高级排版2003.ppt

1、计算机应用基础 Word 2003编排文档 湘南学院实习教师 黄瑶,编排杂志高级排版技巧 湘南学院实习教师 黄瑶,内容概要： 一、设置页眉和页脚 二、插入页码、分页符和分节符 三、应用分栏 四、使用样式 五、修订文档 六、合并文档 七、邮件合并功能 八、插入组织结构图与图表,一、设置页眉和页脚,页眉和页脚分别位于文档的顶部和底部，常常用来插入标题、页码、日期等文本或公司徽标等图形或符号。 用户只需要在页眉和页脚编辑区中输入内容，word会自动把它添加到文档的每一页上。,在菜单栏上选择“视图”菜单，在下拉菜单中选择“页眉和页脚”,如何进行页眉和页脚的设置？,进入“页眉和页脚”编辑状态，同时显示页

2、眉和页脚编辑框，在编辑框中输入页眉和页脚文本,？,页眉和页脚与文档的正文处于不同的层次上，因此，在编辑页眉和页脚时不能编辑文档正文。同样，在编辑文档正文时也不能编辑页眉和页脚。,在页眉和页脚工具栏中选择“页眉和页脚切换”，进入页脚编辑状态。,可以根据需要为首页设置不同于其它页面的页眉和页脚，或者分别为基数页和偶数页设置不同的页眉和页脚。,可不可以将首页设置成不同的页眉和页脚？,在“页眉和页脚”工具栏中选择“页面设置”，或者是文件菜单下的“页面设置”,在“版式”里面选中“奇偶页不同”或“首页不同”,任务1：将给定的文章加入页眉和页脚，页眉的字体为隶书、三号、字体颜色为红色，页脚字体为隶书、小四、

3、字体颜色为黑色，并且将其设置成“首页不同”；第一页的页眉为“经典作品选集”，页脚为“社会百态 2011-11”；其余页的页眉设置成“社会 杂谈随想”，页脚为“青年文摘 2011-11”。,二、插入页码、分页符和分节符,1、插入页码 页码是一种内容最简单，但使用最多的页眉或页脚。由于页码通常都被放在页眉区或页码区，因此，只要在文档中设置页码，实际上就是在文档中加入了页眉或页脚。,选择“插入”菜单，在下拉菜单中选择“页码” 进入页码对话框,2、插入分页符 对文本内容进行分页，插入分页符后，后面的内容显示在下一页中,选择“插入”菜单，在下拉菜单中选择“分隔符”，进入“分隔符”对话框,在分隔符类型组合

4、框中选中“分页符”，然后单击“确定”,插入分页符的快捷键是【ctrl+enter】 如果未看到分页符标记，可单击工具栏选项中的“显示/隐藏编辑标记”按钮 ；显示此标记。,3、插入分节符 为了便于对同一个文档中不同部分的文本进行不同的格式化，用户可以将文档分割成多个节。节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中，才可以设置与前面文本不同的页眉页脚、页边距、页面方向、文字方向或分栏版式等格式。分节使文档的编辑排版更灵活，版面更美观。,选择“插入” “分隔符”，进入分隔符对话框，在分节符类型组合框中选中“下一页”。,选中“下一页”选项，表示分节符后的文本从新的一页开始。 选中“连续”选项，表示新节与

5、其前面一节同处于当前页中。 选中“偶数页”选项，表示新节显示在下一偶数页上。如果该分节符已经在一个偶数页上，则其下面的基数页为空页。 选中“基数页”选项，表示新节显示在下一基数页上。如果该分节符已经在一个基数页上，则其下面的偶数页为一空也。,要删除分节符，可在选中分节符后按【Delete】键,三、应用分栏 选择“格式”菜单下的“分栏”菜单，点击进入分栏对话框,选择“预设”组合框中的“偏左”，然后单击确认,选择“一栏”，可将已经分成多栏的文本恢复成单栏。 选择“两栏”“三栏”选项，可将所选文本分成两栏、三栏。 选择“偏左”或“偏右”，可将文本分成左窄右宽或左宽右窄的两个不等宽栏。,如果要将文本分

6、为更多的栏，可在“栏数”选择框中选择或输入要分成的栏数；也可以选择“栏宽相等”，即可将文本等宽分为多栏。,选中“分隔线”复选框，可在栏与栏之间设置分隔线使各栏之间的界线更加明显。,在应用栏下拉列表中： 选中“本节”，将本节设成多栏版式。 选中“插入点之后”，将插入符之后的文本设成多栏版式。 选中“整片文档”，则对文档全部内容应用分栏设置。,任务2：将给定文档插入数字类型的页码，在大标题哲理下第二个小标题“二、别人的感受 ”前插入分页符；在第三个小标题“三、别人的优点”后插入连续型的分节符，再在大标题健康前插入下一页型分页符；最后将小标题“三、别人的优点”下的内容分成栏宽相等、加分隔线的四栏。,

7、四、使用样式,样式可以使系统自带的样式；也可以使用户自定义的样式。 自带样式 选中“格式”菜单下的“样式和格式”菜单打开右侧样式与格式面板,自定义样式,新建样式 在右侧“样式与格式”面板中单击“新建样式”按钮，进入新建样式对话框。,新建样式名称：我的样式。 设置字体楷体，加粗，小四号，字体颜色为蓝。 设置格式，段前段后间距均未0.25.,设定好之后单击“确定”,应用自定义样式 建立好了样式之后在我们右侧的“样式和格式”面板中就可以看到我们自定的样式“我的样式”。 只要单击它就可以将其应用到文档中去。,任务3：,五、修订文档 修订文档功能可以突出显示审阅者对文档所做得修改，便于文档创建者进行阅读

8、修改。 选中“工具”菜单下的“修订”菜单，进入文本修订状态，底下状态栏显示为修订状态。 修订状态对文本的所有修改都会突显出来，如，键入的文字被添加下划线，被删除的文字以批注的方式显示出来。,文档修订后，可以选择接受或拒绝所做的修改：右击删除标注可以选择“接受删除”或“拒绝删除”；右击新键入的文字可以选择”接受插入”或“拒绝插入”。 单击“接受删除”或“接受插入”，修订生效，添加的内容会变成文档的一部分；选择“拒绝删除”或“拒绝插入”，此处修订失效，文档恢复原样。,六、合并文档 同一文档可能会有多人进行审查，这样就会产生多个添加批注的文档，利用文档合并功能，可以将这些添加批注的文档合并为一个文档

9、，便于文档创建者进行审阅和修改。 具体操作：,选择“工具”下拉菜单下的“比较并合并文档”，进入比较并合并文档对话框，选择要合并的文档，就可以将其合并到一起。,任务4：,七、邮件合并功能 使word的一个特殊功能，利用它可以创建一组包含同类信息的文档，但内容各不相同。如，可以创建多个信函，其中主要内容一样但称呼却不同。 要合并邮件，首先应建立数据源文件，如，发送电子邮件就需要有姓名、地址、等数据。,1、新建一个文档【Ctrl+N】。输入数据源文件内容。 2、建立完源文件之后，就可以撰写信件了。首先创建一个文档，然后输入信件内容。,创建好信件内容之后，选择“工具” “信函与邮件” “邮件合并”，打开左侧的邮件合并控制栏。,选择文档类型“信函”,按照向导提示进入“下一步”,第二步,第三步,第四步：选取刚才新建的数据源文件，然后单击“打开”。进入“邮件合并收件人选择框”,全选,点击“确定”之后，单击“下一步”，选择“其他项目”。,进入“插入合并域”选择框,选择“姓名”,单击“插入”,选择“下一步”预览信函,查看收件人姓名,删除收件人姓名,浏览确定收件人信息无误之后，点击“下一步”完成合并。,点击“编辑个人信函”，进入