磅房管理解决完整方案

磅房管理解决方案二零一三年二月一、 磅房在企业中的重要性称重计量是企业物流管理中的一个必不可少的、重要的环节，这个环节和采购、销售、结算、仓储、财务管理等其他环节是紧密相连的。在物质进出的整个过程中，物流，信息流、的流动要靠各个业务办理环节的通力合作才能完成，如果有一个环节出现问题，就会影响到整个业务办理过程。二、 当前企业磅方存在的弊端在传统的手工条件下，一切是由人工操作，而人的能力、态度、效率等都会受到外界因素的影响，没有一个统一的标准。难以避免各个环节不出现问题，很难保证业务输过程能够高效动作，发生管理漏洞和工作失误在所难免。磅房管理工作在煤炭开采及加工行业、建材行业、大型粮库及粮食加工行业、冶炼行业、火力发电行业以及所有需要过磅计量物料行业的难题，在手工计量下，如何有效的监控整个计量业务、质检业务、结算业务，防止作弊行为成为企业领导人十分关心的问题，有的企业采取频繁更换司磅员、安装电子监控设备等办法来监控计量过程、质检过程，但却不能从根本上杜绝作弊行为。三、 什么是企业称重管理监控网络系统企业称重管理监控网络系统就是利用现代计算机和通讯技术、大型数据库技术和监控技术直接从电子衡仪表读取数据，实现电子衡称量系统和供应、销售化检、结算等业务输系统共享数据资源，业务办理过程网络化、电子化，能够进一步加强企业内部管理、有效堵塞各种管理漏洞、大大提高工作效率、减轻部门人员的工作强度、同时也满足各级领导及时查询住处的需求。四、 企业称重管理监控网络系统先进性a. 利用计算机系统处理业务非常客观，而且由于是在网络环境下工作，各个业务办理环节之间是透明的、互相关联的，一个环节发生的问题，马上就会反映到另一个环节，管理部门足不出户即可掌握业务办理的最新情况。b. 建立网络系统后，实现数据共享，能够大幅提高工作效率，降低生产成本。c. 自动优化配置称重资源，极大方便了客户和供应商，给之留下美好的企业型象。建立网络应用系统后，所有业务信息在网上流动，在任何一个业务办理点，都能调出业务办理情况，可以减少在单机或手工情况下的一些办理环节。对客户和供应商来说，办理一个业务的时间将大大缩短。d. 为司称人员的灵活配置和绩效考核奠定了基础，有利于称量管理部门加强管理。在网络环境下，每个操作员都用自己的用户名和口令进入系统，每一步操作都计入系统日志，操作痕迹是可以跟踪的，这样就可以利用这些数据资源核算操作人员的工作量，发生操作失误时，可以很容易出责任者。e. 保障了各种信息的准确性，为信息的进一步挖掘和综合利用奠定了基础，从而为领导科学决策提供有力支持。f. 真正做到业务流程一体化，各部门之间既相互协作，又相互监督和制约。在单机环境下靠人工传递大量单据，从实现部门之间信息沟通的办法，不仅费时费力，也难以避免跑冒滴现象的发生。因此，网络系统取代单机系统是我们必然的一个选择。综上，建产企业电子衡微机称量管理网络系统很有必要，系统建成后给企业带来的益处是非常明显的。当然建立该系统是一项比较复杂的系统工程，必然充分了解用户需求，认真规划，有计划，有步骤地进行。五、 企业称重管理监控网络系统功能特点完善安全的保障机制操作系统级、数据库级、应用程序级三级安全体系轻而易兴的界面，轻松点击鼠标或按快捷键即可完成各种操作和统计查询称重当时的照片简单方便的统计功能可实现任意时间段内的统计查询、图形分析查询、自由组合条件查询。所有统计报表均由系统自动生成，用户所要做的只是点几下鼠标先进技术的集成先进的 Client/Server 数据库访问方式，数据更安全，操作更方便实时的数据采集及处理功能，随心所欲的查询及打印功能管理型功能体系提高企业物流管理的效率和效益，帮助企业向物流管理的科学化、规范化发展，给企业领导进生科学决策提供真实依据。司磅、结算业务管理难点分析由于通过磅房计量的货物绝大部分是离散物料，大多采用露天堆放，或筒仓存放，不易二次准确计量，且存在一定的损耗，一旦司磅过程中出现问题，很难及时发现，往往会给企业造成巨大损失。由于司磅业务量巨大，单据繁多，出现问题很难及时进行查找核对。如果根据货物质量进行结算，结算工作量十分巨大，而且易出现差错。运费结算量大。由于司磅数据量巨大，且保存在磅房内，各级领导无法全面监控司磅业务。司磅、结算业务中的作弊方式分析在日常司磅业务和材料结算业务中，容易出现以下问题：司磅员在计量数量上作弊一车货物多次称量。司机在车辆皮重上作弊车辆不完全上磅，或两车同时上磅，造成计量数据不准。采样员、制样员、化验员在化验数据上作弊材料结算员在材料结算中作弊（不严格按采购合同条款、化验数据进行结算）销售发货中出现超提单发货，手续不完备发货现象。不过磅而直接出场。系统需求功能分析通过对司磅业务的管理难点和作弊行为进行认真分析和研究，以及充分考虑司磅业务与企业整个采购、仓储、销售过程中的关系，开发出的磅房管理系统，通过借助严密的流程设计和先进计算机技术，可以帮助企业实时监控整个司磅过程、彻底堵住司磅业务中存在的漏洞，同时与企业整个采购业务系统、仓储系统、销售系统紧密相联，可以大大减轻司磅人员、库管人员、质检人员、财务结算人员的统计工作量，避免大量人为因素的影响，提高工作效率。磅房管理系统的应具备以下功能：系统自动从电子衡器仪表中采集车辆毛重、皮重数据，并自动计算出净重，自动打印磅单。系统不允许司磅员修改计量数据，同时系统自动监控称量数据是否达到最大稳定值，如未达到最大值，系统禁止保存数据、打印磅码单，从而彻底解决了司磅员在司磅数据上的作弊行为。系统可以自动监控收货过磅整个过程，如果车辆重复过毛重，系统将提示是否重新过毛重，而不会增一个单据，从而解决了一车过多次的问题。可以与视频抓拍合用，彻底解决司磅过程中的通过人工无法解决的问题，如：在过磅过程中，可以看到车辆是否完全上磅，过磅时司机是否在磅上，过毛得和过皮重时，电脑会自动抓拍两张图片。可以与销售管理系统连接，自动读取销售提货单剩余数量，严格控制发货数量超过开票数量，从而解决超提单发货问题。可以处理提货单剩余重量小于发货数量时，系统允许从其它提货单补足剩余数量。系统提供采购质量合同管理功能，可以记录合同数量、价格、质量标准、扣罚标准等信息，它作为材料结算的重要依据，系统可以自动根据该合同标准和化验单数据对每一车磅单进行结算。系统通过自动对采样单、化验单进行二次编号，可以使采样员、制样员、化验员无法了解化验数据与供应商、货物品种、车号的对应关系，从而避免作弊行为的发生。提供根据磅码单自动生成采购入库单、销售出库单转入库存系统中。系统采用大型网络数据库，数据集中存放，从而使企业整个司磅数据安全可靠，信息共享。提供销售日报表、采购日报表、销售任意统计表，采购任意统计表、磅码单查询、销售提货单查询、材料结算单查询、质量合同查询、化验单查询、运费结算查询等强大的查询和统计功能，使各级领导能够实时了解、监控整个司磅业务全过程。整体业务解决方案销售业务销售业务流程设计：客户提出购货申请后，由销售部门开具销售提货单，经领导和财务部门审核确认后，提货单数据自动传到磅房管理系统，用于控制发货数量，防止超提单数量发货。抓拍快照：空车进厂装货前称量车皮重量时，司磅员输入车辆编号，计算机通过串行通信口可以自动读取车辆皮重。如果此车没有卸货，第二次称重，则自动调出上一次过磅时的单据，这样就保证了一车不过多次作弊行为。车辆装货后称重，计算机自动从称重仪表中读出车辆毛重，并取出本次称量皮重计算出货物净重，司磅员选择客户定货单，系统自动提取该提货单剩余数量与货物净重比较，如果货物重量不大于剩余重量，系统打印磅单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单剩余数量。如果货物重量大于提货单剩余数量，系统不允许打印磅码单。系统提供两种解决方式：一是根据多于数量卸货，直至货物重量不大于提货单剩余数量，系统才允许打印磅码单。二是客户根据多于数量重新交款开具新的定货单（补货单） ，司磅员再选择补开单，系统自动判断货物重量是否不大于原提货单剩余重量与补开单数量之和，如不大于，则打印磅单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单和补开单剩余数量。先过磅后开票业务流程设计空车进厂装货前称量车皮重量时，司磅员输入车牌号，计算机通过串行通信口自动读取车辆皮重，如果此车没有卸货，第二次称重，则自动调出上一次过磅时的单据，这样就保证了一车不过多次作弊行为。车辆装货后称重，计算机自动从称重仪表中读出车辆毛重，并取出本次称量皮重计算出货物净重。车辆下磅后，客户根据货物重量到销售部门交款开具销售发货单，发货单审核后，发货单数量信息自动传递到磅房中。司磅员选择客户开据的销售发货单，系统自动提取该发货单剩余数量与货物净重比较，如果货物重量不大于剩余重量，系统打印磅码单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单剩余数量。如果货物重量大于发货单的数量，系统将提示是否打印磅单。收货业务空 车 称 重 自 动 读 数自 动 读 数记 录 车号 毛 重皮 重 是否 异 常报 警检 查 重 车 卸 货选 择 供 货 单 位记 录 皮 重 计 算 净 重毛 重 -皮 重 打 印 磅 码 单空 车 放 行 异 常 正 常重 车 称 重 门 卫 检 查OK 收 货 日 报 表收 货 统 计 表结 算 单 查 询磅 码 单 查 询生 成 采 购 入 库 单库 存 系 统货 物 检 验 扣 杂 质 量 实 收 数 量扣 包 装 袋 重生 成 结 算 单收货业务流程设计企业在签订采购合同后，由供货商通过汽车或火车运送到企业。重车入场上磅后，计算机自动通过串口读取称重仪表的显示数据，并记录车辆毛重、货物品种、供货单位名称，车辆编号等信息，并打印卸货通知单。车辆根据卸货通知单进行卸货，采样员根据卸货通知单进行采样，并登记采样编号、采样品种、供应商、车号等信息。采样员监督卸货整过程，如出现水分超标、含有杂质，采样员可以酌情进行扣水、扣杂，并填入卸货通知单。抓拍快照：空车上磅后，司磅员根据卸货通知单录入扣水、扣杂数量，系统自动读取车辆皮重，算出实收数量，并打印磅单。采样人员制样后，把标有采样编号的样品传递给化验室进行化验。化验员化验后，根据采样编号录入化验结果。系统自动屏蔽供应商、车号等信息，化验员无法知道供应商、承运车辆信息，从而避免了化验员作弊。系统根据采样编号自动可以把化验数据信息与磅码单对应起来。系统可以根据货物化验结果及采购合同，自动计算每车的扣重、扣价情况，并按供货单位形成材料结算单，可以大大减轻结算人员的计算工作量，并避免人为因素的影响。库管人员可以根据供应商、仓库等信息生成采购入库单传入库存系统。系统可以自动生成采购日报、采购统计表。采购质量合同管理质量合同是企业在原料煤采购时，用来与供应商制定的采购价格、数量、质量、索赔等合同条款，以此用来作为与进行原煤结算的依据。业务流程说明点击【新增】按钮，新增一张质量采购合同。填入签订部门、签订单位、货物名称、合同数量、合同单价、合同金额。在这里单价和金额按需要可以不填。在标题区，点击【增行】按钮，新增一行。如果有多项指标，点击【增行】按钮，增加一行，逐项设置。如果不需要点击【删行】按钮删除。点击【】选择质量指标，输入质量指标的上限值、下限值，和超过上下限值时的扣量、扣率数，并指定该指标为扣重还是扣价指标。输入完毕，点击【保存】按钮存盘。栏目说明质量指标：签订合同的货物的质量化验项目，该指标随货物品种的不同而不同。例如煤炭的化验指标主要有：全水分、含矸率、灰分、挥发分、含硫、固定碳、灰熔点、焦质层指数、发热量等。上限值：质量指标允许的最高上限值。例如全水分要求上限值 10。下限值：质量指标允许的最高下限值。例如发热量要求下限值 5000 大卡。扣量：扣罚数量。例如发热量每低于 1 卡，单价扣除 0.001 元。扣率：扣罚比率。例如全水分每高于 1，将扣罚总量的 1。扣重/扣价：指定该行记录计算类型。扣重 /扣价选项：包括下限扣重、上限扣重、下限扣价、上限扣价四个选项。质检管理用来记录原料的各项质量指标的实际检验值，系统允许根据不同品种定义不同的化验单格式。本化验单与质量合同合用，可以根据检验结果自动进行扣重、扣价计算，从而避免手工进行扣重、扣价存在的问题。业务流程业务流程说明：送货单位的货物经过初验合格后，上磅计量。司磅员打印“收料单”一式三联（二联也可以，根据本厂要求而定）并给予司机。司机卸货后把收料单给予收料人员。采样人采样后把收料单放入采样袋内。采样员把采样袋送到编号处。编号人员通过电脑自动生成编号后放入采样袋内并让送样人送到化验室。可单车取样多车取样。多车取样：化验人员对样品进行分析后把化验结果根据化验单录入计算机。结算员可以看到完整的化验单信息，但是不能修改化验数据。结算材料结算主要根据货物的质量合同和实际化验结果，自动计算出每一车磅单货物扣重值、扣价值，并按供应商形成材料结算单。结算业务流程单击新增按钮，新增一张单据。选择给要结算的供应商和财料名称。选择合同。选择要结算的吨数。选择要结算的车辆，选中后点击结算。单击保存。结算的单据即可保存。这里可以查看他们的化验指标。如：实收数量下双击要查看的车辆的结算数。 （）上图出现下图这里是车辆明细。双击即可查看单车的化验指标领导查询领导可以在办公室内动态掌控磅房计量情况、实时了解每一车司磅详细情况，当天、当月、当年的材料进场数量、产品的销售出场数量。可以动态掌握所有原料采购合同的每日收货数量。数据存储解决方案把所有的数据都储存到一个大型的网络数据库中，保证了所有数据的一致性，和安全性。应用效果分析、可以有效堵塞司磅、质检、结算过程中的漏洞，降低企业损失。某 100 万吨焦化厂年司磅业务可能造成企业损失预估值：150 万原煤200 元/吨0.1%=30 万元100 万焦炭900 元/吨0.1%=90 万元 2、由事后监督审查变为事前控制。3、避免员工犯错误。4、能够动态了解原料、产品的出入场数量，实时监控整个原料采购、产品销售业务。5、大大减轻员工繁重的手工劳动，提高工作效率。企业管理软件功能操作详细说明包括（基础资料、入库、出库、质检、结算、合同、报表）基础资料 包括：（采购物料、生产产品、供应商、客户、运输企业、运输车辆、企业部门、企业员工）采购物料：管理本产采购的物品名称，物品质量，方便查询、统计。生产产品：管理生产产品的质量，产品名称，方便查询、统计。供应商：管理本产里供应商的详细资料如：（名称，负责人、地址、电话、传真、供应的数量、质量）供货质量情况、供货信誉程度。客 户：管理本产出库给哪个客户，客户的详细资料。 （同供应商的功能一样）购货情况、信誉程度。运输企业：为了方便结帐，这一项就可以为运输企业结帐时用到，还可以管理他的企业名称、联系人、电话、传真、运输企业的信誉程度。运输车辆：这一项也是为了方便给司机结帐，还可以管理他的联系方式、司机名称。企业部门：这一项可以管理合同里的签订部门、员工部门。可以分出本产每一个部门的详细资料。企业员工：这一项是为了管理员工所在的部门。划清员工的职责权限。供应入库：（包括过毛重时间，过皮重时间、班次、供应商、物料、规格、运输企业、单价、原发数量、实收数量、制单人、应付、合同、过毛重皮重图片） 。供应入库里边的毛重、皮重、是电脑通过仪表读出来的数，这样就保证了数据的真实有效性。毛重皮重是不能自已录入的。除非是管理人员给相应的权限。在称毛重皮重的同时电脑会把当时的时间、日期、图片，一块保存到对应的单据上。保证了在称重的同时，人在不在磅上，司机下来没有） 。过毛重时间：为了防止磅房人员、供应商、司机作弊，这一项是根据实际时间自动生成的。毛重时间是不可以更改的。过皮重时间：这一项是和过毛重时间的功能一样。也是为了防止作弊。班 次：是显示上班人员的班次。这一项也是自动生成的。（供应商、物料、规格、运输企业）这几项都是根据需要选取的。因为每一个单据上如果没有供应商、物料，单据是不能保存的。也是为了以后的查询报表时用到的。所以这一项是必须录入的。规格、运输企业是根据本厂的需要而使用的。这一项可以不输。单价：计算总的钱数。这一项根本厂的管理是有关系的。可以让磅房来收钱。或是结算时用的。这一项也