 理信息系统理信息系统 q 目前，目前， FMIS的范畴体现为财务管理系统与生产、销售的范畴体现为财务管理系统与生产、销售 /分销分销 、 客户关系客户关系 管理等系统、以及在线分析系统（管理等系统、以及在线分析系统（ OLAP） 的整合。的整合。 9 实施 ERP中 FMIS的基本目标 q 企业运作的所有业务环节与财务紧密相关，相关的基本管理和业务信息 的集成化，包括跨公司、跨部门数据的充分共享 q 企业运作的所有业务的过程状态都能实时、如实地反映到财务上 q 财务文件的电子化，利用计算机来代替传统的手工操作，提高工作效率 与准确性 q 强化企业的内部财务控制，实现在线的业务审批和监控，规避或降低内 部营运风险 q 通过对业务数据的提取和分析， 财务结果如实地反馈给企业各级管理者 ，支持企业的绩效考核和决策功能 q 建立企业的对外信息平台和交互渠道，通过企业间的在线合作，降低自 身的经营成本，并增强市场竞争力 10 ERP中 FMIS和其他系统的关系 财务管理信息系统财务管理信息系统 （ FMIS） 客户关系管客户关系管 理系统理系统生产系统生产系统 销售销售 /分销分销 系统系统 商业智能：数据仓库商业智能：数据仓库 /在线分析在线分析 /数据挖掘数据挖掘 人力资源管人力资源管 理系统理系统 办公自动化办公自动化 / 知识管理知识管理 知识管理信息 在线远程查询 内外部财务 报表生成 工资福 利信息 成本信息 服务工单 账单实收 销售信息管理层 办公自动化信息 在线分析 FMIS实现了三方面的整合实现了三方面的整合 ： 财务管理系统财务管理系统 通过接口与其他系统整合通过接口与其他系统整合 商业智能（商业智能（ OLAP分析）分析） 11 ERP中 财务管理信息系统（ FMIS） 的基本特点 q 集成性： 财务和企业的设计、生产、供应、销售等业务环节是完全集成的，业务和 财务一体化运作，如 ERP中的财务管理模块和系统中其它模块都有相应的接口，能够相互 集成，而且财务管理始终是 ERP核心的模块和功能，财务管理将实现与企业外部的相关环 节的集成。 q 共享性： 所有的原始数据都是一次录入，多处共享，如：由生产活动、采购活 动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报表，取消了输入凭证繁琐的过程 ，几乎能够完全替代以往传统的手工操作。 q 实时性： 每一个作业都会实时地反映，每一项控制都会实时地得到结果，每一份报 表都会实时地生成，每一个决策都被实时地作出。 q 精确性： 每一次作业是准确的可量化的，流程定了就不能随意改动，同样的数据就 会产生完全一样的报表。 q 面向流程性： 强调面向业务流程的财务信息的收集、分析和控制，使财务系统能支持重 组后的业务流程，并做到对业务活动的成本控制。 I I. ERP中的 财务管理信息系统（ FMIS） 解决方案 13 企业管理信息系统整体架构蓝图 Enterprise Information Bus 企企 业业 信信 息息 总总 线线 企业 信息企业 信息 门户门户 EIP 外外 部部 信信 息息 门门 户户 内内 部部 信信 息息 门门 户户 数据仓库数据仓库 / 决策决策 支持支持 DW / DSS 知识管理知识管理 KM 办公自动化办公自动化 / 工作 流管理工作 流管理 OA / WFM 企企 业业 信信 息息 总总 线线 企 业 信 息 总 线 企企 业业 信信 息息 总总 线线 企业 信息企业 信息 门户门户 外外 部部 信信 息息 门门 户户 内内 部部 信信 息息 门门 户户 企业 信息企业 信息 门户门户 外外 部部 信信 息息 门门 户户 内内 部部 信信 息息 门门 户户 企业资源计划企业资源计划 ERP 企业资源计划企业资源计划企业资源计划企业资源计划 客户关系管理客户关系管理 CRM 客户关系管理客户关系管理客户关系管理客户关系管理 供应链管理供应链管理 SCM 供应链管理供应链管理供应链管理供应链管理 企业资产管理企业资产管理 EAM 企业资产管理企业资产管理企业资产管理企业资产管理 数据仓库数据仓库 决策决策 支持支持 数据仓库数据仓库 决策决策 支持支持知识管理知识管理知识管理知识管理 办公自动化办公自动化 工作 流管理工作 流管理办公自动化办公自动化 工作 流管理工作 流管理 会会 计计 核核 算算 管管 理理 固固 定定 资资 产产 管管 理理 采采 购购 管管 理理 库库 存存 管管 理理 生生 产产 管管 理理 人人 力力 资资 源源 管管 理理 资资 金金 管管 理理 收收 付付 款款 管管 理理 14 业务分析 财务供应链管理 财务会计 投资者关系管 理 集团财务管理 战略企业管理 财务分析 客户关系分 析 供应链分析 财务报表 总帐及分类明 细帐 收入与成本会 计 订单与项目会 计 订单至现金回收链 采购至付款链 银行结算及与银行 关系管理 现金管理 不动产管理 差旅管理 集团财务管理 财务管理门户 财务门户 数据交换与集成 共享服务 财务管理解决方案 企业战略管理 绩效考核 战略计划与模 拟 业务合并 企业激励机制管理 人力资源分 析 产品生命周 期分析 企业绩效分 析 产品与服务成 本核算 15 财务管理信息系统 （ FMIS） 模块简介 总帐模块示例 集团财务集团财务 集团各部门集团各部门 维护会计科 目、开启会 计期 录入 / 导入预 算 各地区财务各地区财务 其他财务其他财务 录入 / 导入预 算 录入 / 导入预 算 录入 / 导入预 算 各类 分摊 各类 分摊 各类 分摊 各类 分摊 出期末报 表 出期末报 表 出期末集 团各部门 报表 本地 区合 并 出期末地 区合并报 表 合并 出期末合并 报表 录入 / 导入凭 证 录入 / 导入凭 证 录入 / 导入凭 证 录入 / 导入凭 证 关闭会计 期 q 总帐模块的主要业务流如下：总帐模块的主要业务流如下： 16 财务管理信息系统 （ FMIS） 模块简介 资金管理 模块示例 资金管理模块资金管理模块 资金交资金交 易管理易管理 现金现金 管理管理 资金风资金风 险管理险管理 现 金 流 预 测 电 子 支 付 银 行 往 来 内 部 银 行 银 行 对 帐 融资 （如： 银行 借款） 投 资 外 汇 交 易 金融 衍生 产品 交易 交易规则 交易限额 敞露头寸管理 现金管现金管 理模块理模块应付模块应付模块 应收模块应收模块 总总 帐帐 模模 块块 发票 发票 收款凭证 头寸信息 现金交易信息 货币和会计科目信息 日记帐 17 财务管理信息系统 （ FMIS） 模块简介 固定资产管理 模块示例 应付帐款模块应付帐款模块 录入发票，与录入发票，与 采购匹配完毕采购匹配完毕 新 增 固 定 资 产 基 本 信 息 单个增加单个增加 成批增加成批增加 固定资产管理模块固定资产管理模块 快速增加快速增加 明细增加明细增加 固定资产分配固定资产分配 手工录入固手工录入固 定资产信息定资产信息 付款 过总帐 固定资产转移 固定资产折旧固定资产折旧 固定资产调整固定资产调整 固定资产报废固定资产报废 18 财务管理信息系统 （ FMIS） 模块简介 采购、应付及库存管理 模块示例 q 通过应用采购，库存，应付帐款及总帐模块可以快捷高效地处理请购、 询价、采购、接收入库及付款等工作。 请购请购 信 息 在 线 查 询 预 算 与 实 际 对 比 分 析 采购采购 接收入库接收入库 询价询价 出库出库 付款付款 发票发票 采购 应付帐款库存 总帐 会计分录会计分录 期末关帐期末关帐盘点盘点 零星采购 固定资产 采购 专项费用非采购入库 零星领用 FMIS涉及的范围涉及的范围 19 财务管理信息系统（ FMIS） 实现的财务职能举例 财务信息流转不畅财务信息流转不畅 财务信息集成财务信息集成对不同模块中财务信息进行收集和汇总对不同模块中财务信息进行收集和汇总 管理报表详细程度不管理报表详细程度不 够够 财务信息可按不同口财务信息可按不同口 径归集径归集 根据业务的需求设定不同的信息归集、核算口径根据业务的需求设定不同的信息归集、核算口径 对数据真实性准确性对数据真实性准确性 的复核困难的复核困难 保证数据的真实性、保证数据的真实性、 准确性和客观性准确性和客观性 通过系统中预设的财务规则，客观无私地记录通过系统中预设的财务规则，客观无私地记录 和处理原始数据，跟踪变更轨迹和处理原始数据，跟踪变更轨迹 报表出具不够及时报表出具不够及时 及时出具报表及时出具报表自动生成系统中原有的和二次开发的报表 自动生成系统中原有的和二次开发的报表 综合数据缺乏多维分综合数据缺乏多维分 析析 提供决策支持的综合提供决策支持的综合 分析分析 通过现有系统与外挂系统的连接，将决策支持通过现有系统与外挂系统的连接，将决策支持 数据进行集成数据进行集成 财务控制职能较弱财务控制职能较弱 强化财务管理职能强化财务管理职能 通过系统中的审批和预警功能，将管理控制点通过系统中的审批和预警功能，将管理控制点 前移前移 III. 系统实施过程中的误区 21 ERP系统实施时间复杂程度矩阵 实施时间实施时间 难难 长长 易易 复复 杂杂 程程 度度 短短 人力资源人力资源 知识管理知识管理 生产生产 数据仓库数据仓库 财务财务 销售销售 /分销分销 22 如何保证 ERP系统成功实施？ 来源 : 财富 500强的执行官 , 由 CSC Index提供 “ 整个公司到处充满了被员 工抵触的碾压粉碎的技术 上合理的系统的残骸。 ” Tom Terez, Modern Management, Inc. 实现情况 ? 6.7% 25.4% 44.7% 20.7% 2.5% l 非常成功 l 成功 l 一定程度上的成功 l 不太成功 l 不成功 l 变革管理 l 交流 l 其它 l 制定目标 l 现有的思考 l 实施 l 时间管理 l 资金 l 优先级别 l 小组团队的合作 l 技术实施方法 l 价值体现 成功的障碍 52% 23 前十个成功因素 % of 500 公司 确保有高层的倡导 82% 人员对待公平 82% 员工的参与 75% 质量的沟通 70% 提供充分的培训 68% 使用明确的性能评价标准 65% 在实施后建立队伍 62% 注意文化 /技能的转变 62% 奖励成功的实施 60% 使用内部的优势 60% q 调查集中在北美、欧洲和远东 500个跨国和地区的公司，涵盖了所有行业 国外 ERP系统实施的成功因素 24 国外 ERP系统实施过程中面临的挑战 思想观念抵制 20% 40% 60% 80% 100% 现存体制的限制 缺乏使命感 缺乏领导 不现实的预期 缺乏优秀的团队组织 人员素质有待提高 缺乏技术支持 项目授权有限 25 “管理信息系统实施的最大问题往往不是在技术方面，即使你解 决了技术方面的所有问题，也许最后的结局还是失败 。 ” “最大的问题在于是否人人接受企业信息化的转变方案 ， 失败的 主要原因在于不重视投资于转变。 ” Michael Hammer 转变的技术因素 转变的人员因素 转变失败的主要原因在于不重视投资于转变 26 转变促成的主要工作目标 q 下图简单描绘了在企业实施变革的过程中可能面临的心理过程，同时阐 述了如何成功运用转变促成来保障项目顺利进行的主要工作目标 不了解情况 盲目乐观 漠视 抵触 反感 寻求退路 绝望 了解现状 悲观 尝试 体会理解 产生希望 接受 了解现状 乐观 主动完成 持续发展员员工工 心心 理理 状状 态态 转转 变变 示示 意意 图图 业业 绩绩 时间时间 开始推行开始推行 企业文化和领导承诺将贯穿整个变革的推行过程企业文化和领导承诺将贯穿整个变革的推行过程 A B 通过有效的通过有效的 交流交流 沟通使沟通使 A最小化最小化 设计完善的转变架设计完善的转变架 构和流程，建立项构和流程，建立项 目绩效考核体系使目绩效考核体系使 C/D最大化最大化 通过深入的培训提通过深入的培训提 高个人及团队能力高个人及团队能力 使使 B最小化最小化 C D 27 q 评估组织人员对转变的适应程度 q 建立明确的转变观念 q 组成适当的转变架构 q 推广双向的交流方式 q 领导才能和整体支持 q 凝聚各方面的支持 q 形成一致的企业文化和价值观 q 保证公正的业绩管理和人事安排 转变促成的最佳经验 28 q 把企业管理系统 项目 看作 一个纯粹的 IT项目 q 公司领导没有真正发挥一把手的作用，对项目的支持流于表面和形式 q 把软件系统的选择看作单纯的买卖行为，没有从公司战略和公司管理需求的角度 出发选择软件 q 没有选择合适的实施商，不理解购买软件与实施之间的距离 q 软件、硬件和实施咨询三种投资比例不合理 q 没有聘请中立的实施商对软件供应商进行制衡和监控，从而无法保障实施的成功 q 缺乏适当的项目资源，没有把公司骨干人员投入到项目中去 q 缺乏具有前瞻性和可操作性的实施规划和过渡计划 q 在涉及到企业内人员权、责、利调整的问题上，没有运用客观、公正、合理的方 式来设计和处理 q 对于项目的期望值过高，没有运用转变促成的方式调整人们的期望值，并促成人 员行为和习惯的转变 中国 ERP系统实施过程中的普遍误区 29 ERP系统实施的指导思想 q ERP系统实施项目是 管理项目 而 非纯 IT项目 ERP系统的实施是对 企业管理的再造 ERP系统实施的重点 是 观念的转变 和 企业流程的优化 IT人员只是对系统的技术支持； 管理人员，尤其是 最高决策者 是 实施工作的领导与主要参与者 企业最高决策层 对 财务管理信息系统 要有深入的了解 对 企业存在的问题 有客观的认识 对 新系统的期望 有清晰的描述 对 管理的转变 要有合理的预期 30 ERP系统实施的指导思想 q 企业高级管理层的角色与责任定位 ERP系统实施需要 企业高层管理者 给予 足够的重视 ERP系统实施 必须由企业 一把手参加项目领导委员会 ， 对企业流程 重组和重大业务流程的改变进行决策 q ERP系统只是一种 工具 ，而 不是神灯 企业最高领导对管理信息系统要有科学的预期，系统是体现现代管 理思想的管理工具，系统对企业的作用受软件、企业内外部因素的影响， 不是万能的 31 ERP系统实施的指导思想 “ 管理信息系统 是工具不是神灯 ” 举例 系统可以对资产的众多信 息进行记录和管理，但是 在导入系统之前， 首先需 要将资产实物及其信息进 行整理， 包括 资产的名称 、编号、分类、状态等， 这些基础工作的工作量很 大 如果这些实施前的基础工作不做，那么录 入系统的是粗糙的信息，系统输出的也只 能是粗糙的信息，从而资产管理效率将大 打折扣 系统中记录的资产归属信息将 很大程度上 影响各个专业的绩 效考核结果 ，涉及到 “每百元 资产效益产出 ”等关键绩效指 标，而资产归属等信息需要人 工进行梳理，否则将会产生 资 产划分不清甚至错误的情况 系统可以记录资产的原值、折 旧方法、折旧年限、残值等信 息并自动处理折旧， 但其前提 是在系统中预先设定相关的折 旧信息， 而一旦对这些信息进 行了 错误的设定和不当的维护 ，都会直接影响到公司的资产 管理效率和准确性 32 ERP系统实施两种实施模式的比较 成功率高的模式成功率高的模式 成功率低的模式成功率低的模式 观念观念 管理项目，企业一把手亲自抓，要求全员管理项目，企业一把手亲自抓，要求全员参加参加 IT项目，交钥匙工程项目，交钥匙工程 选型前选型前 对信息系统的理念深入学习，提出明确的对信息系统的理念深入学习，提出明确的业务需求业务需求 需求不明确需求不明确 实施策略实施策略 由企业一把手亲自领导，选择专业咨询公由企业一把手亲自领导，选择专业咨询公 司与业务主要骨干人员共同组成项目组。司与业务主要骨干人员共同组成项目组。 在专家的指导下，全员参与，分步实施，在专家的指导下，全员参与，分步实施， 并在有需要时优化企业操作流程，发生障并在有需要时优化企业操作流程，发生障 碍时共同分析原因，排除障碍碍时共同分析原因，排除障碍 由由 IT人员领导，限于少数技术人员人员领导，限于少数技术人员 参加，全面铺开，企业最高决策层参加，全面铺开，企业最高决策层 很少参与，实施过程中发生障碍时很少参与，实施过程中发生障碍时 绕道而行甚至跳过障碍绕道而行甚至跳过障碍 转变转变 实施系统的同时推进管理观念的转变实施系统的同时推进管理观念的转变 实施系统时要求系统模拟企业模拟实施系统时要求系统模拟企业模拟 目前的进行状况，只是原管理方式目前的进行状况，只是原管理方式 的计算机化的计算机化 选型选型 从企业战略的需求出发，以管理层为主，从企业战略的需求出发，以管理层为主，辅以辅以 IT管理人员，选适合的软件管理人员，选适合的软件 由由 IT人员选型，主要考虑系统是否人员选型，主要考虑系统是否先进先进 IV. 系统实施的关键成功因素 34 利益相关人的支持 降低风险 意识到业务上 的益处 高效的团队 可预见的工作计划安排 Express Delivery 意识到组织上 带来的益处 项目范围的清晰和有效 ERP系统实施的关键成功因素 系统实施项目管理系统实施项目管理 合适的软件 35 ERP系统实施的项目管理 合适的 软件 有效的 实施 实施 目标 日程管理 进度管理 组织管理 成本管理 质量管理 风险管理 沟通管理 问题管理 知识管理 36 ERP系统实施的项目管理 日程管理 q 通过切合实际的工作计划建立对工作范围的充分理解是实现有效项目通过切合实际的工作计划建立对工作范围的充分理解是实现有效项目 管理的第一步管理的第一步 业务分析阶段 系统设计与建立阶段 系统过渡阶段 系统投入运行阶段 样张 37 右图所示为每周状态报告的编 制及报送流程。 该流程用于向小组领导提供根 据日程的问题及进度的反馈。 项目管理和报告结构的基本前 提是确保小组领导及项目经理 对项目进度有清晰的认识。 小组成员 每周状态更新 完成的任务单 每周时间报告 小组领导 考察每周状态更新 考察完成任务清单 完成每周小组状态报告 处理 /解决问题 项目经理或 指导委员会 是 否 是 每周状态报告流程 解决状态报告 的问题？ ERP系统实施的项目管理 进度管理 q 实施商通过定期状态报告的形式向客户通报项目进度，使双方及时把实施商通过定期状态报告的形式向客户通报项目进度，使双方及时把 握整个项目的现状、主要问题、以及将来的任务握整个项目的现状、主要问题、以及将来的任务 示例 38 项目组织是为完成某特殊任务所编成的临时组织 。 在任务完成后会解散 , 回归行政组 织 项目组织必须被赋予权力 ,以便推动工作的进行 项目组织的权力来源 , 是由最高行政组织所赋予 ， 其受项目推行委員会的监督 项目成员对于项目事务与一般业务的优先顺序 。 在项目期间內以项目事务为优先 q 项目组织定义项目组织定义 达到公司要求的目标达到公司要求的目标 有专职单位负责有专职单位负责 ， 项目容易成功项目容易成功 不受历史包袱的束缚不受历史包袱的束缚 ， 可有较创新及客观的点子可有较创新及客观的点子 . 提高行政效率提高行政效率 有跨有跨 部门部门 组织的沟通协调能力组织的沟通协调能力 q 成立项目组织的目的成立项目组织的目的 项目组成员项目组成员 财务项目组长 技术项目组长 项目组成员项目组成员 功能项目组长 项目组成员项目组成员 项目高层 管理委员会 项目经理 项目质量经理 ERP系统实施的项目管理 组织管理 示例 39 结合人员的组织情况，建立全面预算体制，有利于人力资源成本的控制结合人员的组织情况，建立全面预算体制，有利于人力资源成本的控制 明确记录每一笔项目的费用发生，将项目成本的开支责任落实到项目主管人员上，并据此作为明确记录每一笔项目的费用发生，将项目成本的开支责任落实到项目主管人员上，并据此作为 对其业绩考核的指标之一对其业绩考核的指标之一 在项目开展过程中，对项目的开支情况进行监控，在项目终止前，需要对项目的整体收支费用在项目开展过程中，对项目的开支情况进行监控，在项目终止前，需要对项目的整体收支费用 进行审核进行审核 充分利用信息系统对项目中的收支情况进行记录，降低直至杜绝人为因素的干扰充分利用信息系统对项目中的收支情况进行记录，降低直至杜绝人为因素的干扰 样张 ERP系统实施的项目管理 成本管理 40 质量控制流程提供了一个支持系统进行检查及平衡，以保证质量蕴含在项目之中。质量控制流程提供了一个支持系统进行检查及平衡，以保证质量蕴含在项目之中。 质量保证及控制的目标，是在对整个交付成果的建设过程中嵌入质量概念，并确保质量，以最质量保证及控制的目标，是在对整个交付成果的建设过程中嵌入质量概念，并确保质量，以最 大程度减少返工，控制成本。大程度减少返工，控制成本。 主要是通过自检、预演和检查来实现的。另外，对于交付成果的一些主要接受标准，如格式、主要是通过自检、预演和检查来实现的。另外，对于交付成果的一些主要接受标准，如格式、 内容、步骤等，均用于决定交付成果是否完整，以及是否可被接受及通过。内容、步骤等，均用于决定交付成果是否完整，以及是否可被接受及通过。 讨论会 流程设计 衡量标准 流程设计 考察及决 策 配置向导 测试脚本 系统设置 监控进度 培训向导 模拟并验证业务流程或系统变革 措施 Copyright 1997 KPMG Peat Marwick LLP Create Credit Memo ManuallyRevised 7/31/97 for Release 1.0 All Rights Reserved. Page 1 of 3C:WINDOWSTEMPWRO1456.doc Step 1.0 Credit Memo Request Form: ( Step 2.0 Transaction tionsinvoice. Step 3.0 移植、界面、定制 对变革目标和业务目标的调查 考察及决策考察及决策 利用最佳实践经验 报告结果 ERP系统实施的项目管理 质量管理 41 项目本身带有一定的内在风险，同时还有公司特定的风险。风险管理就是在一种确定的风险产项目本身带有一定的内在风险，同时还有公司特定的风险。风险管理就是在一种确定的风险产 生时一方面实施战略以管理风险，另一方面设计应急计划对战略进行补充的程序。生时一方面实施战略以管理风险，另一方面设计应急计划对战略进行补充的程序。 对于任何系统实施工作，成功的很重要一点是要预计到一定数量的变革的产生。最关键的任务对于任何系统实施工作，成功的很重要一点是要预计到一定数量的变革的产生。最关键的任务 是正确地管理这些被认为是必要的变革。是正确地管理这些被认为是必要的变革。 管理系统结构变革的方法是平衡两个必须的、而又相互制约的目标：管理系统结构变革的方法是平衡两个必须的、而又相互制约的目标： - 保持系统实施的准确和彻底；保持系统实施的准确和彻底； - 保持项目按日程完成。保持项目按日程完成。 ERP系统实施的项目管理 风险管理 环境风险环境风险 竞争者 敏感性 股东关系 资金充足性 金融市场 灾难性损失 独立政治 法律 行政管理 行业 信息技术风险 项目管理风险 廉正风险 授权风险 转变风险 实施风险实施风险 42 ERP系统实施的项目管理 风险管理：风险及规避措施 转变风险管理观念的转变 q 对未来方案的了解还不深入 ，尤其是随之带来的变革，可能会产生对财务管理信 息系统实施的 抵触心理 ； q 高级管理层对方案的了解还不深入， 无法积极地贯彻、监督实施 。 转变风险组织、流程、业绩考评指标的调整 q 管理模式、机构设置、职责、控制流程、报告等 差异悬殊，不统一 ； q 管理控制状况与未来设计要求差距较大，未来 变革的幅度 很大。 建议规避措施 q 及时组织方案的学习、讨论、确认、培训； q 采用试点的做法， 以点带面、以试点带全部 。通过试点实施 确定管理模式和设计 方案作为模板，在全面的实施中统一和推广 ，以全面降低未来管理难度和实施推 广的复杂程度； q 建立 转变促成小组 ，专职负责 宣传、沟通、团队精神激励、培训、听取反馈 等工 作，促使变革顺利进行。 43 ERP系统实施的项目管理 风险管理：风险及规避措施（续） 授权风险实施队伍的组织 q 由于 ERP系统使用时并不局限于某一个部门，实施时需要跨部门合作（如 IT、 财 务、业务等），如果项目小组 人员配备不到位 ，将 直接造成实施工作的瓶颈 ； q 实施人员 经常变动 ， 不能专职稳定地参与 项目的实施工作， 无法系统地接受顾问 提供的知识转移 ， 从而造成 系统上线后 ，咨询顾问离开、 自己不会维护使用 的尴 尬局面。 建议规避措施 需要配置齐全主要的人力资源成立项目实施队伍。此等资源须 全程参与 ，以确保 项目推动的稳定性。 同时建议对项目实施队伍订立绩效评估指标。 44 ERP系统实施的项目管理 风险管理：风险及规避措施（续） 项目管理风险项目时间和进度控制 q 实施时间过长会影响 员工对于系统成功实施的信心 、并影响 业务的连续性 ； q 往往导致系统实施项目严重 超预算 ； q 与年末年初财务部门的 繁忙季节冲突 。 建议规避措施 q 选择有丰富实施经验的实施伙伴提供系统性的项目管理 ； q 项目领导委员会、项目经理和各小组经理必须认真履行职责，减少因不必要的因 素耽搁项目阶段成果的确认、决策和推进 ； q 加强项目实施质量的控制和实施结果的评价，保证问题能够及时解决，避免由于 问题的拖延而造成的解决难度的增加。 45 ERP系统实施的项目管理 风险管理：风险及规避措施（续） 信息技术风险外围系统的配合 q 外围系统存在下列问题： 多种系统共存 系统功能不足、存在缺陷 系统无法提供管理层用于分析的信息资料 系统前后出据的信息不一致等 导致 ERP系统的数据需求不能完全满足 建议规避措施 q 进一步完善外围系统功能，作为关键信息来源使之能满足 ERP系统的信息需求。 46 q 项目小组成员间开放的、不断的沟通对项目的成功实施十分重要。为项目小组成员间开放的、不断的沟通对项目的成功实施十分重要。为 达到这个目的，召开定期的项目小组会议非常必要。达到这个目的，召开定期的项目小组会议非常必要。 ERP系统实施的项目管理 沟通管理 对项目启动及业务原理的构想；对项目启动及业务原理的构想； 项目目标、角色以及关键成功因素；项目目标、角色以及关键成功因素； 定义清晰的项目规程和范围文件；定义清晰的项目规程和范围文件； 项目时间进程、重要事件和阶段划分；项目时间进程、重要事件和阶段划分； 小组之间的相互依赖关系；小组之间的相互依赖关系； 项目组的基本章程、决策制定、问题解决、事件决定、以及会议的管理；项目组的基本章程、决策制定、问题解决、事件决定、以及会议的管理； 利用客户的交流工具，如利用客户的交流工具，如 Lotus Notes, MS Outlook或网站，来管理小组沟通、日程，并作为或网站，来管理小组沟通、日程，并作为 一个项目档案库；一个项目档案库； 为小组装备标准的项目进程软件，如为小组装备标准的项目进程软件，如 MS Project， 来管理交付成果、时间表和人员。来管理交付成果、时间表和人员。 MS Project提供一种通用工具，用以共享项目时间表及任务的信息；提供一种通用工具，用以共享项目时间表及任务的信息； 会同小组领导、项目管理人员和发起者定期就交流会、状态报告以及简报做出计划安排；会同小组领导、项目管理人员和发起者定期就交流会、状态报告以及简报做出计划安排； 积极的项目管理，确保定期安排的状态报告和更新的完成并向小组成员开放。积极的项目管理，确保定期安排的状态报告和更新的完成并向小组成员开放。 q 小组会议举例目的：建立小组成员和项目发起人间的一致意见：小组会议举例目的：建立小组成员和项目发起人间的一致意见： 47 系统实施商使用一套成熟的方法来尽可能减小冲突，并定系统实施商使用一套成熟的方法来尽可能减小冲突，并定 期有组织地解决问题。项目的最后期限是不能改变的，因期有组织地解决问题。项目的最后期限是不能改变的，因 此各种问题解决是避免冲突的关键。此各种问题解决是避免冲突的关键。 当问题出现时，它们被归档在问题数据库。在此对问题的当问题出现时，它们被归档在问题数据库。在此对问题的 定义是在项目进行中出现的无法得到高效或有效解决的形定义是在项目进行中出现的无法得到高效或有效解决的形 势。如果悬而不决，问题会阻碍或阻止项目的进行。问题势。如果悬而不决，问题会阻碍或阻止项目的进行。问题 可能包括：未决定的设计点、范围改变或者在软件及客户可能包括：未决定的设计点、范围改变或者在软件及客户 的业务模型之间功能性的差距。从本质来说，一个问题可的业务模型之间功能性的差距。从本质来说，一个问题可 能是跨功能的和能是跨功能的和 /或存在于特定领域的。对于记录问题的或存在于特定领域的。对于记录问题的 原则是：原则是： “ 如果有怀疑，就要提出问题。如果有怀疑，就要提出问题。 ” 每一个记录下来的问题都要分配给一个人负责，他将对其每一个记录下来的问题都要分配给一个人负责，他将对其 范围、影响及程度进行归档，并且要推动问题的解决。问范围、影响及程度进行归档，并且要推动问题的解决。问 题负责人要和所有需要的人员共同工作（即：该项目组成题负责人要和所有需要的人员共同工作（即：该项目组成 员，其他项目组成员，项目相关人员，客户高层管理人员员，其他项目组成员，项目相关人员，客户高层管理人员 ，客户以外的其他方，等），来对问题进行分析，确定可，客户以外的其他方，等），来对问题进行分析，确定可 能解决方案。能解决方案。 问题解决程序 问题产生 问题归档 问题报告给小 组领导 解决 问题报告至 核心小组 解决 解决 问题报告至项 目经理 问题报告至 指导委员会 解决方法归 档及实施 是 是 是 否 否 否 ERP系统实施的项目管理 问题管理 示例 48 q 文档管理的方法论包括一个端到端的文档流，确保业务流程得到确定、文档管理的方法论包括一个端到端的文档流，确保业务流程得到确定、 归档、以及测试。归档、以及测试。 q 对关键流程的文档将被用于培训材料和用户手册。对关键流程的文档将被用于培训材料和用户手册。 ERP系统实施的项目管理 知识管理：文档管理 49 培训方法建立在两个基本原则上：培训方法建立在两个基本原则上： 针对最终用户工作及任务的基于角色的培训针对最终用户工作及任务的基于角色的培训 保证正确的人员在正确的时间接受正确的培训保证正确的人员在正确的时间接受正确的培训 在考察了一系列最终用户培训方法和客户的需求后：在考察了一系列最终用户培训方法和客户的需求后： 考虑到实施地点数量和每个站点的用户状况，系统实施商建议客户使用由专家引导的在教考虑到实施地点数量和每个站点的用户状况，系统实施商建议客户使用由专家引导的在教 室中进行的培训方法。室中进行的培训方法。 培训的管理、提供和支持来自于：培训的管理、提供和支持来自于： - 实施地点负责人实施地点负责人 作为持续的主办者，组织和领导其实施地点的策略计划和运作，确作为持续的主办者，组织和领导其实施地点的策略计划和运作，确 保项目组和培训组得到关于实施问题的信息保项目组和培训组得到关于实施问题的信息 - 关键用户关键用户 作为某一方面的业务流程负责人，从组织最基本的支持到开展讨论会，作为某一方面的业务流程负责人，从组织最基本的支持到开展讨论会， 领导其领域进行的培训工作，以及保证信息系统持续的改善和长期的利益领导其领域进行的培训工作，以及保证信息系统持续的改善和长期的利益 概念教育 提供全面战略和 “全局 ”看 法 教室 帮助用户学会使用 信息系统 讨论会 提供日常工作活动实践 的真实环境 一对一 对选出的用户进行特 定业务功能的辅导 从基于角色到基于场景的培训 主题的强化 ERP系统实施的项目管理 知识管理：培训及知识传递方法 V. 系统实施方法 51 ERP系统实施 “ 冰山的一角 ” ERP系统 变更管理 流程重组 供应链管理 电子商务支持功能 角色的转变 性能管理 q 不考虑业务影响的不考虑业务影响的 ERP系统实施方案将会仅仅覆盖系统实施方案将会仅仅覆盖 “ 冰山的一角冰山的一角 ” 52 ERP系统实施方法 概念概念 性性 设计设计 解决方案解决方案 设计设计 系统开发系统开发 与与 配置配置 系统上系统上 线与切线与切 换换 系统系统 运运 行行 及维及维 护护 企业流程优化 企业管理信息系统实施 流程实施及改进流程实施及改进 系统系统 实施实施 推广推广 流程流程 推广推广 详细设计详细设计 需求需求 与与 软软 件件 匹配匹配 转变促成转变促成 项目管理项目管理 /协调管理协调管理 /质量保障质量保障 培训与知识转移培训与知识转移 系统系统 需求需求 调研调研 流程现状流程现状 分析分析 53 ERP系统实施方法 实施的关注点 正确理解和分析各个不同层次的管理人员对未来信息系统的需求正确理解和分析各个不同层次的管理人员对未来信息系统的需求 提供最理想的解决方案以配合未来的业务需求提供最理想的解决方案以配合未来的业务需求 以是否能满足企业的业务需求为首要标准进行系统选择以是否能满足企业的业务需求为首要标准进行系统选择 选择能够实现企业管理转变的合适软件，并非仅指选择能够实现企业管理转变的合适软件，并非仅指 “先进的先进的 ”软件软件 配置应用系统模块、确定报表程式及集成接口程式配置应用系统模块、确定报表程式及集成接口程式 系统成功迁移到正式投产的环境系统成功迁移到正式投产的环境 进行系统支援，包括一系列的微调和性能量度及支援进行系统支援，包括一系列的微调和性能量度及支援 不断完善系统模板方案并验证系统完善模板的准确性及可行性不断完善系统模板方案并验证系统完善模板的准确性及可行性 指导软、硬件的安装，并提供相应培训指导软、硬件的安装，并提供相应培训 进行数据转移和系统测试，直至系统上线和验收进行数据转移和系统测试，直至系统上线和验收 54 ERP系统实施方法 实施的目标 技术方面技术方面 运用图形用户界面技术运用图形用户界面技术 (GUI)、 SQL结构化查询语言、关系数据库管理系统结构化查询语言、关系数据库管理系统 (RDBMS)、 面向对象技术面向对象技术 (OOT)、 第四代语言第四代语言 /计算机辅助软件工程、客户机计算机辅助软件工程、客户机 /服服 务器和分布式数据处理系统等等技术务器和分布式数据处理系统等等技术 采用适用于网络技术的编程软件，加强了用户自定义的灵活性和可配置性功能，采用适用于网络技术的编程软件，加强了用户自定义的灵活性和可配置性功能， 以适应不同行业用户的需要以适应不同行业用户的需要 管理方面管理方面 整合企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体整合企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体 55 ERP系统实施方法 业务流程贯穿在财务管理信息系统实施过程中 定义 需求 和系统 功能 的 差距 成本效益 分析 开发解决方案 不断细化 系统 原型 测试 I 与 核心 流程人员协同 工作 将流程细化 完成 流程的定义 采用 流程 优化 方法 论 nnnn Methodology Business Process Redesign Evaluate Formal Approval Point A Build Case for Change B Assess Current Environment C Analyze Issues and Opportunities G Develop Facilities Assess Post- Implementation Results J Prepare for Continuous Improvement K Launch Continuous Improvement L Renew Continuous Improvement Envision Empower Excel E Develop Change Plan D Design Target Environment F Develop Culture and Organization Change Management Manage communications Manage stakeholders Build teams Transfer skills H Develop Performance- based Training System Management Methodology Level 1 Leve