采购管理控制程序

231文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/2004B页数共10页采购管理控制程序（依据GB/T190012000IDTISO90012000标准）（依据GB/T240011996IDTISO140011996标准）依据GB/T280012001标准受控文件未经许可不得复制受控号23G/1持有人中铁二十三局集团一公司编制人高绍婷审核人孙木花批准人修改记录版本号修改页修改内容概要修改人审核人批准人生效日期232文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/2004B页数共10页第1页采购管理控制程序目的对采购物资及顾客提供财产的过程、验证、标识、搬运、储存及保管进行控制，保证其性能满足工程质量、安全和环境保护的要求。适用范围适用于公司承建工程项目所需与工程质量、安全、环境保护有关的物资的采购和管理。术语和定义引用公司管理手册中的术语和定义。相关文件或引用文件41局集团公司2002481号物资招标采购办法；42铁路物资技术保管规程；43公司物200219号关于实行工程物资招标工作有关规定的通知；44公司2002年下发的管理办法汇编中的物资管理办法。5职责51工程保障部A是本程序的主管部门,负责本程序的编制、修改和管理，负责制定公司物资管理办法及监督、指导实施。B负责A类物资合格供方名录的公布。C监督、指导项目的物资招标采购。D负责各类统计报表的汇总上报。52项目部设备物资部门A负责编制物资申请计划和采购计划，与合格供方签订供货合同。B负责对所采购的物资进行验收、送检、储存、搬运、标识、保管、保养及不合格品控制。C负责调查收集供方资料，对资料进行分析、评价和A、B类物资合格供方名录的发布、及A类物资合格供方名录的上报工作。D负责周转物资的使用管理工作。233文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/2004B页数共10页第2页E负责本程序的贯彻和具体实施。53项目部的相关部门A项目部施工技术部门负责向设备物资部门提供物资需用量计划，反馈各种物资在使用过程中发现的质量问题并提供必要的证据。B项目部测试部门负责物资部门委托送检物资的取样、检验和试验。委外检验、试验时，对委外机构进行资质能力调查评价并保持适当记录。C项目部总工程师负责审核物资需用量计划。D项目部经理负责审批物资申请计划、采购计划、合格供方名录。6工作程序61工作流程图（见下页）62采购信息A项目部施工技术部门根据施工生产计划、设计文件（图纸）、行业定额及项目工程合同编制物资需用量计划，报项目总工程师审核。B项目部设备物资部门根据项目总工程师审核后的物资需用量计划，结合库存情况编制物资采购计划，经项目经理批准后实施。C需用量计划的内容包括工程名称、用料时间，物资名称、规格、型号、数量、质量要求、技术标准或提供图纸、样品及有无特殊要求等。D采购计划包括物资名称、规格、型号、数量、计划采购价、供货时间及质量要求等，必要时注明所要求的生产厂家和特殊性能等。对重要或特殊产品还要明确交货依据、验收条件等有关要求。E因设计变更或合同修改等原因，造成物资采购计划或顾客提供财产发生变化时，项目部施工技术部门应尽快向物资部门提出书面变更或修改计划，并注明变更依据。F项目部设备物资部门接到施工技术部门书面变更计划后，及时对物资申请、采购计划做出相应的调整，同时通知供方或顾客（顾客财产）对合同或协议做出相应调整，对重大变更应及时与供方或顾客重新签订供货合同，原合同废止。63供方的评价与选择631按物资在产品中所占的比例和对最终产品质量的影响大小，将物资分为两类234文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/2004B页数共10页第3页工作流程图申请计划（结合库存）采购计划供方调查、收集产品的有关资料、评价、确定合格供方采购验收试验反馈物资部门标识合格不合格点验填写不合格产品记录搬运、储存退货、降级使用发料（投入使用）退货施工部门标注使用部位需用量计划招标、签订合同235文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/2004B页数共10页第4页A类物资钢材、水泥及其制品、铁路线上料及其构件、防水物资、焊接物资、砼外加剂、橡胶支座、伸缩缝。B类物资地材及其它。632按照谁采购谁评价的原则，项目部设备物资部门对直接影响工程质量的原材料、半成品的供方进行调查评价。针对工程所需物资情况，收集各种相关信息、资料，会同项目技术人员和质检员对信息和资料进行分析，确定多个可提供所需物资的供方名单，填写供方调查评价表，以便确定合格供方。633供方评价内容6331A类物资供方评价内容包括A供方的营业执照、生产许可证、使用许可证是否有效。B供方的资质、资信程度及商业信誉情况。C供方的生产能力、供应保证能力和运输能力等情况。D供方质量体系认证、环保体系认证或产品认证情况。E供方在产品生产过程中的环保情况（对其重要环境因素的控制情况）。6332B类物资的供方评价内容包括矿产资源开采许可证、商业信誉情况、质量证明资料、项目部对物资所做的试验情况，开采中的环保情况（对生态、植被、水体等的保护情况）。634评价依据由项目部设备物资部门提出评价准则，招标领导小组汇审，项目经理批准发布使用。635评价方法A验证其营业执照、生产许可证、使用许可证等方面的证明资料，顾客有质量体系认证要求时，查验认证证书。B到供方现场查看其质量管理状况、环境保护情况。C通过市场信息和以往供货情况来评价其供货价格和服务质量。636供方的选择、确认。项目部设备物资部门组织施工技术、试验等部门，对供方能否提供符合要求物资的能力进行评价、审核，评审后的合格供方报经项目经理批准发布，并保留相关资料，同时将发布的A类物资合格供方名录上报公司工程保障部备案并236文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/2004B页数共10页第5页适时公布。项目部根据发布的合格供方名录（含公司以及公司内其他兄弟单位发布的合格供方名录）择优选定供货单位。637供方的复审和重新评价A复审依据每年各项目部设备物资部门提出复审评价准则,项目经理批准发布执行。B每年年初项目部物资部门组织有关人员对所有供方过去一年提供的物资质量、价格、服务等方面的情况进行全面分析、评价和复审，将予保留的A、B类物资供方填写供方复审评价表，由项目部重新发布并上报A类物资的合格供方名录给公司工程保障部备案。一年内未向合格供方采购物资的按不合格供方处理，需再向其采购物资时，应按合格供方评价程序对其重新评价；未经复审和重新评价的供方不得再作为合格供方。638合格供方名录实行动态管理，合格供方资格不断注销/发布。采购过程中合格供方提供的物资质量连续两次不合格或不履行合同约定，项目部物资部门有权立即终止合同，并按637复审程序经项目部经理批准及时注销其合格供方资格，并在两年内不得对其评审使用。639甲供材料，不再对供方进行评价，但必须对其产品进行检验试验，经检验试验合格后方可使用。6310内部调剂、调拨、转场物资不再进行合格供方评价，但对物资必须进行检验试验，检验试验合格后方可使用。64采购A采购人员在确认采购计划项目齐全、内容清楚的情况下，报请项目经理批准，确定采购方式，物资采购时必须在合格供方名录中择优选择供货单位。B项目部应成立由项目经理负责的招标采购领导小组，具备招标采购条件的物资都应实行招标采购。招标采购执行局集团公司物资招标采购办法。不能实行招标采购的物资采用比质比价择优采购。C确定供方后，经项目领导批准，由项目授权人依据合同法与合格供方签订供货合同；顾客提供财产签订“顾客提供财产协议”，合同或协议中明确产品的名称、规格、237型号、数量、质量、环保要求、交付方式、交货时间地点、验收、贮存、维护、保养、违约责任等。对于特殊物资或产品加工，项目部施工技术部门协助物资部门将物资质量要文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/2004B页数共10页第6页求、引用标准、规范或图样作为合同附件提供给供方。65物资的验收、试验、点验和复验651物资的验收。物资进场后，由项目部物资人员组织检验，检验内容包括核对物资的名称、规格、型号、数量、外观质量、产品标识（如钢材的炉号、水泥的批号）、技术资料等进行验证。验证产品与合格证是否相符，随货技术证件、资料是否齐全有效，与合同是否相符。有保质期的物资检查其生产日期，做好验收记录。进货手续不全的物资单独存放并做出明显标识，待手续齐全后进一步验证。对新产品、特殊物资等，由项目部领导组织有关专业技术人员共同验收，验收记录由设备物资部门填写并保管。652物资的试验。生产厂家已通过有效的质量体系认证、环保认证、产品认证，出具的各种原始技术资料齐全，可减少检测的频次。需要做力学性能检验、试验的物资，物资人员应及时以物资送检委托书的形式通知测试部门按规定取样，测试部门负责测试并将测试结果及时反馈给物资部门。653当项目部自身不具备某种检验和试验能力时，测试部门应及时委托经评价确认具有国家认可资质的单位进行检验和试验，并负责相关资料的保存和信息的传递。654检测结果报告由测试部门保管，物资送检委托书（包括反馈联）由物资部门保管归档。655物资的点验。经验收、试验合格的物资，物资管理人员可办理点验入库手续；未经238验证或已检验不合格的物资，不得办理点验入库手续或直接投入使用，应妥善代保管，标识明显，防止混杂、丢失或损坏。经检验不合格的物资及时填写进货不合格品记录，按不合格品控制程序执行656设备物资的复验。下列物资使用前必须按规范要求进行复验A有保质期要求已接近或已超过保质期限的；B受潮、发霉、锈蚀严重的；C对检验和试验结果有争议的；D业主或监理代表要求复验的；657复试按651、652执行。未经复验的上述物资不得投入使用，复验不合格的按不合格品控制程序执行。文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/2004B页数共10页第7页658依据进货合同和进料凭证，谁负责验证、接收和使用，由谁负责对质量技术文件进行编号、登记、存档；由上一级业务部门接收后发给所属单位使用的物资，由发出产品的单位复印相关技术证明文件并加盖单位印章随同物资一同发往使用单位,由使用单位物资人员负责编号、登记、存档。工程竣工后，技术资料由项目部设备物资部门转给施工技术部门保管。66物资的标识661物资的标识有产品特性标识和其所处状态标识，为了确保合格的物资投入使用和实现产品的可追溯性，项目部物资部门要对进入现场的钢材、水泥、焊接物资、外加剂、防水物资、大型预制构件、砂石料等以产品标识牌（卡）进行标识。662标识内容和方法A钢筋以生产厂名、规格品种、材质、炉号、所处质量状态等为标识内容，用标识牌标识。B水泥以生产厂名、品种、标号、生产日期、生产批号、所处质量状态为标识内容，用标识牌标识。C砂石以生产厂（场）名、试验报告、质量状态为标识内容，用标识牌标识。D外加剂、防水物资以产品名称、品种、生产厂名、生产日期、合格证为标识内容，用标识卡标识。239E大型预制构件，以生产厂家、生产日期、型号、合格证为标识内容，用标识牌标识。F焊接物资以产品名称、规格、生产厂家、合格证、生产日期等为标识内容，用标识卡标识。G铸钢件以生产厂名、铸钢炉批号、合格证为标识内容，用标识卡标识。H库存物资用标识卡标识，标明物资的品名、规格型号、数量。67顾客财产671顾客财产是指处于公司控制下或使用中的顾客所拥有的产品、设施、信息、数据和知识产权。672顾客提供财产计划包括在物资需用量计划之内。673顾客提供财产计划格式同物资需用量计划，应标注“顾客财产”字样，顾客提供文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/2004B页数共10页第8页财产计划其内容与项目自购物资的采购计划相同。674顾客财产应单独建帐、单独存放，收发凭证、质量记录做出明显标识（注明“顾客提供”字样）,顾客财产的标识、验证、搬运、储存与项目自购物资的程序相同，验证记录资料由验证单位物资部门收集、整理和保存。675当顾客财产发生丢失、损坏、或发生不适用的情况时，由项目经理组织有关人员与顾客共同协商处理办法，由物资人员及时向顾客书面报告并加以记录。报告的内容应包括对剩余物资的处理。68搬运681项目部物资人员负责进入库房、库区、工地的原物资、半成品、成品的搬运工作。根据物资的重量、体积、形状、性能特点的要求，选用相应的搬运工具或设备。搬运人员应经过培训，熟悉搬运要求，确保搬运过程安全，产品不受损失或损坏。682对易燃易爆、有毒有害的危险品、精密仪器仪表、易碎物品、高大笨重、超长、超宽的物资的搬运，必要时由项目经理事先组织物资、设备、施技、安质等有关人员拟定方案或作业指导书后实施搬运，作业指导书等相关质量记录由相关部门建立并保存。683搬运过程中，物资人员负责做好物资标识的保护工作，做好记录和记录的保存。240684委托他人搬运时，双方要签订详细的搬运协议，明确重点保护部位和防护措施，确保物资的数量、质量、性能不受影响。685在搬运领用过程中发生丢失、损坏的应做好详细记录，坚持谁搬运领用谁负责的原则。686搬运过程要符合安全健康管理体系的要求。69贮存A贮存场地及环境要求为确保库存物资的安全、质量，项目部应建立有贮存功能的库房、料棚、料场等贮存设施，并配备符合标准的检验、计量器具。料场应夯实平整，无杂草杂物，无积水；料库、料棚要做到安全、通风、防潮、防水、防漏。特殊库房（如油库、炸药库）具体要求见危险品防护控制程序。B项目物资人员要按物资品种、规格、型号、牌号及性能特点，合理规划库房、料场、文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/2004B页数共10页第9页料棚，依据公司物资管理办法的有关规定合理贮存物资。C物资堆码一般采用“四号定位”（库号、架号、层号、位号）的方法进行摆放。现场临时库存物资可按“自由货位”存放，同时考虑先进先发、先领先用的原则，摆放时要考虑搬运通道的畅通，便于收发时人员、车辆进出方便。D在堆放物资过程中要保护好物资的标识，如有丢失损坏，应及时补上，便于检索和查找。E笨重、超大难移动的物资存放场地的布置、堆码应考虑便于收发和机械吊装作业。F现场规划、布局、管理要符合环境保护的要求。610物资的保管保养A保管员要经常检查料场、料库，做到料库安全、通风、防潮，料场无杂草杂物。有保质期限要求的产品，超过保管期限的，物资部门应及时通知项目经理、施技、测试部门，经过复验及项目经理、监理签批后做出合适的降级、报废处理。B保管员要对在库物资进行循环盘点。及时全面掌握物资的保管期限、质量状况，对库存物资进行保管保养，防止丢失、损坏、变质、霉烂。如出现丢失损坏、变质、霉241烂等情况，填写产品（或顾客提供产品）丢失、损坏和不适用情况登记表，并查明原因，按规定权限做好帐务处理，建立并保存相应质量记录。C工程验交后，项目部物资部门向项目经理提报剩余物资的处理方案，若剩余物资转场使用，应逐项造册登记，办理交接手续。物资进入新工点后应重新验证，复验合格后方可投入使用。611物资发放物资出库发放必须凭证齐全，手续完备，数量准确，质量完好，按照先进先发、先领先用的原则发放物资；发料时，发料（调拨）单要填写规范、记录完整、字迹清晰、传递及时。代表物资质量或特性的唯一性标识（如钢材炉号、水泥批号）及相关质量证明资料同时转移。612物资的可追溯性有可追溯性要求的物资（如钢筋炉号、水泥批号），项目部物资部门应确保物资从进货、保管到发放标识过程的连续和有效转移。施工技术部门标注钢材、水泥的使用部位，做好相应记录。物资的可追溯性按施工过程管理程序中标识和可追文件名称采购管理控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB14G/1/2004B页数共10页第10页溯性执行。7相关记录71供方评价表CRESSJL200172合格供方名录CRESSJL200273技术证件收（发）记录CRESSJL200374物资送检委托书CRESSJL200475进货（顾客提供）不合格品记录CRESSJL200576（）质量验收记录及业务流程（可追溯性）登记表CRESSJL200677产品（顾客产品）丢失、损坏和不适用情况报告单CRESSJL200778产品标识牌（卡）CRESSJL200879工程设备试运转记录CRESSJL2009242供方评价表CRESSJL2001NO供方名称负责人供方地址联系电话经营范围通过何种认证及证书编号243拟供应产品产品质量厂家信誉综合情况评价情况保管单位保管人保管期限年合格供方名录CRESSJL2002序号评价表编号供方名称供方地址联系人电话主要产品备注保管单位保管人保管期限年2431技术证件收（发）记录CRE